РІШЕННЯ № 1

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:21

Перегляди: 17441

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних установ області

за 2013 рік та їх завдання на 2014 рік

Розглянувши підсумки виконання архівними установами області планових завдань у 2013 році та завдання на 2014 рік, колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що архівні установи виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2013 рік.

Діяльність архівних установ області у 2013 році була спрямована на реалізацію Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указів Президента України від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні», від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», плану заходів щодо посилення соціального захисту колишніх політичних в’язнів, репресованих та членів їх сімей на період до 2015 року, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 19 грудня 2012 року № 1052-р, наказів Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», Державної архівної служби України від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки», інших нормативних актів.

Упродовж 2013 року переглянуто грифи секретності справам та документам по 5 фондах. Скасовано грифи секретності 435 справам, з них 75 справам було надано гриф «Для службового користування».

На кошти, що надійшли з державного й місцевих бюджетів, ряд архівних установ області здійснили комплекс заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, посилення контролю над організацією охоронного режиму з метою попередження несанкціонованого доступу до архівосховищ, виносу або крадіжок документів, посилення пожежної безпеки, зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ.

З метою покращення умов зберігання документів Державним архівом області проведено перевірки, профілактичні та поточні ремонти систем опалення, водопостачання, електрообладнання.

З метою поліпшення умов зберігання документів протягом року в архівному відділі Енергодарської міськради встановлено додатково 150 пог.м. стелажів. В архівних відділах Запорізької та Мелітопольської міськрад придбано 5 вогнегасників, Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників. В архівних відділах Гуляйпільської райдержадміністрації та Енергодарської міськради проведені заміри опору електромереж.

З метою збереження оригіналів особливо цінних документів НАФ, поліпшення їх фізичного стану протягом року Державним архівом області створений страховий фонд на 301 справу (17,8 тис. кадрів), відреставровано 5,2 тис. та відремонтовано 35 тис. аркушів документів. Архівними установами проведено оправлення та підшивку 3,5 тис. справ, закартоновано 35,8 тис. справ.

З метою здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду протягом року архівні установи області провели перевіряння наявності 80,5 тис. справ, які знаходяться на архівному зберіганні, та понад 13,4 тис справ, які зберігаються в 140 установах – джерелах формування НАФ, що складає 116% від програмних завдань. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

У напрямку впровадження сучасних інформаційних технологій у рамках створення галузевої інформаційної системи Укрдержархіву створено і активно функціонує офіційний веб-сайт Державного архіву області.

У 2013 році Державним архівом області продовжувалось поповнення електронної версії фондового каталогу на фонди архіву, покажчиків фондів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад. Завершено роботу з підготовки до видання анотованого реєстру описів фондів дорадянського періоду, продовжувалась робота зі складання путівника й анотованого реєстру описів фондів радянського періоду та періоду незалежності України, зведеного каталогу метричних книг.

Архівними відділами протягом року продовжувалась робота зі створення та поповнення електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2013 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

З метою контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання Державним архівом області протягом 2013 року проведено перевірки роботи 9 архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, 2 трудових архівів, 159 установ обласного рівня. Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 322 перевірки установ – джерел формування НАФ.

Проведено 25 семінарів, прийнято участь в роботі 58 семінарів та курсів підвищення кваліфікації, які проводилися іншими установами.

Протягом року експертно-перевірна комісія Державного архіву Запорізької області розглянула описи, представлені 571 установою області загальним обсягом 25 тис. справ управлінської документації, 31 тис. справ з особового складу, що перевищило планові показники на 39%. Експертними комісіями архівних відділів погоджені описи з особового складу організацій, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, на 14,8 тис. справ, що вдвічі більше запланованого.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Енергодара, Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Оріхівського, Пологівського, Приморського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах комплектування архівних установ у цілому становить 75% .

На 100% упорядковані документи в установах міста Бердянська, Енергодара, 90-97% - м. Токмака, Вільнянського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Оріхівського, Розівського, Токмацького районів, 80-89 % - м. Мелітополя, Новомиколаївського, Приморського районів.

Здійснювалась робота щодо своєчасного та якісного поповнення Національного архівного фонду документами місцевого значення. У 2013 році архівними установами області прийнято на зберігання понад 35,3 тис. справ Національного архівного фонду. По встановлені строки прийнято на зберігання документи НАФ архівними відділами Великобілозерської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Державний архів області, архівні відділи Гуляйпільської, Куйбишевської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради прийняли на зберігання відео-фотодокументи, Гуляйпільської райдержадміністрації – документи особового походження.

До архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад прийнято 7,4 тис. справ з особового складу 317 ліквідованих установ.

Протягом 2013 року архівні установи області активно популяризували архівні документи.

Державним архівом області спільно із Запорізьким національним університетом, іншими науковими установами підготовлено видання: «Письма семьи Черноусовых» із серії «Забытые дневники» та збірка документів «Перепоховання Івана Сірка в 1967 р.».

Взяли участь у підготовці монографії «Запорізький рахунок Великій війні. 1939-1945», в якій на широкій базі недосліджених раніше архівних матеріалів, мемуарів, споминів, опитувань очевидців вперше у вітчизняній історіографії розкривається історія Запорізької області в роки Другої світової війни.

Працівники архіву взяли участь у Всеукраїнських наукових конференціях «Історія степової України XVII-XX ст.», «Запорізька Січ та українське козацтво».

Підготовлені та експонувалися у приміщенні Державного архіву області та на веб-сайтах облдержадміністрації, Укрдержархіву 16 виставок документів. Архівними відділами підготовлено 17 виставок документів.

Всього за документами архівних установ підготовлено 10 ініціативних інформувань, 2 радіопередачі, 2 телепередачі, в місцевій пресі опубліковано 17 статей.

Активно працювали в цьому напрямі держархів області, архівні відділи Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Приморської, Чернігівської райдержадміністрацій, Енергодарської міськради.

Щорічно зростає кількість користувачів документної інформації. У 2013 році в читальних залах Державного архіву області та в архівних відділах працювали 975 користувачів документної інформації, з них 569 – в Державному архіві області. Користувачам видано понад 18 тис. справ.

З метою забезпечення виконання вимог законодавства України щодо реалізації конституційного права громадян на звернення протягом року архівними установами області на запити юридичних і фізичних осіб видано 13,9 тис. архівних довідок, в т.ч. Державним архівом області – 3,6 тис., архівними відділами – 10,3 тис. довідок. На особистому прийомі розглянуто понад 6,5 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано архівними відділами Бердянської, Гуляйпільської, Мелітопольської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської міськрад.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Розпорядженням голови Розівської райдержадміністрації від 07.12.2012 № 417 «Про реорганізацію структури районної державної адміністрації» з 01.01.2013 архівний відділ Розівської райдержадміністрації перейменовано у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації. Таке рішення не відповідає чинному законодавству, зокрема, абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», статті 28 Закону України «Про Національний архівних фонд та архівні установи».

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, відповідно Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 71% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 49% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах м. Запоріжжя (51%), Бердянського (59%), Запорізького (51%), Приазовського (46%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міста Запоріжжя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Вільнянського, Запорізького, Мелітопольського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського, Якимівського районів.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Схвалити в цілому роботу державних архівних установ області по виконанню планових завдань 2013 року.

2. Керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад:

1) забезпечити своєчасне подання обґрунтованих пропозицій до відповідних бюджетних запитів під час формування Державного та місцевого бюджетів на 2015 рік з урахуванням потреб архівних установ. Інформувати Державний архів Запорізької області до 1 червня 2014 року;

2) щомісячно, до 10 числа наступного за звітним, надавати інформацію про роботу архівних установ для висвітлення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області .

3. Пріоритетними напрямками розвитку архівної галузі регіону у 2014 році вважати:

1) Забезпечення контролю за станом діловодства, експертизою цінності та збереженням архівних документів на підприємствах, в установах, організаціях, що є джерелами формування Національного архівного фонду, поповнення НАФ архівними документами.

2) Забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ.

3) Здійснення заходів з організації широкого використання архівної інформації для задоволення наукових, соціальних і культурних потреб громадян, забезпечення вільного доступу громадськості до архівних документів.

