РІШЕННЯ № 3

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:28

Перегляди: 18093

Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи

колективів архівних відділів райдержадміністрацій та

міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2013 рік

Розглянувши підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 2013 рік, колегія Державного архіву Запорізької області та Президія Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ відзначають, що архівні відділи виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2013 рік.

З метою забезпечення збереженості, здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду України (далі – НАФ) здійснено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання архівних документів, дотримання охоронного-пожежного режиму та забезпечення надійної експлуатації архівних будівель, інженерних мереж та комунікацій архівних приміщень.

Протягом року в архівному відділі Енергодарської міськради встановлено додатково 150 пог.м. стелажів. В архівних відділах Запорізької та Мелітопольської міськрад придбано 5 вогнегасників, Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників. В архівних відділах Гуляйпільської райдержадміністрації та Енергодарської міськради проведені заміри опору електромереж.

З метою здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів НАФ протягом року архівні установи області провели перевіряння наявності 26,2 тис. справ, які знаходяться на архівному зберіганні, та близько 12 тис. справ, які зберігаються в установах – джерелах формування НАФ, що складає 124% від програмних завдань. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення збереженості архівними відділами закартоновано 15 тис. справ. Найбільший обсяг робіт виконано архівними відділами Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Новомиколаївської, Оріхівської, Пологівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

В рамках інформатизації архівної справи, впровадження автоматизованих інформаційно-пошукових систем, створення довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах протягом року створено нову базу даних та поповнювались уже існуючі електронні бази даних і покажчиків на фонди і документи, які зберігаються в архівних відділах, закаталогізовано 149 справ місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування, складено картотеки на 965 документів.

З метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання міськими й районними архівними відділами здійснено 322 перевірки установ – джерел формування Національного архівного фонду. Слід відмітити роботу архівних відділів Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Чернігівської райдержадміністрацій.

Проводилася робота щодо своєчасного та якісного поповнення НАФ документами місцевого значення. Експертно – перевірною комісією Державного архіву Запорізької області розглянуто описи 406 установ – джерел формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів на 33 тис. справ, в т.ч. 18,2 тис. справ, включених до складу НАФ, 14,8 тис. справ з особового складу.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Енергодара, Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Оріхівського, Пологівського, Приморського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах – джерелах формування НАФ в зонах комплектування архівних відділів досяг 80 %.

На 100% упорядковані документи в установах міста Бердянська, Енергодара, 90-97% - м. Токмака, Вільнянського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Оріхівського, Розівського, Токмацького районів, 80-89 % - м. Мелітополя, Новомиколаївського, Приморського районів.

В 2013 році архівними відділами прийнято на зберігання 14,4 тис. справ управлінської документації, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися, що на 132% більше планових завдань.

По встановлені строки прийнято на зберігання документи НАФ архівними відділами Великобілозерської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

З метою забезпечення неухильного виконання вимог законодавства України щодо реалізації конституційного права громадян на звернення, задоволення потреб суспільства, юридичних осіб і громадян в ретроспективній інформації архівними відділами за запитами юридичних і фізичних осіб видано 10,3 тис. довідок. На особистому прийомі розглянуто понад 5,6 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано архівними відділами Бердянської, Гуляйпільської, Мелітопольської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської міськрад.

Протягом 2013 року архівні установи області активно популяризували архівні документи.

Всього за документами архівних установ підготовлено 17 виставок документів, 3 ініціативні інформування, 2 радіопередачі, в місцевій пресі опубліковано 12 статей. В архівних відділах працювали 406 користувачів документної інформації. Активно працювали в цьому напрямі архівні відділи Василівської, Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Новомиколаївської райдержадміністрацій, Енергодарської міськради.

Кращих показників у виконанні планових завдань 2013 року досягли архівні відділи Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської міськрад.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області та Президія Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ

ВИРІШИЛА/ПОСТАНОВИЛА:

1. Перше місце в огляді-конкурсі на кращу організацію роботи колективів серед архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад присудити архівному відділу Бердянської міської ради. За високі трудові досягнення начальника відділу Жаркову Галину Миколаївну нагородити Дипломом І ступеня Державного архіву Запорізької області та Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ України та грошовою виплатою в сумі 200 грн.

