РІШЕННЯ № 3

Деталі

Створено: П'ятниця, 27 грудня 2013, 07:11

Перегляди: 4982

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2013 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши й обговоривши інформацію начальників відділів зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.) та формування Національного архівного фонду та діловодства (Фурсенко Т.В.) про виконання Державним архівом Запорізької області у 2013 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки, колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що Державним архівом Запорізької області проводиться постійна робота щодо виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Контроль за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) є невід’ємною складовою діяльності архівних установ України щодо фізичного збереження національної архівної спадщини. Акумульовані в архівних установах величезні масиви вимагають посиленої уваги до умов їх зберігання. Цей аспект діяльності архівних установ – складна комплексна проблема, яка, у свою чергу, вимагає комплексного підходу на рівні управлінських, науково-методичних, практичних заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів НАФ, забезпечення їх належного фізичного стану як в поточний момент, так і в довгостроковій перспективі.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11 2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» та на виконання цих завдань і розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки (далі – Програма). Постійний контроль дасть змогу зберегти документи, запобігати можливості їх знищення, пошкодження, викрадення та виникненню інших надзвичайних ситуацій.

Мета Програми – забезпечення довготривалого збереження документів НАФ через отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів НАФ в Державному архіві Запорізької області.

Основні завдання Програми :

– перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;

– виявлення та усунення недоліків у обліку документів;

– виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;

– виявлення та облік документів, що потребують реставраційного та іншого оброблення;

Реалізація заходів, передбачених Програмою, дасть можливість:

– запобігти збільшенню пошкодження та втрати документів НАФ;

– удосконалити нормативно-правову, організаційно-методичну та матеріально-технічну базу зберігання документів НАФ;

– сформувати сучасні організаційні моделі контролю на усіх етапах виконання Програми;

– впровадити єдині технологічні вимоги щодо контролю за наявністю, станом та рухом документів.

Загалом Державним архівом Запорізької області заплановано перевірити 4827 фондів - 924000 справ, в тому числі:

- фондів І категорії – 334 (110000 справ);

- фондів ІІ категорії – 1034 (421000 справ);

- фондів ІІІ категорії -3459 (393000 справ).

З метою упорядкування роботи, встановлення комплексу управлінських, організаційно-технічних, методичних та інших практичних заходів, спрямованих на здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у цьому році була розроблена Інструкція про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2013 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 316 фондів - 48500од. зб. (кількість справ вказано приблизно):

- перевірено 320 фондів (І категорії – 35; ІІ категорії – 65; ІІІ категорії – 220 фондів);

- перевірено 54426 справ (І категорії – 16421 од. зб., ІІ категорії – 30578 од. зб., ІІІ категорії – 7427 од. зб.);

- загальна кількість невиявлених справ – 86 од. зб. (в т. ч. вперше – 82 од. зб., повторно – 4 од. зб.). Знайдено 3 од. зб., які перебували у розшуку;

- виявлено і обліковано 16 необлікованих справ;

- не перевірено 21 фонд (265 од. зб.), які внесено до Програми помилково, бо вони рахуються як приєднані (ІІ категорії – 7 фондів, 102 од. зб. (Р-1215, Р-1228, Р-1248, Р-1271, Р-1332, Р-1665, Р-1666); ІІІ категорії 14 фондів, 163 од. зб. (Р-1225, Р-1233, Р-1306, Р-1323, Р-1328, Р-1336, Р-1371, Р‑1408, Р-1420, Р-1571, Р-1576, Р-1656, Р-1659, Р-1681);

- перевірено 25 фондів, які не були включені до Програми (І категорії – 3 фонди (Р-996, Р-2463, оп.1, 6, Р-5676, оп. 2, 3, 4); ІІ категорії – 13 фондів (Р‑1300, оп. 2, П-117, П-246, П-247, П-248, П-250, П-273, П-285, П-356, П‑357, П-459, П-488, П-1199); ІІІ категорії – 9 фондів (115, 126, 127, 131, 170, 183, 240, Р-578, Р-2006);

- перевірено не включених до Програми 31435 од. зб. (в т. ч. І категорії – 2026 од. зб., ІІ категорії – 28460 од. зб., ІІІ категорії – 949 од. зб.);

- потребують оправлення -559 од. зб., ремонту – 29 од. зб., реставрації – 212 од. зб. Справ, що потребують дезинфекції та дезинсекції – немає.

За період 2009-2013 рр. перевірено 1225 фондів (193606 од. зб.) при плані 1205 фондів (162200 од. зб., кількість справ вказано приблизно), в тому числі перевірено:

- фондів І категорії – 179 (95146 од. зб.);

- фондів ІІ категорії – 284 (59858 од. зб. );

- фондів ІІІ категорії - 762 (38602 од. зб.)

Всі наявні фонди, що були включені до Програми перевірено.

Перевірено 71 фонд (52224 од. зб.), які не були включені до Програми.

Виявлено відсутніх 209 справ, з них 153 справи вперше, 56 справ поставлено в розшук раніше, розшукано 16 справ.

На 01.01.2014 в розшуку знаходиться 322 справи.

Виявлено справ, що потребують реставрації – 611, ремонту – 755, оправлення та підшивки – 7325.

Справ, що потребують дезинфекції та дезинсекції – немає.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2013 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 4085 од. зб. (кількість одиниць зберігання вказано приблизно) в 19 установах, організаціях та підприємствах (далі – організації), що перебувають у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області.

З метою поліпшення контролю за станом зберігання документів в архівних підрозділах установ, підприємств та організацій на допомогу працівникам цих підрозділів в 2012 році були розроблені Методичні рекомендації “Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ”. Перевіряння наявності, стану і руху документів НАФ в організаціях проводиться згідно з методичними рекомендаціями.

У 2013 році перевірено 19 організацій. Загальна кількість справ, яка зберігаються в організаціях, за обліковими документами (описами) складає 1588, загальна кількість справ в наявності – 1574, не виявлено 14 справ. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту або оправлення.

Протягом 2009-2013 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ в 83 юридичних особах у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області. Загальна кількість перевірених справ – 24991 од. зб., не виявлено 67 справ. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, оправлення або підшивки.

Але треба зауважити, що кількість перевірених справ у 2009-2013 роках в організаціях не відповідає загальної кількості справ, зазначених в Програмі, тому що кількість одиниць зберігання в ній вказано приблизно. За час дії Програми в організаціях відбувалося упорядкування документів, передавання їх на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області (в деяких організаціях двічі відбулося передавання справ).

Вся інформація про кількість перевірених юридичних осіб, що зберігають документи Національного архівного фонду, кількість перевірених та невиявлених справ, відображена в довідках перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, а також у звітах про результати виконання Програми, які щорічно надсилаються до Державної архівної служби України в електронному вигляді.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про виконання Державним архівом Запорізької області у 2013 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити постійний контроль за виконанням заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

3. Начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю.:

1) забезпечити у 2014 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити організацію обліку справ невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

3) забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ.

4. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Фурсенко Т.В. забезпечити у 2014 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 27.12.2013 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

РІШЕННЯ № 2

Деталі

Створено: П'ятниця, 27 грудня 2013, 07:07

Перегляди: 5588

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан пожежної безпеки у Державному архіві

Запорізької області та архівних установах області

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. колегія відмічає, що у Державному архіві Запорізької області та архівних установах приділяється значна увага організації роботи з питань пожежної безпеки.

Питання забезпечення охоронно-пожежного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву постійно розглядаються на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області (раз на рік), на нарадах у керівництва. Так, питання «Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області» розглядалося на засіданнях колегії 13.12.2010, прийнято відповідне рішення за № 2, 21.12.2011, прийнято відповідне рішення за № 2, 19.12.2012, прийнято відповідне рішення № 2.

Основними наказами з питань пожежної безпеки в Державному архіві Запорізької області є:

Прийнято накази:

наказ Державного архіву Запорізької області від 05.11.2012 № 70, яким затверджено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівних установах Запорізької області на 2013 рік;

наказ Державного архіву Запорізької області від 03.01.2013 № 2 «Про затвердження Плану заходів щодо забезпечення охоронного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву на 2013 рік»;

наказ Державного архіву Запорізької області від 03.01.2013 № 3 «Про призначення відповідальних за пожежну безпеку», внесено зміни до нього згідно з наказом від 20.05.2013 № 33;

наказ Державного архіву Запорізької області від 20.05.2013 № 34 «Про призначення відповідальних за технічний стан пожежних гідрантів»;

наказ Державного архіву Запорізької області від 05.08.2013 № 5-АГ «Про затвердження заходів з підготовки до опалювального періоду 2013-2014 років».

Відповідно до наказу від 03.01.2013 № 1 «Про призначення відповідальних за збереження документів Національного архівного фонду та за пожежну безпеку в архівосховищах і приміщеннях архіву» призначені відповідальні за пожежну безпеку, видачу-приймання справ, опечатування архівосховищ та робочих приміщень.

На виконання Плану заходів щодо забезпечення охоронного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву на 2013 рік наказом від 20.05.2013 № 35 призначені відповідальні за електрогосподарство; наказом від 01.08.2013 № 54 - відповідальні за справний стан і безпечну та економічну експлуатацію устаткування теплових установок і мереж; наказом директора від 01.08.2013 № 55 затверджено склад комісії з прийняття після ремонтів тепловикористовуючих установок та обладнання архіву.

Здійснено комплекс робіт з вимірювання опору ізоляції, заміру повного опору кола «фаза-нуль» електрообладнання у корпусі 1 на суму 2517 грн.; комплекс робіт з розробки та монтажу захисту від грозових перенапруг електрообладнання на суму 2635,20 грн.

