Для звернень громадян: тел. (061) 787 45 51

image01
Міська електростанція
image01
Буд. Лєщинського
image01
Вулиця Соборна
image01
Земська лікарня
image01
Магазин «Комунар»
image01
Олександрівська земська управа
image01
Будинок по вул. К. Лібкнехта
image01
Готель «Росія»
image01
Будинок купця Тавоніуса
image01
Вул. Олександрівська
image01
Народний будинок
image01
Вокзал «Олександрівськ»
image01
Олександрівська в’язниця
image01
Водонапірна башта
image01
Покровська Соборна Церква

До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович (1847 – 1925 рр.), етнограф, історик, археолог Запоріжжя)

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович (1847 – 1925 рр.), етнограф, історик, археолог Запоріжжя).

 

Детальніше:До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович...

"Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів"

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: "Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів".

 

 

 

 


Детальніше:"Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів"

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

11.10.2012

м. Запоріжжя

№ 6

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У 2012 році питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2011 році» розглядалося на засіданні колегії 26.01.2012, прийнято відповідне рішення за № 5; 27.04.2012 розглядалося питання «Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2012 року», прийнято відповідне рішення за № 5; 18.07.2012 розглядалося питання «Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року», прийнято відповідне рішення за № 6.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 30.01.2012, 05.03.2012, 19.03.2012, 12.04.2012, 23.04.2012, 28.05.2012, 11.06.2012, 23.07.2012, 06.08.2012, 17.09.2012.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 13.06.2012 № 270 «Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації» в Державному архіві Запорізької області видано наказ від 12.07.2012 № 53 «Про порядок здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області».

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 28.11.2007 № 407 за змінами та доповненнями, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Видано наказ Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних», яким призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву.

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

Розпорядження голови облдержадміністрації від 16.12.2011 № 530 «Про поліпшення організації контролю як механізму забезпечення виконавської дисципліни» було розглянуто на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 26.01.2012. Було прийнято рішення від 26.01.2012 № 5 «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2011 році», у якому відображено завдання, визначені вищевказаним розпорядженням.

За 9 місяців 2012 року проведені комплексні перевірки роботи архівних відділів Токмацької, Бердянської, Новомиколаївської, Оріхівської, Приазовської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької міськради. Довідки про результати перевірок були направлені сектору контролю апарату облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій та міському голові. Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій було вивчено ефективність здійснення архівним відділами контролю за виконанням документів вищих органів влади.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За 9 місяців 2012 року проведено 21 комплексне перевіряння роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (20 - у 2011 році).; 30 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (24 – у 2011 році).

Проведено 44 контрольних перевіряння щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 37 - у 2011 році).

На засіданні колегії 27.04.2012 розглянуто питання «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 30.06.2011 № 1 «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 26.11.2010 № 2 «Про виконання рішення ЕПК від 25.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.10.2007 «Про виконання рішення ЕПК від 29.09.2006 «Про забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якість описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації», прийнято відповідне рішення за № 7.

На засіданні експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області 22.06.2012 розглянуто питання «Про виконання рішення ЕПК Державного архіву Запорізької області від 10.06.2011 № 2 «Про виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території архівним відділом Запорізької міськради за період з серпня 2010 року до травня 2011 року», прийнято відповідне рішення.

На засіданні експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області 21.09.2012 розглянуті питання «Про виконання рішення ЕПК від 10.06.2011 «Про забезпечення збереженості документів у Головному управлінні промисловості та розвитку інфраструктури Запорізької облдержадміністрації», «Про виконання рішення ЕПК від 06.03.2012 «Про забезпечення збереженості документів у Запорізькій обласній організації Товариства Червоного Хреста України», прийняті відповідні рішення.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

За І півріччя 2012 року в архіві зареєстровано 995 вхідних документів (731 – за аналогічний період минулого року).

За І півріччя ц.р. одержано 106 доручень керівників вищих органів, які виконано на 100%.

Вихідних документів зареєстровано 677 (648 - за аналогічний період минулого року).

Протягом 9 місяців директором держархіву було видано 64 накази з основної діяльності, 57 – за цей період у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом 9 місяців 2012 року не було.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів, відповідальній за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності в Державному архіві Запорізької області Божко К.А.:

2.1. посилити власну відповідальність за стан виконавської дисципліни та в межах повноважень посилити контроль за роботою підлеглих працівників;

2.2. забезпечити інформування першого заступника голови облдержадміністрації про виконання протокольних доручень голови облдержадміністрації, наданих на нарадах із заступниками голови облдержадміністрації та керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації та територіальних органів виконавчої влади; термін виконання: щомісяця до 5 числа.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів забезпечити неухильне виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації, систематично аналізувати та перевіряти стан цієї роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А. А. Федько

Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

11.10.2012

м. Запоріжжя

№ 5

Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області

Заслухавши інформацію провідного спеціаліста з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Петроченко К.О., колегія відмічає, що у Державному архіві Запорізької області (далі – Архів) основні зусилля в роботі щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції протягом 9 місяців 2012 року було зосереджено на забезпеченні особистої відповідальності працівників, в першу чергу керівництва та керівників відділів, за дотриманням вимог чинного законодавства, зразковому виконанні покладених обов’язків і визначених завдань.

Протягом 2012 року на нарадах у керівництва Архіву 30.01.2012, 07.02.2012, 01.03.2012, 05.03.2012, 19.03.2012, 02.04.2012, 23.04.2012, 03.05.2012, 21.05.2012, 28.05.2012, 11.06.2012, 16.07.2012, 23.07.2012, 27.08.2012, 17.09.2012 розглядалися питання щодо попередження корупційних діянь.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 22.07.2011 № 298 «Про затвердження Плану заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та здійснення антикорупційних дій в Запорізької області» архівом протягом 9 місяців 2012 року було вжито заходів, спрямованих на активізацію боротьби з корупцією.

Протягом 9 місяців 2012 року постійно проводилась робота з державними службовцями щодо роз’яснення вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», виконанням Указів Президента України від 06.02.2003 № 84 «Про невідкладні додаткові заходи щодо посилення боротьби з організованою злочинністю і корупцією», від 09.02.2004 № 175 «Про систему заходів щодо усунення причин та умов, що сприяють злочинним проявам і корупції», від 21.10.2011 № 1001/2011 «Національна антикорупційна стратегія на 2011-2015 роки», чинних розпоряджень Кабінету Міністрів України щодо здійснення заходів, спрямованих на боротьбу з корупцією та інших нормативно-правових актів, що регулюють заходи протидії корупції у сфері державної служби.

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Петроченко К.О.) провела 19.03.2012 в Архіві тематичний семінар щодо роз’яснення порядку заповнення та подання ними декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2011 рік та податкової декларації про майновий стан і доходів за 2011 рік, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 03.02.2012 № 84.

В Архіві постійно перебуває на контролі питання забезпечення ознайомлення під розпис претендентів на посади державної служби Архіву з обмеженням щодо прийняття на державну службу та її проходженням, встановленими Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання та протидії корупції».