2. Друге місце в огляді-конкурсі на кращу організацію роботи колективів серед архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад присудити архівному відділу Оріхівської райдержадміністрації. За високі трудові досягнення начальника відділу Лазько Тетяну Петрівну нагородити Дипломом ІІ ступеня Державного архіву Запорізької області та Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ України та грошовою виплатою в сумі 170 грн.

3. Третє місце в огляді-конкурсі на кращу організацію роботи колективів серед архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад присудити архівному відділу Веселівської райдержадміністрації. За високі трудові досягнення начальника відділу Гудкову Людмилу Миколаївну нагородити Дипломом ІІІ ступеня Державного архіву Запорізької області та Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ України та грошовою виплатою в сумі 150 грн.

РІШЕННЯ № 2

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:24

Перегляди: 17102

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2013 рік

Розглянувши підсумки роботи трудових архівів області колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що трудові архіви виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2013 рік.

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно–методична допомога районним радам, виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у створенні та організації діяльності трудових архівів, в т.ч. комунальних підприємств.

Протягом року надавалась методична та практична допомога архівним установам для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду в організації їх діяльності: проведено два тематичних семінари для працівників трудових архівів з основних напрямків діяльності, розроблено 3 методичних посібника з питань діяльності архівних установ, які рекомендовано трудовим архівам для використання в роботі.

Постійно надається консультаційна та методична допомога, в т.ч. з виїздом на місця. У 2013 році проведено 2 комплексних перевірки роботи трудових архівів, в ході яких було проаналізовано діяльність установ та надані рекомендації щодо усунення недоліків.

Протягом 2013 року відбулися зміни у мережі трудових архівів. Рішеннями сесій сільських рад створено 5 трудових архівів у Мелітопольському, Приморському, Якимівському районах.

Станом на 01.01.2014 в області діяли 81 архів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 80, з них 5 – комунальні підприємства, при Куйбишевській райдержадміністрації – 1.

У 12 районах області трудові архіви створено при районних радах, з них 4 – комунальні підприємства. При сільських, селищних, міських радах міст районного значення (з них 1 – комунальне підприємство - м. Приморськ) трудові архіви діють у восьми районах: в Запорізькому, Василівському, Великобілозерському, Мелітопольському, Пологівському, Приморському, Розівському, Якимівському. У містах обласного значення (Запоріжжя, Бердянськ, Токмак, Енергодар) при архівних відділах міськрад діють архівні підрозділи для зберігання документів ліквідованих установ, у м. Мелітополі діє трудовий архів виконавчого комітету міської ради.

Для забезпечення зберігання документів ліквідованих підприємств виділені приміщення загальною площею 1,9 тис. м2. Протягом року за кошти місцевих бюджетів здійснено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання та протипожежного захисту документів в трудових архівах.

Трудовим архівам Бердянського і Токмацького районів виділено додаткові приміщення для архівосховищ загальною площею 47,05 м2. В трудовому архіві Мелітопольської міськради проведено поточний ремонт архівосховища площею 29,1 м2. Збільшено протяжність стелажного обладнання трудового архіву Бердянського району, сільських рад Мелітопольського району на 56 пог. м. Трудовим архівам Мелітопольської міськради, Василівського, Оріхівського, Токмацького районів придбано 6 та перезаправлено 4 вогнегасника. В трудовому архіві Гуляйпільського району проведено заміри опору електромереж, Василівського району - вхідні двері до архівосховищ обшиті металом.

Протягом року прийнято на архівне зберігання 17,6 тис. справ з особового складу 534 ліквідованих установ. З них архівними відділами прийнято 7,5 тис. спр. 317 ліквідованих установ, трудовими архівами – понад 10,1 тис. справ 213 ліквідованих установ.

Всього в трудових архівах і архівних відділах області зберігається 285,2 тис. справ 5,3 тис. ліквідованих організацій, в т.ч. в трудових архівах – 205,2 тис. справ 2,4 тис. ліквідованих організацій, в архівних відділах – 80 тис. справ 2,9 тис. ліквідованих організацій.