Інструкцію з пожежної безпеки, до якої додається порядок дій на випадок виникнення пожежі, та плани евакуації розміщено на видних місцях у приміщеннях архіву.

Наказом архіву від 29.03.2010 № 26 затверджено склад добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області (ДПД). Наказом директора від 02.07.2013 № 47 «Про внесення змін до наказу Державного архіву Запорізької області від 27.02.2012 № 20 «Про склад добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області» змінено склад добровільної пожежної дружини.

ДПД здійснює заходи громадського контролю щодо забезпечення належного протипожежного захисту архівних будівель, проводить навчання та практичні заняття.

У серпні ц.р. Приватним акціонерним товариством «Українська пожежно-страхова компанія» проведено страхування шести членів добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області на суму 2698,08 грн.

Пожежно-технічна комісія Державного архіву Запорізької області діє відповідно до Положення про пожежно-технічну комісію Державного архіву Запорізької області, затвердженого наказом директора від 29.03.2010 № 27, погодженого з місцевим органом державного пожежного нагляду, яке відповідає вимогам Типового положення про пожежно-технічну комісію, затвердженого наказом Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи від 20.05.2009 № 347.

Наказом архіву від 02.07.2013 № 48 «Про внесення змін до наказу Державного архіву Запорізької області від 29.03.2010 № 27 «Про затвердження Положення про пожежно-технічну комісію Державного архіву Запорізької області та її персонального складу» змінено склад пожежно-технічної комісії.

Робота пожежно-технічної комісії проводиться відповідно до планів роботи, які щоквартально затверджуються головою комісії – заступником директора Державного архіву Запорізької області Пилявською О.Л.

Членами пожежно-технічної комісії 28.03.2013, 27.06.2013, 27.09.2013, 27.12.2013 проведено огляди протипожежного стану приміщень, установок пожежної сигналізації та пожежегасіння, систем димовидалення, кондиціювання, протипожежного водопостачання, первинних засобів пожежегасіння, електричних мереж і електрообладнання та опалювального устаткування, складені відповідні акти і проведено 4 засідання пожежно-технічної комісії. Директором архіву видані накази про оголошення рішень пожежно-технічної комісії.

24.04.2013 було проведено тематичний семінар з питань охорони праці та пожежної безпеки для працівників архіву з демонстрацією виставки-презентації та проведенням вікторини з питань охорони праці, пожежної безпеки, техніки безпеки в Державному архіві Запорізької області.

25-26.04.2013 було проведено іспит з перевірки знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області.

У вересні проведено практичне навчання персоналу архіву за сигналом «Пожежа»; проведено інструктаж з працівниками архіву з метою посилення персональної відповідальності за користування електроприладами у робочих приміщеннях.

У жовтні чотири відповідальні особи пройшли навчання за курсом «Загальні питання охорони праці» та дві відповідальні особи за курсом «Пожежна безпека» у КП «Обласний навчально-курсовий комбінат сільського господарства» Запорізької обласної ради.

Сховища архіву оснащені протипожежною сигналізацією, у корпусі 1 – системою автоматичного пожежегасіння, яка обслуговується спеціалізованою установою. Укладений договір з ТОВ «Захист-техно» на проведення робіт з технічного обслуговування систем автоматичної пожежної сигналізації, оповіщення людей при пожежі, автоматичного газового пожежогасіння.

Між Державним архівом Запорізької області та Управлінням Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області укладено договір від 28.01.2013 № 01-0004808 на здійснення цілодобової охорони будівель архіву, пропускного режиму та спостереження за пультами пожежно-охоронної сигналізації, який діяв до 31.12.2013; заборгованості з оплати за послуги охорони немає. Працівниками охорони цілодобово здійснюється зовнішнє відеоспостереження у корпусі № 1 архіву.

У грудні 2013 року розпочато процедуру закупівлі послуг охорони за державні кошти на 2014 рік на очікувану вартість предмета закупівлі з урахуванням листа Державної архівної служби України від 18.12.2013 № 01-3/4328 щодо листа Департаменту Державної служби охорони МВС України від 13.12.2013 № 11/5-7586/Кр, в якому встановлено єдину у всіх регіональних підрозділах ДСО вартість послуг охорони – 30,47 грн. за годину.

Укладено договір з Державним підприємством «Запорізькій експертно-технічний центр Держгірпромнагляду України» на технічне обслуговування ліфтів у двох корпусах з 01.01.2013 до 31.12.2013 на суму 9430 грн.

У Державному архіві Запорізької області Запорізьким міськрайонним управлінням ГУ Державної служби надзвичайних ситуацій України у Запорізькій області 27-31.05.2013 було проведено планову перевірку додержання і виконання вимог законодавства у сферах пожежної і техногенної безпеки, цивільного захисту. За результатами перевірки було надано припис про усунення порушень. На виконання цього припису було складено та затверджено директором архіву план заходів з усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту на виконання припису фахівців Запорізького міськрайонного управління ГУ ДСНС України в Запорізькій області від 31.05.2013.