Відповідні дані про результати декларування доходів за 2011 рік державними службовцями Архіву були надіслані до відділу кадрової роботи Запорізької обласної державної адміністрації листом від 10.04.2012 № 01-28/306 та відділу кадрового забезпечення Укрдержархіву листом від 12.04.2012 № 01-22/213. Осіб, які порушили вимоги декларування доходів (недодання, несвоєчасно подання, або подання неповних чи неправильних відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру) в Архіві немає.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» серед працівників Архіву немає випадків безпосереднього підпорядкування. Також Архівом взято до уваги те, що ситуація безпосереднього підпорядкування може виникати і у випадку тимчасового виконання заступником керівника або іншим працівником обов’язків безпосереднього керівника у зв’язку з його відсутністю.

Архів постійно вживає заходи щодо забезпечення дотримання державними службовцями обмежень, встановлених статтями 12 і 16 Закону України «Про державну службу» та розділом II Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Відповідно до п.11 Плану організаційних заходів Архіву щодо забезпечення дотримання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», що затверджений наказом від 18.07.2011 № 42, вживаються заходи щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів.

Постійно діє контроль за вживанням заходів щодо недопущення отримання Архівом від фізичних, юридичних осіб безоплатно послуг та майна, крім випадків, передбачених законами або чинними міжнародними договорами України.

З боку директора, заступника директора, начальників відділів Архіву забезпечено постійний контроль за належним виконанням спеціалістами своїх посадових обов’язків.

З боку керівництва Архіву забезпечено постійний контроль за недопущенням випадків безпідставної відмови спеціалістами відділів юридичним та фізичним особам у наданні інформації, яка їх стосується, або надання неякісної інформації. У звітному періоді подібних випадків не зафіксовано.

З боку начальників відділів забезпечено належний контроль за недопущенням випадків надання неправдивої (недостовірної) звітності, інформацій до Запорізької обласної державної адміністрації, Державної архівної служби України, інших установ та організацій, яких така інформація стосується. Протягом 9 місяців 2012 року таких випадків не встановлено.

В Архіві постійно вивчається практика реагування керівниками місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на повідомлення правоохоронних органів стосовно корупційних правопорушень, скоєних державними службовцями та посадовими особами; вивчається та аналізується інформація прокуратури Запорізької області щодо боротьби з корупцією. Проводиться відповідна профілактична та роз’яснювальна робота.

У керівництва Архіву постійно перебувало на контролі питання невідкладного інформування облдержадміністрації у разі виявлення фактів корупційних проявів серед державних службовців Архіву. Протягом 9 місяців 2012 року серед державних службовців фактів корупційних проявів не виявлено.

В Архіві постійно тримається на контролі питання, що у разі набрання законної сили рішенням суду щодо притягнення державного службовця до кримінальної або адміністративної відповідальності за вчинення корупційного правопорушення, пов’язаного з порушенням обмежень, передбачених Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції», забезпечити прийняття у триденний строк відповідного наказу щодо звільнення в установленому порядку з відповідної посади такого державного службовця відповідно до частини 2 статті 22 зазначеного Закону.

Також постійно вживаються заходи щодо недопущення прийняття на посади державної служби в Архів осіб, притягнутих до відповідальності за корупційне правопорушення, стосовно яких судом прийнято рішення щодо заборони займатися діяльністю, пов’язаною з виконанням функцій держави, місцевого самоврядування, або такою, що прирівнюється до цієї діяльності або інше, передбачене законом.

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи постійно тримає на контролі забезпечення виконання вимог статті 12 Закону України «Про державну службу» щодо недопущення прийняття на державну службу осіб, які підпадають під обмеження, визначені у зазначеній статті закону.

Станом на 11.10.2012 звернень фізичних та юридичних осіб щодо фактів корупції серед працівників Архіву не надходило. Також інформуємо, що посадові особи Архіву до відповідальності за корупційні діяння та інші правопорушення, пов’язані з корупцією, не притягалися.

В Архіві практикується розгляд питань щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції на засіданні колегії.

26.01.2012 відбулось засідання колегії, за результатами підготовленої довідки про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Архіву за 2011 рік, прийняте відповідне рішення за № 4

22.02.2012 відбулось засідання колегії, за результатами підготовленої довідки про роботу щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2011 році, прийнято відповідне рішення за № 3.

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву області Петроченко К.О. 14.03.2012 взяла участь у роботі тематичного постійно діючого семінару навчання працівників кадрових служб структурних підрозділів обласної державної адміністрації (в рамках реалізації програми тематичного постійно діючого семінару з актуальних питань діяльності працівників кадрових служб місцевих органів виконавчої влади) в Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів.

Відповідно до розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 14.12.2011 № 525 «Про затвердження плану-графiка навчання у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів на 2012 рік» протягом 9 місяців 2012 року (станом на 11.10.2012) підвищили кваліфікацію 2 державних службовця (VI категорії посад):

- один державний службовець за професійною програмою (у тому числі за професійною програмою підвищення кваліфікації з питань запобігання і протидії проявам корупції на державній службі та службі в органах місцевого самоврядування) для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, виконавчого комітету Запорізької міської ради, райадміністрацій Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування та отримав посвідчення.

- один державний службовець за тематичним короткостроковим семінаром «Запобігання і протидія корупції в контексті правотворчих процесів в Україні» для державних службовців V-VII категорії посад – працівників юридичних служб органів виконавчої влади Запорізької області та отримав відповідний сертифікат.

03.08.2012 - провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи прийняла участь у семінарі-нараді «Основні аспекти впровадження нового Закону України «Про державну службу».

30.08.2012 - провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи прийняла участь у семінарі, на якому розглядалися такі питання як: «Сучасний стан адміністративної реформи», «Новації в новому законодавстві про державну службу: профілі професійної компетентності посад», «Консультаційне та науково-методологічне забезпечення функціонального обстеження органів виконавчої влади», «Функціонування служб персоналу в умовах провадження законодавства про державну службу».

У рубриці «Запобігання проявам корупції» на веб-сайті Архіву оприлюднюються щоквартальні звіти про результати виконання плану заходів на 2011 рік щодо реалізації Концепції подолання корупції в Україні «На шляху до доброчесності», інформація про забезпечення дотримання Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» в Архіві, довідки про стан виконання нормативно-правових актів з питань запобігання корупційним проявам в Архіві.

З метою належного дотримання вимог антикорупційного законодавства України та виконання завдань з питань запобігання та виявлення корупції, передбачених актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, а також організації роботи щодо запобігання корупційним проявам та реагування на них в Архіві, був прийнятий наказ від 16.01.2012 № 8 «Про затвердження Списку осіб, на яких покладено обов’язки з організації роботи щодо запобігання проявам корупції в Державному архіві Запорізької області» та наказ від 16.01.2012 № 9 «Про затвердження Переліку посад працівників Державного архіву Запорізької області, які працюють у сферах, де існує високий ризик прояву корупції».

В Архіві взято до уваги постанову Кабінету Міністрів від 12.10.2011 № 1072 «Про затвердження Порядку інформування Національного агентства з питань державної служби про осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, які звільнені у зв’язку з притягненням до відповідальності за корупційне правопорушення».

В Архіві 15.06.2012 серед державних службовців було проведено тестування на знання основ Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції». Результати цього тестування були проаналізовані, також були виявлені найбільш поширені помилки. 18.06.2012 була проведена презентація з елементами ділової гри, в якій активно брали участь державні службовці.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., начальникам відділів:

2.1. відповідно до Державної програми запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 28.11.2011 № 1240, в частині, що стосується Державного архіву Запорізької області, продовжити здійснювання необхідних організаційних, інформаційно-роз’яснювальних, методичних та профілактичних заходів для підвищення ефективності роботи щодо попередження, запобігання та протидії корупційним проявам у діяльності державних службовців, їх поінформованості з означених проблем; термін виконання – постійно;

2.2. забезпечувати дієвий контроль за дотриманням працівниками Державного архіву Запорізької області вимог законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції», своєчасно виявляти та усувати причини та умови, що сприяють учиненню корупційних діянь, інших правопорушень, пов’язаних із корупцією; термін виконання – постійно;

2.3. забезпечувати дотримання працівниками Державного архіву Запорізької області трудової дисципліни, негайно реагувати на випадки її порушення; термін виконання – постійно;

3. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., провідному спеціалісту з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи ПетроченкоК.О.:

3.1. продовжити обов’язковий постійний розгляд на засіданнях колегій та на нарадах питання щодо виконання Законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції» здійснення заходів щодо запобігання корупційним проявам та реагування на них; термін виконання – постійно;

3.2. забезпечити систематичне здійснення аналізу стану виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та своєчасне подання до Державної архівної служби України та Запорізької обласної державної адміністрації достовірної аналітичної інформації за рік - до 15 січня та за перше півріччя - до 15 липня;

3.3. продовжити практику навчання, презентацій та проведення тестів на знання основ Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції»; термін виконання – постійно;

3.4. забезпечити проведення навчань з питань запобігання та протидії корупції працівників Державного архіву Запорізької області за участю представників правоохоронних органів; термін виконання – постійно;

3.5. забезпечити вжиття заходів щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів; термін виконання – постійно;

3.6. забезпечити належний контроль за роботою державних службовців Державного архіву Запорізької області; термін виконання – постійно.

4. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. продовжити забезпечення роботи відділу в умовах відкритості, забезпечити розміщення інформації про роботу зі зверненнями громадян в друкованих та електронних засобах масової інформації, безперешкодний прийом відвідувачів, реагування на звернення, інформаційні запити тощо; термін виконання – постійно.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2012 року

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

11.10.2012

м. Запоріжжя

№ 4

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2012 року

Колегія відмічає, що проведений аналіз роботи зі зверненнями громадян в Державному архіві Запорізької області свідчить, що  ця робота ведеться постійно і спрямована на її покращення.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Протягом 9 місяців 2012 року надійшло запитів від учасників війни та бойових дій – 15, інвалідів – 6, членів багатодітних родин та їх матерів ‑ 5.

За 9 місяців 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 6 (шість) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно. З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 610 громадян, керівництвом архіву – 45, всього – 655 громадян.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

Протягом І півріччя 2012 року у Державному архіві Запорізької області директором видано 5 наказів з питань звернень громадян.

За 9 місяців 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2399 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (за 9 місяців 2011 р. ‑ 2583). Виконано запитів, порушених у зверненнях – 2450, з них із позитивним результатом – 1496 запитів (61 %) (за 9 місяців 2011 р. ‑ 1741).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 862;

– про майнові права – 509;

– про підтвердження стажу роботи – 405;

– тематичних – 208;

– про заробітну плату – 127;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 65;

– про примусове вивезення до Німеччини – 55;

– про репресії та розкуркулення – 51;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑50;

– про нагородження орденами і медалями – 17;

– про підтвердження депутатської діяльності – 17 та ін.

Протягом І півріччя 2012 року розгляд звернень громадян проводився відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР, порушень термінів розгляду звернень громадян не було.

На засіданнях колегії 26.01.2012, 22.02.2012, 27.04.2012, 18.07.2012 розглядалися питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян», було прийнято відповідні рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 30.01.2012, 13.02.2012, 01.03.2012, 19.03.2012, 02.04.2012, 12.04.2012, 23.04.2012, 03.05.2012, 21.05.2012, 28.05.2012, 11.06.2012, 23.07.2012, 24.09.2012 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.

22 лютого 2012 року, Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій проведено тематичний короткострокового семінар «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, в якому взяло участь 35 слухачів. Перед слухачами виступила начальник відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області Величко О.Г. з темою: «Розгляд запитів громадян в місцевих архівних установах: проблемні питання та шляхи їх вирішення».

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу інформації та використання документів Величко О. Г. взяти до відома.

2 Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

2.1 забезпечити неухильне виконання вимог законодавства України щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

2.2 забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», від громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, та оперативно вирішувати порушені у них питання;

2.3 забезпечити неухильне виконання вимог Закону України «Про публічну інформацію» щодо забезпечення уважного розгляду та термінів виконання запитів, що підпадають під дію цього закону.

3. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

11.10.2012

м. Запоріжжя

№ 3

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що за 9 місяців 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

Архівними установами області протягом 9 місяців 2012 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Архівним відділом Бердянської райдержадміністрації здійснено заходи щодо реєстрації архівного відділу як юридичної особи та виготовлення печатки архівного відділу. Архівними відділами Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій забезпечено виготовлення печатки архівного відділу.

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму в приміщеннях архівного відділу Бердянської райдержадміністрації проведено ремонт електрообладнання, архівного відділу Гуляйпільської райдержадміністрації проведено заміри опору електромереж, в архівосховищі архівного відділу Михайлівської райдержадміністрації встановлено пожежну сигналізацію; архівному відділу Мелітопольської райдержадміністрації придбано 2 вогнегасники, в архівосховищі архівного відділу Камянсько-Дніпровської райдержадміністрації замінено вхідні двері, в двох приміщеннях архівного відділу Приморської райдержадміністрації встановлено пожежну сигналізацію, проведено поточний ремонт загальною площею 44 м2 та ремонт електрообладнання; архівному відділу Запорізької міськради виділено додаткове приміщення площею 97м2, в якому проведено поточний ремонт, установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 532 пог.м., в 3-х архівосховищах замінено вхідні двері; в архівному відділі Енергодарської міськради встановлена охоронно-пожежна сигналізація в усіх 12 приміщеннях.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2012 році було перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності близько 30,5 тис. справ, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, та понад 10 тис справ, які зберігаються в 108 установах – джерелах формування НАФ, що складає 92% від програмних завдань року.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 290 справ, закартоновано понад 16 тис. справ, що складає відповідно 105% та 104% планових завдань року.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Енергодарської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Протягом 9 місяців продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 149 справ складено карток на 533 документів, що відповідає плановим завданням.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Запорізької міськради.

Архівними відділами Куйбишевської райдержадміністрації та Бердянської міськради проведено описування 126 фотодокументів.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання понад 16 тис. справ управлінської документації при плані на рік 15 тис. справ.

Значно перевиконали планові завдання архівні відділи Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Архівними відділами Гуляйпільської райдержадміністрації прийнято на зберігання 2 справи особового походження краєзнавця Гуляйпільського району Жилінського В.І., Куйбишевської райдержадміністрації та Бердянської міськради - 126 фотодокументів.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання понад 4 тис. справ з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано понад 12 тис. справ. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Запорізької, Мелітопольської міськрад, Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Приморської райдержадміністрацій.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Експертно-перевірна комісія держархіву розглянула описи, представлені архівними відділами, загальним обсягом на 15,6 тис. справ постійного зберігання при плані на рік 14,5 тис. справ. В т.ч архівними відділами райдержадміністрацій – 7 тис. справ при плані 8605, міськрад – 8,8 тис. справ при плані 5895.

