Відбулось чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:46

Перегляди: 15174

23 жовтня 2013 року проведено чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області

Згідно з планом роботи колегії на 2013 рік було розглянуто питання:

1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2013 року.

2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2013 року.

3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за 9 місяців 2013 року.

4. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2013 року.

5. Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року.

6. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року.

7. Про стан підготовки архівних установ Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр.

8. Про організацію проведення консультацій з громадськістю з актуальних соціально-економічних питань відповідно до компетенції.

Детальніше:Відбулось чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області

РІШЕННЯ № 7

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:44

Перегляди: 5242

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан підготовки архівних установ Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр.

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. колегія відмічає, що у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області приділяється значна увага підготовці архівних установ Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр.

У Державному архіві Запорізької області видано наказ від 05.08.2013 № 56 «Про підготовку державних архівних установ Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 років», яким затверджено План заходів Державного архіву Запорізької області з підготовки до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 років, та низку інших наказів для забезпечення належної роботи Державного архіву Запорізької області в осінньо-зимовий період.

Відповідно до плану роботи пожежно-технічної комісії Державного архіву Запорізької області 28.03.2013, 27.06.2013 та 27.09.2013 комісія провела перевірку технічного стану будівель архіву, у т.ч. дахів, і покрівель, системи вентиляції, протипожежного стану приміщень (у т.ч. горищ, підвалів, складських приміщень), пожеженебезпечних місць у приміщеннях, системи внутрішнього водогону у Державному архіві Запорізької області, складено відповідні акти.

У квітні ц.р. було проведено навчання та перевірку знань з охорони праці, пожежної безпеки, техніки безпеки та техногенної безпеки працівників Державного архіву Запорізької області та повторний інструктаж з охорони праці та пожежної безпеки.

Між Державним архівом Запорізької області та Концерном «Міські теплові мережі» за результатами проведеної процедури закупівлі послуг в одного учасника укладено договори на 2013 рік, що відповідають лотам предмету закупівлі:

в особі філії Концерну Орджонікідзевського району м. Запоріжжя укладено Договір про закупівлю теплової енергії в гарячій воді за державні кошти від 11.01.2013 № 203661 на суму 228960,00 грн. (двісті двадцять вісім тисяч дев’ятсот шістдесят гривень 00 копійок) з ПДВ;

в особі філії Концерну Жовтневого району м. Запоріжжя укладено Договір про закупівлю теплової енергії в гарячій воді за державні кошти від 11.01.2013 № 650095 на суму 293760,00 грн. (двісті дев’яносто три тисячі сімсот шістдесят гривень 00 копійок) з ПДВ.

Між Державним архівом Запорізької області та Управлінням Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області за результатами проведеної процедури закупівлі послуг в одного учасника укладено договір на 2013 рік про закупівлю послуг охорони за державні кошти від 28.01.2013 № 01-0004808 на суму 452541,60 грн. (чотириста п’ятдесят дві тисячі п’ятсот сорок одна гривна 60 коп.) з ПДВ.

У серпні ц.р. приватним акціонерним товариством «Українська пожежно-страхова компанія» проведено страхування шести членів добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області на суму 2698,08 грн.

Заключний договір з ТОВ «Захист-техно» на проведення робіт з технічного обслуговування систем автоматичної пожежної сигналізації, оповіщення людей при пожежі, автоматичного газового пожежегасіння, у вересні відбулося виконання цих робіт на суму 800 грн.

Укладено договір з Державним підприємством «Запорізькій експертно- технічний центр Держгірпромнагляду України» на технічне обслуговування ліфтів у двох корпусах з 01.01.2013 до 31.12.2013 на суму 9430 грн., у травні виконані роботи на суму 469,3 грн.

За відповідним договором постійно здійснюється вивезення твердих побутових відходів з території навколо будівель Державного архіву Запорізької області.

У липні ц.р. проведено гідравлічну промивку систем опалення в обох корпусах на суму 10890 грн.

Проведено поточний ремонт кондиціонеру в читальній залі у корпусі 1 на суму 970 грн.

Здійснено комплекс робіт з вимірювання опору ізоляції, заміру повного опору кола «фаза-нуль» електрообладнання у корпусі 1 на суму 2517 грн.

Акціонерним товариством «Теплосервіс» проведено повірки 9 манометрів в обох корпусах архіву на суму 810 грн.

Проведено поточні ремонти покрівлі, вестибюлю, читального залу в корпусі 2.

Щотижня проводиться перевірка санітарно-гігієнічного стану архівосховищ, своєчасно робиться їх вологе прибирання; проводиться миття вікон в робочих кабінетах, архівосховищах та інших приміщеннях, у тому числі ззовні на нижніх поверхах будівель; придбані електричні лампочки на суму 825 грн., своєчасно проводиться їх заміна у робочих кабінетах та архівосховищах.

У вересні відповідальна особа пройшла навчання за курсом «Державні закупівлі в Україні» у Державному закладі «Луганський національний університет ім.. Т. Шевченко».

У жовтні чотири відповідальні особи пройшли навчання за курсом «Загальні питання охорони праці» та дві відповідальні особи за курсом «Пожежна безпека» у КП «Обласний навчально-курсовий комбінат сільського господарства» Запорізької обласної ради.

На виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 05.08.2013 №56 «Про підготовку державних архівних установ Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 років», з метою підготовки до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 років та попередження надзвичайних ситуацій архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад проведено комплекс заходів.

На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 червня 2012 року № 590 «Про затвердження Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки» протягом 9 місяців 2013 року регіональні цільові соціальні програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 рр. в Запорізькій області (далі – Регіональні цільові програми) затверджені рішеннями сесій районних та міських рад в 9-ти із 20 районів області: Василівському, Великобілозерському, Кам’янсько-Дніпровському, Куйбишевському, Мелітопольському, Приазовському, Пологівському, Чернігівському, Якимівському та в 2-х із 5-ти містах обласного значення: м. Бердянську та м. Мелітополі.

У 2013 році два працівники архівного відділу Пологівської райдержадміністрації пройшли навчання та перевірку знань за курсом пожежної безпеки для керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій та отримали посвідчення. Начальник архівного відділу Вільнянської райдержадміністрації пройшла функціональне навчання та перевірку знань у сфері цивільного захисту в навчально-методичному центрі цивільного захисту та БЖД Запорізької області та отримала посвідчення.

У 2012 році пройшли навчання з питань пожежної безпеки та отримали посвідчення два працівники архівного відділу Енергодарської міськради.

Працівники архівних відділів пройшли повторні інструктажі з питань пожежної безпеки, охорони праці та техніки безпеки, які проводилися відповідальними за стан пожежної безпеки, охорони праці і техніки безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах.

У травні 2013 року Веселівським районним сектором ГУ ДСНС України в Запорізькій області була проведена планова перевірка архівного відділу Веселівської райдержадміністрації з питань дотримання вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки та цивільного захисту. Складено припис від 24.05.2013 № 137. Архівним відділом розроблений план заходів на усунення порушень.

Архівними відділами разом з відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах проведені огляди та пожежно-технічні обстеження стану пожежної безпеки приміщень архівних відділів, установок пожежної сигналізації, первинних засобів пожежогасіння, електричних мереж, електрообладнання та опалювального устаткування, в т.ч. з представниками органів Держпожежнагляду архівними відділами Бердянської, Мелітопольської міськрад, Веселівської, Мелітопольської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій. Про результати оглядів та пожежно-технічні обстеження архівних відділів проінформовані керівники райдержадміністрацій та міськрад, які є розпорядниками коштів, для виділення фінансування на здійснення заходів щодо усунення виявлених недоліків та надані відповідні пропозиції до бюджетного запиту на 2014 рік.

В ході оглядів були переглянуті, та, при необхідності, поновлені інструкції про заходи з пожежної безпеки та плани (схеми) евакуації людей і документів на випадок пожежі.

У 2013 році в архівному відділі Гуляйпільської райдержадміністрації проведені заміри опору електромережі. В архівних відділах Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників.

У 2012 році здійснені заходи по ідентифікації щодо визначення потенційно небезпечних об’єктів архівного відділу Пологівської райдержадміністрації та внесення його до державного реєстру потенційно небезпечних об’єктів.

Архівними відділами здійснено заходи щодо утеплення приміщень.

В приміщеннях архівного відділу Енергодарської міськради проведено огляд та технічну наладку системи кондиціювання повітря.

Однак, в питаннях забезпечення пожежної безпеки в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад є суттєві недоліки.

Станом на 01.11.2013 пожежні сигналізації встановлені в 8 із 29 архівосховищах 8-ми архівних відділів райдержадміністрацій (28%), в т.ч. в архівному відділі Токмацької райдержадміністрації - з виведенням на пульт чергового адмінбудинку райдержадміністрації та в 25-ти (73%) із 37-ми архівосховищ відділів Бердянської, Запорізької, Енергодарської Мелітопольської міськрад, з них в 22-х архівосховищах архівних відділів - з виведенням на пульт центрального спостереження, в 3-х архівосховищах архівного відділу Запорізької міськради – з виведенням на пульт чергового адміністративного будинку міськради. В 3-х архівосховищах архівного відділу Запорізької міськради та всіх 5-ти архівосховищах архівного відділу Токмацької міськради сигналізації відсутні.

Договори на технічне обслуговування сигналізацій уклали тільки 3 райдержадміністрації: Веселівська, Михайлівська, Приморська та 4 міські ради.

Автоматична система пожежегасіння встановлена в 2-х архівосховищах архівного відділу Енергодарської міськради, однак вона знаходиться в неробочому стані з моменту встановлення.

З первинних засобів пожежегасіння приміщення архівних відділів оснащені тільки вогнегасниками, пожежні щити відсутні. Відсутній вогнегасник в архівному відділі Приазовської райдержадміністрації, в недостатній кількості оснащені вогнегасниками архівосховища архівних відділів: Оріхівської райдержадміністрації - на 2 архівосховища 1 вогнегасник; Запорізької міськради - на 2 архівосховища 1 вогнегасник; Токмацької міськради - на 11 архівосховищ 4 вогнегасники.

Технічне обслуговування вогнегасників проводиться нерегулярно, в більшості архівних установ при проведенні обстеження вогнегасників не вказано, хто проводив обстеження та номер посвідчення особи, яка проводила діагностування.

Протипожежні двері встановлені тільки в архівосховищах архівного відділу Енергодарської міськради, в архівосховищах інших архівних відділів вхідні двері обшиті металом.

В архівосховищі архівного відділу Запорізької райдержадміністрації потребує демонтажу та заміни електропроводка.

Питання про підготовку Державного архіву Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр., про стан пожежної безпеки та підготовки архівних відділів до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр. розглядалися на оперативних нарадах у керівництва Державного архіву Запорізької області, у керівників райдержадміністрацій та міськрад.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І. забезпечити освоєння коштів на виконання Плану заходів Державного архіву Запорізької області з підготовки до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 років.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І.:

1) забезпечити підготовку Плану заходів Державного архіву Запорізької області з підготовки до роботи в осінньо-зимовий період 2014-2015 років; термін виконання – І півріччя 2014 року;

2) забезпечити планування коштів на виконання заходів Державного архіву Запорізької області з підготовки до роботи в осінньо-зимовий період 2014-2015 років до бюджетного запиту на 2014 рік; термін виконання – І півріччя 2014 року.

4. Начальникам архівних відділі райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад забезпечити сталий режим роботи архівних установ в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр., посилити контроль за пожежною безпекою, фізичним станом документів та забезпеченням температурно-вологісного, світлового та санітарно-гігієнічного режимів у архівосховищах.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

РІШЕННЯ № 6

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:43

Перегляди: 4794

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2013 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році» розглядалося на засіданні колегії 23.01.2013, прийнято відповідне рішення за № 6. У ІІ кварталі 2013 року 24.04.2013 розглянуто питання про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року, прийнято відповідне рішення за № 5, у ІІІ кварталі ц.р. таке питання розглядалося на засіданні колегії 07.07.2013, прийнято відповідне рішення за № 6.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 11.02.2013, 27.02.2013, 15.04.2013, 13.05.2013, 22.07.2013.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву (на місяць, на тиждень).

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За 9 місяців 2013 року проведено 7 перевірок архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду, в т.ч. три комплексних перевірки архівних відділів Новомиколаївської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, архівного відділу Мелітопольської міськради, дві контрольні перевірки архівних відділів Бердянської райдержадміністрації та Запорізької міськради.

Проведено 2 перевірки роботи трудових архівів: архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради та Трудового архіву Мелітопольської міськради.

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій, міському голові та секретарю міськради.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За 9 місяців 2013 року проведено 25 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (21 - у 2012 році). За результатами перевірок складено довідки, з якими ознайомлені керівники підприємств, установ та організацій.

Проведено 36 тематичних перевірянь з таких питань: щодо наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду, проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів Національного архівного фонду, виключення зі списку юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, виключення зі списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (30 – у 2012 році). За результатами перевірок складено довідки, які розглянуто на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам підприємств, установ і організацій.

Проведено 36 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 44 - у 2012 році).

Проведено 44 перевіряння готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (50 – у 2012 році).

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

За 9 місяців 2013 року в архіві зареєстровано 1267 вхідних документів (995 – за аналогічний період минулого року, 731 – у 2011 році).

Вихідних документів зареєстровано 975 (677 − у 2012 році, 648 – у 2011 році).

Протягом 9 місяців 2013 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 240 інформацій, до Державної архівної служби України – 70.

Протягом 9 місяців 2013 року директором держархіву було видано 69 наказів з основної діяльності, 64 – за цей період у 2012 році, 57 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом 9 місяців 2013 року не було.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів:

1) продовжувати роботу, спрямовану на своєчасне та безумовне виконання завдань, визначених в актах та дорученнях Президента України, Кабінету Міністрів України, в розпорядженнях голови облдержадміністрації, наказах Укрдержархіву;

2) підвищити вимогливість і рівень персональної відповідальності до виконавців за якість і своєчасність реалізації поставлених завдань;

3) враховувати рівень виконавської дисципліни при проведенні в Державному архіві Запорізької області атестації державних службовців у листопаді ц.р..

3. Науковому співробітнику відділу формування НАФ та діловодства Штефан А.В.:

1) забезпечувати чітку організацію проходження документів, контролю за їх виконанням та інформування адресатів;

2) здійснювати щоденний моніторинг стану роботи з організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень вищих органів влади, вживати заходів щодо удосконалення цієї роботи.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

РІШЕННЯ № 5

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:40

Перегляди: 5195

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області

за 9 місяців 2013 року

Заслухавши інформацію провідного спеціаліста з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Хмури Н.О., колегія відмічає, що у Державному архіві Запорізької області (далі – Архів) основні зусилля в роботі щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції протягом 9 місяців 2013 року було зосереджено на забезпеченні особистої відповідальності працівників, в першу чергу керівництва та керівників відділів, за дотриманням вимог чинного законодавства, зразковому виконанні покладених обов’язків і визначених завдань.

Протягом 2013 року на нарадах у керівництва Архіву 14.01.2013, 31.01.2013, 04.02.2013, 18.02.2013, 27.02.2013, 25.03.2013, 15.04.2013, 13.05.2013 розглядалися питання щодо попередження корупційних діянь.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 22.07.2011 № 298 «Про затвердження Плану заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та здійснення антикорупційних дій в Запорізької області» архівом протягом 9 місяців 2013 року було вжито заходів, спрямованих на активізацію боротьби з корупцією.

За результатами моніторингу проведеної у 2012 році кадрової роботи в Державному архіві Запорізької області були підготовлені узагальнені матеріали та розглянуто на засіданні колегії архіву 23.01.2013 питання про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2012 році. За результатами розгляду прийнято відповідне рішення за № 5.

Протягом 9 місяців 2013 року постійно проводилась робота з державними службовцями щодо роз’яснення вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», виконанням Указів Президента України від 06.02.2003 № 84 «Про невідкладні додаткові заходи щодо посилення боротьби з організованою злочинністю і корупцією», від 09.02.2004 № 175 «Про систему заходів щодо усунення причин та умов, що сприяють злочинним проявам і корупції», від 21.10.2011 № 1001/2011 «Національна антикорупційна стратегія на 2011-2015 роки», чинних розпоряджень Кабінету Міністрів України щодо здійснення заходів, спрямованих на боротьбу з корупцією та інших нормативно-правових актів, що регулюють заходи протидії корупції у сфері державної служби.

У березні 2013 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за 2012 рік. Результати щорічної оцінки затверджені наказом директора архіву від 28.03.2013 № 22. П’ятнадцять державних службовців Державного архіву Запорізької області, які підлягали щорічній оцінці, отримали: високу оцінку – 14 осіб, добру – 1 особа. Відповідні звіти про результати щорічної оцінки за 2012 рік були надіслані до відділу кадрової роботи Запорізької обласної державної адміністрації та відділу кадрового забезпечення Державного комітету архівів України листом від 28.03.2013 № 01-04/245.

19 березня 2013 року заступник директора Державного архіву Запорізької області – Пилявська О.Л. провела у Державному архіві Запорізької області тематичний семінар для державних службовців щодо роз’яснення порядку заповнення та подання ними Декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2012 рік.

Відповідні дані про результати декларування доходів за 2012 рік державними службовцями Державного архіву Запорізької області були надіслані до відділу кадрової роботи Запорізької обласної державної адміністрації листом від 02.04.2013 № 01-28/235.Осіб, які порушили вимоги декларування доходів (недодання, несвоєчасне подання, або подання неповних чи неправильних відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру) в Державному архіві Запорізької області немає.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» серед працівників Архіву немає випадків безпосереднього підпорядкування. Також Архівом взято до уваги те, що ситуація безпосереднього підпорядкування може виникати і у випадку тимчасового виконання заступником керівника або іншим працівником обов’язків безпосереднього керівника у зв’язку з його відсутністю.

Архів постійно вживає заходи щодо забезпечення дотримання державними службовцями обмежень, встановлених статтями 12 і 16 Закону України «Про державну службу» та розділом II Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Відповідно до п.11 Плану організаційних заходів Архіву щодо забезпечення дотримання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», що затверджений наказом від 18.07.2011 № 42, вживаються заходи щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів.

Постійно діє контроль за вживанням заходів щодо недопущення отримання Архівом від фізичних, юридичних осіб безоплатно послуг та майна, крім випадків, передбачених законами або чинними міжнародними договорами України.

З боку директора, заступника директора, начальників відділів Архіву забезпечено постійний контроль за належним виконанням спеціалістами своїх посадових обов’язків. У III кварталі 2013 року були переглянуті Положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників Державного архіву Запорізької області. Забезпечується виконання складеного та затвердженого графіку щорічних та додаткових відпусток працівників Державного архіву Запорізької області на 2013 рік. Щокварталу протягом 2013 року забезпечується своєчасна підготовка статистичних даних про склад кадрового потенціалу, кадрового резерву, зміни облікових даних, навчання, підвищення кваліфікації державних службовців Державного архіву Запорізької області.

З боку керівництва Архіву забезпечено постійний контроль за недопущенням випадків безпідставної відмови спеціалістами відділів юридичним та фізичним особам у наданні інформації, яка їх стосується, або надання неякісної інформації. У звітному періоді подібних випадків не зафіксовано.

З боку начальників відділів забезпечено належний контроль за недопущенням випадків надання неправдивої (недостовірної) звітності, інформацій до Запорізької обласної державної адміністрації, Державної архівної служби України, інших установ та організацій, яких така інформація стосується. Протягом 9 місяців 2013 року таких випадків не встановлено.

В Архіві постійно вивчається практика реагування керівниками місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на повідомлення правоохоронних органів стосовно корупційних правопорушень, скоєних державними службовцями та посадовими особами; вивчається та аналізується інформація прокуратури Запорізької області щодо боротьби з корупцією. Проводиться відповідна профілактична та роз’яснювальна робота.

У керівництва Архіву постійно перебувало на контролі питання невідкладного інформування облдержадміністрації у разі виявлення фактів корупційних проявів серед державних службовців Архіву. Протягом 9 місяців 2013 року серед державних службовців фактів корупційних проявів не виявлено.

В Архіві постійно тримається на контролі питання, що у разі набрання законної сили рішенням суду щодо притягнення державного службовця до кримінальної або адміністративної відповідальності за вчинення корупційного правопорушення, пов’язаного з порушенням обмежень, передбачених Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції», забезпечити прийняття у триденний строк відповідного наказу щодо звільнення в установленому порядку з відповідної посади такого державного службовця відповідно до частини 2 статті 22 зазначеного Закону.

Протягом 9 місяців 2013 року формування кадрового складу державних службовців Державного архіву Запорізької області здійснювалося за рахунок конкурсного відбору, проведенням стажування та призначення державних службовців на посади з кадрового резерву. Постійно перебуває на контролі питання забезпечення ознайомлення під розпис претендентів на посади державної служби Державного архіву Запорізької області з обмеженням щодо прийняття на державну службу та її проходженням, встановленими Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання та протидії корупції». Прийняття Присяги, присвоєння чергових рангів державним службовцям, встановлення надбавок за вислугу років здійснюється відповідно до чинного законодавства.

Також постійно вживаються заходи щодо недопущення прийняття на посади державної служби в Архів осіб, притягнутих до відповідальності за корупційне правопорушення, стосовно яких судом прийнято рішення щодо заборони займатися діяльністю, пов’язаною з виконанням функцій держави, місцевого самоврядування, або такою, що прирівнюється до цієї діяльності або інше, передбачене законом. Згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.04.2013 № 26 «Про відповідальних за організацію проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на заняття посад, пов’язаних з виконанням функцій держави або місцевого самоврядування» покладено відповідальність за організацію проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на заняття посад державних службовців в Державному архіві Запорізької області, на заступника директора Пилявську О.Л.

З 30.04.2013, вакантну з 15.02.2013, посаду провідного спеціаліста з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву Запорізької області, займає Хмура Н.О., яка пройшла спецперевірку відомостей щодо особи, яка претендує на зайняття посади, пов’язаної із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування. Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи постійно тримає на контролі забезпечення виконання вимог статті 12 Закону України «Про державну службу» щодо недопущення прийняття на державну службу осіб, які підпадають під обмеження, визначені у зазначеній статті закону. 12.10.2013 року оголошено конкурс на заміщення тимчасово вакантної посади провідного спеціаліста-архівіста відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області на період відпустки основного працівника у зв’язку з доглядом за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Об’ява з умовами конкурсу надрукована у газеті «Запорізька правда».

Відповідно до розпорядження голови обласної державної адміністрації 24.12.2012 № 642 «Про затвердження планів-графіків навчання у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій на 2013 рік» у Державному архіві Запорізької області протягом 9 місяців 2013 року підвищили кваліфікацію 5 державних службовці з видачею відповідних посвідчень. З 04.01.2013 по 15.02.2013 підвищив кваліфікацію за професійною програмою (у тому числі за професійною програмою підвищення кваліфікації з питань запобігання і протидії проявам корупції на державній службі та службі в органах місцевого самоврядування) для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, райдержадміністрації, виконавчих комітетів міських (міст обласного значення) рад, райадміністрацій Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій, державний службовець VI категорії та отримав посвідчення про підвищення кваліфікації. У лютому 2013 року два державних службовця V категорії підвищили кваліфікацію за тематичним короткостроковим семінаром з питань реалізації державної політики у сфері створення страхового фонду документації, державний службовець VI категорії пройшов навчання за тематичним короткостроковим семінаром з актуальних питань запобігання і протидії корупції.

Постійно проводиться активна робота щодо підвищення кваліфікації державних службовців шляхом їх участі у щорічному Всеукраїнському конкурсі «Кращий державний службовець». Державний службовець Державного архіву Запорізької області – головний спеціаліст-архівіст відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Шевченко Дмитро Павлович у квітні 2013 року став переможцем I туру щорічного Всеукраїнського конкурсу «Кращий державний службовець» у номінації «Кращий спеціаліст», у II турі конкурсу він посів 2-е місце.

У рубриці «Запобігання проявам корупції» на веб-сайті Державного архіву Запорізької області оприлюднюються щоквартальні звіти про результати виконання плану заходів на 2013 рік щодо реалізації Концепції подолання корупції в Україні «На шляху до доброчесності», інформація про забезпечення дотримання Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» в Державному архіві Запорізької області, Довідки про стан виконання нормативно-правових актів з питань запобігання корупційним проявам в Державному архіві Запорізької області.

Інформуємо, що протягом 9 місяців 2013 року осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, звільнених у зв’язку з притягненням до відповідальності за корупційні правопорушення немає.

Станом на 23.10.2013 звернень фізичних та юридичних осіб щодо фактів корупції серед працівників Архіву не надходило. Також інформуємо, що посадові особи Архіву до відповідальності за корупційні діяння та інші правопорушення, пов’язані з корупцією, не притягалися.

З метою належного дотримання вимог антикорупційного законодавства України та виконання завдань з питань запобігання та виявлення корупції, передбачених актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, а також організації роботи щодо запобігання корупційним проявам та реагування на них в Архіві, був прийнятий наказ від 16.01.2012 № 8 «Про затвердження Списку осіб, на яких покладено обов’язки з організації роботи щодо запобігання проявам корупції в Державному архіві Запорізької області» та наказ від 16.01.2012 № 9 «Про затвердження Переліку посад працівників Державного архіву Запорізької області, які працюють у сферах, де існує високий ризик прояву корупції».

В Архіві взято до уваги постанову Кабінету Міністрів від 12.10.2011 № 1072 «Про затвердження Порядку інформування Національного агентства з питань державної служби про осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, які звільнені у зв’язку з притягненням до відповідальності за корупційне правопорушення».

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1.Інформацію взяти до відома.

2. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., начальникам відділів:

1) відповідно до Державної програми запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 28.11.2011 № 1240, в частині, що стосується Державного архіву Запорізької області, продовжити здійснювання необхідних організаційних, інформаційно-роз’яснювальних, методичних та профілактичних заходів для підвищення ефективності роботи щодо попередження, запобігання та протидії корупційним проявам у діяльності державних службовців, їх поінформованості з означених проблем; термін виконання – постійно;

2) забезпечувати дієвий контроль за дотриманням працівниками Державного архіву Запорізької області вимог законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції», своєчасно виявляти та усувати причини та умови, що сприяють учиненню корупційних діянь, інших правопорушень, пов’язаних із корупцією; термін виконання – постійно;

3) забезпечувати дотримання працівниками Державного архіву Запорізької області трудової дисципліни, негайно реагувати на випадки її порушення; термін виконання – постійно;

3. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., провідному спеціалісту з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Хмурі Н.О.:

1) продовжити обов’язковий постійний розгляд на засіданнях колегій та на нарадах питання щодо виконання Законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції» здійснення заходів щодо запобігання корупційним проявам та реагування на них; термін виконання – постійно;

2) забезпечити систематичне здійснення аналізу стану виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та своєчасне подання до Державної архівної служби України та Запорізької обласної державної адміністрації достовірної аналітичної інформації за рік - до 15 січня та за перше півріччя - до 15 липня;

3) забезпечити проведення навчань з питань запобігання та протидії корупції працівників Державного архіву Запорізької області за участю представників правоохоронних органів; термін виконання – постійно;

4) забезпечити вжиття заходів щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів; термін виконання – постійно;

5) забезпечити належний контроль за роботою державних службовців Державного архіву Запорізької області; термін виконання – постійно.

4. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. продовжити забезпечення роботи відділу в умовах відкритості, забезпечити розміщення інформації про роботу зі зверненнями громадян в друкованих та електронних засобах масової інформації, безперешкодний прийом відвідувачів, реагування на звернення, інформаційні запити тощо; термін виконання – постійно.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

РІШЕННЯ № 4

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:38

Перегляди: 5306

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2013 року

Колегія відмічає, що проведений аналіз роботи зі зверненнями громадян в Державному архіві Запорізької області свідчить, що  ця робота ведеться постійно і спрямована на її покращення.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів інвалідів, громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційному веб-сайті облдержадміністрації та на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.

На веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщені рубрики «Звернення громадян», «Інформуємо громадськість», у яких розміщуються довідки про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян.

У рубриці «Про доступ до публічної інформації» надано Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області та форми для подання до Державного архіву Запорізької області запитів на отримання публічної інформації від фізичних, юридичних осіб та об’єднань громадян.

У рубриці «Державні послуги» розміщено інформацію про роботи (послуги), що виконуються Державним архівом Запорізької області на договірних засадах.

На засіданнях колегії 23.01.2013, 24.04.2013, 17.07.2013 розглядалися питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян», було прийнято відповідні рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 28.01.2013, 11.02.2013, 18.03.2013, 08.04.2013, 20.05.2013, 10.06.2013, 01.07.2013, 15.07.2013, 12.08.2013, 16.08.2013 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.

Протягом звітного періоду 2013 року у зв’язку з кадровими змінами, що відбулися у Державному архіві Запорізької області, директором був виданий наказ від 12.04.2013 № 28 щодо внесення змін до наказу від 02.03.2013 № 21 про призначення відповідальних за ведення діловодства за зверненнями громадян.

Розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100 було затверджено нове Положення про Державний архів Запорізької області.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

За 9 місяців 2013 року проведено 8 перевірок архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду, в т.ч. 5 (п’ять) комплексних перевірок архівних відділів Новомиколаївської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій та сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, архівного відділу Мелітопольської міської ради, 2 (дві) контрольні перевірки архівних відділів Бердянської райдержадміністрації та Запорізької міськради.

Проведено одну перевірку роботи архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради.

Інформацію про стан виконання Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 працівниками архівних відділів включено до довідок за результатами перевірок, які направлялися керівництву райдержадміністрацій, міських рад та сектору контролю апарату облдержадміністрації.

За 9 місяців 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2711 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (за 9 місяців 2012 р. ‑ 2399); кількість питань, порушених у зверненнях – 2722, з них виконано з позитивним результатом – 1679 (62 %); (за 9 місяців 2012 р. – 1496 (61 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 955;

– про майнові права – 431;

– про заробітну плату – 355;

– тематичних – 306;

– про підтвердження стажу роботи – 173;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑139;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 63;

– про репресії та розкуркулення – 41;

– про примусове вивезення до Німеччини – 28;

– про підтвердження депутатської діяльності – 21;

– про нагородження орденами і медалями – 10 та ін.

Протягом 9 місяців 2013 року надійшло запитів від інвалідів – 21, чорнобильців – 1, пенсіонерів – 267.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 640 громадянин, керівництвом архіву – 54, всього – 694 громадян.

12 вересня 2013 р. директором архіву був проведений виїзний особистий прийом громадян у м. Мелітополі, було прийнято 9 громадян.

За 9 місяців 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 5 (п’ять) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2012 рік та їх завдання на 2013 рік розглядалося на засіданні колегії 19.02.2013.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 19.02.2013 проведено тематичний короткотерміновий семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання.

02 жовтня 2013 року Державним архівом Запорізької області разом із Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань забезпечення збереженості архівних документів для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад та трудових архівів. Зі слухачами обговорені особливості ведення діловодства за зверненнями фізичних і юридичних осіб в архівних установах області та проведено круглий стіл на тему: «Облік документів в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівах».

На семінарі було презентовано та надано архівістам для користування в роботі Методичні рекомендації, розроблені Державним архівом Запорізької області: «Організація роботи експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації, міської ради.» та «Реєстрація звернень фізичних і юридичних осіб в архівних установах області».

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу інформації та використання документів Величко О. Г. взяти до відома.

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

1) забезпечити неухильне виконання вимог законодавства України щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення, здійснюючи постійний контроль за використанням персональних даних згідно із Законом України «Про захист персональних даних»; термін виконання – постійно;

2) забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», та оперативно вирішувати порушені у них питання;

3) здійснювати контроль за розглядом адвокатських запитів враховуючи вимоги ст. 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність».

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г., завідувачу відділу забезпечення фізичної збереженості документів та інформаційних технологій Мурашку В.О. забезпечити регулярну, не рідше одного разу на квартал, підготовку та розміщення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області інформації з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян, та відомостей про роботу зі зверненнями громадян.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

РІШЕННЯ №3

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:36

Перегляди: 5241

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за 9 місяців 2013 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія відмічає, що за 9 місяців 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

Основні організаційні заходи

Архівними установами області протягом 9 місяців 2013 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівними відділами розроблені нові редакції положень про архівні відділи райдержадміністрацій та здійснено заходи щодо їх реєстрації в установленому законом порядку.

На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 червня 2012 року № 590 «Про затвердження Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки» протягом 9 місяців 2013 року регіональні цільові соціальні програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 рр. в Запорізькій області (далі – Регіональні цільові програми) затверджені рішеннями сесій районних та міських рад в 9-ти із 20 районів області: Василівському, Великобілозерському, Кам’янсько-Дніпровському, Куйбишевському, Мелітопольському, Приазовському, Пологівському, Чернігівському, Якимівському та в 2-х із 5-ти містах обласного значення: м. Бердянську та м. Мелітополі.

За Регіональними цільовими програмами з метою приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно-правових актів у сфері пожежної безпеки автоматичних систем протипожежного захисту, електрообладнання будівель архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад передбачається установка протипожежної сигналізації у сховищах, проведення ремонту електрообладнання, профілактичних випробувань і замірів опору ізоляції електрообладнання та електромереж в приміщеннях архівних відділів, придбання вогнегасників, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ.

Ці заходи передбачено здійснювати, починаючи з 2014 року. Виділення коштів За 9 місяців 2013 року не передбачалось і не виділялось.

Забезпечення збереженості документів НАФ,

створення довідкового апарату

Протягом 9 місяців 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад проведені такі заходи із забезпечення пожежної безпеки.

Працівники архівного відділу Пологівської райдержадміністрації пройшли навчання та перевірку знань за курсом пожежної безпеки для керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій та отримали посвідчення. Начальник архівного відділу Вільнянської райдержадміністрації пройшла функціональне навчання та перевірку знань у сфері цивільного захисту в навчально-методичному центрі цивільного захисту та БЖД Запорізької області та отримала посвідчення.

Працівники архівних відділів пройшли повторні інструктажі з питань пожежної безпеки, охорони праці та техніки безпеки, які проводилися відповідальними за стан пожежної безпеки, охорони праці і техніки безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах.

У травні ц.р. Веселівським районним сектором ГУ ДСНС України в Запорізькій області була проведена планова перевірка архівного відділу Веселівської райдержадміністрації з питань дотримання вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки та цивільного захисту. Складено припис від 24.05.2013 № 137. Архівним відділом розроблений план заходів на усунення порушень.

Перевірок стану протипожежної безпеки інших архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області представниками Держпожежнагляду протягом 9 місяців 2013 року не було, приписи не складалися.

Архівними відділами разом з відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах проведені огляди та перевірки стану пожежної безпеки приміщень архівних відділів, установок пожежної сигналізації, первинних засобів пожежогасіння, електричних мереж, електрообладнання та опалювального устаткування, в т.ч. з представниками органів Держпожежнагляду архівними відділами Бердянської міськради, Веселівської, Мелітопольської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій. Про результати оглядів та пожежно-технічні обстеження архівних відділів проінформовані керівники райдержадміністрацій та міськрад, які є розпорядниками коштів, для виділення фінансування на здійснення заходів щодо усунення виявлених недоліків та надані відповідні пропозиції до бюджетного запиту на 2014 рік.

В ході огляду були переглянуті, та при необхідності поновлені інструкції про заходи з пожежної безпеки та плани (схеми) евакуації на випадок пожежі.

В архівному відділі Гуляйпільської райдержадміністрації проведені заміри опору електромереж. В архівних відділах Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників.

З метою поліпшення умов зберігання документів архівному відділу Енергодарської міськради установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 150 пог.м., в приміщеннях архівного відділу проведено огляд та технічну наладку системи кондиціювання повітря.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2013 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 24992 справи, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 21250 справ, міськрад – 3742 справи, що складає відповідно 68% і 109% від планових завдань року. Перевірено 10260 справ, які зберігаються в 99 установах – джерелах формування НАФ, що складає відповідно 93% і 102% від програмних завдань року в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 6127 справ в 72 установах, міськрад – 4133 справи в 27 установах.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Камянсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 357 справ, закартоновано 10954 справи, що складає відповідно 93% та 105% планових завдань року.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Бердянської, Василівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Мелітопольської, Пологівської, райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської міськрад.

Протягом 9 місяців продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 149 спр., складено карток на 975 документів.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської міськрад.

Архівним відділом Гуляйпільської райдержадміністрації проведено описування 2 документів особового походження фонду гуляйпільського краєзнавця Жилінського В.І., Токмацької райдержадміністрації проведено описування відеофільму «Токмачани на Сорочинцях 2012», Бердянської міськради – відеофільму «Вечір-реквієм «Забуттю не підлягає», Гуляйпільської райдержадміністрації та Бердянської міськради – 83 фотодокументи.

Формування Національного архівного фонду

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 10954 спр. управлінської документації при плані на рік 10445 справ.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Бердянської, Василівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Мелітопольської, Пологівської райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської, Енергодарської міськрад.

Архівним відділом Гуляйпільської райдержадміністрації прийнято на зберігання 2 документів особового походження фонду гуляйпільського краєзнавця Жилінського В.І., Токмацької райдержадміністрації та Бердянської міськради прийнято на зберігання 2 відеофільми, Гуляйпільської райдержадміністрації та Бердянської міськради – 83 фотодокументи.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання 6080 спр. з особового складу ліквідованих установ, в т.ч. до архівних відділів райдержадміністрацій – 39 справ, міськрад – 6041 справа.

До Державного архіву архівними відділами передано 10262 справи. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом 9 місяців ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 270 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 12454 спр. управлінської документації, що складає 91% планових завдань року, в т.ч 188 установами в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 7884 спр. (78%), 82 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 4570 спр. (126%). Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за 9 місяців складає 59%.

ЕПК держархіву погодила описи справ з особового складу загальним обсягом на 10099 спр., що складає 171% планових завдань року, т.ч представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 2981 спр. (127%), міськрад – на 7118 спр. (199%).

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Новомиколаївської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Бердянської, Мелітопольської, Енергодарської міськрад.

Проведено упорядкування та приймання на зберігання до архівних установ виборчих документів окружних виборчих комісій з виборів народних депутатів України 2012 року.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 172, в т.ч. 104 комплексних, 98 тематичних і 73 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ.

Для підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 25 семінарів з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 738 слухачів, прийнято участь в роботі 33 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 495 номенклатур справ, 71 інструкцію з діловодства, 54 положення про ЕК та 439 положень про архівні підрозділи, 138 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 114 тис. справ, представлених установами – джерелами формування НАФ.

Погоджено описи з особового складу на 12769 справ, 159 номенклатур справ, 25 інструкцій з діловодства, 33 положення про ЕК та 51 положення про архівні підрозділи, 374 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 29,5 тис. справ, представлені іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ – джерел формування НАФ: Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Бердянської міськради;

- з погодження номенклатур справ – Великобілозерської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Енергодарської, міськрад;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 414 справи, до знищення виділено 49 справ з дублетною інформацією.

Використання документів

Відповідно до рішення Запорізької обласної ради від 29.10.2009 №9 «Про Обласну програму з увіковічення пам’яті захисників Вітчизни, які загинули в роки Великої Вітчизняної війни, «Згадаймо всіх поіменно» на 2010-2015 роки» та на виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2011 № 26 архівним відділом Енергодарської міськради підготовлено біографічні довідки на 6-х учасників бойових дій Великої Вітчизняної війни, жителів м.Енергодара та надано довідки для публікації до Запорізького обласного відділення пошуково-видавничого агентства «Книга пам’яті України».

Архівним відділом Енергодарської міськради за документами із архівних фондів підготовлено 3 ініціативних інформування: про відкриття у м. Енергодарі пам’ятників та пам’ятних знаків (для ЕЗОШ №2 та відділу інформації та зв'язків з громадськістю виконавчого комітету міської ради), про перейменування підприємств, установ та закладів міста (для відділу інформації та зв'язків з громадськістю виконавчого комітету міської ради), про створення садово-городних товариств та гаражно-будівельних кооперативів у місті (для оргвідділу міської ради).

Архівними відділами Великобілозерської, Вільнянської, Куйбишевської, Оріхівської райдержадміністрацій, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад до 68-й річниці Перемоги в Великій Вітчизняній війні та 70-річчя визволення області від німецько-фашистських загарбників, 22-ї річниці незалежності України, до Дня Конституції України, до 43-річниці з Дня заснування міста Енергодара підготовлено 11 виставок документів, в т.ч. одна он-лайн на офіційному веб-сайті виконавчого комітету міської ради.

Архівним відділом Вільнянської райдержадміністрації підготовлена радіопередача, Василівської та Приморської райдержадміністрацій в місцевих ЗМІ опубліковано 3 статті з питань діяльності архівних відділів.

Архівним відділом Енергодарської міськради проведено екскурсію для учнів шкіл м. Енергодара.

Архівними відділами виконано 1212 тематичних запитів, в т.ч. 1165 (96%) з позитивною відповіддю, з них за документами НАФ – 1025 (85%) запитів.

На запити соціально-правового характеру видано 6858 довідок, в т.ч. 6466 (94%) з позитивною відповіддю. З них на запити про заробітну плату та стаж – 5759 ( 84%) довідок, в т.ч. на пільгових умовах – 2409 (35%) довідок, майнових – 861 (12%). За документами НАФ виконано 1224 (18%) запитів соціально-правового характеру. На особистому прийомі надійшло 4460 звернень громадян.

Найбільшу кількість тематичних запитів виконано архівними відділами Запорізької, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Мелітопольської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій; запитів соціально-правового характеру - Запорізької - 3189, Бердянської - 740, Енергодарської – 1443 міськрад, Бердянської – 49, Гуляйпільської – 53, Запорізької - 50, Мелітопольської - 298, Оріхівської - 75, Пологівської – 86, Приморської – 294, Якимівської – 62 райдержадміністрацій.

Надано послуги 330 користувачам документів, всі громадяни України, яким було видано 1804 справи.

Діяльність мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (трудових архівів)

Протягом 9 місяців2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішеннями сесій сільських рад та виконкому Зеленівської сільської ради створено 4 трудових архіви: трудовий архів Констянтинівської сільської ради Мелітопольського району та трудові архіви Банівської, Зеленівської, Коларівської сільських рад Приморського району. Станом на 01.11.2013 в Запорізькій області діють 80 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 79, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Про діяльність трудового архіву Костянтинівської сільради Пологівського району по роботі з документами ліквідованих установ та виконанню запитів громадян заслухано на виїзному засіданні ЕПК Державного архіву у Пологівському районі.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 6085 спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Бердянської – 504, Михайлівської – 455, Оріхівської – 1795, Чернігівської – 677 справ. Трудовими архівами сільських, міських рад міст районного значення прийнято 1717 справ.

Виконано 1130 тематичних запитів та 10271 запит соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 1094 (97%) і 10111 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 1414 запитів, що складає 14% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 7049 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 904, районних рад: Бердянської – 524, Вільнянської – 567, Кам’янсько-Дніпровської – 995, Куйбишевської - 476, Михайлівської – 469, Оріхівської – 748, Приазовської – 1067, Токмацької – 616, Чернігівської – 416 запитів. Трудовими архівами сільських, міських рад міст районного значення 7 районів виконано 3200 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Потребує приведення у відповідність до діючого законодавства чисельність працівників архівних відділів. З 20 архівних відділів райдержадміністрацій лише в 5 штатна чисельність складає 2 шт.од., в інших 15 архівних відділів штатна чисельність складає 1 шт.од. Потребує збільшення штатна чисельність трудових архівів.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ. Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Пожежні сигналізації встановлені в 8 із 29 архівосховищах 8-ми архівних відділів райдержадміністрацій (28%), в т.ч. в архівному відділі Токмацької райдержадміністрації - з виведенням на пульт чергового адмінбудинку райдержадміністрації та в 25-ти (73%) із 37-ми архівосховищ відділів Бердянської, Запорізької, Енергодарської Мелітопольської міськрад, з них в 22-х архівосховищах архівних відділів - з виведенням на пульт центрального спостереження, в 3-х архівосховищах архівного відділу Запорізької міськради – з виведенням на пульт чергового адміністративного будинку міськради. В 3-х архівосховищах архівного відділу Запорізької міськради та всіх 5-ти архівосховищах архівного відділу Токмацької міськради сигналізації відсутні.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Не виконали планові завдання за 9 місяців 2013 року архівні відділи:

- з картонування справ – Новомиколаївської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради;

- з перевіряння наявності справ – Пологівської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій, Мелітопольської міськради;

- з каталогізації документів – Запорізької міськради;

- з приймання на зберігання документів НАФ - Новомиколаївської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради;

- з проведення перевірок архівних підрозділів і служб діловодства установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів - Бердянської, Василівської, Веселівської, Запорізької, Михайлівської, Приазовської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Мелітопольської, Михайлівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій, Токмацької міськради.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах Бердянського (29% ), Василівського (26%), Запорізького (25%), Пологівського (44%), Приазовського (11%), Чернігівського (39%), Якимівського (40%) районів та міста Запоріжжя (52%).

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

1) здійснити необхідні заходи щодо приведення у відповідність до діючого законодавства юридичного статусу та штатної чисельності працівників архівних відділів.

2) звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2013 року;

3) забезпечити здійснення планування роботи архівних установ Запорізької області на 2014 рік та підготовку звітності за 2013 рік; термін виконання: листопад-грудень 2013 року;

4) більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

5) посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2013 році; термін виконання - листопад 2013 року;

6) завершити роботу щодо перескладання списків установ-джерел формування НАФ та установ, в діяльності яких не утворюються документи НАФ в зоні комплектування архівних відділів; списки подати на розгляд ЕПК Державного архіву Запорізької області; термін виконання – 15.11.2013;

7) посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Запорізької, Мелітопольської, Михайлівської, Приазовської, Пологівської, Приморської, Розівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськради; термін виконання – 15.11.2013;

8) забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - грудень 2013 року;

9) вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, які надходять на архівне зберігання;

10) забезпечити активну участь у заходах до 90-річчя заснування районів сучасної Запорізької області, роковинам Голодомору 1932-1933 років в Україні, іншим пам’ятним і ювілейним датам, вільний доступ громадськості до архівних документів;

11) забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 1), 2), 3), 4), 5), 9), 11) пункту 2 цих пропозицій.

4. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації».

5. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання відділам архівним міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

6. Рекомендувати головам райдержадміністрацій, міським головам та головам районних рад посилити контроль та здійснити необхідні заходи щодо:

- приведення у відповідність до діючого законодавства та нормативних вимог штатної чисельності працівників архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів;

- забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів.

7. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Зайковському В.О. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

8. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

РІШЕННЯ № 2

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:35

Перегляди: 5789

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за 9 місяців 2013 року

Державним архівом Запорізької області протягом 9 місяців 2013 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Основні організаційні заходи

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» було підготовлено розпорядження голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100 «Про затвердження положення та складу колегії Державного архіву Запорізької області».

Відповідно до Положення про Державний архів Запорізької області, затвердженого розпорядженням голови Запорізької облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100 «Про затвердження Положення та складу колегії Державного архіву Запорізької області», видано наказ від 29.05.2013 № 38 «Про затвердження Положення про колегію Державного архіву Запорізької області».

Згідно з Типовим положенням про Науково-методичну раду Центрального державного архіву, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 10.04.2013 № 592/23124, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України від 10.04.2013 за № 592/23124, видано наказ від 27.06.2013 № 42 «Про затвердження Положення про Науково-методичну раду Державного архіву Запорізької області».

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання доручення Першого Віце-прем’єр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК «Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства» за 9 місяців 2013 року було підготовлено та проведено 3 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області за результатами якого скасовано грифи секретності 378 справам, з них 74 справам було надано гриф ДСК.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів; у фондах архіву було виявлено документи та матеріали, що висвітлюють побудову, руйнацію та відновлення християнських храмів на території Запорізької області (складено довідки на 75 церков); для релігійної громади при храмі Святого Архистратига Михаїла до 15-річчя з часу реєстрації першої греко-католицької громади у Запорізькій області – нащадків переселенців 1940-х років, проведене виявлення документів щодо переселення до Запорізької області українців з Польщі та Західної України у 1944 – 1951 рр.; у підрозділі «Церква в роки війни» он-лайнової документальної виставки «Війна і Перемога в історичній пам'яті українського народу (до 65-річчя Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 років та 65-ї річниці завершення Другої світової війни)», що розміщена на сайті Державної архівної служби України, представлені документи архіву з цієї тематики (http://www.archives.gov.ua/Sections/Peremoga_65/fotos_08.php); за архівними документами та за сприянням архіву вийшло друком видання «Путем Апостола Андрея. Очерки истории Православия в Запорожском крае. К 20-летию Запорожской и Мелитопольской епархии / Коллектив авторов: Лыман И.И., Грибовский В.В., Стойчев В.М. и др. / Под ред. Высокопреосвященнейшего Луки, архиепископа Запорожского и Мелитопольского.- Запорожье, 2012. - 524 с.».

На виконання пунктів 9, 13 плану заходів щодо посилення соціального захисту колишніх політичних в’язнів, репресованих та членів їх сімей на період до 2015 року, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 19 грудня 2012 року № 1052-р Державним архівом Запорізької області були проведені такі заходи:

‑ за 9 місяців 2013 року до архіву надійшло 41 запит щодо підтвердження застосування політичних репресій від громадян України, колишніх республік СРСР та дальнього зарубіжжя;

‑ громадянам, які прийшли на прийом в архів та виявили бажання ознайомитися з матеріалами архівно-слідчих справ на репресованих родичів, за умов наявності відповідних документів, що підтверджують родинні стосунки, у відповідності з чинним законодавством України надавались для ознайомлення документи в читальному залі архіву. У читальному залі працювали 16 користувачів, з них 3 користувачів – члени науково-редакційного підрозділу «Реабілітовані історією».

‑ на сайті Державного архіву Запорізької області було розміщено документальну виставку документів «Голодомор 1932 – 1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів.»

(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=248:q-1932-1933-q.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011−2015 роки, листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

21 лютого у газеті «Запорізька правда» надрукована стаття «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько−Дніпровського району Запорізької області» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=5971:2013-02-23-21-39-05&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

‑ «Слово про незабутнє» (від 09.05.2013);

‑ Савощенко О.Л. «Підпільники «Ревкому» теж наближали визволення» (09 травня 2013 р.)

http://www.zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6199:-qq---&catid=38:2009-04-14-10-29-22&Itemid=56.

На сайті Державного архіву Запорізької області розміщені он-лайнові виставки документів:

‑ «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=250:2013-01-04-08-00-57);

‑ "Запоріжжя. Рік після Перемоги" (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=296%3Aq---q&lang=uk);

‑ «Легенда прикордонних військ Микита Карацупа» про Героя Радянського Союзу полковника Микиту Федоровича Карацупу, уродженця Запорізької області (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=300%3A95-&lang=uk).

У читальному залі архіву відкриті виставки документів:

‑ «Об’єднана підпільна органiзацiя «Ревком» м. Запоріжжя»;

‑ 21 червня до дня початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у читальному залі Державного архіву Запорізької області відкрита книжкова виставка «Запоріжці та Запорізький край у роки Великої Вітчизняної війни».

Тернуватському селищному голові Новомиколаївського району Запорізької області направлено ініціативний лист про розстріляних в роки тимчасової нацистської окупації громадян с. Гайчур (с. Тернувате).

Вийшло з друку видання «Альбом партизанської слави українського народу у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 рр.»/упоряд. Соколенко О.Г.. – К.: Видавництво ГО «Об’єднання «Всесвіт», 2012. – 1430 с., у якому серед областей України представлена й Запорізька область за документами Державного архіву Запорізької області.

На адресу Комісії у справах колишніх партизанів Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. при Верховній Раді України було направлено додаткову інформацію про Народний рух опору Запорізької області у роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. для включення в книгу «Альбом партизанської слави Українського народу».

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 12 серпня 2013 року № 31487/1/1-13 для створення навчально-освітнього порталу «Т.Г. Шевченко» до відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка було підготовлено інформацію про наявність архівних фондів та публікацій Державного архіву Запорізької області з цієї тематики.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 01.07.2013 № 90 «Про участь державних архівних установ у відзначенні Дня ветерана» проводилися такі заходи:

‑ видано наказ № 64 від 23 вересня 2013 р. «Про участь державних архівних установ Запорізької області у відзначенні Дня ветерана»;

‑ на офіційному сайті архіву розміщено он-лайнову виставку архівних документів і матеріалів про ветеранів праці – керівників Державного архіву Запорізької області.

(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=344%3A2013-09-27-11-43-01&lang=uk).

На виконання наказу Державної архівної служби України від 22.07.2013 № 98, відповідно до постанови Верховної Ради України від 04.07.2013 № 413-VІІ «Про відзначення 70-річчя прориву радянськими військами німецької лінії оборони «Вотан» та визволення міста Мелітополя» та доручення кабінету Міністрів України від 18.07.2013 № 28266/1/1-13 на офіційних сайтах Державної архівної служби України (http://www.archives.gov.ua/Sections/70-Melitopol/index-2.php) та Державного архіву Запорізької області (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=349%3Abij-za-melitopol&lang=uk) розміщені он-лайнові виставки документів з фондів Державного архіву Запорізької області, центральних архівів України, Мелітопольського краєзнавчого музею та та Токмацького районного військово-історичного пошукового товариства «Вотан».

Архівному відділу Мелітопольської райдержадміністрації було надано копії архівних документів для підготовки в райдержадміністрації та сільрадах району виставок документів і матеріалів, присвячених 30-річчю прориву радянськими військами німецької лінії оборони «Вотан».

За 9 місяців 2013 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 4069 (3394 – у 2012 році, 3285 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 975 од. (677 − у 2012 році, 648 – у 2011 році).

Протягом 9 місяців 2013 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 240 інформацій, до Державної архівної служби України – 70.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом 9 місяців 2013 року регуляторні та інші нормативно-правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За 9 місяців 2013 року проведено 5 засідань колегії Державного архіву Запорізької області, на яких розглянуто 25 питань.

Проведення перевірок архівних установ

За 9 місяців 2013 року проведено 7 перевірок архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду, в т.ч. три комплексних перевірки архівних відділів Новомиколаївської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, архівного відділу Мелітопольської міськради, дві контрольні перевірки архівних відділів Бердянської райдержадміністрації та Запорізької міськради.

Проведено 2 перевірки роботи трудових архівів: архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради та Трудового архіву Мелітопольської міськради.

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій, міському голові та секретарю міськради.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2012 рік та їх завдання на 2013 рік розглядалося на засіданні колегії 19.02.2013.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 19.02.2013 та 02.10.2013 проведено два тематичних короткотермінових семінари «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» та з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання.

Протягом 9 місяців2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішеннями сесій сільських рад та виконкому Зеленівської сільської ради створено 4 трудових архіви: трудовий архів Костянтинівської сільської ради Мелітопольського району та трудові архіви Банівської, Зеленівської, Коларівської сільських рад Приморського району. Станом на 01.11.2013 в Запорізькій області діють 80 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 79, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Проведено 2 перевірки роботи архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради та Трудового архіву Мелітопольської міськради. Довідки про результати перевіряння надіслані міському голові та секретарю міськради.

Про діяльність трудового архіву Костянтинівської сільради Пологівського району по роботі з документами ліквідованих установ та виконанню запитів громадян заслухано на виїзному засіданні ЕПК Державного архіву у Пологівському районі.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за 9 місяців 2013 року відреставровано 3,8 тис.арк. (у 2012 році 1,9 тис. арк.), відремонтовано 25,0 тис. арк. (у 2012 році 7,9 тис. арк.) документів, оправлено і підшито 2089 справ, (у 2012 році 3336 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 30 рулонів страхового фонду (у 2011 році – 34 рулонів), 1738 негативів фотодокументів (у 2012 році 1239 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 158 фондах (по 153 фондах у 2012 році). Перевірено 17620 справи (17642 справ у 2012 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 213 фондах (12975 справ), у 2012 році - 221 фонд (14800 справ) на паперовій основі.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ.

Проводилось удосконалення описів шести фондів.

До бази даних «Архівні фонди України» внесено зміни та доповнення до 213 фондів.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Описані:

- фотодокументи обласної редакції газети «МІГ» за 2007 рік на 100 од. обл.;

- документи особового походження краєзнавця, письменника, поета, члена Запорізької обласної організації Національної спілки журналістів України, члена Запорізької обласної організації Національної спілки письменників України, лауреата премії ім. І. Франка – Сушка Костянтина Івановича за 1963-2011 роки на 40 од. зб. /125 док.;

- документи, що відбивають події, пов’язані з виборами народних депутатів України у Запорізькій області у 2012 році, на 145 од. зб./355 док. за 2012 рік.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 12975 (10713 у 2012 році) справ по 213 (221 у 2012 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 18100 справ).

Протягом 9 місяців 2013 року проведено 16 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, в тому числі одне виїзне засідання в Пологівському районі, на яких заслухано голів експертних комісій семи установ, начальників архівних відділів Пологівської райдержадміністрації та Мелітопольської міськради, завідувача сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації про стан упорядкування, забезпечення збереженості документів, роботу експертних комісій та трудового архіву установи, погоджено 1 стандарт, 15 (31 у 2012 році) інструкцій з діловодства, 19 (10 у 2012 році) положень про експертні комісії, 27 (30 у 2012 році) положень про архівні підрозділи, 42 (12 у 2012 році) номенклатур справ, 52 акти про вилучення для знищення документів на 223748 справ та 1525 пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання (у 2012 році 122 акти на 197171 справу та 2893 пакування виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання), схвалено 459 описів на 14417 справ постійного зберігання (463 описи на 18005 справ у 2012 році) в т.ч. джерел комплектування Державного архіву Запорізької області – 1963 справи (2379 у 2012 році), архівних відділів – 12454 справи (15626 справ у 2012 році).

Погоджено 325 описів (393 у 2012 році) на 19995 (16860 у 2012 році) справу з особового складу, представлені 431 установою-джерелами формування Національного архівного фонду в т.ч. джерел комплектування Державного архіву Запорізької області – 9854 справи (план на рік – 5000), архівних відділів – 10099 справ (план на рік – 5910).

Погоджено чотири інструкції з діловодства, три положення про експертні комісії, два положення про архівні підрозділи, двадцять п’ять номенклатур справ, 20 актів про вилучення для знищення документів на 22475 справ, 12 описів справ до ліквідації на 231 справу, 15 описів на 1070 справ з особового складу, представлені 51 іншою установою.

Проведено 25 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (21 - у 2012 році). За результатами перевірок складено довідки, з якими ознайомлені керівники підприємств, установ та організацій.

Проведено 36 тематичних перевірянь з таких питань: щодо наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду, проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів Національного архівного фонду, виключення зі списку юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, виключення зі списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (30 – у 2012 році). За результатами перевірок складено довідки, які розглянуто на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам підприємств, установ і організацій.

Проведено 36 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 44 - у 2012 році).

Проведено 44 перевіряння готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (50 – у 2012 році).

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами працівникам діловодних служб та архівних підрозділів 20 підприємств, установ та організацій (15 - у 2012 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Продовжено роботу з цільової комплексної експертизи цінності документів установ сільського господарства. Переглянуто 1299 справ (1203 справи у 2012 році), до знищення виділено 175 справ (126 справ у 2012 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 19.02.2013 та 02.10.2013 проведено два тематичних короткотермінових семінари «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для сільських, селищних голів, секретарів сільських, селищних рад, керівників апарату, структурних підрозділів райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, для спеціалістів, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для працівників департаменту економічного розвитку Запорізької міської ради – проведено 17 семінарських занять.

11.06.2013 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 45 слухачів.

Використання інформації документів НАФ

До пам’ятних дат подій Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ у розділі «Історичний ракурс» розміщено 3 статті:

− Козлової І.В. «Добровільна організація патріотів із Олексіївки Кам’янсько-Дніпровського району Запорізької області» (№ 21-22 (23251-23252) від 21.02.2013), «Слово про незабутнє» (від 09.05.2013).

− Савощенко О.Л. «Підпільники "Ревкому" теж наближали визволення» (від 09 травня 2013 р.) (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6199:-qq---&catid=38:2009-04-14-10-29-22&Itemid=56);

На сайті Державного архіву Запорізької області розміщені он-лайнові виставки документів:

− «Чорнобильська катастрофа в серцях запоріжців» (до роковин аварії на Чорнобильській АЕС), (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=119%3Al-r-25-&lang=uk);

− «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=250:2013-01-04-08-00-57);

− «Т.Г.Шевченко – Великий син Великого народу», присвячена 199-річчю з його дня народження

(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=275:l-r-199-r);

− «Запоріжжя. Рік після Перемоги», що розміщена на сайті архіву (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=296%3Aq---q&lang=uk);

− «Легенда прикордонних військ Микита Карацупа» про Героя Радянського Союзу полковника Микиту Федоровича Карацупу, уродженця Запорізької області (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=300%3A95-&lang=uk);

− «90 років Запорізькому обласному товариству сприяння обороні Україні»(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=303%3A90-&lang=uk);

‑ до відзначення 1 жовтня 2013 р. Дня ветерана підготовлено он-лайнову виставку архівних документів і матеріалів про ветеранів праці – керівників Державного архіву Запорізької області (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=344%3A2013-09-27-11-43-01&lang=uk);

‑ «Бій за Мелітополь (до 70-річчя прориву радянськими військами німецької лінії оборони «Вотан»)» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=349%3Abij-za-melitopol&lang=uk);

‑ «30 років з дня відкриття на о. Хортиця Музею історії м. Запоріжжя Національного заповідника «Хортиця» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=350%3Akhortitsia&lang=uk).

21 червня ц.р. до дня початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у читальному залі Державного архіву Запорізької області відкрита книжкова виставка «Запоріжці та Запорізький край у роки Великої Вітчизняної війни».

14 травня 2013 р. до Дня пам’яті жертв політичних репресій Державним архівом Запорізької області на сайті Державного архіву Запорізької області розміщена інформація про заходи Державного архіву Запорізької області, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи із соціального захисту колишніх політичних в’язнів і репресованих у 2012 році та інформація Державного архіву Запорізької області про розміщення документів і матеріалів у засобах масової інформації, збірниках документів та виданнях про репресії на Запоріжжі у 1919-1951 рр. (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=299%3A19-2013-&lang=uk).

На сайті «Комсомольская правда в Украине» (http://kp.ua/daily/210213/380846/) розміщено інформацію «Рассекретили документы «Мотор Сичи» и «Облавтодора» щодо розсекречення документів у Державному архіві Запорізької області періоду 1943-1980 рр.

На сайті газети «Мрия» (http://mriya.zp.ua/tainu-proshlogo/item/954-тайны-рассекреченных-архивов) у рубриці «Тайны рассекреченных архивов» розміщено інформацію:«Сотрудники хранилища показали «Мрии» материалы, которые более полувека были под семью замками».

18 березня ц.р. директор Державного архіву Тедєєв О.С. взяв участь у засіданні «круглого столу» товариства «Старий Олександрівськ», яке проходило за участю Запорізького міського голови.

04 квітня ц.р. з метою розробки Комплексної програми з вивчення історії міста Запоріжжя представники Державного архіву Запорізької області взяли участь у черговому засіданні «круглого столу» робочої групи з дослідження цього питання, яке відбулося у малій залі Запорізької міської ради.

29 квітня ц.р. за участі ЗМІ у Запорізькій обласній універсальній науковій бібліотеці імені О.М. Горького відбулося урочисте відкриття виставки «Міський голова Олександрівська Фелікс Мовчановський та його хутір для глухонімих дітей». Організатори заходу: Департамент культури, туризму, національностей та релігій Запорізької облдержадміністрації, Запорізька обласна універсальна наукова бібліотека імені О.М. Горького, Державний архів Запорізької області, Громадська організація «Вознесеновка». Начальник відділу інформації та використання документів Величко О.Г. виступила з доповіддю про документальну спадщину Запорізького краю, що зберігається в архіві, зокрема, про діяльність колишнього міського голови Ф.Ф. Мовчановського та заснування училища-хутора для глухонімих.

31 травня ц.р. директор Державного архіву Запорізької області Тедєєв О.С. брав участь у складі оргкомітету у Всеукраїнській науковій конференції «Історія степової України XVII-XX ст.»;

01 червня ц.р. на базі Національного заповідника «Хортиця» директор Державного архіву Запорізької області Тедєєв О.С. брав участь у складі оргкомітету у Всеукраїнській науковій конференції «Запорізька січ та українське козацтво».

21 серпня ц.р. відбулася веб-конференція з нагоди 22-річчя проголошення Незалежності України, у якій взяла участь заступник директора архіву Пилявська О.Л.

Запорізькими архівістами спільно із Запорізьким національним університетом підготовлено нове видання «Письма семьи Черноусовых». Выпуск 8 серии «Забытые дневники».

За 9 місяців 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2711 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (за 9 місяців 2012 р. ‑ 2399); кількість питань, порушених у зверненнях – 2722, з них виконано з позитивним результатом – 1679 (62 %); (за 9 місяців 2012 р. – 1496 (61 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 955;

– про майнові права – 431;

– про заробітну плату – 355;

– тематичних – 306;

– про підтвердження стажу роботи – 173;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑139;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 63;

– про репресії та розкуркулення – 41;

– про примусове вивезення до Німеччини – 28;

– про підтвердження депутатської діяльності – 21;

– про нагородження орденами і медалями – 10 та ін.

Протягом 9 місяців 2013 року надійшло запитів від інвалідів – 21, чорнобильців – 1, пенсіонерів – 267.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 640 громадянин, керівництвом архіву – 54, всього – 694 громадян.

12 вересня ц.р. директором архіву був проведений виїзний особистий прийом громадян у м. Мелітополі, було прийнято 9 громадян.

За 9 місяців 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 5 (п’ять) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Користувачам у читальний зал видано 8150 од. зб. на паперовій основі (9735 у 2012 році).

Методична робота

За 9 місяців 2013 року проведено 6 засідань Науково-методичної ради, на яких розглянуті питання: про Положення Науково-методичну раду Державного архіву Запорізької області, про зміни у складі Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області, про план роботи Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області на 2013 рік, про план тематичного короткострокового семінару: «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, про план семінару з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, Про висунення на конкурс науково-методичних та науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії за 2012 рік науково-довідкового документального видання «Запорізький архів. З історії міста Олександрівська: збірник документів», методичні рекомендації «Реєстрація звернень фізичних та юридичних осіб в архівних установах області» та «Організація роботи експертних комісій архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад», Примірну номенклатуру справ сільської, селищної ради, про історичну довідку про зміни адміністративно-територіального устрою на Запоріжжі у 1770 – 2013 рр., розділи Путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Постачальні, збутові організації», «Органи державної влади та управління, місцевого самоврядування», «Заготівельні організації», «Державні органи у справах національностей, міграції та релігійних культів», «Промислова і споживча кооперація», «Профспілкові організації», «Фонди особового походження».

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів забезпечити безумовне особисте виконання та виконання підлеглими працівниками Правил роботи архівних установ України, що затверджені наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013  № 656/5 «Про затвердження Правил роботи архівних установ України», який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 р. за № 584/23116; термін виконання – постійно.

3. Голові та членам експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області забезпечити розгляд та схвалення ЕПК списків джерел комплектування та інших юридичних і фізичних осіб, що перебувають у зоні Державного архіву Запорізької області та подання їх на затвердження директору архіву; термін виконання – листопад 2013 року.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів, провідному спеціалісту з питань кадрової роботи та державної служби Хмурі Н.О., відповідно до розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 30.09.2013 № 464 «Про проведення у листопаді ц.р. атестації державних службовців місцевих органів виконавчої влади області в 2013 році» забезпечити проведення у листопаді ц.р. атестації державних службовців Державного архіву Запорізької області в 2013 році.

5. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. у ІV кварталі ц.р. забезпечити активну участь Державного архіву Запорізької області у заходах, присвячених роковинам Голодомору 1932-1933 років в Україні, іншим пам’ятним і ювілейним датам.

6. Начальникам відділів: зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.), організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.), формування НАФ та діловодства (Фурсенко Т.В.) забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у ІV кварталі 2013 року.

7. Заступнику директора Пилявській О.Л, керівникам структурних підрозділів Державного архіву, провідному спеціалісту відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Хмурі Н.О. забезпечити здійснення планування роботи Державного архіву Запорізької області на 2014 рік та підготовку звітності за 2013 рік; термін виконання – до 31.12.2013.

8. Начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. організувати проведення комплексної перевірки роботи архівних відділів Приазовської та Чернігівської райдержадміністрацій протягом ІV кварталу 2013 року.

9. Головному спеціалісту − керівнику режимно-секретної служби Державного архіву Запорізької області Бондарю В.О. забезпечити продовження роботи з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР.

10. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

11. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

РІШЕННЯ № 1

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:33

Перегляди: 5595

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про план роботи Державного архіву Запорізької області

на ІV квартал 2013 року

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2013 року, колегія відмічає, що Державним архівом Запорізької області проводиться робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Проект плану роботи Державного архіву області на ІV квартал 2013 року було погоджено із заступником голови облдержадміністрації Гамовим А.М. у вересні 2013 року. Заходи плану роботи Державного архіву області на ІV квартал 2013 року, як структурного підрозділу Запорізької облдержадміністрації, є частиною Плану роботи Запорізької обласної державної адміністрації на ІV квартал 2013 року та відповідають пріоритетам Державного архівної служби України.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2013 року взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О. забезпечити виконання плану роботи Державного архіву області на ІV квартал 2013 року.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т., забезпечити підготовку та подання інформації про виконання плану роботи Державного архіву області на ІV квартал 2013 року організаційному відділу апарату Запорізької облдержадміністрації у визначені терміни.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Протокол № 6 засідання колегії від 23.10.2013

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:22

Перегляди: 5152

ПРОТОКОЛ

23.10.2013 № 6

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2013 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2013 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за 9 місяців 2013 року.

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

4. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2013 року.

Інформує: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

5. Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року.

Інформує: Хмура Н., провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву Запорізької області.

6. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

7. Про стан підготовки архівних установ Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр.

Інформують: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області;

Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

8. Про організацію проведення консультацій з громадськістю з актуальних соціально-економічних питань відповідно до компетенції.

Інформує: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2013 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2013 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за 9 місяців 2013 року

Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

4. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2013 року

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року

Хмуру Н.О., провідного спеціаліста з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

6. СЛУХАЛИ: про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

7. СЛУХАЛИ: про стан підготовки архівних установ Запорізької області до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр.

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається;

ВИСТУПИЛА: Білець С.Т., яка повідомила про стан підготовки архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 рр.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

8. СЛУХАЛИ: про організацію проведення консультацій з громадськістю з актуальних соціально-економічних питань відповідно до компетенції

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів, яка зазначила, що відповідно до доручень Президента України та Уряду, одним з головних завдань у роботі органів влади та їхніх структурних підрозділів є сприяння подальшому розвитку громадянського суспільства, забезпечення відкритості влади, а також створення сприятливих умов для залучення громадськості до роботи влади. Це питання повинно знаходитись на особистому контролі у керівників. У Державному архіві Запорізької області до роботи дорадчих органів залучені науковці та представники громадських організацій. На офіційному веб-сайті архіву створені рубрики «Інформуємо громадськість», «Доступ до публічної інформації»; відповідно до ст. 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації» в обов’язковому порядку оприлюднюється інформація, що передбачено у цій статті Закону.

ВИРІШИЛИ: Інформацію взяти до відома та врахування в роботі.

«30 років з дня відкриття на о. Хортиця Музею історії м. Запоріжжя Національного заповідника «Хортиця»

Деталі

Створено: П'ятниця, 18 жовтня 2013, 09:34

Перегляди: 24407

До 30-річчя з дня відкриття на о. Хортиця Музею історії м. Запоріжжя Національного заповідника «Хортиця» відкрито виставку архівних та фотодокументів.

Детальніше:«30 років з дня відкриття на о. Хортиця Музею історії м. Запоріжжя Національного заповідника...