4. У 2014 році необхідно здійснити заходи щодо:

– забезпечення дієвого контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства в зоні комплектування архівних установ;

– виконання заходів Державної цільової соціальної та місцевих програм забезпечення пожежної безпеки та розвитку архівної справи в регіонах;

– виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у 2014 році;

– здійснення керівництва і контролю за діяльністю архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій установ – джерел формування НАФ;

– забезпечення своєчасного і повноцінного поповнення документів Національного архівного фонду України документами місцевого значення;

– вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання;

– забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки, доступу до архівних приміщень і на їх територію;

– продовження роботи з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР;

– інформатизації архівної справи, впровадження автоматизованих інформаційно-пошукових систем, створення та забезпечення інформаційного наповнення власних веб-сайтів або сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, міськрад, впровадження електронного документообігу, підключення архівних відділів до мережі Інтернет;

– продовження роботи з підготовки довідників та інших публікацій про склад та зміст архівних документів;

– активна участь в заходах до 70-ї річниці визволення України від німецько-фашистських загарбників, 200-річчя від дня народження Т.Г.Шевченка, до 100-х роковин початку Першої світової війни 1914-1918 років та ін.;

– забезпечення своєчасного і якісного виконання звернень та запитів громадян та установ, організацій, підприємств;

– посилення контролю за обліком місцезнаходження та упорядкування документів ліквідованих і реорганізованих підприємств, установ та організацій;

– забезпечення надання платних послуг;

– забезпечення ефективного та цільового використання бюджетних коштів, посилення бюджетної дисципліни;

– систематичного підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

5. Рекомендувати головам райдержадміністрацій та міським головам здійснити ряд заходів щодо:

1) приведення штатної чисельності архівних відділів у відповідність до діючих нормативів;

2) забезпечення надійності зберігання документів в архівних відділах, поліпшення їх матеріально-технічного забезпечення.

6. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», статті 28 Закону України «Про Національний архівних фонд та архівні установи».

7. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака вирішити питання щодо надання архівним відділам міських рад статусу юридичної особи, виготовлення печатки архівних відділів.

8. Керівництву Державного архіву області та керівникам його структурних підрозділів, керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад забезпечити виконання пункту 4 цього рішення в межах повноважень.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 14.02.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

День інформування громадськості

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:17

Перегляди: 14398

12 лютого 2014 року о 12-00 у залі засідань Державного архіву Запорізької області Службою науково-технічної інформації було проведено День інформування громадськості. Були присутні працівники Державного архіву Запорізької області, начальники архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення, відвідувачі читального залу архіву. До уваги присутніх були представлені нові видання 2013 року, підготовлені на основі архівних документів, та нормативно-правові документи, що регулюють діяльність архівних установ.

Детальніше:День інформування громадськості

Виставка архівних документів «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників)

Деталі

Створено: Четвер, 06 лютого 2014, 12:36

Перегляди: 25628

17 серпня 1941 року розпочалося вторгнення німців на територію Запорізької області і вже 28 жовтня 1941 року вся Запорізька область була окупована німецько-фашистськими загарбниками. Окупація тривала до вересня 1943 року. Бої за визволення населених пунктів області велися з 11 вересня 1943 року по 8 лютого 1944 року. До святкування 70-ої річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників широкому загалу представлена експозиційна виставка, яка містить добірку архівних документів, що відображають визволення області від німецько-фашистських окупантів.

Детальніше:Виставка архівних документів «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (до 70-ї річниці...

Архіви до 200-річного ювілею Великого Кобзаря

Деталі

Створено: Понеділок, 03 лютого 2014, 11:51

Перегляди: 9336

План заходів на 2013-2014 рр. Державного архіву Запорізької області щодо участі архівних установ Запорізької області у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка

Виставки

Публікації у ЗМІ

Видання

Видання

Деталі

Створено: Понеділок, 03 лютого 2014, 11:49

Перегляди: 5653

Збірник документів «Тарас Шевченко і Запорізький край» / Упоряд.: Бортнікова Л.Ф., Ігнатуша О.М., Тедєєв О.С., Запоріжжя, 1992, 118 с.

