Протокол № 7 засідання колегії від 19.12.2012

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 5830

ПРОТОКОЛ

19.12.2012 № 7

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області.

Інформують: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області;

Зінчик О.Ю., начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату.

3. Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Інформують: Зінчик О.Ю., начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату;

Фурсенко Т.В., начальник відділу формування НАФ та діловодства.

4. Про виконання архівними установами Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

5. Контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Зінчик О.Ю., начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату; Фурсенко Т.В., начальник відділу формування НАФ та діловодства – довідка додається.

4. СЛУХАЛИ: про виконання архівними установами Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: про контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

ПЛАН роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 6038

ПЛАН

роботи колегії Державного архіву Запорізької області

на 2013 рік

Укладач: секретар колегії А.А.Федько

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

колегії Державного архіву

Запорізької області

19.12.2012 № 7

Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 8792

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан пожежної безпеки у Державному архіві

Запорізької області та архівних установах області

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. колегія відмічає, що у Державному архіві Запорізької області та архівних установах приділяється значна увага організації роботи з питань пожежної безпеки.

Питання забезпечення охоронно-пожежного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву постійно розглядаються на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області (раз на рік), на нарадах у керівництва. Так, питання «Про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області» розглядалося на засіданні колегії 13.12.2010, прийнято відповідне рішення за № 2 та 21.12.2011, прийнято відповідне рішення за № 2.

Відповідно до наказу від 05.01.2012 № 1 «Про призначення відповідальних за збереження документів Національного архівного фонду» та від 28.05.2012 № 42 «Про внесення змін до наказу Державного архіву Запорізької області від 05.01.2012 № 1» призначені відповідальні за пожежну безпеку, видачу-приймання справ, опечатування архівосховищ та робочих приміщень.

На виконання Плану заходів щодо забезпечення охоронно-пожежного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву на 2012 рік наказом від 15.08.2012 № 60 призначені відповідальні за електрогосподарство та справний стан і безпечну та економічну експлуатацію устаткування теплових установок і електромереж; наказом директора від 15.08.2012 № 61 затверджено склад комісії з прийняття після ремонтів тепловикористовуючих установок та обладнання архіву. Проведено підготовчі роботи до опалювального періоду 2012-2013 років, створено комісію з перевірки готовності теплового господарства до роботи в опалювальний період 2012-2013 років (наказ Державного архіву Запорізької області від 16.08.2012 №  2-АГ), до участі в якій запрошено за згодою представника Державної інспекції з енергетичного нагляду за режимами споживання електричної і теплової енергії в Запорізькій області, затверджено заходи з підготовки до опалювального періоду 2012-2013 років (наказ Державного архіву Запорізької області від 16.08.2012 №  3-АГ).

У зв’язку з утворенням нових структурних підрозділів в Головному управлінні Держтехногенбезпеки у Запорізькій області та перерозподілом функцій у 2012 року було погоджено з територіальними відділами Інструкцію про заходи пожежної безпеки в Державному архіві Запорізької області (загальнооб’єктову інструкцію).

З територіальними відділами Головного управління Держтехногенбезпеки у Запорізькій області погоджено програму проведення вступного і первинного протипожежного інструктажів.

Інструкції з пожежної безпеки та плани евакуації розміщено на видних місцях у приміщеннях архіву.

На виконання завдання Укрдержархіву у вересні ц.р. розроблено та затверджено План заходів щодо посилення протипожежного захисту в Державному архіві Запорізької області у зв’язку з можливим тимчасовим перебуванням дітей в приміщеннях архіву.

Наказом архіву від 29.03.2010 № 26 затверджено склад добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області (ДПД). Наказом директора від 27.02.2012 № 20 «Про склад добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області» змінено склад добровільної пожежної дружини.

Відповідно до договору обов’язкового особистого страхування працівників відомчої та місцевої пожежної охорони, членів добровільної пожежної дружини від 02.07.2012 № 0401/3401, Приватним акціонерним товариством «Страхова компанія «Універсальний поліс» було застраховано 6 членів ДПД.

У травні ц.р. проведено відпрацювання практичних навиків користування первинними засобами пожежегасіння членами добровільної пожежної дружини.

Наказом архіву від 12.06.2012 № 48 «Про внесення змін до наказу Державного архіву Запорізької області від 29.03.2010 № 27 «Про затвердження Положення про пожежно-технічну комісію Державного архіву Запорізької області та її персонального складу» змінено склад пожежно-технічної комісії.

Членами пожежно-технічної комісії 30.03.2012, 27.06.2012, 27.09.2012, проведено огляди протипожежного стану приміщень, установок пожежної сигналізації та пожежегасіння, систем димовидалення, кондиціювання, протипожежного водопостачання, первинних засобів пожежегасіння, електричних мереж і електрообладнання та опалювального устаткування, складені відповідні акти і проведено 3 засідання пожежно-технічної комісії. Директором архіву видані накази про оголошення рішень пожежно-технічної комісії. Наступний огляд заплановано на 28.12.2012.

Відповідальні за пожежну безпеку відповідно до законодавства пройшли навчання та перевірку знань.

Згідно із графіком, який затверджено директором архіву, у квітні та серпні цього року проведено навчання та перевірку знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області.

У вересні проведено практичне навчання персоналу архіву за сигналом «Пожежа»; проведено інструктаж з працівниками архіву з метою посилення персональної відповідальності за користування електроприладами у робочих приміщеннях.

У Державному архіві Запорізької області є в наявності та ведуться журнали реєстрації вступного, первинного, повторного, позапланового та цільового інструктажів; журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки для працівників, зайнятих виконанням ремонтних робіт, журнал протоколів перевірки знань.

Для обслуговування технічних засобів пожежної сигналізації і газового пожежегасіння з ТОВ «Запорізьке підприємство протипожежних робіт «Спецавтоматика» укладено договір від 01.06.2012 № 78-2012 АПС-ПТ.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 11.06.2012 № 46 «Про комісію з перевірки санітарно-гігієнічного стану архівосховищ» затверджено склад комісії з перевірки санітарно-гігієнічного стану архівосховищ. Ця комісія відповідно до п. 7.6. Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 15.01.2003 № 1, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04.02.2003 року за № 89/7410, плану роботи пожежно-технічної комісії на ІІ квартал 2012 року, з метою своєчасного виявлення пліснявих грибів і комах 16.04.2012 провела візуальне обстеження архівосховищ і документів. Ураження документів, стін, підлоги не виявлено. За результатами обстеження складено акти.

Між Державним архівом Запорізької області та Управлінням Державної служби охорони при ГУМВС України в Запорізькій області укладено договір від 02.04.2012 № 01-0004566 на здійснення цілодобової охорони будівель архіву, пропускного режиму та спостереження за пультами пожежно-охоронної сигналізації до 31.12.2012.

Відповідно до Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.06.2012 № 590, для Державного архіву області на 2013-2015 роки заплановано 1630800 грн. на заходи з пожежної безпеки.

На розгляд сесії обласної ради, яка відбудеться 25.12.2012 винесено Обласну цільову соціальну Програму забезпечення пожежної безпеки на 2013 – 2015 роки. У Програмі заплановано для архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад 738800 грн. за рахунок місцевих бюджетів заходи з приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно - правових актів у сфері пожежної безпеки шляхів евакуації, автоматичних систем протипожежного захисту, систем оповіщення людей про пожежу, електрообладнання будівель та споруд. Після прийняття Обласної програми на кожній території потрібно прийняти відповідно районні та міські програми для планування та виділення коштів на вищезазначені заходи.

Обласною радою 22.11.2012 уперше прийнята Програма розвитку архівної справи Запорізької області на 2013-2015 роки. За рахунок Програми передбачено у 2013 році придбати 50 нових вогнегасників, чим посилити протипожежний захист приміщень архіву.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» в архіві видано наказ від 05.11.2012 № 70 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах Запорізької області», який доведено до керівників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад.

До Головного фінансового управління облдержадміністрації були подані пропозиції включити до бюджетного запиту на 2012 рік:

- поточний ремонт електрообладнання систем автоматичного пожежегасіння і пожежної сигналізації – 56240 горн. – кошти не виділені;

- охорона архіву – 384 тис. грн. – отримано і використано 409335 грн.;

- оплата технічного обслуговування систем газового пожежегасіння і охоронно-пожежної сигналізації – 11520 грн. – отримано і використано 9380;

- страхування 6 членів добровільної пожежної дружини – 2700 грн.- отримано і використано 1545 грн.

- діагностування та перезарядження вогнегасників – 2720 грн. – зареєстровані платіжні документи в органах казначейської служби.

Подані пропозиції до Головного фінансового управління облдержадміністрації включити до бюджетного запиту на 2013 рік кошти на:

- поточний ремонт електрообладнання систем автоматичного пожежегасіння і пожежної сигналізації – 99 тис. грн;

- охорона архіву – 408,2 тис.грн.;

- оплата технічного обслуговування систем газового пожежегасіння і охоронно-пожежної сигналізації – 9840 грн.;

- страхування 6 членів добровільної пожежної дружини – 2700 грн.;

- діагностування та перезарядження вогнегасників – 3200 грн.

Архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення здійснюється постійний контроль за виконанням заходів щодо забезпечення пожежної безпеки.

Відповідно до посадових інструкцій, розпоряджень голів райдержадміністрацій, Енергодарської і Мелітопольської міськрад та наказів начальників архівних відділів, в архівних відділах контроль за забезпеченням пожежної безпеки у відділі здійснює начальник відділу. Навчання з питань пожежної безпеки пройшли та отримали посвідчення тільки начальник архівного відділу Запорізької райдержадміністрації та два працівники архівного відділу Енергодарської міськради.

З працівниками архівних відділів уповноваженими особами, відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах протягом 2012 року проведені інструктажі з питань дій у випадку виникнення пожежі.

На виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 05.11.2012 № 70 «Про посилення пожежного захисту в архівних установах Запорізької області» архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад було проведено наступні заходи.

Переглянуті і, при необхідності, поновлені інструкції, які регламентують організацію пожежно-профілактичної роботи та плани евакуації людей і документів.

В усіх архівних відділах спільно з уповноваженими особами, відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах два рази на рік в весняно-літній та осінньо-зимовий періоди проведені огляди стану електромереж, енергообладнання, стану первинних засобів пожежегасіння та протипожежного водопостачання.

Представниками Держпожежнагляду у 2012 році проведені пожежно-технічні обстеження архівних відділів Василівської, Гуляйпільської та Пологівської райдержадміністрацій.

Про результати оглядів та пожежно-технічні обстеження архівних відділів проінформовані керівники райдержадміністрацій та міськрад, які є розпорядниками коштів, для виділення фінансування на здійснення заходів щодо усунення виявлених недоліків.

На виконання припису здійснені заходи по ідентифікації та визначення потенційно небезпечних об’єктів архівного відділу Пологівської райдержадміністрації та внесення його до державного реєстру потенційно небезпечних об’єктів.

Протягом 2012 року в двох архівосховищах архівних відділів Михайлівської і Приморської райдержадміністрацій, 13 архівосховищах архівних відділів Запорізької (1) та Енергодарської (12) міськрад встановлені автономні протипожежні сигналізації.

Протипожежні сигналізації встановлені у 8 із 29 архівосховищах восьми архівних відділів райдержадміністрацій (28%), в т.ч. в архівному відділі Токмацької райдержадміністрації - з виведенням на пульт чергового та в 26 (74%) із 35 архівосховищах чотирьох архівних відділів міськрад, з них 15 архівосховищ трьох архівних відділів - з виведенням на пульт центрального спостереження, чотири архівосховища архівного відділу - на пульт чергового в адміністративному будинку міськради, в трьох архівосховищах архівного відділу Запорізької міськради та всіх п’яти архівосховищах архівного відділу Токмацької міськради сигналізації відсутні.

Договори на технічне обслуговування сигналізацій укладені тільки трьома райдержадміністраціями із 8 – Веселівською, Михайлівською, Приморською та 4 міськими радами.

Автоматична система пожежегасіння встановлена в двох архівосховищах архівного відділу Енергодарської міськради, однак вона знаходиться в неробочому стані з моменту встановлення.

З первинних засобів пожежегасіння приміщення архівних відділів оснащені тільки вогнегасниками, пожежні щити відсутні. Протягом 2012 року придбано чотири вогнегасники архівним відділам Бердянської та Мелітопольської райдержадміністрацій, перезаправлено три вогнегасники архівному відділу Гуляйпільської райдержадміністрації.

Відсутній вогнегасник в архівному відділі Приазовської райдержадміністрації, в недостатній кількості оснащені вогнегасниками архівосховища архівних відділів: Оріхівської райдержадміністрації - на 2 архівосховища 1 вогнегасник; Мелітопольської міськради - на 2 архівосховища 1 вогнегасник; Токмацької міськради - на 5 архівосховищ 3 вогнегасники.

Технічне обслуговування вогнегасників проводиться нерегулярно, в більшості архівних установ при проведенні обстеження вогнегасників не вказано, хто проводив обстеження та номер посвідчення особи, яка проводила діагностування.

Протягом 2012 року в приміщенні архівного відділу Гуляйпільської райдержадміністрації проведено заміри опору ізоляції електромережі, в архівних відділах Пологівської та Приморської райдержадміністрацій та в архівному відділі Запорізької міськради проведено ремонт електрообладнання та електромереж.

Питання про стан пожежної безпеки та підготовки архівних відділів до роботи в осінньо-зимовий період 2011-2012 рр. розглядалися на оперативних нарадах у керівників райдержадміністрацій та міськрад.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів архіву, рекомендувати начальникам архівних відділів райдержадміністрації та міських рад:

2.1. постійно здійснювати заходи щодо посилення протипожежного захисту в архівних установах;

2.2. з метою удосконалення звітності архівних установ з питань протипожежного захисту забезпечити безумовне виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 05.11.2012 № 70 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах Запорізької області» та інформування у визначені наказом терміни.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю., начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І.:

3.1. забезпечити планування та освоєння коштів відповідно до Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки;

3.2. забезпечити планування коштів на виконання заходів з пожежної безпеки до бюджетного запиту на 2014 рік; термін виконання – ІІ квартал 2013 року.

4. Рекомендувати начальникам архівних відділів райдержадміністрації та міських рад:

4.1. після прийняття Обласної цільової соціальної Програми забезпечення пожежної безпеки на 2013 – 2015 роки ініціювати внесення до відповідних районних та міських програм заходів з приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно - правових актів у сфері пожежної безпеки шляхів евакуації, автоматичних систем протипожежного захисту, систем оповіщення людей про пожежу, електрообладнання будівель та споруд архівних установ та їх фінансування, термін виконання – І квартал 2013 року;

4.2. забезпечити подання до бюджетного запиту установ на 2014 рік коштів на виконання заходів з пожежної безпеки; термін виконання – ІІ квартал 2013 року;

4.3. ініціювати вирішення питання щодо проходження начальниками архівних відділів навчань з питань пожежної безпеки та отримання відповідних посвідчень.

5. Начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І., начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю. забезпечити у 2013 році освоєння коштів на придбання вогнегасників відповідно до Програми розвитку архівної справи Запорізької області на 2013-2015 роки.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 6462

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши й обговоривши інформацію начальника відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю. про виконання Державним архівом Запорізької області у 2012 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що Державним архівом Запорізької області проводиться постійна робота щодо виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Контроль за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) є невід’ємною складовою діяльності архівних установ України щодо фізичного збереження національної архівної спадщини. Акумульовані в архівних установах величезні масиви вимагають посиленої уваги до умов їх зберігання. Цей аспект діяльності архівних установ – складна комплексна проблема, яка, у свою чергу, вимагає комплексного підходу на рівні управлінських, науково-методичних, практичних заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів НАФ, забезпечення їх належного фізичного стану як в поточний момент, так і в довгостроковій перспективі.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11 2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» На виконання цих завдань і розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки (далі – Програма). Постійний контроль дасть змогу зберегти документи, запобігати можливості їх знищення, пошкодження, викрадення та виникненню інших надзвичайних ситуацій.

Мета Програми – забезпечення довготривалого збереження документів НАФ через отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів НАФ в Державному архіві Запорізької області.

Основні завдання Програми :

– перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;

– виявлення та усунення недоліків у обліку документів;

– виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;

– виявлення та облік документів, що потребують реставраційного та іншого оброблення;

Реалізація заходів, передбачених Програмою, дасть можливість:

– запобігти збільшенню пошкодження та втрати документів НАФ;

– удосконалити нормативно-правову, організаційно-методичну та матеріально-технічну базу зберігання документів НАФ;

– сформувати сучасні організаційні моделі контролю на усіх етапах виконання Програми;

– впровадити єдині технологічні вимоги щодо контролю за наявністю, станом та рухом документів.

Загалом Державним архівом Запорізької області заплановано перевірити 4827 фондів - 924000 справ, в тому числі:

- фондів І категорії – 334 (110000 справ);

- фондів ІІ категорії – 1034 (421000 справ);

- фондів ІІІ категорії -3459 (393000 справ).

З метою упорядкування роботи, встановлення комплексу управлінських, організаційно-технічних, методичних та інших практичних заходів, спрямованих на здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у цьому році була розроблена Інструкція про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2012 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 252 фонди - 29700 од. зб. (кількість справ вказано приблизно):

- перевірено 248 фондів (І категорії – 35; ІІ категорії – 58; ІІІ категорії – 155 фондів);

- перевірено 35039 справ (І категорії – 14902 од. зб.), ІІ категорії – 11 491 од. зб., ІІІ категорії – 8646 од. зб.);

- загальна кількість невиявлених справ – 23 (в т. ч. вперше – 17 од. зб., повторно – 6 од. зб.). Знайдено 2 од. зб., які перебували у розшуку;

- перевірено у 2011 році – 7 фондів, 1724 од. зб., які були включені до Програми на 2012 рік ( в т. ч. І категорії - 3 фонди, 1553 од. зб. (Р-2, Р-27, Р-58); ІІ категорії – 2 фонди, 90 од. зб. (Р-709, Р-840); ІІІ категорії – 2 фонди, 81 од. зб. (Р-1000, Р0-1025);

- не перевірено 19 фондів (458 од. зб.), які внесено до Програми помилково, бо вони рахуються як приєднані (І категорії -10 фондів, 333 од. зб. (Р-4425, Р-5920, Р-5921, Р-5927, Р-5942, Р-5943, Р-5944, Р-5947, Р-5952, Р-5954); ІІ категорії – 3 фонди, 53 од. зб. (Р-653, Р-670, Р-1012); ІІІ категорії 6 фондів, 72 од. зб. (Р-913, Р-1033, Р-1060, Р-1096, Р-1124);

- перевірено 22 фонди, які не були включені до Програми (І категорії – 2 фонди (Р-1977, 6081); ІІ категорії – 5 фондів (Р-829, П-251, П-356, П-357, П-459); ІІІ категорії – 15 фондів (68, 94, 95, 96, 234, 235, 236, 237, 238, 241, 247, 256, 258, Р-2871, Р-5593, оп. 7);

- перевірено не включених до Програми 9381 од. зб. (в т. ч. І категорії – 599 од. зб., ІІ категорії – 8214 од. зб., ІІІ категорії – 568 од. зб.)

- потребують оправлення -162 од. зб., ремонту – 17 од. зб., реставрації – 6 од. зб. Справ, що потребують дезинфекції – немає.

За період 2009-2012 рр. перевірено 905 фондів (139180 од. зб.) при плані 889 фондів (113700 од. зб., кількість справ вказано приблизно), в тому числі перевірено:

- фондів І категорії – 144 (78725 од. зб.);

- фондів ІІ категорії – 219 (29280 од. зб. );

- фондів ІІІ категорії - 542 (31175 од. зб.)

Перевірено 46 фондів (20789 од. зб.), які не були включені до Програми.

Виявлено відсутніх 123 справи, з них 71 справа вперше, 52 справи поставлено в розшук раніше, розшукано 13 справ.

На грудень 2012 року в розшуку знаходиться 240 справ.

Виявлено справ, що потребують реставрації – 399, ремонту – 726, оправлення та підшивки – 6766.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2012 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 3772 од. зб. в 20 установах, організаціях та підприємствах, що перебувають у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області.

З метою поліпшення контролю за станом зберігання документів в архівних підрозділах установ, підприємств та організацій на допомогу працівникам цих підрозділів в 2012 році розроблені Методичні рекомендації “Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ”.

У 2012 році перевірено 19 установ. Запорізьку обласну організацію професійної спілки працівників рибного господарства України рішенням експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 19.10.2012 №3 було виключено зі списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, в зв’язку з припиненням діяльності. Документи НАФ за 1986-2003 роки за сприяння Запорізької обласної ради професійних спілок передано на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Загальна кількість справ, яка зберігаються в установах, за обліковими документами (описами) складає 3262, загальна кількість справ в наявності – 3237, не виявлено 25 справ. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту або оправлення.

Протягом 1999-2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ в 64 юридичних особах у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області. Загальна кількість перевірених справ – 23417 од.зб., не виявлено 53 справи. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, оправлення або підшивки.

Але треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі, не відповідає кількості перевірених справ у 2009-2012 роках, тому що за час дії Програми на підприємствах, установах і організаціях відбувалося упорядкування документів, передавання їх на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Вся інформація про кількість перевірених юридичних осіб, що зберігають документи Національного архівного фонду, кількість перевірених та невиявлених справ, відображена в довідках перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, а також у звітах про результати виконання Програми, які щорічно надсилаються до Державної архівної служби України в електронному вигляді.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про виконання Державним архівом Запорізької області у 2012 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити постійний контроль за виконанням заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

3. Начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю.:

1) забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити виконання вимог Інструкції про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області;

3) забезпечити організацію обліку справ невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

4) забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ.

4. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Фурсенко Т.В.:

1) забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити впровадження Методичних рекомендацій «Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ» у роботу відділу та архівних підрозділів підприємств, установ, організацій та здійснювати постійний контроль за дотриманням їх вимог.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С.Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Про виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 5917

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад

у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що план заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки за 2009 – 2012 рр. архівними відділами в цілому виконані.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», наказу Державного архіву Запорізької області від 08.02.2010 № 12 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки» архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад протягом 2009 - 2011 рр. проведено такі заходи.

Архівними відділами райдержадміністрацій було заплановано протягом 2009 – 2012 рр. перевірити 83000 справ по 584 фондах, в тому числі:

- фондів І категорії – 44, 8500 справ;

- фондів ІІ категорії – 144, 33000 справ;

- фондів ІІІ категорії - 396, 41500 справ.

Протягом 2010 – 2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в кількості 92822 справи по 609 фондах, що складає відповідно 112% і 104% планових завдань та 57% від загальної кількості фондів та 74% від загальної кількості справ, які зберігаються в архівних відділах.

Протягом 2012 року через вакансії начальників архівних відділів не пройшли перевіряння наявності 14 фондів, з них один фонд 1 категорії, 2 фонди 2 категорії, 11 фондів 3 категорії, які зберігаються в архівному відділі Приазовської райдержадміністрації та 3 фонди 3 категорії які зберігаються в архівному відділі Пологівської райдержадміністрації, всього 17 фондів.

Всі інші заплановані фонди перевірено. За категоріями фондів:

- 1 категорії - 9658 справ по 46 фондах;

- 2 категорії - 38572 справи по 133 фондах;

- 3 категорії - 46592 справи по 430 фондах.

Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, не виявлено. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 114 справ по 41 фондах потребують заміни оправлення. Станом на 01.01.2013 справ у розшуку немає.

Відповідно до Програми на 2009-2012 рр. було заплановано здійснити перевіряння наявності справ в 930 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, на зберіганні у яких за обліковими даними знаходилося 69900 справ. Проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в 941 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів, що складає 101% планових завдань.

Протягом 2012 року через вакансію начальника архівного відділу не проведено перевіряння наявності в 4 юридичних особах у зоні комплектування архівного відділу Приазовської райдержадміністрації, в яких за обліковими даними зберігається 364 справи.

Всі інші заплановані установи перевірено. Загальна кількість справ, які зберігалися в установах, за обліковими документами складала 75019, загальна кількість справ в наявності – 75014 (107% планових завдань), не виявлено 5 справ, відсутність яких не була підтверджена документально на момент перевірки.

Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребували дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 103 справи потребували заміни оправлення.

Архівними відділами міськрад було заплановано протягом 2009 – 2012 рр. перевірити 21000 справ по 152 фондах, в тому числі:

- фондів І категорії – 15, 4000 справ;

- фондів ІІ категорії – 78, 13000 справ;

- фондів ІІІ категорії - 59, 4000 справ.

Протягом 2010 – 2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та та руху документів Національного архівного фонду в кількості 26179 справ по 175 фондах. що складає відповідно 124% і 115% планових завдань та 81% від загальної кількості фондів та 84% від загальної кількості справ, які зберігаються в архівних відділах. За категоріями фондів:

- 1 категорії - 6358 справ по 17 фондах;

- 2 категорії - 15391 справ по 92 фондах;

- 3 категорії - 4430 справ по 66 фондах.

Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, не виявлено. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 34 справи по 20 фондах потребують заміни оправлення. Станом на 01.01.2013 справ у розшуку немає.

Відповідно до Програми на 2009-2012 рр. було заплановано здійснити перевіряння наявності справ в 312 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів міськрад, на зберіганні у яких за обліковими даними знаходилося 45900 справ.. Проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в 317 (102% планових завдань) юридичних особах. Всі заплановані установи перевірено. Загальна кількість справ, які зберігалися в установах, за обліковими документами складала 46988 справ, загальна кількість справ в наявності – 46988 справ (102% планових завдань). Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, немає Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, 136 справ потребують заміни оправлення.

Одночасно з перевірянням наявності справ проводилося вивірення всіх облікових документів, виявлення та усунення недоліків в обліку документів. Протягом 2009 – 2012 рр. проведено уточнення кількості справ в 27 фондах, які зберігаються в архівних відділах райдержадміністрацій, та в 3 фондах, які зберігаються в архівних відділах міськрад. В основному, це ті фонди, в яких проводили експертизу цінності, вилучали дублетні документи і вчасно не внесли записи в облікові документи або допустили арифметичні помилки в підрахунку кількості справ. В результаті загальна кількість справ в архівних відділах райдержадміністрацій зменшилась на 656 справ, збільшилась на 120 справ. в архівних відділах міськрад зменшилась на 16 справ.

Треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі на 2009 – 2012рр. не відповідає наявній кількості фондів і справ, які проходять перевіряння наявності, тому що за час дії Програми в архівних відділах та юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів відбувалося упорядкування документів, приймання їх на зберігання до архівних відділів та передавання до Державного архіву Запорізької області.

Треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі, не відповідає кількості перевірених справ, тому що за час дії Програми в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, установах відбувалося упорядкування документів, приймання їх на зберігання до архівних відділів та передавання на зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Вся інформація про кількість перевірених фондів та справ, які зберігаються в архівних відділах та юридичних особах в зоні комплектування архівних відділів, кількість виявлених відсутніх справ, недоліки у фізичному стані документів відображається в актах перевіряння наявності справ, журналі обліку фондів та установ, що пройшли перевіряння наявності, ведуться картотеки циклічності перевіряння фондів. Звіти про результати виконання Програми архівними відділами щоквартально надаються до Державного архіву Запорізької області..

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1. забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2.3. забезпечити своєчасне внесення змін в облікові документі та усунення недоліків в їх веденні;

2.2. забезпечити організацію обліку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

2.3. забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ;

2.4. звернути увагу на те, щоб планові та звітні показники з перевіряння наявності справ за Програмою та планово – звітною документацією про виконання плану розвитку архівної справи в районі, місті співпадали;

2.5. щоквартально до 3 числа наступного за кварталом місяця надавати до відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи квартальний звіт про виконання плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду.

3. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації виконання плану заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Про контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 6781

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік

Заслухавши та обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. про стан виконання рішень колегії Державного архіву Запорізької області, прийнятих у 2012 році, колегія зазначає, що структурними підрозділами Державного архіву Запорізької області в цілому забезпечується виконання визначених цими рішеннями завдань.

В Державному архіві Запорізької області роботу з виконання рішень колегії організовано відповідно до Положення про колегію Державного архіву Запорізької області. Контроль за виконанням рішень колегії здійснює секретар, керівники структурних підрозділів і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань. У відділі організації і координації архівної справи ведеться контрольна картотека питань, розглянутих на колегії.

Станом на 14.12.2012 організовано і проведено 6 засідань колегії. В засідання брали участь представники Запорізької облдержадміністрації, Головного управління державної служби України в Запорізькій області, Відділення Виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в м. Запоріжжі, редакції Запорізької районної газети «Червоний промінь», Державного архіву, начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад. За результатами розглянутих питань прийнято 23 рішення. Всі рішення колегії оголошуються до виконання наказами.

У цілому, рішення колегії направлені на забезпечення виконання законів України, актів та доручень Президента й Уряду України, Державної архівної служби України та основних напрямів розвитку архівної справи на 2012 рік. Рішення виконані в повному обсязі.

Питання, які знаходяться на постійному контролі, регулярно розглядаються на засіданнях колегії:

- про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області – 2 рази на рік;

- про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області – 4 рази на рік;

- про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад – 4 рази на рік;

- про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) – 1 раз на рік;

- про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2011 рік – 4 рази на рік;

- про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області – 4 рази на рік;

- про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області – 2 рази на рік;

- про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області – 1 раз на рік;

- про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області – 1 раз на рік.

На виконання рішень колегії у квітні 2012 року проведено перевірку архівного відділу Бердянської райдержадміністрації з питання забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якості описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації, результати якої були розглянуті на колегії 27.04.2012.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки і затверджена наказом архіву від 08.02.2010 № 12. Питання виконання цієї Програми знаходиться на постійному контролі і щорічно розглядається на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області.

Щорічно за підсумками роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад рішенням колегії визначаються переможці в огляді-конкурсі серед колективів архівних відділів, які нагороджуються Почесними грамотами Державного архіву Запорізької області та Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ України. У 2012 році згідно з рішенням колегії від 22.02.2012 № 4 «Про підсумки огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 2011 рік» переможцями визнано начальників архівних відділів Вільнянської, Оріхівської, Пологівської райдержадміністрацій та Мелітопольської міськради.

На виконання рішення колегії від 21.06.2004 № 4 «Про заохочення для представників електронних та друкованих засобів масової інформації всіх форм власності за найкраще висвітлення, за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду, історичного минулого Української держави та окремих її регіонів, діяльності державних архівів» та наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2010 № 39 «Про затвердження Положення про проведення щорічного конкурсу серед представників засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду», що зареєстрований в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області 27.04.2010 за № 9/1410, щорічно до Дня журналіста проводиться конкурс серед місцевих засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду. У 2012 році конкурс проходив з 1 до 15 травня, переможців було визначено на засіданні колегії 23 травня 2012 року і нагороджено Почесними грамотами Державного архіву Запорізької області.

На виконання рішень колегії в Державному архіві Запорізької області проводяться заходи з питань удосконалення системи управління архівною справою:

- забезпечується виконання заходів до основних напрямків діяльності Державного архіву області;

- забезпечується підготовка та подання інформації про виконання основних напрямків діяльності Державного архіву області до Запорізької облдержадміністрації та Державної архівної служби України;

- забезпечується своєчасне виконання і подання у встановлені терміни планово-звітної документації з усіх напрямків діяльності Державного архіву Запорізької області;

- керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області надається необхідна консультативно-методична допомога архівним відділам в організації роботи;

- на виконання Доручення Прем’єр-міністра України М.Я. Азарова від 03.03.2012 № 3261/3/1-12 щодо функціонування в структурі місцевих держадміністрацій архівних підрозділів та нормативів їх штатної чисельності та рішення колегії Державної архівної служби України від 28.02.2012 щодо питання створення трудових архівів зі статусом юридичних осіб органами місцевого самоврядування направлялися листи на адресу голів райдержадміністрації та міських голів міст обласного значення, зібрана інформація була узагальнена і подана керівництву облдержадміністрації з конкретними пропозиціями;

- у ІІІ кварталі підготовлений та поданий на розгляд Запорізької обласної ради проект регіональної програми розвитку архівної справи на 2013-2015 роки;

- у жовтні 2012 року розроблені профілі професійної компетентності посад державної служби Державного архіву Запорізької області;

- у ІІІ-ІV кварталі надавалась консультативно-методична допомога архівним відділам райдержадміністрацій та міськрад, трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів;

- проведено виставки документів: до 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років, до 40-річчя дитячої залізниці, до 80 річчя відомого українського поету Петра Ребра, до 71 – річчя від початку Великої Вітчизняної війни, до 16-ої річниці Конституції України;

- з нагоди проголошення Державного суверенітету України та з нагоди річниці Незалежності України було організовано висвітлення в засобах масової інформації архівних документів;

- у ІV кварталі організовано висвітлення у засобах масової інформації, на офіційному веб-сайті архіву, у читальних залах архівних документів, присвячених визволенню Запоріжжя від нацистських окупантів, ювілейним і пам’ятним датам: 165 років від дня народження Новицького Я.П. (1847-1925), запорізького історика, краєзнавця, педагога, вченого-етнографа, члена‑кореспондента Всеукраїнської Академії Наук; 185 років (1827) від дня заснування м. Бердянська Запорізької області, 110 років (1902) від дня заснування курорту «Бердянськ»; 80 років (1932) вшанування пам’яті жертв Голодомору;

- щоквартально розміщуються на веб-сайті Державного архіву Запорізької області інформації з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян, та відомості про роботу зі зверненнями громадян;

- організовано роботу щодо забезпечення виконання постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 886 «Про комісії з визначення даних про заробітну плату працівників за роботу в зоні відчуження в 1986-1990 роках»;

- у червні 2012 року проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області;

- розроблені методичні рекомендації «Порядок передавання виборчої та іншої документації з виборів народних депутатів України на архівне зберігання» та доведений до відома архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів зміст методичних рекомендацій;

За результатами розгляду питань виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області:

- забезпечується контроль і виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, наказів Державної архівної служби України, чинних законодавчих і нормативних документів з питань реалізації державної кадрової політики, трудового законодавства;

- постійно проводиться робота щодо підвищення кваліфікації державних службовців шляхом їх участі у щорічному Всеукраїнському конкурсі «Кращий державний службовець»;

- у лютому та жовтні 2012 р. проведено семінари з керівниками та спеціалістами архівних відділів районних державних адміністрацій, міських рад та трудових архівів;

- у січні-лютому 2012 року проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями Державного архіву Запорізької області покладених на них обов'язків.

На виконання рішень колегії про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області:

- щомісячно проводиться інформування першого заступника голови облдержадміністрації про виконання протокольних доручень голови облдержадміністрації, наданих на нарадах із заступниками голови облдержадміністрації та керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації та територіальних органів виконавчої влади;

- забезпечено впровадження в роботу нової редакції Інструкції з діловодства в Державному архіві Запорізької області у зв’язку з виходом постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»;

- постійно здійснюється моніторинг виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації;

- забезпечується дотримання Порядку проведення оцінки ефективності здійснення контролю в Запорізькій обласній державній адміністрації, який затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 05.06.2012 № 255;

- забезпечується впровадження нової редакції Порядку здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53

За результатами оцінки стану протидії корупції в Державному архіві Запорізької області:

- здійснюються необхідні організаційні, інформаційно-роз’яснювальні, методичні та профілактичні заходи для підвищення ефективності роботи щодо попередження, запобігання та протидії корупційним проявам у діяльності державних службовців відповідно до Державної програми запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 28.11.2011 № 1240, в частині, що стосується Державного архіву Запорізької області;

За підсумками стану роботи зі зверненнями громадян:

- щотижнево на нарадах у директора аналізується стан організації роботи із зверненнями громадян упродовж минулого тижня;

- забезпечується постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», та оперативно вирішуються порушені у них питання;

- забезпечується першочергове виконання запитів та звернень учасників ліквідації аварії на ЧАЕС;

- забезпечується своєчасне виконання депутатських звернень та запитів відповідно до чинного законодавства.

За результатами оцінки стану охорони праці у Державному архіві Запорізької області:

- забезпечується виконання зобов’язань за розділом «Охорона праці» галузевої угоди між Держкомархівом та ЦК Профспілки працівників державних установ України на 2009–2011 роки, Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2009-2011 роки та дотримання вимог Закону України «Про охорону праці»;

- у ІІІ кварталі підведені підсумки виконання Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2009-2011 роки, створено робочу групу з розробки Колективного договору області на 2012-2017 роки.

За результатами розгляду питання про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області:

- видано наказ Державного архіву Запорізької області від 05.01.2012 № 1 «Про призначення відповідальних за збереження документів Національного архівного фонду» та вносилися зміни до нього;

- видано наказ від 05.01.2012 № 2 «Про План заходів щодо забезпечення охоронно-пожежного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву на 2012 рік».

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., секретарю колегії Федько А.А.:

- посилити контроль за виконанням прийнятих колегією рішень; термін виконання – постійно;

- продовжити практику щорічного аналізу роботи з виконання рішень колегії та розгляду цього питання на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області; термін виконання – щорічно;

- створити електронну картотеку контрольних питань; термін виконання – І півріччя 2013 р.;

3. Керівникам структурних підрозділів:

- у висновках і пропозиціях до рішень колегії та у проектах рішень колегії чітко визначати терміни виконання завдань; термін виконання – постійно;

- посилити персональну відповідальність та вжити заходів щодо неухильного виконання у встановлені терміни завдань, визначених рішеннями колегії; термін виконання – постійно;

- доповідати заступнику Державного архіву Запорізької області про стан виконання завдань, передбачених рішеннями колегії, у день завершення строку їх виконання; термін виконання – постійно;

- забезпечити своєчасне внесення відміток про виконання контрольних питань до електронної картотеки; термін виконання – постійно;

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 18119

19 грудня 2012 року відбулося чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області. В ході засідання розглянуто такі питання: про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік; про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області; про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки; про виконання архівними установами Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки; контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік.

Детальніше:Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович (1847 – 1925 рр.), етнограф, історик, археолог Запоріжжя)

Деталі

Створено: Середа, 21 листопада 2012, 11:34

Перегляди: 27703

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович (1847 – 1925 рр.), етнограф, історик, археолог Запоріжжя).

Детальніше:До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович...

"Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів"

Деталі

Створено: Вівторок, 20 листопада 2012, 09:24

Перегляди: 31727

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: "Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів".

Детальніше:"Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів"

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Деталі

Створено: Понеділок, 05 листопада 2012, 08:20

Перегляди: 20833

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У 2012 році питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2011 році» розглядалося на засіданні колегії 26.01.2012, прийнято відповідне рішення за № 5; 27.04.2012 розглядалося питання «Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2012 року», прийнято відповідне рішення за № 5; 18.07.2012 розглядалося питання «Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року», прийнято відповідне рішення за № 6.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 30.01.2012, 05.03.2012, 19.03.2012, 12.04.2012, 23.04.2012, 28.05.2012, 11.06.2012, 23.07.2012, 06.08.2012, 17.09.2012.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 13.06.2012 № 270 «Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації» в Державному архіві Запорізької області видано наказ від 12.07.2012 № 53 «Про порядок здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області».

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 28.11.2007 № 407 за змінами та доповненнями, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Видано наказ Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних», яким призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву.

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

Розпорядження голови облдержадміністрації від 16.12.2011 № 530 «Про поліпшення організації контролю як механізму забезпечення виконавської дисципліни» було розглянуто на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 26.01.2012. Було прийнято рішення від 26.01.2012 № 5 «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2011 році», у якому відображено завдання, визначені вищевказаним розпорядженням.

За 9 місяців 2012 року проведені комплексні перевірки роботи архівних відділів Токмацької, Бердянської, Новомиколаївської, Оріхівської, Приазовської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької міськради. Довідки про результати перевірок були направлені сектору контролю апарату облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій та міському голові. Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій було вивчено ефективність здійснення архівним відділами контролю за виконанням документів вищих органів влади.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За 9 місяців 2012 року проведено 21 комплексне перевіряння роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (20 - у 2011 році).; 30 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (24 – у 2011 році).

Проведено 44 контрольних перевіряння щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 37 - у 2011 році).

На засіданні колегії 27.04.2012 розглянуто питання «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 30.06.2011 № 1 «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 26.11.2010 № 2 «Про виконання рішення ЕПК від 25.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.10.2007 «Про виконання рішення ЕПК від 29.09.2006 «Про забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якість описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації», прийнято відповідне рішення за № 7.

На засіданні експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області 22.06.2012 розглянуто питання «Про виконання рішення ЕПК Державного архіву Запорізької області від 10.06.2011 № 2 «Про виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території архівним відділом Запорізької міськради за період з серпня 2010 року до травня 2011 року», прийнято відповідне рішення.

На засіданні експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області 21.09.2012 розглянуті питання «Про виконання рішення ЕПК від 10.06.2011 «Про забезпечення збереженості документів у Головному управлінні промисловості та розвитку інфраструктури Запорізької облдержадміністрації», «Про виконання рішення ЕПК від 06.03.2012 «Про забезпечення збереженості документів у Запорізькій обласній організації Товариства Червоного Хреста України», прийняті відповідні рішення.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

За І півріччя 2012 року в архіві зареєстровано 995 вхідних документів (731 – за аналогічний період минулого року).

За І півріччя ц.р. одержано 106 доручень керівників вищих органів, які виконано на 100%.

Вихідних документів зареєстровано 677 (648 - за аналогічний період минулого року).

Протягом 9 місяців директором держархіву було видано 64 накази з основної діяльності, 57 – за цей період у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом 9 місяців 2012 року не було.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів, відповідальній за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності в Державному архіві Запорізької області Божко К.А.:

2.1. посилити власну відповідальність за стан виконавської дисципліни та в межах повноважень посилити контроль за роботою підлеглих працівників;

2.2. забезпечити інформування першого заступника голови облдержадміністрації про виконання протокольних доручень голови облдержадміністрації, наданих на нарадах із заступниками голови облдержадміністрації та керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації та територіальних органів виконавчої влади; термін виконання: щомісяця до 5 числа.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів забезпечити неухильне виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації, систематично аналізувати та перевіряти стан цієї роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А. А. Федько