З особового складу представлені описи на 12,3 тис. справ при плані 7,8 справ, т.ч архівними відділами райдержадміністрацій 3,9 тис. при плані 2270, міськрад – 8,4 тис. справ при плані 5530 справ.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Мелітопольського, Михайлівського, Оріхівського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за 9 місяців склав 63 %.

З метою контролю за станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на державне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 86 комплексних, 89 тематичних, 76 контрольних перевірянь установ – джерел формування НАФ, що відповідає плановим завданням.

З метою підвищення кваліфікації працівників діловодних служб установ архівними відділами проведено 23 семінари, в роботі яких прийняли участь 513 слухачів, прийнято участь в роботі 27 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 419 інструкцій з діловодства, 97 положень про ЕК та 123 про архівні підрозділи, 317 номенклатур справ, 188 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 370 тис. справ установ – джерел формування НАФ.

Погоджено 46 інструкцій з діловодства, 40 положень про ЕК та 34 про архівні підрозділи, 95 номенклатур справ, описи з особового складу на 11,5 тис. справ, 391 акт про вилучення документів для знищення документів, не внесених до НАФ, на 273 тис. справ, представлених іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з погодження інструкцій з діловодства – Бердянської, Енергодарської міськрад, та всі архівні відділи райдержадміністрацій.

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Бердянської, Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Новомиколаївської, Оріхівської, Приморської, Розівської райдержадміністрацій;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1434 справи, до знищення виділено 786 справ з дублетною інформацією.

Архівними відділами Енергодарської міськради, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Оріхівської, Токмацької райдержадміністрацій підготовлено 13 виставок документів до Дня Перемоги, Дня Конституції, Дня Незалежності України, Дня партизанської слави; Василівської, Михайлівської Розівської райдержадміністрацій – 3 статті в місцевій пресі про забезпечення зберігання документів ліквідованих установ, до Дня партизанської слави.

Архівними відділами виконано 6507 запитів соціально-правового характеру, в т.ч. 6308 (97%) з позитивною відповіддю, з них запити про заробітну плату та стаж – 5174 ( 80%), з них на пільгових умовах – 2325 (36%); 1244 тематичних запитів, в т.ч. 1177 (95 %) з позитивною відповіддю.

За документами НАФ виконано 1095 (17%) запитів соціально-правового характеру, 1063 (85%) тематичних запитів.

На особистому прийомі надійшло 3843 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів соціально-правового характеру виконано архівними відділами: Запорізької - 2805, Бердянської - 966, Енергодарської – 1552 міськрад, Бердянської - 60, Запорізької - 110, Куйбишевської - 44, Мелітопольської - 322, Оріхівської - 70, Якимівської – 69 райдержадміністрацій.

Надано послуги 379 користувачам документів, яким видано 1733 справи.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 5806 справ з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Бердянської – 1374, Гуляйпільської – 859, Михайлівської – 1160, Токмацької – 936 справ.

Виконано 658 тематичних запитів та 8627 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 642 (97%) і 8431 (98%) запитів. На особистому прийомі надійшло 5,8 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 968, районних рад - Вільнянської – 526, Кам’янсько-Дніпровської – 900, Оріхівської – 514, Приазовської – 618, Токмацької – 632 запити. Сільськими радами 7 районів виконано 2056 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах міста Запоріжжя (54%), Бердянського (16% ), Василівського (48%), Запорізького (33%), Михайлівського (55%), Приазовського (6%), Розівського (41%), Якимівського (46%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міст Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського районів.

Не виконали планові завдання за 9 місяців 2012 року архівні відділи:

- з перевіряння наявності справ – Василівської, Великобілозерської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрації;

- з картонування справ – Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з приймання справ управлінської документації на зберігання –Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами – Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з проведення експертизи цінності і удосконалення описів справ - Енергодарської міськради, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Михайлівської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з проведення перевірянь установ – Запорізької міськради, Бердянської, Василівської, Веселівської, Приазовської, Пологівської райдержадміністрацій.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. За 9 місяців 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1 звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2012 року;

2.2. забезпечити здійснення планування роботи архівних установ Запорізької області на 2013 рік та підготовку звітності за 2012 рік; термін виконання - листопад 2012 року;

2.3. забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у ІV кварталі 2012 року (архівні відділи Василівської, Великобілозерської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій);

2.4. вжити необхідних заходів щодо посилення збереженості архівних документів, удосконалення охоронного режиму та доступу до приміщень, покращення умов зберігання документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівних відділах;

2.5. проконтролювати своєчасне упорядкування документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій; термін виконання – до 20 листопада 2012 року;

2.6. забезпечити виконання завдань зведеного плану-графіку першочергового приймання на постійне зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися (архівні відділи Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій); термін виконання - листопад 2012 року;

2.7. забезпечити надання консультативно-методичної допомоги трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів; термін виконання – протягом ІV кварталу 2012 року;

2.7 організувати своєчасний збір виборчої документації по виборах народних депутатів України; термін виконання – протягом ІV кварталу 2012 року;

2.8. забезпечити висвітлення в засобах масової інформації архівних документів з нагоди 80 років (1932) вшанування пам’яті жертв Голодомору, з питань діяльності архівних установ; термін виконання – ІV квартал 2012 року;

3. Керівникам структурних підрозділів державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора державного архіву Пилявську О.Л.

Голова колегії

О.С.Тедєєв

Секретар колегії

А.А.Федько

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2012 року

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

11.10.2012

м. Запоріжжя

№ 2

 

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за 9 місяців 2012 року

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. колегія відмічає, що Державним архівом Запорізької області протягом 9 місяців 2012 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК «Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства» за 9 місяців 2012 року проведено значний обсяг робіт з розсекречення архівних документів. Було підготовлено та проведено 4 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області за результатами яких скасовано грифи секретності 882 справам, засекреченим за часів колишнього СРСР, з них 71 справі було надано гриф ДСК.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

у документах держархіву Запорізької області було виявлено списки радянських військовополонених, підпільників, мешканців населених пунктів області, закатованих нацистами, на 9355 осіб.

Було створено електронні іменні бази даних:

- радянських воїнів, загиблих і похованих на території Запорізької області у період Великої Вітчизняної війни (1941-1945 рр.) – 628 записів;

- громадян, репресованих позасудовими органами в 1919-1951 рр., архівно-слідчі справи яких зберігаються в архіві – 16762 записи;

- актових записів про смерть громадян регіону в період голоду 1932-1933 рр. – 33805 записів;

- радянських військовополонених, померлих і похованих у період нацистської окупації 1943-1943 рр. у м. Запоріжжя ‑ 761 запис.

На виконання постанови Верховної Ради України від 05.07.2011 № 3560‑VI «Про 70-річчя трагедії Бабиного Яру» та доручення Кабінету Міністрів України від 20.07.2011 № 35184/2/1-11 щодо виконання Плану заходів до 70-х роковин трагедії Бабиного Яру Державним архівом Запорізької області на знак скорботи за загиблими у роки Великої Вітчизняної війни у Бабиному Яру 27 січня 2012 року була проведена хвилина мовчання на вшанування пам’яті за загиблими та приспущення Державного Прапора України із чорними стрічками на будівлі Державного архіву Запорізької області; на сайті Державного архіву Запорізької області розміщено збірник «Запорізький архів. Студії з історії євреїв Запорізького краю (ХІХ – І половини ХХ ст.): збірник документів і матеріалів: Наук.-довід. вид. / Упоряд.: В.О. Бондар, О.Г. Величко, І.В. Козлова. – Мелітополь, ТОВ «Видавничий будинок ММД», 2010. – 356 с.». Видання підготовлене Державним архівом Запорізької області за сприянням Запорізького міського відділення товариства «Україна-Ізраїль». У виданні наведені наукові статті за документами архіву щодо Голокосту єврейського населення у роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 23.01.2012 № 8 «Про додаткові заходи щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС»:

виданий наказ від 20.02.2012 № 15 «Про заходи архівних установ Запорізької області щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС».

На виконання Указу Президента України від 22 березня 2012 року № 206/2012 «Про заходи у зв’язку з 70-ми роковинами початку насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни», наказу Державної архівної служби України від 9 квітня 2012 року № 57 Державним архівом Запорізької області здійснювалися такі заходи:

- виданий наказ від 24 квітня 2012 року № 33 «Про заходи за участю архівних установ Запорізької області з вшанування пам’яті жертв насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни 1941- 1945 роки»;

- 07 травня у читальному залі архіву за участю заступника голови Запорізької облдержадміністрації Гамова А.М. була урочисто відкрита виставка документів «По той бік війни. Назавжди закарбовано в пам’яті народній!» На виставці представлені хронологічні довідки подій, що відбувалися на окупованій території Запорізької області, листи запоріжців з Німеччини, щоденники зі споминами про війну, фільтраційні справи громадян, репатрійованих у Запорізьку область після Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років;

- 20 червня був проведений день інформування за темою: «До відзначення у Запорізькій області Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні».

На офіційному веб-сайті Укрдержархіву розміщено електронну версію збірника документів з фондів держархіву «Дневники с далекой неволи» / Інститут історії України НАН України – Запорізьке відділення Запорізьке наукове товариство ім. Я. Новицького, Державний архів Запорізької області, Громадська організація «Вознесенівка» / Упоряд.: В. Ткаченко. – Запоріжжя, 2010. – 112 с.

На виконання Указу Президента України від 05.04.2012 № 242/2012 «Про відзначення 16-ї річниці Конституції України», Плану заходів з підготовки та відзначення 16-ї річниці Конституції України, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 31.05.2012 № 323-р, наказу Державної архівної служби України від 31.05.2012 № 95 «Про участь державних архівних установ у відзначенні 16-ї річниці Конституції України» було видано наказ від 08.06.2012 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні 16-ї річниці Конституції України»; у газеті «Запорізька правда опублікована стаття Величко О.Г. «Основному Закону України – Конституції – «Так!» (28 червня 2012 р.). На офіційному веб-сайті Запорізької облдержадміністрації експонуються он-лайнова виставка документів «28 червня – День Конституції». (http://www.zoda.gov.ua/news/4268/derzhavniy-arhiv-zaporizkoji-oblasti-pidgotuvav-vistavku-dokumentiv-28-chervnya--den-konstitutsiji.html).

На виконання наказу Державної архівної служби України від 09.04.2012 № 57 «Про участь у заходах з вшанування пам’яті жертв насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років», плану заходів з відзначення у 2012 році Дня партизанської слави, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 25.07.2012 № 504-р, відповідно до наказу Державної архівної служби України від 01.08.2012 № 129 «Про участь державних архівних установ у відзначенні у 2012 році Дня партизанської слави» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

- виданий наказ від 14 вересня 2012 року № 62 «Про участь архівних установ області у відзначенні у 2012 році Дня партизанської слави»;

Державним архівом Запорізької області були проведені заходи в організації роботи з вшанування 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років:

- виданий наказ від 24.04.2012 № 33 «Про заходи за участю архівних установ Запорізької області з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників та з підготовки та відзначення 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років»;

04 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку документів «Запоріжці у боротьбі проти нацизму», у якій представлені радянські агітаційні плакати про допомогу фронту, листівки, виготовлені запоріжцями в період тимчасової нацистської окупації, щоденник Печуріної Н. – страченої німцями, як члена молодіжної підпільної організації ДОП (Добровільна організація патріотів) Кам’янсько-Дніпровського району Запорізької області, передсмертні листи-записки Вайнера Л.В., учасника підпільної групи Гончара М.Г. м. Запоріжжя з німецької в’язниці.

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=206:2012-05-04-06-02-54);

05 травня 2012 року у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» у рубриці «З архівних джерел» опублікована стаття головного спеціаліста-археографа державного архіву Запорізької області Козлової І.В. «Перша річниця Дня Перемоги» (№ 64-65 (23098-23099) від 05.05.2012);

07 травня 2012 року в читальному залі архіву за участю заступника голови Запорізької облдержадміністрації Гамова А.М. була урочисто відкрита виставка документів «По той бік війни. Назавжди закарбовано в пам’яті народній!» На виставці представлені хронологічні довідки подій, що відбувалися на окупованій території Запорізької області, листи запоріжців з Німеччини, щоденники зі споминами про війну, фільтраційні справи громадян,

репатрійованих у Запорізьку область після Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років;

07 травня 2012 року відбулася презентація нового видання, підготовленого запорізькими архівістами спільно із Запорізьким національним університетом «Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.) У виданні презентовані фронтові листи майора Євгена Миколайовича Золотарьова до його дружини старшого лейтенанта медичної служби Галини Антонівни Золотарьової та родини;

додатково на наказ Укрдержархіву № 66 від 19.04.2012 було проведено виявлення документів та фотографій, що висвітлюють дії Української партизанської дивізії ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу (з особового фонду Андросова Михайла Васильовича ‑ помічника комісара по комсомольській роботі в партизанському з’єднанні С.А.Ковпака, що зберігається в Державному архіві Запорізької області). До відома: Андросов Михайло Васильович народився 14 жовтня 1920 р. в с. Каськово Знаменського району Орловської області. З 1928 р. мешкав у м. Запоріжжя. Помер 18 жовтня 1962 року. Тематичний перелік документів та їх електронні копії були направлені на електронну адресу Укрдержархіву 28.04.2012;

10 травня 2012 року для працівників архіву був проведений єдиний день інформування за темою: «Про відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака та 67-ї річниці Дня Перемоги»;

11 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку до відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака: «Українська партизанська дивізія ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу» (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=207:-l-r-125-r);

У газеті «Запорізька правда» було опубліковано статтю «Молоді і відважні», присвячену Дню партизанської слави».;

20 вересня 2012 року в читальному залі Державного архіву Запорізької області була відкрита виставка «Молоді та відважні», присвячена підпільно-молодіжній групі «За Радянську Україну».