Найбільша кількість справ зберігається в архівних установах міст: Запоріжжя – 49,3 тис., Бердянська – 13,1 тис., Мелітополя – 14,3 тис., Енергодара – 9,7 тис. спр., районів: Оріхівського – 18,2 тис. спр., Вільнянського 14 тис, Куйбишевського – 12,3 тис. справ, Веселівського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Новомиколаївського, Приморського, Токмацького – по 8 - 10 тис. справ, в сільських радах області – 48,8 тис. справ, міськрадах міст районного значення – 33,7 тис. справ.

За документами ліквідованих установ на запити юридичних і фізичних осіб за 2013 рік трудовими архівами видано 13 тис. довідок, з них 98% виконано з позитивним результатом. Протягом року до них звернулося понад 9 тис. громадян, що на 25% більше, ніж у 2012 році.

Трудовими архівами міськрад виконано 2 тис. запитів, райрад – 7,4 тис. запитів, райдержадміністрацій – 511 запитів, сільрад – 3 тис. запитів.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради (1225), Бердянської (639), Вільнянської (848), Кам’янсько-Дніпровської (1300.), Михайлівської (809), Оріхівської (954) Приазовської (1423), Токмацької (754) районних рад.

Разом з тим в діяльності трудових архівів є цілий ряд недоліків. Для забезпечення збереженості документів в ряді трудових архівів є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості сільських рад. В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання пристроїв для опечатування архівосховищ, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Тільки на 67% трудові архіви забезпечені вогнегасниками. Відсутні вогнегасники в трудових архівах сільських рад, в недостатній кількості їх в трудових архівах Бердянської, Василівської, Веселівської, Михайлівської, Оріхівської, Приазовської, Приморської, Токмацької райрад.

Через відсутність картонажів не закартоновані документи нових надходжень з особового складу в трудових архівах міста Токмака, Василівського, Гуляйпільського, Куйбишевського, Михайлівського, Оріхівського, Токмацького, Чернігівського районів.

Значний масив документів зберігається в архівах в незашифрованому вигляді.

В ряді трудових архівів потребує удосконалення система обліку документів, які знаходяться на зберіганні, потребують переробки і удосконалення описи справ. Необхідно створення електронних баз даних на документи ліквідованих установ, спеціалізованих консультативних сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, районних та міських рад.

Виконання комплексу робіт з організації приймання документів на зберігання, їх обліку, удосконалення системи довідкового апарату, своєчасного і якісного виконання запитів вимагає перегляду існуючої штатної чисельності трудових архівів.

Кількість штатних працівників в 81 установі складає 28,75 шт. од., в т.ч. в юридичних особах (їх 5) – 14,25 шт. од. В трудових архівах без статусу юридичної особи районних, міських рад та райдержадміністрації працює по 1 шт. од., в 63 трудових архівах сільських рад – 1,5 штатних одиниць.

Жоден із трудових архівів не впровадив в практику роботи платні послуги, що дало б можливість поліпшити матеріально-технічне забезпечення архівних установ.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Схвалити в цілому роботу трудових архівів області з виконання планових завдань 2013 року.

2. Основними напрямками розвитку архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) регіону у 2014 році вважати:

– розробка та виконання регіональних програм розвитку архівної справи, забезпечення охоронної та пожежної безпеки в архівних установах;

– забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів;

– вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки, доступу до архівних приміщень і на їх територію, забезпечення надійної експлуатації архівних будівель, інженерних мереж та комунікацій;

– вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання, вивірення та уточнення облікових документів;

– посилення контролю за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в трудових архівах, проведення планових перевірок наявності документів з оформленням їх результатів, шифрування документів згідно з описами справ;

– посилення контролю за обліком місцезнаходження, упорядкуванням та своєчасним передаванням на подальше зберігання документів ліквідованих і реорганізованих підприємств, установ та організацій;

– посилення контролю за збереженістю документів про підтвердження трудового стажу із шкідливими умовами праці – з атестації робочих місць, переліків професій із шкідливими умовами праці, табелів, нарядів про підтвердження фактів роботи працівників на ділянках із шкідливими умовами праці тощо;

– виконання звернень та запитів громадян та установ, організацій, підприємств;

– забезпечення комп’ютерною технікою та відповідним програмним забезпеченням, створення електронних баз даних, консультативних сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, районних та міських рад, підключення трудових архівів до мережі Інтернет;

– забезпечення надання платних послуг;

– систематичне підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання пункту 2 цього рішення в межах повноважень.

4. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Савчуку Ю.В. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

5. Керівництву Державного архіву Запорізької області та керівникам його структурних підрозділів, керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад забезпечити надання постійної організаційної, консультативно–методичної допомоги районним радам, виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у створенні та організації діяльності трудових архівів, в т.ч. комунальних підприємств.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 14.02.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

РІШЕННЯ № 1

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:21

Перегляди: 17441

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних установ області

за 2013 рік та їх завдання на 2014 рік

Розглянувши підсумки виконання архівними установами області планових завдань у 2013 році та завдання на 2014 рік, колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що архівні установи виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2013 рік.

Діяльність архівних установ області у 2013 році була спрямована на реалізацію Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указів Президента України від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні», від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», плану заходів щодо посилення соціального захисту колишніх політичних в’язнів, репресованих та членів їх сімей на період до 2015 року, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 19 грудня 2012 року № 1052-р, наказів Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», Державної архівної служби України від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки», інших нормативних актів.

Упродовж 2013 року переглянуто грифи секретності справам та документам по 5 фондах. Скасовано грифи секретності 435 справам, з них 75 справам було надано гриф «Для службового користування».

На кошти, що надійшли з державного й місцевих бюджетів, ряд архівних установ області здійснили комплекс заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, посилення контролю над організацією охоронного режиму з метою попередження несанкціонованого доступу до архівосховищ, виносу або крадіжок документів, посилення пожежної безпеки, зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ.

З метою покращення умов зберігання документів Державним архівом області проведено перевірки, профілактичні та поточні ремонти систем опалення, водопостачання, електрообладнання.

З метою поліпшення умов зберігання документів протягом року в архівному відділі Енергодарської міськради встановлено додатково 150 пог.м. стелажів. В архівних відділах Запорізької та Мелітопольської міськрад придбано 5 вогнегасників, Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників. В архівних відділах Гуляйпільської райдержадміністрації та Енергодарської міськради проведені заміри опору електромереж.

З метою збереження оригіналів особливо цінних документів НАФ, поліпшення їх фізичного стану протягом року Державним архівом області створений страховий фонд на 301 справу (17,8 тис. кадрів), відреставровано 5,2 тис. та відремонтовано 35 тис. аркушів документів. Архівними установами проведено оправлення та підшивку 3,5 тис. справ, закартоновано 35,8 тис. справ.

З метою здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду протягом року архівні установи області провели перевіряння наявності 80,5 тис. справ, які знаходяться на архівному зберіганні, та понад 13,4 тис справ, які зберігаються в 140 установах – джерелах формування НАФ, що складає 116% від програмних завдань. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

У напрямку впровадження сучасних інформаційних технологій у рамках створення галузевої інформаційної системи Укрдержархіву створено і активно функціонує офіційний веб-сайт Державного архіву області.

У 2013 році Державним архівом області продовжувалось поповнення електронної версії фондового каталогу на фонди архіву, покажчиків фондів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад. Завершено роботу з підготовки до видання анотованого реєстру описів фондів дорадянського періоду, продовжувалась робота зі складання путівника й анотованого реєстру описів фондів радянського періоду та періоду незалежності України, зведеного каталогу метричних книг.

Архівними відділами протягом року продовжувалась робота зі створення та поповнення електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2013 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

З метою контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання Державним архівом області протягом 2013 року проведено перевірки роботи 9 архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, 2 трудових архівів, 159 установ обласного рівня. Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 322 перевірки установ – джерел формування НАФ.

Проведено 25 семінарів, прийнято участь в роботі 58 семінарів та курсів підвищення кваліфікації, які проводилися іншими установами.

Протягом року експертно-перевірна комісія Державного архіву Запорізької області розглянула описи, представлені 571 установою області загальним обсягом 25 тис. справ управлінської документації, 31 тис. справ з особового складу, що перевищило планові показники на 39%. Експертними комісіями архівних відділів погоджені описи з особового складу організацій, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, на 14,8 тис. справ, що вдвічі більше запланованого.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Енергодара, Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Оріхівського, Пологівського, Приморського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах комплектування архівних установ у цілому становить 75% .

На 100% упорядковані документи в установах міста Бердянська, Енергодара, 90-97% - м. Токмака, Вільнянського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Оріхівського, Розівського, Токмацького районів, 80-89 % - м. Мелітополя, Новомиколаївського, Приморського районів.

Здійснювалась робота щодо своєчасного та якісного поповнення Національного архівного фонду документами місцевого значення. У 2013 році архівними установами області прийнято на зберігання понад 35,3 тис. справ Національного архівного фонду. По встановлені строки прийнято на зберігання документи НАФ архівними відділами Великобілозерської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Державний архів області, архівні відділи Гуляйпільської, Куйбишевської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради прийняли на зберігання відео-фотодокументи, Гуляйпільської райдержадміністрації – документи особового походження.

До архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад прийнято 7,4 тис. справ з особового складу 317 ліквідованих установ.

Протягом 2013 року архівні установи області активно популяризували архівні документи.

Державним архівом області спільно із Запорізьким національним університетом, іншими науковими установами підготовлено видання: «Письма семьи Черноусовых» із серії «Забытые дневники» та збірка документів «Перепоховання Івана Сірка в 1967 р.».

Взяли участь у підготовці монографії «Запорізький рахунок Великій війні. 1939-1945», в якій на широкій базі недосліджених раніше архівних матеріалів, мемуарів, споминів, опитувань очевидців вперше у вітчизняній історіографії розкривається історія Запорізької області в роки Другої світової війни.

Працівники архіву взяли участь у Всеукраїнських наукових конференціях «Історія степової України XVII-XX ст.», «Запорізька Січ та українське козацтво».

Підготовлені та експонувалися у приміщенні Державного архіву області та на веб-сайтах облдержадміністрації, Укрдержархіву 16 виставок документів. Архівними відділами підготовлено 17 виставок документів.

Всього за документами архівних установ підготовлено 10 ініціативних інформувань, 2 радіопередачі, 2 телепередачі, в місцевій пресі опубліковано 17 статей.

Активно працювали в цьому напрямі держархів області, архівні відділи Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Приморської, Чернігівської райдержадміністрацій, Енергодарської міськради.

Щорічно зростає кількість користувачів документної інформації. У 2013 році в читальних залах Державного архіву області та в архівних відділах працювали 975 користувачів документної інформації, з них 569 – в Державному архіві області. Користувачам видано понад 18 тис. справ.

З метою забезпечення виконання вимог законодавства України щодо реалізації конституційного права громадян на звернення протягом року архівними установами області на запити юридичних і фізичних осіб видано 13,9 тис. архівних довідок, в т.ч. Державним архівом області – 3,6 тис., архівними відділами – 10,3 тис. довідок. На особистому прийомі розглянуто понад 6,5 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано архівними відділами Бердянської, Гуляйпільської, Мелітопольської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської міськрад.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Розпорядженням голови Розівської райдержадміністрації від 07.12.2012 № 417 «Про реорганізацію структури районної державної адміністрації» з 01.01.2013 архівний відділ Розівської райдержадміністрації перейменовано у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації. Таке рішення не відповідає чинному законодавству, зокрема, абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», статті 28 Закону України «Про Національний архівних фонд та архівні установи».

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, відповідно Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 71% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 49% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах м. Запоріжжя (51%), Бердянського (59%), Запорізького (51%), Приазовського (46%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міста Запоріжжя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Запорізького, Мелітопольського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського, Якимівського районів.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Схвалити в цілому роботу державних архівних установ області по виконанню планових завдань 2013 року.

2. Керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад:

1) забезпечити своєчасне подання обґрунтованих пропозицій до відповідних бюджетних запитів під час формування Державного та місцевого бюджетів на 2015 рік з урахуванням потреб архівних установ. Інформувати Державний архів Запорізької області до 1 червня 2014 року;

2) щомісячно, до 10 числа наступного за звітним, надавати інформацію про роботу архівних установ для висвітлення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області .