Про заплановану перевірку та про її результати було проінформовано заступника голови Запорізької облдержадміністрації Гамова А.М., який є куратором Державного архіву Запорізької області. Слід відмітити, що керівництво облдержадміністрації приділяє значну увагу питанням матеріально-технічного забезпечення, додержання охоронного та протипожежного режимів в архіві.

Фінансова складова заходів для поліпшення пожежної безпеки в Державному архіві повністю передбачена в Державній цільовій соціальній програмі забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки та Програмі розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2013-2015 роки, заходи якої у 2013 році, на жаль, не фінансувалися.

Державним архівом Запорізької області передплачено та одержуються журнали «Пожежна безпека».

У Державному архіві Запорізької області є в наявності та ведуться журнали реєстрації вступного, первинного, повторного, позапланового та цільового інструктажів; журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки для працівників, зайнятих виконанням ремонтних робіт, журнал протоколів перевірки знань.

Подані пропозиції до Департаменту фінансів облдержадміністрації включити до бюджетного запиту на 2013 рік кошти на:

- поточний ремонт електрообладнання систем автоматичного пожежегасіння і пожежної сигналізації – 99 тис. грн.. – кошти не виділено;

- охорона архіву – 408,2 тис.грн.- отримано і використано 452,5 тис. грн. ;

- оплата технічного обслуговування систем газового пожежегасіння і охоронно-пожежної сигналізації – 9840 грн. – зареєстровані платіжні документи в органах казначейської служби на суму 3200 грн.;

- страхування 6 членів добровільної пожежної дружини – 2,7 тис. грн. – отримано і використано 2,7 тис. грн.;

- діагностування та перезарядження вогнегасників – 3200 грн. – отримано і використано 885,05 грн.

Подані пропозиції до Департаменту фінансів облдержадміністрації включити до бюджетного запиту на 2014 рік кошти на:

- поточний ремонт електрообладнання 8400 грн;

- охорона архіву – 533834,40 грн.;

- оплата технічного обслуговування систем газового пожежегасіння і охоронно-пожежної сигналізації – 9840 грн.;

- страхування 6 членів добровільної пожежної дружини – 2100 грн.;

- діагностування та перезарядження вогнегасників – 2600 грн.

- технічний огляд, обслуговування та ремонт ліфтів – 17632 грн.

Архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад здійснюється постійний контроль за виконанням заходів щодо забезпечення пожежної безпеки.

На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 червня 2012 року № 590 «Про затвердження Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки» протягом 2013 року регіональні цільові соціальні програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 рр. в Запорізькій області (далі – Регіональні цільові програми) затверджені рішеннями сесій районних та міських рад в 9-ти із 20 районів області: Василівському, Великобілозерському, Кам’янсько-Дніпровському, Куйбишевському, Мелітопольському, Приазовському, Пологівському, Чернігівському, Якимівському та в 2-х із 5-ти містах обласного значення: м. Бердянську та м. Мелітополі.

За Регіональними цільовими програмами з метою приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно-правових актів у сфері пожежної безпеки автоматичних систем протипожежного захисту, електрообладнання будівель архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад передбачається установка протипожежної сигналізації у сховищах, проведення ремонту електрообладнання, профілактичних випробувань і замірів опору ізоляції електрообладнання та електромереж в приміщеннях архівних відділів, придбання вогнегасників, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ. Ці заходи передбачено здійснювати, починаючи з 2014 року. Виділення коштів у 2013 році не передбачалось і не виділялось.

З метою забезпечення пожежної безпеки та попередження надзвичайних ситуацій архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад проведені такі заходи.

У 2013 році два працівники архівного відділу Пологівської райдержадміністрації пройшли навчання та перевірку знань за курсом пожежної безпеки для керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій та отримали посвідчення. Начальник архівного відділу Вільнянської райдержадміністрації пройшла функціональне навчання та перевірку знань у сфері цивільного захисту в навчально-методичному центрі цивільного захисту та БЖД Запорізької області та отримала посвідчення.

Відповідно до посадових інструкцій, розпоряджень голів 9-ти райдержадміністрацій, Енергодарської і Мелітопольської міськрад та наказів начальників архівних відділів, в архівних відділах контроль за забезпеченням пожежної безпеки у відділі здійснює начальник відділу.

З працівниками архівних відділів уповноваженими особами, відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах, протягом 2013 року проведені інструктажі з питань дій у випадку виникнення пожежі.

У травні 2013 року Веселівським, у листопаді 2013 року – Новомиколаївським районними секторами ГУ ДСНС України в Запорізькій області були проведені планові перевірки архівних відділів Веселівської та Новомиколаївської райдержадміністрацій з питань дотримання вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки та цивільного захисту. Складено приписи від 24.05.2013 № 137 та від 28.11.2013 № 94. Архівними відділами розроблені плани заходів на усунення порушень.

Архівними відділами разом з відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах проведені огляди та пожежно-технічні обстеження стану пожежної безпеки приміщень архівних відділів, установок пожежної сигналізації, первинних засобів пожежогасіння, електричних мереж, електрообладнання та опалювального устаткування, в т.ч. з представниками органів Держпожежнагляду архівними відділами Бердянської, Мелітопольської міськрад, Веселівської, Мелітопольської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій.

В ході оглядів були переглянуті, та, при необхідності, поновлені інструкції про заходи з пожежної безпеки та плани (схеми) евакуації людей і документів на випадок пожежі.

Про результати оглядів та пожежно-технічні обстеження архівних відділів проінформовані керівники райдержадміністрацій та міськрад, які є розпорядниками коштів, для виділення фінансування на здійснення заходів щодо усунення виявлених недоліків та надані відповідні пропозиції до бюджетного запиту на 2014 рік.

Станом на 01.01.2013 протипожежні сигналізації встановлені в 6 архівосховищах 6-ти архівних відділів райдержадміністрацій (21%), в т.ч. в одному архівосховищі - з виведенням на пульт чергового, та в 22 (59%) архівосховищах 4-х архівних відділів міськрад з виведенням на пульт центрального спостереження, в 23 архівосховищах 14 архівних відділів райдержадміністрацій та 15 архівосховищах двох архівних відділів міськрад сигналізації відсутні.

Договори на технічне обслуговування сигналізацій укладені трьома райдержадміністраціями – Веселівською, Михайлівською, Приморською та чотирма міськими радами.

Автоматична система пожежогасіння встановлена в 2-х архівосховищах архівного відділу Енергодарської міськради, однак вона знаходиться в неробочому стані з моменту встановлення.

З первинних засобів пожежогасіння приміщення архівних відділів оснащені вогнегасниками, в архівному відділі Енергодарської міськради встановлені два протипожежні щити. Протягом 2013 року в архівних відділах Запорізької та Мелітопольської міськрад придбано 5 вогнегасників, Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників.

У 2013 році в архівних відділах Гуляйпільської райдержадміністрації та Енергодарської міськради проведені заміри опору електромережі.

Питання про стан пожежної безпеки та підготовки архівних відділів до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр. розглядалися на оперативних нарадах у керівників райдержадміністрацій та міськрад і знаходяться на постійному контролі в архівних відділах та в Державному архіві Запорізької області.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів архіву, рекомендувати начальникам архівних відділів райдержадміністрації та міських рад:

1) постійно здійснювати заходи щодо посилення протипожежного захисту в архівних установах;

2) продовжувати надання звітності Державній архівній службі України з питань протипожежного захисту на виконання наказу Державної архівної служби України від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Запорізької області від 05.11.2012 № 70 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах Запорізької області».

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю., начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І.:

1) забезпечити планування та освоєння коштів відповідно до Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки;

2) забезпечити планування коштів на виконання заходів з пожежної безпеки до бюджетного запиту на 2015 рік; термін виконання – ІІ квартал 2014 року.

4. Рекомендувати начальникам архівних відділів райдержадміністрації та міських рад:

1) тримати на контролі питання реалізації регіональних програм забезпечення пожежної безпеки щодо приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно - правових актів у сфері пожежної безпеки шляхів евакуації, автоматичних систем протипожежного захисту, систем оповіщення людей про пожежу, електрообладнання будівель та споруд архівних установ та їх фінансування, термін виконання – постійно;

2) забезпечити подання до бюджетного запиту установ на 2015 рік коштів на виконання заходів з пожежної безпеки; термін виконання – ІІ квартал 2014 року;

3) ініціювати вирішення питання щодо проходження начальниками архівних відділів навчань з питань пожежної безпеки та отримання відповідних посвідчень.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 27.12.2013 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 1

Деталі

Створено: П'ятниця, 27 грудня 2013, 07:04

Перегляди: 4555

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про план роботи колегії Державного архіву

Запорізької області на 2014 рік

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік, колегія відмічає, що Державним архівом Запорізької області при плануванні роботи колегії було враховано проведення заходів, спрямованих на виконання законів України, актів та доручень Президента й Уряду України, Державної архівної служби України та основних напрямів розвитку архівної справи.

В плані роботи відображені заходи з питань:

- удосконалення системи управління архівною справою;

- виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів;

- виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області;

- протидії корупції в Державному архіві Запорізької області;

- роботи зі зверненнями громадян;

- охорони праці у Державному архіві Запорізької області;

- пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області;

- роботи в осінньо-зимовий період.

В проекті плану роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2014 рік передбачено розгляд питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівними відділами райдержадміністрацій та про роботу архівних відділів міських рад з питань виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території, забезпечення зберігання та використання документів з особового складу ліквідованих установ на відповідних територіях.