Тарас Шевченко і Запорізький край(pdf)

У збірнику подані документи Державного архіву Запорізької області, Товариства української мови ім. Тараса Шевченка, включено статтю українського видатного історика Д.І. Яворницького «Запоріжці в поезії Т.Г. Шевченка», яка була раніше опублікована в «Літопису» Катеринославської ученої архівної комісії (Вип. VІІІ, 1912 р.) Документи розповідають, як шанували пам'ять поета на Запоріжжі починаючи з подій майже столітньої давності, зокрема про намагання збудувати пам’ятник поету в дореволюційні роки, своєрідність святкування у 1920-ті рр. Шевченківських днів, також у дні 150-річчя з дня народження Шевченка навесні 1964 р., у 1990-ті роки.

Публікації у ЗМІ

Деталі

Створено: Понеділок, 03 лютого 2014, 11:48

Перегляди: 5935

«Ювілей, обпалений війною (Святкування 130-річчя з дня народження Т.Г. Шевченка на шпальтах нашої газети)», (автор - заст. начальника відділу Козлова І.В.), газета Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда».

http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6718:2013-12-18-23-01-45&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71

15 лютого 2014 р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації та на офіційному сайті газети розміщено статтю: «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття»

(http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71)

06 березня 2014 р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації та на офіційному сайті газети розміщено статтю: «Червоне Запоріжжя» про Кобзаря»

(http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71)

План заходів на 2013-2014 рр. Державного архіву Запорізької області щодо участі архівних установ Запорізької області у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка

Деталі

Створено: Понеділок, 03 лютого 2014, 11:45

Перегляди: 5427

1. Брати участь у тематичних масових заходах, присвячених 200-річчю від дня народження Тараса Шевченка, які організовує облдержадміністрація.

2. Провести виявлення та підготувати перелік архівних документів, пов’язаних з життям, творчістю та діяльністю Т. Г. Шевченка.

3. Забезпечити підготовку та відкриття експозиції виставки архівних документів та матеріалів щодо вшанування пам’яті Т. Г. Шевченка, забезпечити розміщення он-лайнового варіанту виставки на офіційному сайті архіву.

4. Забезпечити подання у розділі "Сторінки історії" газети обласної ради та облдержадміністрації "Запорізька правда" статей та архівних документів про події на Запоріжжі, пов’язані з іменем Т. Г. Шевченка.

5. Забезпечити координацію роботи архівних установ Запорізької області з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Т. Г. Шевченка.

6. Участь у бесідах і тематичних заходах, присвячених творчості та діяльності Т.Г. Шевченка, представників архівних установ Запорізької області.

7. Сприяти громадським організаціям, благодійним фондам, окремим громадянам у вільному доступі до архівних документів про події на Запоріжжі, пов’язані з іменем Т. Шевченка, у здійсненні ними науково-пошукової та просвітницької діяльності.

Протокол № 1 засідання колегії від 29.01.2014

Деталі

Створено: Середа, 29 січня 2014, 11:25

Перегляди: 17047

ПРОТОКОЛ

29.01.2014 № 1

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік.

Інформує: Тедєєв О.С., директор Державного архіву Запорізької області.

2. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

3. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік.

Інформує: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

4. Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік.

Інформує: Хмура Н.О., провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

5. Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

1. СЛУХАЛИ: про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік

Тедєєва О.С., директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИСТУПИЛА: Пилявська О.Л., яка звернула увагу на те, що у 2014 р. треба зробити англомовну та російськомовну версії сайту Державного архіву Запорізької області.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів.

4. СЛУХАЛИ: виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік

Хмуру Н.О., провідного спеціаліста з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

Деталі

Створено: Середа, 29 січня 2014, 11:07

Перегляди: 14572

29 січня 2014 року відбулося чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області. В ході засідання розглянуто такі питання: про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік; про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року; про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік; про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік; щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

Детальніше:Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

РІШЕННЯ № 5

Деталі

Створено: Середа, 29 січня 2014, 11:04

Перегляди: 17075

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2013 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році» розглядалося на засіданні колегії 23.01.2013, прийнято відповідне рішення за № 6. У ІІ кварталі 2013 року 24.04.2013 розглянуто питання про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року, прийнято відповідне рішення за № 5, у ІІІ кварталі ц.р. таке питання розглядалося на засіданні колегії 07.07.2013, прийнято відповідне рішення за № 6, у ІV кварталі ц.р. таке питання розглядалося на засіданні колегії 23.10.2013, прийнято відповідне рішення за № 6, 26.12.2013 на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області розглядалося питання «Контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2013 рік».

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 11.02.2013, 27.02.2013, 15.04.2013, 13.05.2013, 22.07.2013, 11.11.2013, 09.12.2013.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Спеціалісти, що забезпечують здійснення контролю в Державному архіві Запорізької області 05.11.2013 взяли участь у семінарі на тему: «Актуальні питання забезпечення дієвого контролю в місцевих органах виконавчої влади» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву (на місяць, на тиждень).

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За 2013 рік проведено 9 перевірок архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду, в т.ч. 7 комплексних перевірок архівних відділів Новомиколаївської, Приазовської, Пологівської, Токмацької, Чернігівської райдержадміністрацій, сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, архівного відділу Мелітопольської міськради, 2 контрольні перевірки архівних відділів Бердянської райдержадміністрації та Запорізької міськради.

Проведено 2 перевірки роботи трудових архівів: архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради та Трудового архіву Мелітопольської міськради.

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій, міському голові та секретарю міськради.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За 2013 рік проведено 31 комплексне перевіряння роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел формування НАФ Державного архіву Запорізької області; 69 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ, про проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів НАФ; 73 контрольних перевіряння щодо якості упорядкування документів, виконання пропозицій комплексних перевірянь.

За результатами перевірок складено довідки. Довідки тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, про проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів НАФ розглянуто на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам підприємств, установ і організацій.

Проведено 66 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

Рішення колегії приймаються на виконання Законів України, інших нормативних документів вищих органів влади.

Експертно-перевірна комісія Державного архіву Запорізької області в своїй роботі практикує ведення контролю власних рішень. Протягом 2013 року на засіданнях ЕПК були заслухані 3 контрольних питання та розглянуто 9 документів.

Протягом 2013 року до Запорізької обласної державної адміністрації подано 498 інформацій, зокрема:

- на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 56;

- на виконання листів та інших документів облдержадміністрації та її структурних підрозділів – 384;

- підготовлено ініціативних листів – 58.

Ініціативні листи стосувалися питань фінансування видатків, реалізації регіональної програми розвитку архівної справи, поліпшення пожежної безпеки, створення страхового фонду документації, передавання документів на постійне зберігання, упорядкування документів тощо.

Протягом 2013 року підготовлено та направлено на адресу Державної архівної служби України 151 документ, зокрема, на виконання наказів Укрдержархіву - 46, листів - 93, ініціативних листів - 12.

За 2013 рік в архіві зареєстровано 1788 вхідних документів (1449 − за 2012 рік, 989 – за 2011 рік).

Вихідних документів у 2013 році зареєстровано 1254, у 2012 − 1001, у 2011 − 914, у 2010 − 938.

Протягом 2013 року директором архіву було видано 91 наказ з основної діяльності, 77 – у 2012 році, 78 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом 2013 року не було.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Відмітити позитивний стан виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О.:

1) продовжувати роботу, спрямовану на своєчасне та безумовне виконання завдань, визначених в актах та дорученнях Президента України, Кабінету Міністрів України, в розпорядженнях голови облдержадміністрації, наказах Укрдержархіву;

2) посилити особисту увагу та увагу працівників відділів до якості та повноти виконання контрольних документів, запитів громадян та юридичних осіб;

3) забезпечити контроль за дотриманням виконавської дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку підлеглих працівників;

4) враховувати рівень виконавської дисципліни при проведенні в Державному архіві Запорізької області щорічної оцінки державних службовців.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л., завідувачу відділу забезпечення фізичної збереженості документів та інформаційних технологій Мурашку В.О., начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г., науковому співробітнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Штефан А.В. забезпечити впровадження автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow», термін виконання: І квартал 2014 року.

5. Науковому співробітнику відділу формування НАФ та діловодства Штефан А.В.:

1) забезпечувати чітку організацію проходження документів, контролю за їх виконанням та інформування адресатів;

2) здійснювати щоденний моніторинг стану роботи з організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень вищих органів влади, вживати заходів щодо удосконалення цієї роботи.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 31.01.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.