Затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
- Деталі
- Створено: П'ятниця, 24 липня 2015, 08:26
- Перегляди: 24215
Відповідно до статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», підпункту 2 пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України, наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181, затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15
Ці Правила опубліковані в «Офіційному віснику України» від 10.07.2015 № 52.
Одночасно з набранням чинності Правилами № 1000/5 втратили чинність Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (із змінами), що зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598.
Сфера дії нових Правил організації діловодства охоплює підприємства, установи, організації всіх форм власності. Із їх затвердженням встановлено єдині для всіх організацій, у тому числі юридичних осіб приватної форми власності, вимоги щодо створення документів та організації діловодства.
Правила складаються з 15 розділів містять 50 додатків.
Розділи Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях:
I. Загальні положення
II. Документування управлінської інформації
1. Загальні вимоги до створення управлінських документів
2. Бланки документів
3. Печатки
4. Датування управлінських документів
5. Погодження управлінських документів
6. Затвердження управлінських документів
7. Підписання управлінських документів
8. Загальні вимоги до тексту управлінських документів
9. Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів
10. Засвідчення копій та витягів службових документів
III. Організація документообігу та виконання документів
1. Вимоги щодо організації документообігу та визначення його обсягу
2. Приймання, первинне опрацювання документів та їх попередній розгляд
3. Реєстрація документів
4. Організація передачі документів та їх виконання
5. Організація контролю за виконанням документів
6. Інформаційно-довідкова робота з документами
7. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
1. Складання номенклатури справ
2. Формування справ
3. Зберігання документів у діловодстві
V. Експертиза цінності документів
1. Нормативно-методичні засади експертизи цінності документів
2. Порядок проведення експертизи цінності документів
3. Складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, та знищення документів
VI. Комплектування архіву
1. Джерела комплектування та склад документів архіву
2. Вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню
3. Складання та оформлення описів справ структурного підрозділу
4. Передавання справ до архіву установи
5. Граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві установи
VII. Складання архівних описів справ
1. Порядок складання річних розділів зведених описів справ установи
2. Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання
3. Складання та оформлення зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
4. Складання та оформлення зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу)
5. Підсумковий запис та засвідчувальний напис до архівних описів справ
6. Передмова до зведених архівних описів справ
7. Нумерація зведених архівних описів
8. Закінчений архівний опис справ
VIII. Забезпечення збереженості архівних документів
2. Забезпечення пожежної безпеки архіву
3. Температурно-вологісний і світловий режими в архіві
4. Санітарно-гігієнічний режим в архіві
5. Обладнання архіву
6. Розміщення справ в архівосховищах. Топографування
7. Порядок видавання справ з архівосховищ. Транспортування та упакування справ
8. Перевіряння наявності та стану справ
9. Створення страхового фонду та фонду користування
IX. Організація документів в архіві
1. Документаційний та архівний фонди установи
2. Визначення фондової належності архівних документів і створення архівного фонду
3. Хронологічні межі архівного фонду
4. Організація документів у межах архівного фонду
X. Облік документів в архіві
1. Загальні вимоги до обліку документів
2. Одиниці обліку
3. Система облікових документів архіву
4. Порядок ведення основних облікових документів
XI. Довідковий апарат до документів архіву
1. Система довідкового апарату архіву
2. Описи та номенклатури справ
3. Архівні каталоги та архівні картотеки
4. Покажчики
5. Огляди архівних документів
6. Історична довідка до фонду
XII. Користування документами архіву установи
2. Форми використання відомостей, що містяться в архівних документах
3. Інформаційне забезпечення користувачів
4. Виконання запитів громадян та установ
5. Надання архівних документів для роботи в читальному залі та у тимчасове користування поза архівом
6. Використання документів архіву при підготовці інформаційних заходів, у засобах масової інформації і публікаційній діяльності
XIII. Організація роботи архіву
2. Звітування та облік роботи архіву
3. Здійснення контролю за станом архівної справи
4. Надання платних послуг
XIV. Передавання справ на постійне зберігання
1. Порядок передавання документів на постійне зберігання
2. Оформлення приймання-передавання справ на постійне зберігання
XV. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи
1. Приймання-передавання документів під час зміни керівника установи
2. Приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів)
3. Передавання документів у разі припинення установи
Додатки до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях:
Додаток 1 ЖУРНАЛ реєстрації бланків документів
Додаток 2 ЖУРНАЛ обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі
Додаток 3 ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ________________ 20__ року
Додаток 4 ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства
Додаток 5 ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів
Додаток 6 ЖУРНАЛ реєстрації вихідних документів
Додаток 7 ЖУРНАЛ реєстрації внутрішніх документів
Додаток 8 РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Додаток 9 ПОРЯДОК заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Додаток 10 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ установи (зведена)
Додаток 11 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ структурного підрозділу
Додаток 12 КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ
Додаток 13 АКТ про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах
Додаток 14 АКТ про вилучення документів з Національного архівного фонду
Додаток 15 АКТ про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
Додаток 16 ВНУТРІШНІЙ ОПИС ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № _________
Додаток 17 ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ № ______ (РОЗДІЛУ ОПИСУ, ЗАКІНЧЕНОГО ОПИСУ)
Додаток 18 Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу)
Додаток 19 Опис справ структурного підрозділу установи
Додаток 20 Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання
Додаток 21 Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Додаток 22 Зведений опис справ з кадрових питань (особового складу)
Додаток 23 Титульний аркуш закінченого опису справ постійного зберігання
Додаток 24 ЖУРНАЛ реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів
Додаток 25 КАРТКА постелажного топографічного покажчика
Додаток 26 КАРТКА пофондового топографічного покажчика
Додаток 27 ЗАМОВЛЕННЯ на видавання справ у читальний зал (робочі кімнати)
Додаток 28 Форма заяви для видавання справ для роботи у читальному залі
Додаток 29 АКТ про видавання справ у тимчасове користування
Додаток 30 АРКУШ користування архівними документами
Додаток 31 КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ З АРХІВОСХОВИЩА
Додаток 32 АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № _________ наявності та стану документів
Додаток 33 АКТ про перевіряння наявності та стану cправ (документів)
Додаток 34 АКТ про невиправні пошкодження справ (документів)
Додаток 35 КАРТКА ОБЛІКУ НЕВИЯВЛЕНОЇ СПРАВИ
Додаток 36 АКТ про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано
Додаток 37 КНИГА ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ ТА ВИБУТТЯ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ
Додаток 38 СПИСОК ФОНДІВ АРХІВУ
Додаток 39 РЕЄСТР ОПИСІВ
Додаток 40 ПАСПОРТ архівного підрозділу державного органу та органу місцевого самоврядування, іншої установи, підприємства та організації
Додаток 41 КНИГА ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ І ВИБУТТЯ СТРАХОВОГО ФОНДУ І ФОНДУ КОРИСТУВАННЯ
Додаток 42 ОПИС № ________СТРАХОВОГО ФОНДУ
Додаток 43 Форма для складання архівної довідки
Додаток 44 Форма для складання архівної копії
Додаток 45 Форма для складання архівного витягу
Додаток 46 ЖУРНАЛ реєстрації відвідувань користувачами читального залу
Додаток 47 ПЛАН роботи архіву на _______________ рік
Додаток 48 Картка обліку роботи архіву з підвідомчою установою
Додаток 49 АКТ про приймання-передавання документів установи на постійне зберігання
Додаток 50 АКТ про приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів)