РІШЕННЯ № 5

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:12

Перегляди: 16106

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2014 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2014 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році» розглядалося на засіданні колегії 29.01.2014, прийнято відповідне рішення за № 5.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 17.02.2014, 11.03.2014, 24.03.2014.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву (на місяць, на тиждень).

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Для забезпечення контролю повноти і якості виконання завдань у Державному архіві Запорізької області застосовуються такі заходи:

1) невідкладна реєстрація, розгляд та доведення до виконавців завдань і доручень;

2) за допомогою внутрішнього мережевого ресурсу документ в електронному вигляді доводиться до виконавця, так само в мережі готуються документи, які потребують узагальнення;

3) відповідальним працівником проводяться постійні нагадування про виконання документів – завчасно у вигляді спеціальної роздрукованої форми, постійно особисто та в телефонному режимі;

4) щотижнево на нарадах у керівництва проводиться аналіз виконання документів за попередній період та обговорюються питання їх виконання протягом наступного тижня.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За І квартал 2014 року проведено одну комплексну перевірку сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду. Питання про результати перевіряння винесено на розгляд колегії Державного архіву Запорізької області 28.04.2014.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За І квартал 2014 року проведено комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (7 - у 2013році); 4 тематичних перевірянь щодо наявності, стану та руху документів НАФ (10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ у 2013 році),15 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 8 - у 2013 році).

Проведено 10 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2013 році).

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

У І кварталі 2014 року в Державному архіві Запорізької області забезпечено впровадження автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow».

За І квартал 2014 року в архіві зареєстровано 185 вхідних документів (462 − за аналогічний період минулого року, 388 – у 2012 році, 252 – у 2011 році).

Вихідних документів зареєстровано 295, (316 – за аналогічний період минулого року), 261 у 2012 році, 254 у 2011 році).

Протягом кварталу директором держархіву було видано 18 наказів з основної діяльності 25 − за цей період у 2013 році, 25 – у 2012 році, 22 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом І кварталу 2014 року не було.

За результати роботи за 2013 рік головою Запорізької обласної державної адміністрації видано розпорядження від 20.03.2014 № 81 «Про посилення контролю та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни». На виконання цього розпорядження в архіві було видано наказ від 27.03.2014 № 17 «Про виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 20.03.2014 № 81», яким було передбачено здійснення за підсумками 2013 року аналізу стану виконання завдань, визначених в документах, забезпечення його розгляд на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області у квітні 2014 року.

Так, аналіз стану виконання завдань, визначених в документах, свідчить про позитивний стан виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

З 1735 документів загального діловодства, які надійшли в Державний архів у 2013 році, 588 (або 35%) було поставлено на контроль. Всього у 2013 році надійшло на виконання 94 розпорядження голови облдержадміністрації, з них контролювалося 31.

На виконання документів вищих органів влади у 2013 році прийнято 33 власних рішення, розглянуто у порядку контролю стан виконання 41 документа на засіданнях колегій і нарадах.

Заслухано 17 звітів посадових осіб з питань організації виконання документів на засіданнях колегій і нарадах.

У 2013 році питання виконавської дисципліни 12 раз розглядалися на засіданнях колегій та нарадах.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів:

1) забезпечити постійне дотримання вимог Порядку здійснення моніторингу виконавської дисципліни в Запорізькій обласній державній адміністрації, який затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 17.10.2012 № 494;

2) забезпечити у 2013 році виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 27.03.2014 № 17 «Про виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 20.03.2014 № 81» щодо посилення контролю та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., завідувачу відділу забезпечення фізичної збереженості документів та інформаційних технологій Мурашку В.О., начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г., науковому співробітнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Штефан А.В. продовжити впровадження автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow».

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.