3. Пріоритетними напрямками розвитку архівної галузі регіону у 2014 році вважати:

1) Забезпечення контролю за станом діловодства, експертизою цінності та збереженням архівних документів на підприємствах, в установах, організаціях, що є джерелами формування Національного архівного фонду, поповнення НАФ архівними документами.

2) Забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ.

3) Здійснення заходів з організації широкого використання архівної інформації для задоволення наукових, соціальних і культурних потреб громадян, забезпечення вільного доступу громадськості до архівних документів.

4. У 2014 році необхідно здійснити заходи щодо:

– забезпечення дієвого контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства в зоні комплектування архівних установ;

– виконання заходів Державної цільової соціальної та місцевих програм забезпечення пожежної безпеки та розвитку архівної справи в регіонах;

– виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у 2014 році;

– здійснення керівництва і контролю за діяльністю архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій установ – джерел формування НАФ;

– забезпечення своєчасного і повноцінного поповнення документів Національного архівного фонду України документами місцевого значення;

– вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання;

– забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки, доступу до архівних приміщень і на їх територію;

– продовження роботи з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР;

– інформатизації архівної справи, впровадження автоматизованих інформаційно-пошукових систем, створення та забезпечення інформаційного наповнення власних веб-сайтів або сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, міськрад, впровадження електронного документообігу, підключення архівних відділів до мережі Інтернет;

– продовження роботи з підготовки довідників та інших публікацій про склад та зміст архівних документів;

– активна участь в заходах до 70-ї річниці визволення України від німецько-фашистських загарбників, 200-річчя від дня народження Т.Г.Шевченка, до 100-х роковин початку Першої світової війни 1914-1918 років та ін.;

– забезпечення своєчасного і якісного виконання звернень та запитів громадян та установ, організацій, підприємств;

– посилення контролю за обліком місцезнаходження та упорядкування документів ліквідованих і реорганізованих підприємств, установ та організацій;

– забезпечення надання платних послуг;

– забезпечення ефективного та цільового використання бюджетних коштів, посилення бюджетної дисципліни;

– систематичного підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

5. Рекомендувати головам райдержадміністрацій та міським головам здійснити ряд заходів щодо:

1) приведення штатної чисельності архівних відділів у відповідність до діючих нормативів;

2) забезпечення надійності зберігання документів в архівних відділах, поліпшення їх матеріально-технічного забезпечення.

6. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», статті 28 Закону України «Про Національний архівних фонд та архівні установи».

7. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака вирішити питання щодо надання архівним відділам міських рад статусу юридичної особи, виготовлення печатки архівних відділів.

8. Керівництву Державного архіву області та керівникам його структурних підрозділів, керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад забезпечити виконання пункту 4 цього рішення в межах повноважень.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 14.02.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

День інформування громадськості

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:17

Перегляди: 14398

12 лютого 2014 року о 12-00 у залі засідань Державного архіву Запорізької області Службою науково-технічної інформації було проведено День інформування громадськості. Були присутні працівники Державного архіву Запорізької області, начальники архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення, відвідувачі читального залу архіву. До уваги присутніх були представлені нові видання 2013 року, підготовлені на основі архівних документів, та нормативно-правові документи, що регулюють діяльність архівних установ.

Детальніше:День інформування громадськості

Виставка архівних документів «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників)

Деталі

Створено: Четвер, 06 лютого 2014, 12:36

Перегляди: 25628

17 серпня 1941 року розпочалося вторгнення німців на територію Запорізької області і вже 28 жовтня 1941 року вся Запорізька область була окупована німецько-фашистськими загарбниками. Окупація тривала до вересня 1943 року. Бої за визволення населених пунктів області велися з 11 вересня 1943 року по 8 лютого 1944 року. До святкування 70-ої річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників широкому загалу представлена експозиційна виставка, яка містить добірку архівних документів, що відображають визволення області від німецько-фашистських окупантів.

Детальніше:Виставка архівних документів «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (до 70-ї річниці...

Архіви до 200-річного ювілею Великого Кобзаря

Деталі

Створено: Понеділок, 03 лютого 2014, 11:51

Перегляди: 9336

План заходів на 2013-2014 рр. Державного архіву Запорізької області щодо участі архівних установ Запорізької області у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка

Виставки

Публікації у ЗМІ

Видання

Видання

Деталі

Створено: Понеділок, 03 лютого 2014, 11:49

Перегляди: 5653

Збірник документів «Тарас Шевченко і Запорізький край» / Упоряд.: Бортнікова Л.Ф., Ігнатуша О.М., Тедєєв О.С., Запоріжжя, 1992, 118 с.

Тарас Шевченко і Запорізький край(pdf)

У збірнику подані документи Державного архіву Запорізької області, Товариства української мови ім. Тараса Шевченка, включено статтю українського видатного історика Д.І. Яворницького «Запоріжці в поезії Т.Г. Шевченка», яка була раніше опублікована в «Літопису» Катеринославської ученої архівної комісії (Вип. VІІІ, 1912 р.) Документи розповідають, як шанували пам'ять поета на Запоріжжі починаючи з подій майже столітньої давності, зокрема про намагання збудувати пам’ятник поету в дореволюційні роки, своєрідність святкування у 1920-ті рр. Шевченківських днів, також у дні 150-річчя з дня народження Шевченка навесні 1964 р., у 1990-ті роки.

Публікації у ЗМІ

Деталі

Створено: Понеділок, 03 лютого 2014, 11:48

Перегляди: 5935

«Ювілей, обпалений війною (Святкування 130-річчя з дня народження Т.Г. Шевченка на шпальтах нашої газети)», (автор - заст. начальника відділу Козлова І.В.), газета Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда».

http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6718:2013-12-18-23-01-45&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71

15 лютого 2014 р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації та на офіційному сайті газети розміщено статтю: «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття»

(http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71)

06 березня 2014 р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації та на офіційному сайті газети розміщено статтю: «Червоне Запоріжжя» про Кобзаря»

(http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71)

План заходів на 2013-2014 рр. Державного архіву Запорізької області щодо участі архівних установ Запорізької області у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка

Деталі

Створено: Понеділок, 03 лютого 2014, 11:45

Перегляди: 5427

1. Брати участь у тематичних масових заходах, присвячених 200-річчю від дня народження Тараса Шевченка, які організовує облдержадміністрація.

2. Провести виявлення та підготувати перелік архівних документів, пов’язаних з життям, творчістю та діяльністю Т. Г. Шевченка.

3. Забезпечити підготовку та відкриття експозиції виставки архівних документів та матеріалів щодо вшанування пам’яті Т. Г. Шевченка, забезпечити розміщення он-лайнового варіанту виставки на офіційному сайті архіву.

4. Забезпечити подання у розділі "Сторінки історії" газети обласної ради та облдержадміністрації "Запорізька правда" статей та архівних документів про події на Запоріжжі, пов’язані з іменем Т. Г. Шевченка.

5. Забезпечити координацію роботи архівних установ Запорізької області з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Т. Г. Шевченка.

6. Участь у бесідах і тематичних заходах, присвячених творчості та діяльності Т.Г. Шевченка, представників архівних установ Запорізької області.

7. Сприяти громадським організаціям, благодійним фондам, окремим громадянам у вільному доступі до архівних документів про події на Запоріжжі, пов’язані з іменем Т. Шевченка, у здійсненні ними науково-пошукової та просвітницької діяльності.

Протокол № 1 засідання колегії від 29.01.2014

Деталі

Створено: Середа, 29 січня 2014, 11:25

Перегляди: 17047

ПРОТОКОЛ

29.01.2014 № 1

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік.

Інформує: Тедєєв О.С., директор Державного архіву Запорізької області.

2. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

3. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік.

Інформує: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

4. Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік.

Інформує: Хмура Н.О., провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

5. Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

1. СЛУХАЛИ: про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік

Тедєєва О.С., директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИСТУПИЛА: Пилявська О.Л., яка звернула увагу на те, що у 2014 р. треба зробити англомовну та російськомовну версії сайту Державного архіву Запорізької області.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів.

4. СЛУХАЛИ: виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік

Хмуру Н.О., провідного спеціаліста з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.