На виконання наказу Державної архівної служби України від 19.04.2012 № 66 інформуємо про відповідні заходи Державного архіву Запорізької області в організації роботи з відзначення у 2012 році 125-річчя від дня народження двічі Героя Радянського Союзу Ковпака С.А.:

виданий наказ від 27.04.2012 № 35 «Про заходи з відзначення у 2012 році 125-річчя від дня народження двічі Героя Радянського Союзу Ковпака С.А.»;

було проведено виявлення документів та фотографій, що висвітлюють дії Української партизанської дивізії ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу (з особового фонду Андросова Михайла Васильовича ‑ помічника комісара по комсомольській роботі в партизанському з’єднанні С.А.Ковпака, що зберігається в Державному архіві Запорізької області). До відома: Андросов Михайло Васильович народився 14 жовтня 1920 р. в с. Каськово Знаменського району Орловської області. З 1928 р. мешкав у м. Запоріжжя. Помер 18 жовтня 1962 року. Тематичний перелік документів та їх електронні копії були направлені на електронну адресу Укрдержархіву 28.04.2012;

10 травня 2012 року для працівників архіву був проведений єдиний день інформування за темою: «Про відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака та 67-ї річниці Дня Перемоги»;

11 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку до відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака: «Українська партизанська дивізія ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу» (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=207:-l-r-125-r).

До відзначення 15-ї річниці Конституції України:

видано наказ від 15.02.2011 № 12 «Про участь архівних установ Запорізької області у відзначенні 15-ї річниці Конституції України»;

з метою участі у всеукраїнських заходах з відзначення 15-ї річниці Конституції України було проведено виявлення документів, які були направлені до Державної архівної служби України 23 лютого 2011 року для можливого використання у всеукраїнській виставці;

23 червня 2011 року був проведений день інформування за темою: «До 15-ї річниці Конституції України»;

25 червня 2011 року архів брав участь у масових заходах, організованих Запорізькою облдержадміністрацією;

25 червня 2011 року на веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка 28 червня – День Конституції. Основний Закон України» (обговорення проекту, прийняття, заходи з пропаганди і роз’яснення положень Конституції на території Запорізької області) http://www.dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=134:28-

Державним архівом Запорізької області до відзначення річниці Незалежності України було проведено такі заходи:

23 серпня 2012 року в архіві відбулися урочисті збори, присвячені річниці Незалежності України, було проведено день інформування в контексті обговорення актуальних проблем державотворення України та напрямків соціально-економічних реформ, ініційованих Президентом України В.Януковичем;

на сайті держархіву експонується он-лайнова виставка документів «Запоріжжя у серпні 1991 р.» присвячена річниці Незалежності України (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=141&Itemid=49);

16 липня 2012 року на обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії вийшла радіопередача «Річниця державного суверенітету України 16 липня 1990 р.» (автор Кончина Є.О.)

У кошторисі Державного архіву Запорізької області на 2012 рік на утримання Державного архіву Запорізької області заплановано видатки у сумі 2503250 грн. За 9 місяців 2012 року було заплановано використати 1861870,0 грн., фактично профінансовано 1770990,0 грн., що становить 95%.

На оплату праці на 2012 рік заплановано 1157390 грн., за 9 місяців видатки профінансовано у сумі 840610 грн., що становить 100%.

До бюджетного запиту на 2013 рік на утримання архіву заплановано видатки у сумі 3878603,0 грн. (на 2012 рік планувалося 3542902,0 грн.). На оплату праці на 2013 рік заплановано кошти у сумі 1716445,0 грн.

За 9 місяців 2012 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів (крім звернень громадян) у кількості 995 документів (731 – за аналогічний період минулого року). Вихідних документів зареєстровано 677 (648 - за аналогічний період минулого року).

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом 9 місяців регуляторні та інші нормативно – правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За 9 місяців 2012 року проведено 5 засідань колегії Державного архіву, на яких розглянуто 22 питання.

Проведення перевірок архівних установ

За 9 місяців 2012 року проведено 10 перевірок діяльності архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення управління і контролю за організацією архівної справи та діловодства на відповідній території, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду, трудових архівів, в т.ч.: 6 комплексних перевірок роботи архівних відділів Новомиколаївської, Оріхівської, Приазовської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськрад та одну контрольну перевірку архівного відділу Бердянської райдержадміністрації, 3 перевірки діяльності: комунальної установи «Оріхівський районний Трудовий архів», архівних підрозділів по роботі з документами ліквідованих установ архівних відділів Запорізької і Токмацької міськрад з питань організації приймання, обліку, забезпечення збереженості та використання документів ліквідованих установ, які не належать до складу Національного архівного фонду.

Довідки про результати перевірок були направлені сектору контролю апарату облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій, міським головам та голові райради.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад щодо діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2011 рік та їх завдання на 2012 рік розглядалося на засіданні колегії 22.02.2012.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2012 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання.

Проведено 3 перевірки діяльності: комунальної установи «Оріхівський районний Трудовий архів», архівних підрозділів по роботі з документами ліквідованих установ архівних відділів Запорізької і Токмацької міськрад з питань організації приймання, обліку, забезпечення збереженості та використання документів ліквідованих установ, які не належать до складу Національного архівного фонду.

Станом на 01.10.2012 в Запорізькій області діють в області діють 76 архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 75, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за 9 місяців 2012 року відреставровано 1,9 тис.арк. (у 2011 році 3,1 тис. арк.), відремонтовано 7,9 тис. арк. (у 2011 році 15,7тис. арк.) документів, оправлено і підшито 3336 справ ,(у 2011 році 1549 справ), виготовлено 17,65 тис. кадрів страхового фонду (у 2011 році 30,3 тис. кадрів), виконано консерваційно-профілактичну обробку 44 рулонів страхового фонду (у 2011 році – 30 рулонів), 1239 негативи фотодокументів.(у 2011 році 2335 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 153 фондах (по 146 фондах у 2011 році). Перевірено 17642 справи (11343 справи у 2011 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 221фонду (14800 справ), у 2011 році 174 фондах (10528 справ) на паперовій основі.

З метою підготовки Концепції Державної цільової програми впровадження сучасних засобів зберігання документів НАФ на 2013-2017 роки Державній архівній службі України надані пропозиції до заходів із забезпечення Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад сучасними засобами зберігання документів НАФ із визначенням необхідних обсягів фінансування з розбивкою за роками та їх фінансово-економічне обґрунтування.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: продовжено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України за розділами: сільське господарство, меліорація і водне господарство, лісове господарство, будівництво, торгівля, заготівля.

До бази даних «Архівні фонди України» внесено зміни та доповнення до 221 фонду.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Описані фотодокументи обласної редакції газети «МІГ» за 2006 рік на 50 од.обл., розпочата робота з описування документів особового походження журналіста, кореспондента газет «Наш город» і «Наше время плюс», члена Національної спілки журналістів України, члена Республіканської творчої спілки конгресу літераторів України - Філя Володимира Ілліча.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 14800 (10528 у 2011 році) справ по 221 (174 у 2011 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 17600 справ).

Протягом 9 місяців 2012 року проведено 16 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких заслухано голів експертних комісій 13 установ про стан упорядкування та забезпечення збереженості документів, погоджено 31 (12 у 2011 році) інструкцію з діловодства, 11 (17 у 2011 році) положень про експертні комісії, 31 (18 у 2011 році) положення про архівні підрозділи, 2 (1 у 2011 році) положення про службу діловодства, 16 (17 у 2011 році) номенклатур справ, 163 (185 у 2011 році) акти про вилучення для знищення на 51,3 тис. справ (близько 49 тис у 2011 році) та 2,8 тис. пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання, схвалено 463 описи на 18388 (13910 у 2011 році) справи постійного зберігання в т.ч. джерел комплектування держархіву – 2605 справ (2042 у 2011 році), архівних відділів – 15783 справи (11868 спр. у 2011 році).

Погоджено 393 описи на 16860 (11925 у 2011 році) справ з особового складу, представлені 491 установою-джерелом формування Національного архівного фонду в т.ч. джерел комплектування держархіву – 4490 справ (4655 у 2011 році) справа, архівних відділів – 12370 справ (6873 у 2011 році).

Погоджено інструкцію з діловодства, 4 номенклатури справ, 30 актів про вилучення для знищення на 24908 справ, 19 описів на 402 справи з особового складу, представлені 20 іншими установами.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 15 установам (13 - у 2011 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 21 комплексне перевіряння роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб – джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (20 - у 2011 році). За результатами перевірок складено довідки, з якими ознайомлені керівники підприємств, установ та організацій.

Проведено 30 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (24 – у 2011 році), за результатами перевірок складено довідки, які розглянуто на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам підприємств, установ і організацій.

Проведено 44 контрольних перевіряння щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 37 - у 2011 році).

Проведено 50 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (43 – у 2011 році).

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1023 справи (1503 справи у 2011 році), до знищення виділено 126 справ (1503 справи у 2011 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2012 проведено тематичний короткотерміновий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для сільських, селищних голів, керівників апарату райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, секретарів сільських, селищних рад – проведено чотири семінарських заняття.

07.06.2012 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 52 слухача.

Використання інформації документів НАФ

За звітний період було підготовлено 5 ініціативних інформацій.

За 9 місяців 2012 року було підготовлено та експонувалися 8 виставок документів:

10 січня у читальному залі архіву була відкрита документальна виставка «Запорізькій області ‑ 73. Народження області. Як це було», яка також була розміщена на веб-сайті Державного архіву Запорізької області (http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=173:q-73-q);

11 січня на веб-сайті архіву розміщена он-лайнова документальна виставка «Творець правдивих образів». До ювілею народної артистки УРСР Морозової Анастасії Іванівни» (105 років з дня народження) (http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=174:105-);

21 лютого на веб-сайті архіву розміщена он-лайнова документальна виставка «90 років від дня народження Бальцера А.І. (1922-1997), колишнього директора Запорізької обласної універсальної бібліотеки ім. О.М. Горького»

http://dazo.ho.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=186:l90-1922-1997-r;

18 квітня до 130-річчя від дня народження Липинського В.К. ‑ видатного українського політичного діяча, історика, філософа, соціолога, публіциста, теоретика українського консерватизму, на сайті держархіву Запорізької області було розміщено он-лайнову виставку документів, наданих Державним архівом Волинської області, доктором історичних наук, професором Запорізького національного університету Ігнатушею О.М. (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=191:-130-)

04 травня на сайті розміщено он-лайнову виставку документів «Запоріжці у боротьбі проти нацизму» (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=206:2012-05-04-06-02-54);

07 травня у читальному залі архіву була відкрита виставка документів «По той бік війни. Назавжди закарбовано в пам’яті народній!»;

11 травня 2012 року на сайті розміщено он-лайнову виставку до відзначення 125-річчя з дня народження С. Ковпака: «Українська партизанська дивізія ім. С.А.Ковпака у ворожому тилу»

(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=207:-l-r-125-r);

20 вересня 2012 року у читальному залі Державного архіву Запорізької області була відкрита виставка «Молоді та відважні», присвячена підпільно-молодіжній групі «За Радянську Україну».

У газеті Запорізької обласної ради та обласної державної адміністрації «Запорізька правда» започаткована рубрика «З архівних джерел», де опубліковані 15 статей:

директора архіву Тедєєва О.С. «Погляд крізь роки: від давнини – до сьогодення» (До 73-ї річниці утворення Запорізької області), (№ 3-4 (23037-23038);

головного спеціаліста - керівника режимно-секретної служби Бондаря В.О. «Самостійність тоді не прийшла, а …«злетіла до нас» (До 22 січня - Дня соборності і свободи України), (№ 9 (23043) від 21 січня 2012 року) http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4370:-----q--q&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;

головного спеціаліста-архівіста Третяк С.Д. «Про жінку – газетним рядком. За сторінками газети «Червоне Запоріжжя» (№ 34 (23068) від 06 березня 2012 року);

Козлової І.В. «Перша річниця Дня перемоги» (від 05 травня 2012 р.);

(http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4820:2012-05-08-10-36-48&catid=38:2009-04-14-10-29-22&Itemid=56);

Козлової І.В. «Блакитний експрес. До 40-річчя запорізької дитячої залізниці» (від 08 травня 2012 р.);

(http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4832:2012-05-12-18-58-18&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

Бондаря В.О. «Про що промовчав документ, або Українська гривня на Запоріжжі. Рік 1919» (№54-55 (23088-23089) від 12 квітня 2012 р.) (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4756:----------1919-&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

Козлової І.В. «12 квітня 1961 року: радянська людина у космосі!» (№54-55 (23088-23089) від 12 квітня 2012 р.) (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=4758:12-1961-&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

Савощенко О.Л. «Як дбали про безпеку на виробництві у 20-ті роки минулого століття» (№ 63 (23097) від 28 квітня 2012 р.);

Козлової І.В. «Запоріжжя у червні 1941-го» (№№89-90 (23123-23124) від 21 червня 2012 р.);

Величко О.Г. «Основному Закону України – Конституції – «Так!» (28 червня 2012 р.);

Козлової І.В. «Запорізькому трамваю ‑ 80» (17 липня 2012 р.), розміщена на сайті газети «Запорізька правда»: (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=5148:---80&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

Козлової І.В. «Школярі 1944 р.», присвячена Дню знань (1 вересеня 2012 р.);

Савощенко О.Л. «Молоді і відважні», присвячена Дню партизанської слави 22 вересеня 2012 р.;

Третяк С.Д. «Літній відпочинок дітей у перші повоєнні роки», присвячена Дню знань (18 серпня 2012 р.), розміщена на сайті газети: http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=5281:2012-08-20-12-44-54&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;

Козлової І.В. «Сказали «ТАК!» незалежній демократичній Україні», присвячена Дню Незалежності України (23 серпня 2012 р. №124-125 (23158-23159)»;

На обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії:

22  лютого вийшла в ефір доповідь директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С. на засіданні колегії про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та пріоритетні напрямки діяльності архіву на 2012 рік;

16 липня 2012 р. радіопередача «Річниця державного суверенітету України 16 липня 1990 р.» (Автор Кончина Є.О.);

У прямому ранковому ефірі Запорізької телерадіокомпанії «Алекс» м. Запоріжжя 27 січня заступник директора Пилявська Ольга Леонідівна розповіла про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області.

07 травня у читальному залі архіву до уваги відвідувачів було представлене нове видання, підготовлене запорізькими архівістами спільно із Запорізьким національним університетом «Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.) У виданні презентовані фронтові листи майора Євгена Миколайовича Золотарьова до його дружини старшого лейтенанта медичної служби Галини Антонівни Золотарьової та родини.

За 9 місяців 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2399 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (за 9 місяців 2012 р. ‑ 2583). Виконано запитів, порушених у зверненнях – 2450, з них із позитивним результатом – 1496 запитів (61 %) (за 9 місяців 2011 р. ‑ 1741).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 862;

– про майнові права – 509;

– про підтвердження стажу роботи – 405;

– тематичних – 208;

– про заробітну плату – 127;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 65;

– про примусове вивезення до Німеччини – 55;

– про репресії та розкуркулення – 51;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑50;

– про нагородження орденами і медалями – 17;

– про підтвердження депутатської діяльності – 17 та ін.

Протягом 9 місяців 2012 року надійшло запитів від учасників війни та бойових дій – 15, інвалідів – 6, членів багатодітних родин та їх матерів ‑ 5.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 610 громадян, керівництвом архіву – 45, всього – 655 громадян.

За 9 місяців 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 6 (шість) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

У читальних залах архіву працювали 424 користувачі.

Було підготовлено та видано два видання:

«Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.)/ Запорізький національний університет, Державний архів Запорізької області. – Запоріжжя. – 2012.

«Запорізький архів. З історії міста Олександрівська. Єврейські студії»/ Державний архів Запорізької області, Запорізьке відділення товариства «Україна-Ізраїль». ‑ Державний архів Запорізької області. – Запоріжжя. – 2012.

Методична робота

Протягом 9 місяців 2012 року здійснювалась науково-методична діяльність державного архіву. З метою надання методичної допомоги архівним відділам райдержадміністрацій та міськрад, трудовим архівам та окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації ведення діловодства, упорядкування виборчих документів та передавання їх на архівне зберігання розроблені методичні рекомендації «Передавання виборчих документів з виборів народних депутатів України на зберігання до архівних установ» та Примірна інструкція з діловодства в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад.

Проведено 8 засідань Науково-методичної ради, на яких розглянуто план роботи Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області на 2012 рік, Плани тематичного короткострокового семінару «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів та семінару з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, Примірна інструкція з діловодства в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, Методичні рекомендації «Передавання виборчих документів з виборів народних депутатів України на зберігання до архівних установ»; п’ять розділів путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Установи і організації торгівлі», «Сільське господарство» та «Меліорація. Водне господарство», «Лісове господарство», «Продовольчі організації», організаційне питання: про зміни у складі Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О., провідному спеціалісту з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Петроченко К.О.:

2.1. Забезпечити здійснення планування роботи Державного архіву Запорізької області на 2013 рік та підготовку звітності за 2012 рік; термін виконання: до кінця ІV кварталу 2012 року;

2.2. Забезпечити розроблення профілів професійної компетентності посад державної служби Державного архіву Запорізької області; термін виконання – жовтень 2012 року.

3. Начальникам відділів: організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.), формування Національного архівного фонду та діловодства (Фурсенко Т.В.), зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.) забезпечити надання консультативно-методичної допомоги архівним відділам райдержадміністрацій та міськрад, трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів; термін виконання – протягом ІV кварталу 2012 року.

4. Начальникам відділів: зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.), формування Національного архівного фонду та діловодства (Фурсенко Т.В.) забезпечити виконання, начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.) проконтролювати виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у ІV кварталі 2012 року.

5. Начальнику відділу формування НАФ та діловодства (Фурсенко Т.В.) забезпечити, начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.) проконтролювати виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад завдань зведеного плану-графіку на 2012 рік першочергового приймання на постійне зберігання документів, що зберігаються в установах - джерелах комплектування Державного архіву Запорізької області понад встановлені роки, термін виконання: до кінця ІV кварталу 2012 року;

6. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г.:

6.1. У ІV кварталі забезпечити висвітлення у засобах масової інформації, на офіційному веб-сайті архіву, у читальних залах архівних документів, присвячених визволенню Запоріжжя від нацистських окупантів, ювілейним і пам’ятним датам:

165 років від дня народження Новицького Я.П. (1847-1925), запорізького історика, краєзнавця, педагога, вченого-етнографа, члена‑кореспондента Всеукраїнської Академії Наук;

185 років (1827) від дня заснування м. Бердянська Запорізької області, 110 років (1902) від дня заснування курорту «Бердянськ»;

80 років (1932) вшанування пам’яті жертв Голодомору.

6.2. Організувати роботу щодо забезпечення виконання постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 року № 886 «Про комісії з визначення даних про заробітну плату працівників за роботу в зоні відчуження в 1986-1990 роках».

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

 

ПРОТОКОЛ 11.10.2012 № 6

ЗАПОРІЗЬКА ОБЛАСНА

ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

ПРОТОКОЛ

11.10.2012 № 6

м. Запоріжжя

Засідання колегії

 

Голова колегії –

Тедєєв О.С.

Секретар –

Федько А.А.

Присутні члени колегії:

Білець С.Т.

Величко О.Г.

Пилявська О.Л.

Фурсенко Т.В.

Запрошені:

від Державного архіву Запорізької області

Бондар В.О.

Кравчина Т.А.

Петренко І.І.

Петроченко К.О.

 

Порядок денний:

1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2012 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2012 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року.

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

4. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2012 року.

Інформує: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

5. Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області.

Інформує: Петроченко К.О., провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

6. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2012 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИСТУПИВ:

Тедєєв О.С., який звернув увагу на необхідність прискорення роботи з видавництвами щодо видання Анотованого реєстру описів «Державний архів Запорізької області. Анотований реєстр описів. Фонди дорадянського періоду».

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року

Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИСТУПИВ:

Тедєєв О.С., який запропонував у зв’язку з перевиконанням плану з погодження описів з особового складу, яке сталося внаслідок реорганізації структурних підрозділів Запорізької міської ради, написати листа до Державної архівної служби щодо коригування плану роботи на 2012 рік з цього питання; відносно недовиконання плану проведення перевірок архівним відділом Запорізької міськради доручив попередити начальника архівного відділу усно, а якщо перевірки не будуть проводитися – проінформувати про це керуючу справами виконкому ради письмово.

4. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2012 року

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області

Петроченко К.О., провідного спеціаліста з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

6. СЛУХАЛИ: про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИСТУПИВ:

Тедєєв О.С., який відмітив, що виконавська дисципліна в Державному архіві Запорізької області знаходиться на належному рівні. Це і проведення семінару для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, і дотримання термінів виконання запитів, і вчасне реагування на проблемні питання, і багато іншого. Якщо стаються деякі непорозуміння: як-то скарга на невчасну відповідь, то не з вини працівників, а у звязку з труднощами в оплаті конвертів, марок.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

 

Голова колегії

О.С. Тедєєв

Секретар колегії

А.А.Федько

«Бердянськ – повітове і портове місто Таврійської губернії»

«Бердянськ – повітове і портове місто Таврійської губернії»

(До 185 років (1827) від дня заснування м. Бердянська Запорізької області, 110 років (1902) від дня заснування курорту «Бердянськ»)

Детальніше:«Бердянськ – повітове і портове місто Таврійської губернії»

Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

11 жовтня 2012 року відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області, присвячене підбиттю підсумків діяльності архівних установ області за 9 місяців 2012 року.

На розгляд колегії було винесено такі питання: про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІV квартал 2012 року; про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2012 року; про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року; про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2012 року; про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області; про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року.

Детальніше:Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

“Жовтень 1943 р.” (до дня визволення м. Запоріжжя)

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: “Жовтень 1943 р.” (до дня визволення м. Запоріжжя).

Детальніше:“Жовтень 1943 р.” (до дня визволення м. Запоріжжя)