В проекті плану роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2014 рік були враховані питання, які знаходяться на контролі.

План роботи колегії Державного архіву області 2013 рік додається.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. План роботи колегії на 2013 рік схвалити.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О., секретарю колегії Федько А.А. забезпечити своєчасну підготовку документів для розгляду на засіданнях колегії.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 27.12.2013 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Протокол № 7 засідання колегії від 26.12.2013

Деталі

Створено: П'ятниця, 27 грудня 2013, 06:59

Перегляди: 4582

ПРОТОКОЛ

26.12.2013 № 7

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2014 рік.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області

Інформують: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області;

Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

3. Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2013 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Інформують: Зінчик О.Ю., начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату;

Фурсенко Т.В., начальник відділу формування НАФ та діловодства.

4. Контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2013 рік.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2014 рік

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області, Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про виконання Державним архівом Запорізької області у 2013 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Зінчик О.Ю., начальника відділу зберігання, обліку та довідкового апарату; Фурсенко Т.В., начальника відділу формування НАФ та діловодства – довідка додається.

4. СЛУХАЛИ: про контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2013 рік

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

ПЛАН роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2014 рік

Деталі

Створено: П'ятниця, 27 грудня 2013, 06:51

Перегляди: 4927

ПЛАН

роботи колегії Державного архіву Запорізької області

на 2014 рік

Укладач: секретар колегії А.А.Федько

СХВАЛЕНО

Протокол засідання колегії

Державного архіву

Запорізької області

26.12.2013 № 7

Перший мікролітражний

Деталі

Створено: Вівторок, 26 листопада 2013, 09:09

Перегляди: 21889

До 55-річчя з початку організації виробництва на запорізькому заводі «Комунар» перших мікролітражних автомобілів підготовлена виставка архівних документів та фотографій «Перший мікролітражний».

Детальніше:Перший мікролітражний

Реалізація соціальних ініціатив Президента України щодо розвитку громадянського суспільства. Залучення громадськості до формування і реалізації державної політики ІНФОРМАЦІЯ ПРО РОБОТУ ГРОМАДСЬКИХ РАД ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСТІ

Деталі

Створено: Четвер, 21 листопада 2013, 08:07

Перегляди: 4122

У Запорізькому регіоні створено громадську раду при облдержадміністрації і 24 громадських ради при райдержадміністраціях та виконавчих комітетах міст обласного значення. У червні 2013 року відбулись звітно-виборчі збори із формування громадської ради при Бердянському міськвиконкомі, у м. Мелітополь працює кілька громадських органів, які успішно зарекомендували себе у попередні роки (координаційні ради підприємців, молоді та студентства, «афганців» та «чорнобильців» тощо).

До складу громадських рад всіх рівнів входять 407 уповноважених представників інститутів громадянського суспільства, 21% з яких представляють профспілки та їх об’єднання, 18% - ветеранські організації, по 7 % - спортивні організації та об’єднання підприємців і роботодавців, 6% - благодійні фонди, по 5% - молодіжні організації та національно-культурні асоціації, 3% - козацькі організації тощо. До складу громадських рад області увійшли 68% чоловік та 32% жінок, 12% складають особи пенсійного віку.

Протягом дев’яти місяців поточного року проведено 136 засідань громадських рад, на яких розглянуто 370 питань, зокрема, щодо реалізації нових соціальних ініціатив Президента України, збереження та розвитку мережі дитячих спортивних майданчиків, реформування системи медичної допомоги, підготовки до відзначення 1025-річчя хрещення Русі, вдосконалення механізмів надання адміністративних послуг, розширення мережі центрів матері та дитини, організації громадського моніторингу судових рішень, протидії поширенню наркоманії та незаконній торгівлі наркотичними речовинами тощо. Громадськими радами спільно з органами виконавчої влади та місцевого самоврядування організовано 57 заходів.

Кожна з громадських рад Запорізької області має свої цікаві та важливі здобутки. Наприклад, на Чернігівщині ініційовано розробку та прийняття поки що єдиної в області районної програми сприяння розвитку громадянського суспільства. На Токмаччині громадські активісти домоглись відкриття станції екстреної швидкої допомоги у одному з найвіддаленіших куточків району – Кіровській сільраді. Робота місцевої виконавчої влади не лишається осторонь пильного погляду членів громради Розівського району – проаналізовано роботу дільничних інспекторів міліції, внесено пропозиції щодо подолання тіньової зайнятості в аграрному секторі, проведення навчально-методичних семінарів для керівників господарств.

Широку благодійну діяльність ведуть члени громадської ради при Енергодарському міськвиконкомі – допомога пацієнтам геронтологічних відділень у с. Орлянське та с.Іванівка, ремонт квартири та заміна газової плати інваліду дитинства С.Ковальчук, сприяння у санаторному оздоровленні інваліда дитинства М.Кот 2010 р.н., юридична допомога у отриманні страхових виплати родині загиблої в ДТП К.Альохіної тощо. Якимівськими громрадівцями спільно з районною організацією Товариства Червоного Хреста зібрано 1654 одиниці одягу, 124 пар взуття і 45 іграшок для малозабезпечених верств населення. Громрадою при Бердянському міськвиконкомі організовано благодійний обід до Дня людей похилого віку для представників малозабезпечених верств населення.

Напередодні 75-річного ювілею Запорізької області, велику увагу ми приділяємо збереженню історичної пам’яті. Громрадівці Приазов’я взяли активну участь у підготовці книги «Приазовский район: История края в поколениях» та зйомці документального фільму з нагоди 90-річчя району. Їхні колеги з Пологівщини ініціювали розширення експозиції «Славиться Пологівщина земляками» та наведення ладу на могилах відомих пологівчан. Громадські активісти з Великої Білозерки сприяли проведенню районного фестивалю «І музи кликали на бій» з нагоди Дня Перемоги та збору 13 тис. грн. до фонду телемарафону «Пам’ять». Громадськими радами у Кам’янсько-Дніпровському та Мелітопольському районах забезпечено активну взаємодію з територіальними центрами соціального обслуговування, надання допомоги одиноким непрацездатним громадянам.

Ми не лишаємось осторонь і гострих соціальних проблем. Зокрема, громрада при Запорізькому міськвиконкомі у кожному районі обласного центру провела інформаційні семінари «Основи створення об’єднання співвласників багатоквартирного будинку», на яких було розкрито правові та організаційні питання створення ОСББ, причини та переваги, процедура процесу, розповсюджена додаткова методична інформація на електронних носіях, як допомога ініціативним групам. Громадською радою Михайлівщини регулярно здійснюється громадська оцінка роботи райдержадміністрації. Позитивно оцінена робота із капітальних ремонтів шкіл та дитсадків, ремонту доріг, боротьби зі злочинністю, організації спортивно-масової роботи з молоддю. Виокремлено і проблемні моменти, зокрема, проектування та будівництва полігону для твердих побутових відходів, реконструкція водопровідних мереж та артезіанських свердловин. Громадські активісти з Куйбишевого організували прибирання території поблизу ставка у райцентрі, а їхні сусіди з Вільнянського району добились встановлення на ТОВ «Агропроінвест–08» шумоізоляційного та екологічно безпечного обладнання, будівництва прибудинкових доріжок по вул. Ціолковського, ремонту тротуару по вул. Бочарова, разом з ДАЇ постійно беруть участь у рейдах із безпеки дорожнього руху.

Останнім часом значно активізовано роботу Громадської ради при облдержадміністрації, з ініціативи якої з початку року проведено 7 публічних заходів, в тому числі, обговорення проекту національного звіту щодо реалізації міжнародної ініціативи «Партнерство «Відкритий Уряд» та проекту Концепції реформування місцевого самоврядування і територіальної організації влади в Україні, визначення форм та способів вдосконалення роботи митних та податкових органів, аналіз проблемних питань реорганізації територіальних представництв Міністерства екології та природних ресурсів України тощо.

Керівництво обласної виконавчої влади приділяє значну увагу співпраці з громадською радою, голову якої О.Бабича включено до складу колегії облдержадміністрації, а 18 уповноважених представників інститутів громадянського суспільства увійшли до консультативно-дорадчих органів при структурних підрозділах обласної державної адміністрації. Проведено дві зустрічі голови облдержадміністрації О.Пеклушенка із членами громадської ради, на яких обговорено форми та способи висвітлення роботи громадськості на ЗОДТРК «Запоріжжя», у кожному місті та районі визначено телефони «гарячих» ліній для прийому повідомлень громадян про факти незаконної торгівлі наркотичними та психотропними речовинами, проведено закріплення членів громадської ради за містами та районами області.

Загалом, протягом звітного періоду громадськими радами всіх рівнів у Запорізькому регіоні проведено значну роботу із активізації участі громадськості у реалізації державної політики на регіональному рівні, залучення громадських активістів до прийняття управлінських рішень, аналізу проектів місцевих програм та бюджетів, розробки алгоритму взаємодії громадських організацій та органів виконавчої влади.

Разом з тим для підвищення ефективності громадських рад варто посилити організаційне, фінансове та кадрове забезпечення підрозділів місцевих держадміністрацій, що відповідають за зв’язки з громадськістю, та розглянути можливість ухвалення окремого закону, що визначатиме порядок проведення консультацій з громадськістю при підготовці, розгляду та прийнятті нормативно-правових актів, та дія якого поширюватиметься як на органи державної влади, так і місцевого самоврядування.

Голодомор 1932-1933

Деталі

Створено: Середа, 20 листопада 2013, 09:06

Перегляди: 12285

Голодомор 1932-1933 років на Веселівщині. / Веселівська райдержадміністрація Запорізької області. –м. Мелітополь: типографія «Люкс», 2008. ‑ 79 с.

Голодомор 1932-1933 років на Веселівщині(pdf)

Голод і репресії на Гуляйпільщині. / Кушніренко І.К., Жилінський В.І.. – Запоріжжя, «Дніпровський металург». – 2008. – 284 с.

Голод і репресії на Гуляйпільщині(pdf)

Неоголошена війна (спогади свідків, архівні документи та роздуми сучасника про голодомор 1932-1933 років.) / Тимофєєв В. – Тернопіль, «Збруч», 1993. – 134 с.

Неоголошена війна(pdf)

Важкий час правди: Документально-публіцистичне видання. / Науменко І. – Запоріжжя, Юридичний інститут МВС України, 2001. – 158 с.

Важкий час правди(pdf)

Національна книга пам’яті жертв Голодомору в Україні. Запорізька область: Наук. вид./ Український інститут національної пам’яті, Запорізька обласна державна адміністрація, Запорізький національний університет, Державний архів Запорізької області. – Запоріжжя: Дике поле, 2008. – 1080 с.

http://memorialholodomors.org.ua/uk/home/371

Голодомори на Запоріжжі 1921-1923 рр, 1932-1933 рр., 1946-1947 рр. Статті, документи, спогади/ Альманах «Спокута» №8-9: Наук.-популярне вид./ Обл. ред. кол.: Фролов М.О. (голова), Клепаков О.О. (заст. голови), Ребро П.П. (заст. голови), Тедєєв О.С. та ін. – Запоріжжя: Дніпровський металург, 2008. – 520 с.

Голодомори на Запоріжжі 1921-1923 рр, 1932-1933 рр., 1946-1947 рр. Статті, документи, спогади(pdf)

Голодомор 1932-1933: запорізький вимір: Наук. вид./ Запорізька обласна державна адміністрація, Запорізький національний університет Державний архів Запорізької області; Ред. кол.: Турченко Ф.Г. (голова), Чабаненко В.А., Ігнатуша О.М., Ткаченко В.Г., Тедєєв О.С., Стадніченко О.О. (літ. ред.). – Запоріжжя: Просвіта, 2008. – 320 с.

Голодомор 1932-1933: запорізький вимір(pdf)

Оріхівська справа. 1932. Документи та матеріали. / Упоряд. В.Г. Ткаченко. – Київ, 2011. – 312 с.

http://histans.com/LiberUA/978-966-331-316-0/978-966-331-316-0.pdf

Науково-інформаційний проспект “Знати і пам’ятати. Голодомор 1932-1933 років на Запоріжжі” / Державний архів Запорізької області. – 2008. – 16 с.

Науково-інформаційний проспект “Знати і пам’ятати. Голодомор 1932-1933 років на Запоріжжі”(pdf)

Колективізація і голод на Україні. 1929-1933: збірник документів і матеріалів. / Академія наук України, Інститут історії України, Археографічна комісія, головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, Центральний державний архів Жовтневої революції, вищих органів державної влади і органів державного управління України. – Київ, «Наукова думка», 1992. – 734 с.

http://www.archives.gov.ua/Sections/Famine/Publicat/Fam-kolekt.php

Коли катом був голод . Голодомор 1932-1933 років на Мелітопольщині / КП «Студія «Мелітопольський район» Мелітопольської районної ради. – Запоріжжя, 2008. – 207 с.

Коли катом був голод . Голодомор 1932-1933 років на Мелітопольщині(pdf)

Голодомор на Якимівщині 1932-1933 років. Крізь призму документів, фактів, спогадів / Якимівська райдержадміністрація. – смт Якимівка, ТОВ «Поліград», 2008. – 164.

Голодомор на Якимівщині 1932-1933 років. Крізь призму документів, фактів, спогадів(pdf)

Форми документів для соціально-правових запитів

Деталі

Створено: Понеділок, 18 листопада 2013, 08:21

Перегляди: 16420

Заява про надання архівної довідки про народження (вступ у шлюб, смерть)

Зразок замовлення на копіювання документів

Форма заяви-анкети користувача

Форма замовлення на видання справ

Перелік запитів, які виконуються Державним архівом Запорізької області на платній основі

Деталі

Створено: Понеділок, 18 листопада 2013, 08:05

Перегляди: 15300

Тематичні

Фактографічні

Генеалогічні

Підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно

Підтвердження родинних зв'язків з метою отримання спадщини

Біографічні (персональні запити щодо життя та діяльності, уточнення окремих фактів біографії)

Тематичні - запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період.

Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.

Майнові - запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно (виділення земельних ділянок під будівництво об'єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень; надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд; закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями; введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд; виділення житла; продаж домоволодінь; виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів).

Персональні - запити, до яких належать біографічні, генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.

Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи.