РІШЕННЯ № 2

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:38

Перегляди: 13914

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А. та розглянувши довідку начальника архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюкової Т.Л., відзначає, що за період з травня 2009 року до травня 2014 року проведено певну роботу щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

На виконання пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації», відповідно до «Методичних рекомендацій з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації», затверджених наказом Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про методичні рекомендації» розроблена нова редакція Положення про архівний відділ Якимівської райдержадміністрації. Положення затверджене розпорядженням голови Якимівської райдержадміністрації від 26.02.2013 № 117 «Про затвердження Положення про архівний відділ Якимівської районної державної адміністрації Запорізької області в новій редакції». Відділ має статус юридичної особи.

Штат архівного відділу нараховує 1 шт. од. На посаду начальника архівного відділу Стрюкова Т.Л. призначена 09.11.2011. Посадова інструкція начальника відділу затверджена головою Якимівської райдержадміністрації 17.07.2013. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посаду начальника відділу, затверджений головою райдержадміністрації та погоджений з директором Державного архіву Запорізької області.

Робота архівного відділу проводиться згідно з річним планом роботи, затвердженим керівником апарату райдержадміністрації. Планові завдання виконуються.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області (далі – ЕПК), вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при архівному відділі діє експертна комісія. Її положення та склад затверджені розпорядженням голови райдержадміністрації від 25.03.2014 № 182 «Про затвердження Положення про експертну комісію архівного відділу». Очолює комісію керівник апарату Якимівської райдержадміністрації, заступник голови комісії – заступник керівника апарату райдержадміністрації, начальник загального відділу, секретар комісії – начальник архівного відділу. До складу комісії входять начальники відділів апарату райдержадміністрації, головний спеціаліст районної ради та директор Комунального закладу «Якимівський районний музей». Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються.

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до архівного відділу (список джерел комплектування архівного відділу), до якого внесено 47 юридичних осіб, список юридичних осіб-потенційних джерел формування Національного архівного фонду, до якого внесено 1 юридичну особу та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 112 юридичних осіб, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів НАФ та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Начальник архівного відділу систематично бере участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться райдержадміністрацією, де висвітлюються питання ведення діловодства і архівної справи в установах району.

Протягом 2009-І кварталу 2014 років в 26 % установ проводилися перевірки стану діловодства і архівної справи. За результатами перевірок складені довідки і надані відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

В усіх установах-джерелах формування НАФ наказами керівників створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії та архівні підрозділи, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, в 98 % установ – інструкції з діловодства. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. Щорічно проводиться паспортизація архівних підрозділів.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 66 %. Станом на 23.05.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 23 установах, що складає 47 %.

За період з травня 2009 року до травня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 200 описів 52 установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу на 3083 справи постійного зберігання, 1357 справ з кадрових питань (особового складу) та 186 справ тимчасового терміну зберігання. Один опис схвалений із зауваженнями, на доопрацювання описи не повертались. Якість поданих описів складає 99 %.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 55 установ загальним обсягом 6036 справ та документи з кадрових питань (особового складу) у кількості 84 справ. Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Архівний відділ розташований в приміщенні райдержадміністрації на першому поверсі. Архівосховище загальною площею 23,8 м² оснащене металевими стелажами протяжністю 164 пог.м, двома вуглекислотними вогнегасниками, приладами для контролю за температурно-вологісним режимом, на вікнах грати та штори, двері обшиті металом та опечатуються, світильники закриті плафонами. Архівосховище оснащене автономною охоронною сигналізацією. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 70 %. Всі документи закартоновані.

В архівному відділі розроблені Інструкція про заходи пожежної безпеки, План дій на випадок надзвичайних ситуацій, Порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівного відділу, План евакуації документів при пожежі в приміщеннях архівного відділу, які 21.04.2010 затверджені головою райдержадміністрації. Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі затверджена розпорядженням голови райдержадміністрації від 05.05.2014 № 260.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, прийому громадян у відділі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, іноземних громадян, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом 2009-травня 2014 років до архівного відділу надійшло і виконано 595 запитів громадян і 139 тематичних запитів (за період з січня до травня 2014 року виконано 16 запитів соціально-правового характеру, 1 тематичний запит). Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» архівним відділом з питань контрольної діяльності проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, складаються інформації про хід виконання документів та один раз на місяць на нарадах у керівника апарату райдержадміністрації начальник відділу інформує про хід та підсумки виконання контрольних документів. Терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Якимівського району та ліквідувалися, створені трудові архіви в десяти сільських та двох селищних радах. В трудових архівах зберігається 12798 справ (12297 справ з кадрових питань (особового складу) та 501 справа тимчасового терміну зберігання) 137 ліквідованих установ району.

Разом з тим в роботі архівного відділу райдержадміністрації є ряд недоліків.

Потребує приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 24 установ-джерел формування НАФ, а саме:

з 1990 року – районного суду;

з 2005 року – Державного підприємства Дослідного господарства «Якимівське»;

з 2009 року – районної профспілкової організації працівників агропромислового комплексу;

з 2010 року – Якимівської селищної ради, Атманайської, Володимирівської, Горьківської, Давидівської, Новоданилівської, Розівської, Червоноармійської сільрад та їх виконкомів, Управління економічного розвитку та торгівлі і Відділу культури та туризму райдержадміністрації, Комунальної установи «Якимівська центральна районна лікарня»;

за 2011 рік – райдержадміністрації, Кирилівської селищної ради, Охрімівської, Переможненської, Радивонівської, Чорноземненської, Шелюгівської сільрад та їх виконкомів, Управління фінансів, Відділу освіти, молоді та спорту райдержадміністрації і Державного навчального закладу «Якимівський професійний аграрний ліцей».

Понад встановлені терміни на відомчому зберіганні залишається 150 справ.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, поліпшення матеріально-технічного забезпечення: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищі та підключення її до центрального пульту спостереження, проведення поточного ремонту архівного відділу, встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищі, протипожежних дверей.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Якимівської райдержадміністрації (Стрюкова Т.Л.) щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості Національного архівного фонду України вважати задовільним.

2. Начальнику архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюковій Т.Л.:

1) Підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно.

2) Вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – листопад 2014 року.

3) Забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2015 року і надалі постійно.

4) Більш активно вирішувати питання зміцнення охоронного режиму та поліпшення умов зберігання документів, матеріально-технічного забезпечення архівного відділу; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Якимівської райдержадміністрації Блосі А.В. здійснити ряд заходів щодо:

1) Приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

2) Забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, поліпшення його матеріально-технічного забезпечення: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищі та підключення її до центрального пульту спостереження, проведення поточного ремонту архівного відділу, встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищі, протипожежних дверей.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Федько А.А.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Якимівської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.05.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 1

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:33

Перегляди: 14008

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста

Розглянувши результати конкурсу за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду, проведеного серед представників місцевих засобів масової інформації, на виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2010 № 39 «Про затвердження Положення про проведення щорічного конкурсу серед представників засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду», колегія відмічає, що на конкурс були представлені матеріали місцевих ЗМІ за 2013 рік архівними відділами Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Михайлівської, Розівської райдержадміністрацій та Запорізької і Енергодарської міських рад.

Слід відзначити постійну активну участь у конкурсі основної частини цих районів і міст Запорізької області. Вперше на конкурс цього року надіслали публікації архівні відділи Михайлівської райдержадміністрації та Запорізької міської ради.

Як і раніше, більшість статей присвячені подіям Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.:

(публікації Федорова О.О. в газеті «Колос» (Веселівський район), Ковальової О.О. в газеті «Червоний промінь» (Запорізький район), Митенкової Г.Г. в газеті «Новини дня» (Кам’янсько-Дніпровський район), Світличної Т.Г. в газеті «Михайлівські новини» (Михайлівський район), Подрєз Л.І. в газеті «Роз-інформ» (Розівський район), Іванця Ю.П. в газеті «Запорізька Січ» (м. Запоріжжя));

долям видатних земляків:

(публікації Федорова О.О. в газеті «Колос» (Веселівський район), Пихтєєвої В.П. в газеті «Дніпровські вогні» (Вільнянський район), Митенкової Г.Г. в газеті «Новини дня» (Кам’янсько-Дніпровський район), Світличної Т.Г. в газеті «Михайлівські новини» (Михайлівський район), Подрєз Л.І. в газеті «Роз-інформ» (Розівський район), Іванця Ю.П. в газеті «Запорізька Січ» (м. Запоріжжя).

У Енергодарській міській газеті «Рост», надруковано статтю Табакаєва К.С. «С высоты птичьего полета» про будівництво димових труб ДТЕК Запорізької ТЕС та людей, що працювали на цьому об’єкті.

У більшості публікацій висвітлюються різні за тематикою та хронологією сторінки історії рідного краю. Як і в попередні роки журналісти звертаються, зокрема, й до «усної історії».

Уваги заслуговують публікації Пихтєєвої В.П. присвячені видатним землякам-вільнянцям: поету Олександру Стешенко та вчительці Олександрі Бринзі. Окремо слід відмітити цикл статей Світличної Т.Г., присвячених визволенню Михайлівського району від фашистської навали та статтю про земляка Героя Соціалістичної Праці Пенькаса В.А. (до 75-річчя заснування звання Героя Соціалістичної Праці). Привернула увагу Митенкова Г.Г., яка окрім статей до 69 річниці визволення Кам’янсько-Дніпровського району від фашистів, зробила екскурс в історію публікацій газети (про що писала газета у далекому 1978 році).

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Визначити переможцями конкурсу за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста:

1) Пихтєєву Віру Пантеліївну, члена Спілки журналістів України, завідувача відділу сільського господарства Вільнянського районного комунального підприємства «Редакція газети «Дніпровські вогні» за висвітлення історії краю через долі земляків ‑ видатних особистостей.

2) Світличну Тетяну Григорівну, члена Спілки журналістів України, кореспондента Комунального підприємства «Редакція газети «Михайлівські новини» за серію публікацій про події Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр., долі земляків.

3) Митенкову Галину Григорівну, кореспондента Комунального підприємства «Редакція газети «Новини дня» за публікації про події Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр., долі земляків.

2. Нагородити переможців Почесними грамотами Державного архіву Запорізької області.

Протокол засідання колегії від 28.04.2014 № 3

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:30

Перегляди: 13779

ПРОТОКОЛ

28.05.2014 № 4

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста.

Інформує: Федько А.А., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

2. Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року.

Інформує: Федько А.А., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

3. Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території».

Інформують: Щербаха Л.І., начальник архівного відділу Запорізької міської ради;

Пилявська О.Л., заступник директора.

1. СЛУХАЛИ: про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста

Федько А.А., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року

Федько А.А., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається, довідка начальника архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюкової Т.Л. додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території»

Щербаху Л.І., начальника архівного відділу Запорізької міської ради – довідка додається;

Пилявську О.Л., заступник директора – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

Семінар з питань організації діловодства і архівної справи

Деталі

Створено: Понеділок, 26 травня 2014, 11:34

Перегляди: 14422

12 червня 2014 року Державний архів Запорізької області проводить семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ – джерел формування Національного архівного фонду Державного архіву Запорізької області.

Детальніше:Семінар з питань організації діловодства і архівної справи

Державний архів Запорізької області працює в штатному режимі

Деталі

Створено: Четвер, 15 травня 2014, 08:49

Перегляди: 14768

У відповідь на деякі публікації в запорізьких інтернет-ресурсах, зокрема, www.zabor.zp.ua, www.prospect.zp.ua, інформуємо, що Державний архів Запорізької області не змінював режиму роботи та не припиняв видавати документи користувачам. До керівництва та працівників архіву громадяни з питаннями щодо зміни режиму роботи архіву не зверталися, ніяких роз’яснень щодо припинення роботи або заборони видавання документів не надавалося.

Детальніше:Державний архів Запорізької області працює в штатному режимі

НЕ ЗАРАДИ СЛАВИ (Герої Радянського Союзу – уродженці Запорізького краю)

Деталі

Створено: Середа, 07 травня 2014, 11:41

Перегляди: 22311

9 Травня 1945 р. назавжди закарбується в пам’яті українського народу та інших народів колишнього СРСР як день грандіозної перемоги над страшним ворогом людства – фашизмом. Саме в цей день скінчилася Велика Вітчизняна війна, яка стала для нашого народу справжнім випробуванням на міцність людського духу, на людяність і патріотизм. Героїзм, відвага та жертовність були нормою для мільйонів людей. За роки війни більше 11,5 тисяч радянських воїнів отримали звання Героя Радянського Союзу. Серед них були і уродженці Запорізького краю.

Детальніше:НЕ ЗАРАДИ СЛАВИ (Герої Радянського Союзу – уродженці Запорізького краю)

Відбулися засідання колегії Державного архіву Запорізької області та тематичний семінар з питань охорони праці за участю членів профспілки

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:19

Перегляди: 14314

28 квітня 2014 року у Державному архіві Запорізької області проведено засідання колегії за участю громадськості.

Основним питанням, яке було заплановано до розгляду, стало таке: «Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області». У зв’язку з цим засідання колегії було проведено саме 28 квітня – у Всесвітній день охорони праці.

Детальніше:Відбулися засідання колегії Державного архіву Запорізької області та тематичний семінар з питань...

РІШЕННЯ № 8

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:17

Перегляди: 16886

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання рішення експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 08.11.2013 № 1 «Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівним відділом Приазовської райдержадміністрації за період з серпня 2012 року до жовтня 2013 року»

Колегія, заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. та розглянувши довідку начальника архівного відділу Приазовської райдержадміністрації Рося В.М., відзначає, що за період з листопада 2013 року по квітень 2014 року на виконання вказаного рішення архівним відділом проведена певна робота.

Поновлено та затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 29.01.2014 № 27 Положення про експертну комісію архівного відділу та її склад. Очолює комісію начальник архівного відділу, до складу комісії входять начальники відділів апарату райдержадміністрації та керівник КАП «Трудовий архів Приазов’я».

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), до якого внесено 65 юридичних осіб, та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 294 юридичні особи, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Двома установами-джерелами формування НАФ поновлені положення про експертну комісію, архівний підрозділ та накази про призначення відповідального за ведення архіву.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ України в 2014 році складено графік упорядкування документів НАФ та передавання їх на державне зберігання, який затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 25.01.2014 №18 та направлено до виконання керівникам установ.

За період з жовтня 2013 року до квітня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто описи справ 6 установ - джерел формування НАФ. Після усунення недоліків схвалено і погоджено описи на 186 справ постійного зберігання, 329 справ з особового складу.

З метою забезпечення збереженості документів розроблена Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА, яка затверджена наказом начальника архівного відділу 17.02.2014 № 1 «Про затвердження Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА».

Протягом І кварталу 2014 року здійснено перевіряння наявності та стану 1618 справ, які зберігаються в архівному відділі.

Проведено перевіряння наявності 163 справ, які зберігаються в 2 установах – джерелах формування НАФ.

Протягом жовтня 2013 року до квітня 2014 року до архівного відділу надійшло і виконано 17 тематичних та 10 запитів громадян соціально-правового характеру. Порушень термінів виконання запитів не було.

Разом з тим в роботі архівного відділу райдержадміністрації залишається ряд суттєвих недоліків.

Потребує приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

Стан діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах, органах місцевого самоврядування, інших установах та організаціях району залишається напруженим.

Потребують поновлення положення про експертні комісії установ-джерел формування НАФ відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 та положення про архівні підрозділи установ-джерел формування НАФ, відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 02/20515.

Потребують поновлення накази керівників про призначення відповідальних за ведення діловодства та архіву в установах-джерелах формування НАФ.

Протягом січня – квітня 2014 року ЕПК Державного архіву схвалила описи справ 2 установ-джерел формування НАФ, які були подані на розгляд ЕПК начальником архівного відділу. Станом на 24.04.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 27 установах із 65, що складає 42 %, а не враховуючи виборчі комісії – в 3 (8%) установах-джерелах формування НАФ.

Потребують упорядкування документи 38 установ, в т.ч. райдержадміністрації та 6 її структурних підрозділів, всіх селищних та сільських рад району.

Понад встановлені терміни на відомчому зберіганні залишається більше ніж 500 справ, що утворилися в діяльності 38 із 65 установ-джерел комплектування.

У відділі не налагоджено облік роботи з установами-джерелами формування НАФ. Потребують переформування наглядові справи установ.

У 2013 р. паспортизація архівних підрозділів не проведена. Звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу станом на 01.01.2014 складався шляхом арифметичних розрахунків.

Вкрай незадовільно вирішені питання із забезпечення збереженості документів НАФ, які зберігаються в архівному відділі.

Інструкцію з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА необхідно затвердити керівником Приазовської райдержадміністрації.

Не поновлені інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів: Інструкція про порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівосховищ архівного відділу, Інструкція щодо дій по забезпеченню збереженості документів під час надзвичайних ситуацій природного та техногенного характеру, Інструкція з пожежної безпеки, схема евакуації документів.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо покращення умов зберігання документів в архівному відділі: підключення охоронно-пожежної сигналізації на центральний пульт охорони, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ, встановлення грат на вікна, проведення ремонту електрообладнання та віконних пристроїв, придбання в достатній кількості вогнегасників в кожне архівосховище, приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, пристроїв для опечатування приміщень архівного відділу та картонажів.

Планові завдання з перевіряння наявності та стану документів за І квартал 2014 року виконані на 40%. Дані паспорту архівного відділу, карток фондів та описів справ лише на 24% звірені з фактичною наявністю справ.

Не налагоджено облік документів Національного архівного фонду. Список фондів, книги обліку надходження та вибуття документів ведуться в довільній формі. Не проведено переформування справ фондів.

Не проводилась робота з проведення експертизи цінності документів та удосконалення описів справ сільськогосподарських підприємств. Станом на квітень 2014 р. потребують проведення експертизи цінності і удосконалення описи 18 КСП та 25 інших установ.

Потребує поліпшення матеріально-технічне забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютера, папок-сегрегаторів для справ фондів та наглядових справ, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

Питання про стан діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах жодного разу не розглядалося на нарадах керівництвом райдержадміністрації.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Приазовської райдержадміністрації щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості документів Національного архівного фонду України вважати незадовільним.

2. Начальнику архівного відділу Приазовської райдержадміністрації Росю В.М.:

1) підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно;

2) проконтролювати поновлення установами-джерелами формування НАФ положень про експертні комісії відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 та положень про архівні підрозділи відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 за № 202/20515, наказів керівників про призначення відповідальних за ведення діловодства та архіву; термін виконання – ІІ-ІІІ квартали 2014 року;

3) завершити суцільну перевірку наявності та стану справ в архівному відділі; результати перевірки оформити відповідними звітами; термін виконання – вересень 2014 року; інформацію про виконання надавати до Державного архіву Запорізької області щомісячно;

4) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ згідно з графіком та плановими показниками; термін виконання – постійно;

5) забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2016 року і надалі постійно;

6) оформити наглядові справи та завести картки обліку роботи з установами-джерелами формування НАФ відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – ІІ квартал 2015 року;

7) провести паспортизацію архівних підрозділів установ-джерел формування НАФ; паспорти архівних підрозділів надати до Державного архіву Запорізької області разом із річним звітом; термін виконання – листопад 2014 року;

8) список фондів, книги обліку надходжень та вибуття документів, справи фондів завести відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – травень 2014 року;

9) відповідно до нормативних вимог розробити відповідні інструкції, які регламентують забезпечення охоронно-пожежного режиму та доступу до архівосховищ, схеми евакуації документів та затвердити їх відповідно до повноважень; термін виконання – травень 2014 року;

10) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення збереженості та покращення умов зберігання документів в архівному відділі; термін виконання – постійно;

11) постійно працювати над підвищенням рівня професійної кваліфікації.

3. Рекомендувати голові Приазовської райдержадміністрації Сухіні В.М. здійснити ряд заходів щодо:

1) посилення контролю за діяльністю начальника архівного відділу райдержадміністрації відповідно до Положення про архівний відділ райдержадміністрації;

2) приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів;

3) посилення контролю за станом діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах;

4) забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, а саме:

підключення охоронно-пожежної сигналізації на центральний пульт охорони, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ, встановлення грат на вікна;

проведення ремонту електрообладнання та віконних пристроїв;

придбання в достатній кількості вогнегасників в архівосховище, приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, пристроїв для опечатування приміщень архівного відділу та картонажів;

поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютера, папок-сегрегаторів для справ фондів та наглядових справ, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Білець С.Т.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Приазовської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 7

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:15

Перегляди: 16584

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А. та розглянувши довідку завідувача сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н.О., колегія відзначає, що за період з березня 2013 року до березня 2014 року проведено певну роботу щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

Розпорядженням голови райдержадміністрації від 07.12.2012 № 417 «Про реорганізацію структури районної державної адміністрації» з 01.01.2013 архівний відділ Розівської райдержадміністрації перейменовано у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації.

Таке рішення не відповідає чинному законодавству, зокрема статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», відповідно до якої «до місцевих державних архівних установ належать державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій».

Положення про сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації затверджене розпорядженням голови Розівської райдержадміністрації від 12.02.2013 № 73 «Про затвердження Положення про сектор з питань архівної справи Розівської районної державної адміністрації Запорізької області».

Сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації (далі – сектор) має статус юридичної особи.

Штат сектору нараховує 2 шт.од. На момент перевірки одна посада головного спеціаліста є вакантною. На посаду начальника архівного відділу Воробель Н.О. призначена з 25.05.2011. З 01.01.2013 вона призначена завідувачем сектору. Звільнення з посади начальника відділу та призначення на посаду завідувача сектору з обласною державною адміністрацією та Державним архівом Запорізької області не погоджувалося, крім того, з цього питання були надіслані відмови.

Посадова інструкція завідувача сектору затверджена заступником голови райдержадміністрації 12.02.2013.

Робота сектору проводиться згідно з планом розвитку архівної справи на 2014 рік, затвердженим заступником голови райдержадміністрації. Про стан архівної справи і діловодства в установах району, виконання плану роботи завідувач сектору регулярно інформує заступника голови райдержадміністрації та Державний архів Запорізької області. Планові завдання виконуються.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області (далі – ЕПК), вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при секторі діє експертна комісія.

Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» зі змінами передбачається утворення експертних комісій архівних відділів райдержадміністрацій, тоді як, експертна комісія (далі ЕК) створена при секторі. Положення про ЕК затверджене наказом завідувача сектору від 23.01.2014 № 1 «Про затвердження Положення про експертну комісію сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації». Склад ЕК затверджений наказом завідувача сектору 24.01.2014 № 2 «Про затвердження складу експертної комісії сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації». Очолює експертну комісію завідувач сектору з питань архівної справи райдержадміністрації. До складу комісії входять заступник керівника апарату райдержадміністрації, начальники відділів райдержадміністрації та головний спеціаліст організаційного відділу виконавчого апарату районної ради (за згодою). Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи, але не менше ніж 4 рази на рік і протоколюються.

Списки юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), до яких внесено 39 юридичних осіб, та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 103 юридичні особи, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Завідувач сектору систематично бере участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться райдержадміністрацією, де висвітлюються питання ведення діловодства і архівної справи в установах району.

Щорічно у 25% установ проводяться перевірки стану діловодства і архівної справи. За результатами перевірок складаються довідки і надаються відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

В 94% установ-джерел формування НАФ розроблені положення про архівні підрозділи, інструкції з діловодства, наказами керівників створені експертні комісії, в 50 % - поновлені положення про експертні комісії, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. Щорічно проводиться паспортизація архівних підрозділів.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 95 %. Станом на 25.03.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 23 установах, що складає 59 %.

За період з березня 2013 року до березня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 52 описи 22 установ-джерел формування НАФ. Схвалено і погоджено описів на 456 справ постійного зберігання, 240 справ з особового складу. Всі описи схвалені без зауважень, на доробку не повертались. Якість поданих описів складає 100 %.

Документи Національного архівного фонду прийняті на державне зберігання по встановлені терміни. Документів з простроченим терміном відомчого зберігання немає.

В секторі зберігаються документи НАФ 48 установ загальним обсягом 4856 справ (в т.ч. 4710 справ постійного зберігання (це більше, ніж в архівних відділах Великобілозерської (3742), Кам’янсько-Дніпровської (4337) Мелітопольської (3621), Новомиколаївської (4046), приблизно така ж кількість справ зберігається в архівних відділах Веселівської та Вільнянської райдержадміністрацій) та 94 справи виборчих документів тимчасового зберігання. Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Сектор розташований в пристосованому одноповерховому приміщенні відділу освіти. Архівосховище загальною площею 14 м² оснащене металевими стелажами протяжністю 12 пог.м, у 2013 р. придбано порошковий вогнегасник, на вікнах встановлені грати, штори, світильники закриті плафонами. В приміщенні сектору встановлена автономна охоронна сигналізація, у 2013 році проведено її ремонт. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 95%. Всі документи закартоновані.

Розроблені сектором і затверджені заступником голови райдержадміністрації Інструкція з організації охоронного режиму та доступу до приміщення архівосховища сектору з питань архівної справи (30.04.2013) та Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в секторі з питань архівної справи (12.02.2014); Інструкція про заходи пожежної безпеки в секторі з питань архівної справи та План дій керівника сектору у разі виникнення пожежі та надзвичайної ситуації (30.04.2013), які погоджені з головним інспектором Розівського районного сектору ГУ Держтехногенбезпеки в Запорізькій області 03.05.2013.

План евакуації матеріальних цінностей сектору з питань архівної справи на випадок виникнення пожежі затверджений заступником голови райдержадміністрації 30.04.2013 і погоджений з головним інспектором Розівського районного сектору ГУ Держтехногенбезпеки в Запорізькій області 30.04.2013.

Завідувач сектору пройшла навчання та інструктаж з питань охорони праці та пожежної безпеки 21.06.2013 та 18.02.2014.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, прийому громадян у секторі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, іноземних запитів, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом 2013 р. - березня 2014 р. надійшло і виконано 35 запитів громадян і 21 тематичний запит (за І квартал 2014 року виконано 15 запитів соціально-правового характеру та 5 тематичних запитів). Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» сектором з питань архівної справи проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Розівського району та ліквідувалися, створені трудові архіви сільських та Розівської селищної рад. В трудових архівах зберігається 2384 справи 22 ліквідованих установ.

В організації роботи сектору є ряд недоліків.

В 40 % установ-джерел формування НАФ потребують поновлення положення про експертні комісії відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 16 установ, в т.ч. 3-х структурних підрозділів райдержадміністрації.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в секторі. Архівосховище заповнене на 100%, тому документи НАФ зберігаються в робочий кімнаті завідувача сектору, що є порушенням вимог охоронного режиму та порядку доступу до архівних документів, норм охорони праці. Необхідно виділення додаткових площ для архівосховища; проведення ремонту електропроводки, встановлення пожежної сигналізації в архівосховищі, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження; встановлення протипожежних дверей в архівосховищі та заміни вхідних дверей в робочій кімнаті; придбання вогнегасника, приладів для контролю за температурно-вологісним режимом та для опечатування приміщень.

На будівлі, де розташований сектор, відсутня вивіска архівної установи.

В приміщенні сектору з питань архівної справи не працює система опалення, температура в робочому приміщенні та архівосховищі в холодний період складає 7-8^оС, відсутні системи водопостачання та каналізації.

Потребує заміни комп’ютер, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації (Воробель Н.О.) щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості Національного архівного фонду України вважати задовільним.

2. Завідувачу сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н. О.:

1) підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно;

2) проконтролювати поновлення положень про експертні комісії установ-джерел формування НАФ відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594; термін виконання – вересень 2014 року;

3) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – листопад 2014 року;

4) більш активно вирішувати питання зміцнення охоронного режиму та поліпшення умов зберігання документів, матеріально-технічного забезпечення сектору з питань архівної справи; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О.:

1) забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»; термін виконання – постійно;

2) вирішити питання щодо заповнення вакантної посади головного спеціаліста сектору з питань архівної справи;

3) здійснити ряд заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в секторі з питань архівної справи райдержадміністрації, а саме:

виділення додаткових площ для архівосховища;

проведення ремонту (заміни) електропроводки;

встановлення пожежної сигналізації в архівосховищі, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження;

встановлення протипожежних дверей в архівосховищі та заміни вхідних дверей в робочій кімнаті;

придбання вогнегасника, приладів для контролю за температурно-вологісним режимом та для опечатування приміщень;

термін виконання – листопад 2015 року;

4) вжити заходів щодо забезпечення виконання вимог законодавства про охорону праці для працівників сектору: створити оптимальний температурний режим в приміщеннях, забезпечити додержання правил виробничої санітарії та створення умов для особистої гігієни; термін виконання – листопад 2015 року;

5) вирішити питання щодо заміни комп’ютера та підключення сектору до мережі Інтернет; термін виконання – березень 2015 року.

6) забезпечити виготовлення та розміщення на будівлі, яку займає сектор, вивіски цієї архівної установи; термін виконання – до кінця 2014 року.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Білець С.Т.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 6

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:14

Перегляди: 16120

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області

Заслухавши і обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області здійснено низку заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про охорону праці».

Питання охорони праці постійно розглядаються на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області (раз на рік), на нарадах у керівництва та засіданнях профкому.

У 2013 році на розширеному засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 24.04.2014 розглянуто питання «Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області», прийнято рішення за № 6 (протокол № 3).

Питання «Про стан виконання Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 рр.» та «Про стан охорони праці в Державному архіві Запорізької області» було розглянуто на загальних зборах колективу (протокол № 1 від 28 лютого 2013 р.).

У Державному архіві Запорізької області укладено Колективний договір на 2013-2017 роки, який зареєстровано Управлінням праці та соціального захисту населення Запорізької міської ради по Жовтневому району, реєстраційний номер 08-15/13/12 від 26 лютого 2013 року. З урахуванням рекомендацій реєструючого органу, підготовлено відповідні доповнення до Колективного договору.

За основу Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 роки було взято положення Угоди між Державною архівною службою України та ЦК профспілки працівників державних установ України на 2012-2017 роки.

В архіві вживаються заходи щодо соціального захисту працівників державних архівних установ. За 2013 рік на охорону праці в архіві виділено 9547 грн. Профспілковим комітетом надавалася матеріальна допомога працівникам до ювілеїв, на лікування у зв’язку з хворобою, у 2013 році 22% профвнесків членів профспілки було витрачено на матеріальну допомогу. На культурно-масову та спортивну роботу було витрачено 42% профвнесків членів профспілки. У 2013 році комісією із соціального страхування було виділено путівки в ДП «Клінічний санаторій «Місхор», ПП «Курорти Приазов’я», дві дитячі путівки до дитячого оздоровчого табору «Молода гвардія» (м. Бердянськ).

За результатами атестації робочих місць, яку проведено у 2010 році, наказом Державного архіву Запорізької області від 30.12.2010 № 97 «Про результати проведення атестації робочих місць за умовами праці» затверджено Перелік посад працівників Державного архіву Запорізької області, які мають право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день і особливий характер праці. Цим Переліком визначено перелік посад працівників структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області, які мають право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день і особливий характер праці у кількості 4 (чотирьох) календарних днів. Оплата здійснюється за рахунок фонду оплати праці.

В архіві дотримуються строки виплати заробітної праці, передбачені Колективним договором. Оплата праці працівників архіву здійснюється в першочерговому порядку у строки: аванс – 14 числа місяця; кінцевий розрахунок – 30 числа місяця. Всі інші платежі проводяться після виконання зобов’язань щодо оплати праці. Випадків заборгованості із виплати заробітної плати не було. Випадків звільнення працівників із порушенням чинного законодавства не було.

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Державного архіву Запорізької області затверджені загальними зборами трудового колективу Державного архіву Запорізької області від 11.02.2013 та введені в дію згідно з наказом архіву від 11.02.2013 № 13. Згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщено на веб-сайті Державного архіву Запорізької області.

Щороку складається та затверджується директором графік відпусток працівників. Графік щорічних і додаткових відпусток працівників Державного архіву Запорізької області на 2014 рік узгоджено профкомом (протокол засідання від 30 грудня 2013 р. № 38).

Щороку зі спеціалізованими установами укладаються договори на обов’язкове страхування членів добровільної пожежної дружини, склад якої затверджено наказом директора від 27.02.2012 № 20 зі змінами.

У минулому році перевірено боєздатність ДПД, під час навчань відпрацьовані практичні навички гасіння умовної пожежі.

У вересні 2013 року проведено практичне навчання персоналу архіву за сигналом «Пожежа»; проведено інструктаж з працівниками архіву з метою посилення персональної відповідальності за користування електроприладами у робочих приміщеннях.

В архіві створено службу охорони праці. Положення про службу охорони праці Державного архіву Запорізької області затверджено наказом від 04.04.2014 № 19 «Про організацію роботи з охорони праці в Державному архіві Запорізької області». Цим же наказом затверджено склад служби охорони праці Державного архіву Запорізької області. Керівником служби охорони праці призначено заступника директора Пилявську О.Л.

В архіві постійно проводяться вступні, первинні, повторні, цільові інструктажі з питань охорони праці, надання першої допомоги потерпілим від нещасних випадків, а також з правил поведінки та дій при виникненні аварійних ситуацій, пожеж і стихійних лих.

Працівники Державного архіву Запорізької області та інших місцевих державних архівних установ підвищують кваліфікацію не рідше, ніж один раз на 5 років, що відповідає нормам Галузевої угоди.

Останній раз працівники Державного архіву Запорізької області та архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад проходили навчання та підвищення кваліфікації за професійною програмою Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій у 2014 році (І сесія 24.03-28.03.2014).

Голова профкому первинної організації профспілки Величко О.Г. взяла участь у дводенному семінарі з актуальних питань профспілкової роботи 13-14 березня 2013 р. у м. Запоріжжя.

Член профкому первинної організації профспілки Шевченко Д.П. підвищив кваліфікацію профорганізатора, взявши участь у з’їзді голів молодіжних рад обласних організацій профспілки, який відбувався 12-13 грудня 2013 року у м. Київ.

В архіві створено комісію з перевірки знань з питань охорони праці Державного архіву Запорізької області згідно з наказом від 31.03.2011 № 22 «Про затвердження складу комісії з перевірки знань з питань охорони праці», до якого внесені зміни відповідно до наказу від 07.04.2014 № 20.

Навчання та перевірка знань з питань охорони праці усіх відповідальних працівників архіву Державного відбувається систематично, у встановлені терміни. Члени комісії з перевірки знань з питань охорони праці (директор архіву Тедєєв О.С., заступник директора Пилявська О.Л., провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби Хмура Н.О., завідувач господарства Юзвішен Л.Л.) пройшли навчання та перевірку знань з питань охорони праці у ДП «Запорізький навчально-курсовий комбінат» та одержали посвідчення у жовтні 2013 року. Також у грудні 2013 року пройшли навчання та перевірку знань у ДП «Запорізький навчально-курсовий комбінат» на посаді ліфтера інженер І категорії Сидоренко С.Б. та завідувач господарства Юзвішен Л.Л.

З метою підготовки до проведення навчання та перевірки знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області заступник директора О.Л. Пилявська прочитала лекції з питань охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників у 2013 році – 24.04.2013 та 18.09.2013, у 2014 році – 22.04.2014.

Навчання та знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області проведено у квітні та вересні 2013 року та у квітні 2014 року.

Щороку проводяться проводяться тематичні семінари з питань охорони праці із демонстрацією презентацій для працівників з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки.

Так, 24.04.2013 проведено тематичний семінар з питань охорони праці за участю членів профспілки. Під час семінару було проведено тематичну виставку-презентацію з охорони праці та вікторину. Для участі у семінарі було запрошено головного технічного інспектора з охорони праці Запорізької обласної ради професійних спілок Чоса М.П.

Випадків виробничого травматизму та професійних захворювань не було. Комісії з розслідування нещасних випадків виробничого та невиробничого характеру не створювалися.

В архіві забезпечено дотримання правил охорони праці жінок та інвалідів.

Питання забезпечення утримання будівель і споруд Державного архіву Запорізької області у справному стані, дотримання санітарно-технічних норм і безпеки праці працівників знаходиться на постійному контролі у керівництва Державного архіву Запорізької області.

У Державному архіві Запорізької області постійно здійснюється контроль за санітарно-гігієнічним станом архівосховищ, робочих приміщень відповідною комісією. Санітарно-гігієнічний стан архівосховищ та робочих приміщень перевіряється щотижня, регулярно проводиться їх вологе прибирання.

Працівники профспілки архіву беруть активну участь у розгляді питань, що стосуються економічних та соціально-трудових відносин в колективі.

В області вже 13 років поспіль є традиційним проведення оглядів-конкурсів на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення. При підведенні підсумків враховуються умови праці та заходи щодо поліпшення умов зберігання документів. Кращі представники галузі нагороджуються дипломами Державного архіву Запорізької області та Запорізького обкому профспілки працівників державних установ відповідно І, II і III ступенів та цінними подарунками Запорізького обкому профспілки працівників державних установ.

Державний архів Запорізької області та його профспілковий комітет співпрацюють з Запорізькою обласною радою професійних спілок, профспілкою працівників державних установ в частині одержання методичної та іншої допомоги з питань охорони праці.

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів:

1) забезпечувати дотримання вимог Закону України «Про охорону праці» в Державному архіві Запорізької області та виконання в повному обсязі зобов’язань за розділом «Охорона праці» Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 роки;

2) неухильно дотримуватися встановлених законодавчими актами з охорони праці термінів проведення інструктажів з охорони праці.

3) вжити заходів щодо приведення в належний стан робочих місць, машин, механізм відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці;

4) забезпечувати працівників інструкціями з охорони праці по професіях та видах робіт;

5) забезпечити підготовку матеріалів для участі Державного архіву Запорізької області у Всеукраїнському огляді-конкурсі стану умов і охорони праці в архівних установах; термін виконання – І квартал 2015 року.

3. Начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І. при підготовці бюджетного запиту на 2015 рік передбачити у кошти:

1) в обсязі не менше 0,2% від фонду оплати праці на комплексні заходи з охорони праці;

2) для проведення атестації робочих місць за умовами праці.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.