Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 6462

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши й обговоривши інформацію начальника відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю. про виконання Державним архівом Запорізької області у 2012 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що Державним архівом Запорізької області проводиться постійна робота щодо виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Контроль за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) є невід’ємною складовою діяльності архівних установ України щодо фізичного збереження національної архівної спадщини. Акумульовані в архівних установах величезні масиви вимагають посиленої уваги до умов їх зберігання. Цей аспект діяльності архівних установ – складна комплексна проблема, яка, у свою чергу, вимагає комплексного підходу на рівні управлінських, науково-методичних, практичних заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів НАФ, забезпечення їх належного фізичного стану як в поточний момент, так і в довгостроковій перспективі.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11 2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» На виконання цих завдань і розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки (далі – Програма). Постійний контроль дасть змогу зберегти документи, запобігати можливості їх знищення, пошкодження, викрадення та виникненню інших надзвичайних ситуацій.

Мета Програми – забезпечення довготривалого збереження документів НАФ через отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів НАФ в Державному архіві Запорізької області.

Основні завдання Програми :

– перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;

– виявлення та усунення недоліків у обліку документів;

– виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;

– виявлення та облік документів, що потребують реставраційного та іншого оброблення;

Реалізація заходів, передбачених Програмою, дасть можливість:

– запобігти збільшенню пошкодження та втрати документів НАФ;

– удосконалити нормативно-правову, організаційно-методичну та матеріально-технічну базу зберігання документів НАФ;

– сформувати сучасні організаційні моделі контролю на усіх етапах виконання Програми;

– впровадити єдині технологічні вимоги щодо контролю за наявністю, станом та рухом документів.

Загалом Державним архівом Запорізької області заплановано перевірити 4827 фондів - 924000 справ, в тому числі:

- фондів І категорії – 334 (110000 справ);

- фондів ІІ категорії – 1034 (421000 справ);

- фондів ІІІ категорії -3459 (393000 справ).

З метою упорядкування роботи, встановлення комплексу управлінських, організаційно-технічних, методичних та інших практичних заходів, спрямованих на здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у цьому році була розроблена Інструкція про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2012 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 252 фонди - 29700 од. зб. (кількість справ вказано приблизно):

- перевірено 248 фондів (І категорії – 35; ІІ категорії – 58; ІІІ категорії – 155 фондів);

- перевірено 35039 справ (І категорії – 14902 од. зб.), ІІ категорії – 11 491 од. зб., ІІІ категорії – 8646 од. зб.);

- загальна кількість невиявлених справ – 23 (в т. ч. вперше – 17 од. зб., повторно – 6 од. зб.). Знайдено 2 од. зб., які перебували у розшуку;

- перевірено у 2011 році – 7 фондів, 1724 од. зб., які були включені до Програми на 2012 рік ( в т. ч. І категорії - 3 фонди, 1553 од. зб. (Р-2, Р-27, Р-58); ІІ категорії – 2 фонди, 90 од. зб. (Р-709, Р-840); ІІІ категорії – 2 фонди, 81 од. зб. (Р-1000, Р0-1025);

- не перевірено 19 фондів (458 од. зб.), які внесено до Програми помилково, бо вони рахуються як приєднані (І категорії -10 фондів, 333 од. зб. (Р-4425, Р-5920, Р-5921, Р-5927, Р-5942, Р-5943, Р-5944, Р-5947, Р-5952, Р-5954); ІІ категорії – 3 фонди, 53 од. зб. (Р-653, Р-670, Р-1012); ІІІ категорії 6 фондів, 72 од. зб. (Р-913, Р-1033, Р-1060, Р-1096, Р-1124);

- перевірено 22 фонди, які не були включені до Програми (І категорії – 2 фонди (Р-1977, 6081); ІІ категорії – 5 фондів (Р-829, П-251, П-356, П-357, П-459); ІІІ категорії – 15 фондів (68, 94, 95, 96, 234, 235, 236, 237, 238, 241, 247, 256, 258, Р-2871, Р-5593, оп. 7);

- перевірено не включених до Програми 9381 од. зб. (в т. ч. І категорії – 599 од. зб., ІІ категорії – 8214 од. зб., ІІІ категорії – 568 од. зб.)

- потребують оправлення -162 од. зб., ремонту – 17 од. зб., реставрації – 6 од. зб. Справ, що потребують дезинфекції – немає.

За період 2009-2012 рр. перевірено 905 фондів (139180 од. зб.) при плані 889 фондів (113700 од. зб., кількість справ вказано приблизно), в тому числі перевірено:

- фондів І категорії – 144 (78725 од. зб.);

- фондів ІІ категорії – 219 (29280 од. зб. );

- фондів ІІІ категорії - 542 (31175 од. зб.)

Перевірено 46 фондів (20789 од. зб.), які не були включені до Програми.

Виявлено відсутніх 123 справи, з них 71 справа вперше, 52 справи поставлено в розшук раніше, розшукано 13 справ.

На грудень 2012 року в розшуку знаходиться 240 справ.

Виявлено справ, що потребують реставрації – 399, ремонту – 726, оправлення та підшивки – 6766.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2012 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 3772 од. зб. в 20 установах, організаціях та підприємствах, що перебувають у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області.

З метою поліпшення контролю за станом зберігання документів в архівних підрозділах установ, підприємств та організацій на допомогу працівникам цих підрозділів в 2012 році розроблені Методичні рекомендації “Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ”.

У 2012 році перевірено 19 установ. Запорізьку обласну організацію професійної спілки працівників рибного господарства України рішенням експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 19.10.2012 №3 було виключено зі списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, в зв’язку з припиненням діяльності. Документи НАФ за 1986-2003 роки за сприяння Запорізької обласної ради професійних спілок передано на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Загальна кількість справ, яка зберігаються в установах, за обліковими документами (описами) складає 3262, загальна кількість справ в наявності – 3237, не виявлено 25 справ. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту або оправлення.

Протягом 1999-2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ в 64 юридичних особах у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області. Загальна кількість перевірених справ – 23417 од.зб., не виявлено 53 справи. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, оправлення або підшивки.

Але треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі, не відповідає кількості перевірених справ у 2009-2012 роках, тому що за час дії Програми на підприємствах, установах і організаціях відбувалося упорядкування документів, передавання їх на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Вся інформація про кількість перевірених юридичних осіб, що зберігають документи Національного архівного фонду, кількість перевірених та невиявлених справ, відображена в довідках перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, а також у звітах про результати виконання Програми, які щорічно надсилаються до Державної архівної служби України в електронному вигляді.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про виконання Державним архівом Запорізької області у 2012 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити постійний контроль за виконанням заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

3. Начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю.:

1) забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити виконання вимог Інструкції про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області;

3) забезпечити організацію обліку справ невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

4) забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ.

4. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Фурсенко Т.В.:

1) забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити впровадження Методичних рекомендацій «Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ» у роботу відділу та архівних підрозділів підприємств, установ, організацій та здійснювати постійний контроль за дотриманням їх вимог.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С.Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Про виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 5917

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад

у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що план заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки за 2009 – 2012 рр. архівними відділами в цілому виконані.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», наказу Державного архіву Запорізької області від 08.02.2010 № 12 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки» архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад протягом 2009 - 2011 рр. проведено такі заходи.

Архівними відділами райдержадміністрацій було заплановано протягом 2009 – 2012 рр. перевірити 83000 справ по 584 фондах, в тому числі:

- фондів І категорії – 44, 8500 справ;

- фондів ІІ категорії – 144, 33000 справ;

- фондів ІІІ категорії - 396, 41500 справ.

Протягом 2010 – 2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в кількості 92822 справи по 609 фондах, що складає відповідно 112% і 104% планових завдань та 57% від загальної кількості фондів та 74% від загальної кількості справ, які зберігаються в архівних відділах.

Протягом 2012 року через вакансії начальників архівних відділів не пройшли перевіряння наявності 14 фондів, з них один фонд 1 категорії, 2 фонди 2 категорії, 11 фондів 3 категорії, які зберігаються в архівному відділі Приазовської райдержадміністрації та 3 фонди 3 категорії які зберігаються в архівному відділі Пологівської райдержадміністрації, всього 17 фондів.

Всі інші заплановані фонди перевірено. За категоріями фондів:

- 1 категорії - 9658 справ по 46 фондах;

- 2 категорії - 38572 справи по 133 фондах;

- 3 категорії - 46592 справи по 430 фондах.

Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, не виявлено. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 114 справ по 41 фондах потребують заміни оправлення. Станом на 01.01.2013 справ у розшуку немає.

Відповідно до Програми на 2009-2012 рр. було заплановано здійснити перевіряння наявності справ в 930 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, на зберіганні у яких за обліковими даними знаходилося 69900 справ. Проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в 941 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів, що складає 101% планових завдань.

Протягом 2012 року через вакансію начальника архівного відділу не проведено перевіряння наявності в 4 юридичних особах у зоні комплектування архівного відділу Приазовської райдержадміністрації, в яких за обліковими даними зберігається 364 справи.

Всі інші заплановані установи перевірено. Загальна кількість справ, які зберігалися в установах, за обліковими документами складала 75019, загальна кількість справ в наявності – 75014 (107% планових завдань), не виявлено 5 справ, відсутність яких не була підтверджена документально на момент перевірки.

Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребували дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 103 справи потребували заміни оправлення.

Архівними відділами міськрад було заплановано протягом 2009 – 2012 рр. перевірити 21000 справ по 152 фондах, в тому числі:

- фондів І категорії – 15, 4000 справ;

- фондів ІІ категорії – 78, 13000 справ;

- фондів ІІІ категорії - 59, 4000 справ.

Протягом 2010 – 2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та та руху документів Національного архівного фонду в кількості 26179 справ по 175 фондах. що складає відповідно 124% і 115% планових завдань та 81% від загальної кількості фондів та 84% від загальної кількості справ, які зберігаються в архівних відділах. За категоріями фондів:

- 1 категорії - 6358 справ по 17 фондах;

- 2 категорії - 15391 справ по 92 фондах;

- 3 категорії - 4430 справ по 66 фондах.

Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, не виявлено. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 34 справи по 20 фондах потребують заміни оправлення. Станом на 01.01.2013 справ у розшуку немає.

Відповідно до Програми на 2009-2012 рр. було заплановано здійснити перевіряння наявності справ в 312 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів міськрад, на зберіганні у яких за обліковими даними знаходилося 45900 справ.. Проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в 317 (102% планових завдань) юридичних особах. Всі заплановані установи перевірено. Загальна кількість справ, які зберігалися в установах, за обліковими документами складала 46988 справ, загальна кількість справ в наявності – 46988 справ (102% планових завдань). Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, немає Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, 136 справ потребують заміни оправлення.

Одночасно з перевірянням наявності справ проводилося вивірення всіх облікових документів, виявлення та усунення недоліків в обліку документів. Протягом 2009 – 2012 рр. проведено уточнення кількості справ в 27 фондах, які зберігаються в архівних відділах райдержадміністрацій, та в 3 фондах, які зберігаються в архівних відділах міськрад. В основному, це ті фонди, в яких проводили експертизу цінності, вилучали дублетні документи і вчасно не внесли записи в облікові документи або допустили арифметичні помилки в підрахунку кількості справ. В результаті загальна кількість справ в архівних відділах райдержадміністрацій зменшилась на 656 справ, збільшилась на 120 справ. в архівних відділах міськрад зменшилась на 16 справ.

Треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі на 2009 – 2012рр. не відповідає наявній кількості фондів і справ, які проходять перевіряння наявності, тому що за час дії Програми в архівних відділах та юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів відбувалося упорядкування документів, приймання їх на зберігання до архівних відділів та передавання до Державного архіву Запорізької області.

Треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі, не відповідає кількості перевірених справ, тому що за час дії Програми в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, установах відбувалося упорядкування документів, приймання їх на зберігання до архівних відділів та передавання на зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Вся інформація про кількість перевірених фондів та справ, які зберігаються в архівних відділах та юридичних особах в зоні комплектування архівних відділів, кількість виявлених відсутніх справ, недоліки у фізичному стані документів відображається в актах перевіряння наявності справ, журналі обліку фондів та установ, що пройшли перевіряння наявності, ведуться картотеки циклічності перевіряння фондів. Звіти про результати виконання Програми архівними відділами щоквартально надаються до Державного архіву Запорізької області..

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1. забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2.3. забезпечити своєчасне внесення змін в облікові документі та усунення недоліків в їх веденні;

2.2. забезпечити організацію обліку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

2.3. забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ;

2.4. звернути увагу на те, щоб планові та звітні показники з перевіряння наявності справ за Програмою та планово – звітною документацією про виконання плану розвитку архівної справи в районі, місті співпадали;

2.5. щоквартально до 3 числа наступного за кварталом місяця надавати до відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи квартальний звіт про виконання плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду.

3. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації виконання плану заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Про контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 6781

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік

Заслухавши та обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. про стан виконання рішень колегії Державного архіву Запорізької області, прийнятих у 2012 році, колегія зазначає, що структурними підрозділами Державного архіву Запорізької області в цілому забезпечується виконання визначених цими рішеннями завдань.

В Державному архіві Запорізької області роботу з виконання рішень колегії організовано відповідно до Положення про колегію Державного архіву Запорізької області. Контроль за виконанням рішень колегії здійснює секретар, керівники структурних підрозділів і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань. У відділі організації і координації архівної справи ведеться контрольна картотека питань, розглянутих на колегії.

Станом на 14.12.2012 організовано і проведено 6 засідань колегії. В засідання брали участь представники Запорізької облдержадміністрації, Головного управління державної служби України в Запорізькій області, Відділення Виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в м. Запоріжжі, редакції Запорізької районної газети «Червоний промінь», Державного архіву, начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад. За результатами розглянутих питань прийнято 23 рішення. Всі рішення колегії оголошуються до виконання наказами.

У цілому, рішення колегії направлені на забезпечення виконання законів України, актів та доручень Президента й Уряду України, Державної архівної служби України та основних напрямів розвитку архівної справи на 2012 рік. Рішення виконані в повному обсязі.

Питання, які знаходяться на постійному контролі, регулярно розглядаються на засіданнях колегії:

- про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області – 2 рази на рік;

- про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області – 4 рази на рік;

- про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад – 4 рази на рік;

- про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) – 1 раз на рік;

- про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2011 рік – 4 рази на рік;

- про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області – 4 рази на рік;

- про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області – 2 рази на рік;

- про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області – 1 раз на рік;

- про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області – 1 раз на рік.

На виконання рішень колегії у квітні 2012 року проведено перевірку архівного відділу Бердянської райдержадміністрації з питання забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якості описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації, результати якої були розглянуті на колегії 27.04.2012.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки і затверджена наказом архіву від 08.02.2010 № 12. Питання виконання цієї Програми знаходиться на постійному контролі і щорічно розглядається на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області.

Щорічно за підсумками роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад рішенням колегії визначаються переможці в огляді-конкурсі серед колективів архівних відділів, які нагороджуються Почесними грамотами Державного архіву Запорізької області та Запорізької обласної організації профспілки працівників державних установ України. У 2012 році згідно з рішенням колегії від 22.02.2012 № 4 «Про підсумки огляду-конкурсу роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 2011 рік» переможцями визнано начальників архівних відділів Вільнянської, Оріхівської, Пологівської райдержадміністрацій та Мелітопольської міськради.

На виконання рішення колегії від 21.06.2004 № 4 «Про заохочення для представників електронних та друкованих засобів масової інформації всіх форм власності за найкраще висвітлення, за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду, історичного минулого Української держави та окремих її регіонів, діяльності державних архівів» та наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2010 № 39 «Про затвердження Положення про проведення щорічного конкурсу серед представників засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду», що зареєстрований в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області 27.04.2010 за № 9/1410, щорічно до Дня журналіста проводиться конкурс серед місцевих засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду. У 2012 році конкурс проходив з 1 до 15 травня, переможців було визначено на засіданні колегії 23 травня 2012 року і нагороджено Почесними грамотами Державного архіву Запорізької області.

На виконання рішень колегії в Державному архіві Запорізької області проводяться заходи з питань удосконалення системи управління архівною справою:

- забезпечується виконання заходів до основних напрямків діяльності Державного архіву області;

- забезпечується підготовка та подання інформації про виконання основних напрямків діяльності Державного архіву області до Запорізької облдержадміністрації та Державної архівної служби України;

- забезпечується своєчасне виконання і подання у встановлені терміни планово-звітної документації з усіх напрямків діяльності Державного архіву Запорізької області;

- керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області надається необхідна консультативно-методична допомога архівним відділам в організації роботи;

- на виконання Доручення Прем’єр-міністра України М.Я. Азарова від 03.03.2012 № 3261/3/1-12 щодо функціонування в структурі місцевих держадміністрацій архівних підрозділів та нормативів їх штатної чисельності та рішення колегії Державної архівної служби України від 28.02.2012 щодо питання створення трудових архівів зі статусом юридичних осіб органами місцевого самоврядування направлялися листи на адресу голів райдержадміністрації та міських голів міст обласного значення, зібрана інформація була узагальнена і подана керівництву облдержадміністрації з конкретними пропозиціями;

- у ІІІ кварталі підготовлений та поданий на розгляд Запорізької обласної ради проект регіональної програми розвитку архівної справи на 2013-2015 роки;

- у жовтні 2012 року розроблені профілі професійної компетентності посад державної служби Державного архіву Запорізької області;

- у ІІІ-ІV кварталі надавалась консультативно-методична допомога архівним відділам райдержадміністрацій та міськрад, трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів;

- проведено виставки документів: до 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років, до 40-річчя дитячої залізниці, до 80 річчя відомого українського поету Петра Ребра, до 71 – річчя від початку Великої Вітчизняної війни, до 16-ої річниці Конституції України;

- з нагоди проголошення Державного суверенітету України та з нагоди річниці Незалежності України було організовано висвітлення в засобах масової інформації архівних документів;

- у ІV кварталі організовано висвітлення у засобах масової інформації, на офіційному веб-сайті архіву, у читальних залах архівних документів, присвячених визволенню Запоріжжя від нацистських окупантів, ювілейним і пам’ятним датам: 165 років від дня народження Новицького Я.П. (1847-1925), запорізького історика, краєзнавця, педагога, вченого-етнографа, члена‑кореспондента Всеукраїнської Академії Наук; 185 років (1827) від дня заснування м. Бердянська Запорізької області, 110 років (1902) від дня заснування курорту «Бердянськ»; 80 років (1932) вшанування пам’яті жертв Голодомору;

- щоквартально розміщуються на веб-сайті Державного архіву Запорізької області інформації з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян, та відомості про роботу зі зверненнями громадян;

- організовано роботу щодо забезпечення виконання постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 886 «Про комісії з визначення даних про заробітну плату працівників за роботу в зоні відчуження в 1986-1990 роках»;

- у червні 2012 року проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області;

- розроблені методичні рекомендації «Порядок передавання виборчої та іншої документації з виборів народних депутатів України на архівне зберігання» та доведений до відома архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів зміст методичних рекомендацій;

За результатами розгляду питань виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області:

- забезпечується контроль і виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, наказів Державної архівної служби України, чинних законодавчих і нормативних документів з питань реалізації державної кадрової політики, трудового законодавства;

- постійно проводиться робота щодо підвищення кваліфікації державних службовців шляхом їх участі у щорічному Всеукраїнському конкурсі «Кращий державний службовець»;

- у лютому та жовтні 2012 р. проведено семінари з керівниками та спеціалістами архівних відділів районних державних адміністрацій, міських рад та трудових архівів;

- у січні-лютому 2012 року проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями Державного архіву Запорізької області покладених на них обов'язків.

На виконання рішень колегії про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області:

- щомісячно проводиться інформування першого заступника голови облдержадміністрації про виконання протокольних доручень голови облдержадміністрації, наданих на нарадах із заступниками голови облдержадміністрації та керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації та територіальних органів виконавчої влади;

- забезпечено впровадження в роботу нової редакції Інструкції з діловодства в Державному архіві Запорізької області у зв’язку з виходом постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»;

- постійно здійснюється моніторинг виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації;

- забезпечується дотримання Порядку проведення оцінки ефективності здійснення контролю в Запорізькій обласній державній адміністрації, який затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 05.06.2012 № 255;

- забезпечується впровадження нової редакції Порядку здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53

За результатами оцінки стану протидії корупції в Державному архіві Запорізької області:

- здійснюються необхідні організаційні, інформаційно-роз’яснювальні, методичні та профілактичні заходи для підвищення ефективності роботи щодо попередження, запобігання та протидії корупційним проявам у діяльності державних службовців відповідно до Державної програми запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 28.11.2011 № 1240, в частині, що стосується Державного архіву Запорізької області;

За підсумками стану роботи зі зверненнями громадян:

- щотижнево на нарадах у директора аналізується стан організації роботи із зверненнями громадян упродовж минулого тижня;

- забезпечується постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», та оперативно вирішуються порушені у них питання;

- забезпечується першочергове виконання запитів та звернень учасників ліквідації аварії на ЧАЕС;

- забезпечується своєчасне виконання депутатських звернень та запитів відповідно до чинного законодавства.

За результатами оцінки стану охорони праці у Державному архіві Запорізької області:

- забезпечується виконання зобов’язань за розділом «Охорона праці» галузевої угоди між Держкомархівом та ЦК Профспілки працівників державних установ України на 2009–2011 роки, Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2009-2011 роки та дотримання вимог Закону України «Про охорону праці»;

- у ІІІ кварталі підведені підсумки виконання Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2009-2011 роки, створено робочу групу з розробки Колективного договору області на 2012-2017 роки.

За результатами розгляду питання про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області:

- видано наказ Державного архіву Запорізької області від 05.01.2012 № 1 «Про призначення відповідальних за збереження документів Національного архівного фонду» та вносилися зміни до нього;

- видано наказ від 05.01.2012 № 2 «Про План заходів щодо забезпечення охоронно-пожежного режиму, надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій будівель архіву на 2012 рік».

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., секретарю колегії Федько А.А.:

- посилити контроль за виконанням прийнятих колегією рішень; термін виконання – постійно;

- продовжити практику щорічного аналізу роботи з виконання рішень колегії та розгляду цього питання на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області; термін виконання – щорічно;

- створити електронну картотеку контрольних питань; термін виконання – І півріччя 2013 р.;

3. Керівникам структурних підрозділів:

- у висновках і пропозиціях до рішень колегії та у проектах рішень колегії чітко визначати терміни виконання завдань; термін виконання – постійно;

- посилити персональну відповідальність та вжити заходів щодо неухильного виконання у встановлені терміни завдань, визначених рішеннями колегії; термін виконання – постійно;

- доповідати заступнику Державного архіву Запорізької області про стан виконання завдань, передбачених рішеннями колегії, у день завершення строку їх виконання; термін виконання – постійно;

- забезпечити своєчасне внесення відміток про виконання контрольних питань до електронної картотеки; термін виконання – постійно;

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 18119

19 грудня 2012 року відбулося чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області. В ході засідання розглянуто такі питання: про план роботи колегії Державного архіву Запорізької області на 2013 рік; про стан пожежної безпеки у Державному архіві Запорізької області та архівних установах області; про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки; про виконання архівними установами Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки; контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2012 рік.

Детальніше:Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області

До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович (1847 – 1925 рр.), етнограф, історик, археолог Запоріжжя)

Деталі

Створено: Середа, 21 листопада 2012, 11:34

Перегляди: 27703

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович (1847 – 1925 рр.), етнограф, історик, археолог Запоріжжя).

Детальніше:До 165-річчя з дня народження Я.П. Новицького (документи фонду Ф-161 “Новицький Яків Павлович...

"Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів"

Деталі

Створено: Вівторок, 20 листопада 2012, 09:24

Перегляди: 31727

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: "Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів".

Детальніше:"Голодомор 1932-1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів"

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Деталі

Створено: Понеділок, 05 листопада 2012, 08:20

Перегляди: 20833

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У 2012 році питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2011 році» розглядалося на засіданні колегії 26.01.2012, прийнято відповідне рішення за № 5; 27.04.2012 розглядалося питання «Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2012 року», прийнято відповідне рішення за № 5; 18.07.2012 розглядалося питання «Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року», прийнято відповідне рішення за № 6.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 30.01.2012, 05.03.2012, 19.03.2012, 12.04.2012, 23.04.2012, 28.05.2012, 11.06.2012, 23.07.2012, 06.08.2012, 17.09.2012.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 13.06.2012 № 270 «Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації» в Державному архіві Запорізької області видано наказ від 12.07.2012 № 53 «Про порядок здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області».

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 28.11.2007 № 407 за змінами та доповненнями, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Видано наказ Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних», яким призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву.

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

Розпорядження голови облдержадміністрації від 16.12.2011 № 530 «Про поліпшення організації контролю як механізму забезпечення виконавської дисципліни» було розглянуто на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 26.01.2012. Було прийнято рішення від 26.01.2012 № 5 «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2011 році», у якому відображено завдання, визначені вищевказаним розпорядженням.

За 9 місяців 2012 року проведені комплексні перевірки роботи архівних відділів Токмацької, Бердянської, Новомиколаївської, Оріхівської, Приазовської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької міськради. Довідки про результати перевірок були направлені сектору контролю апарату облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій та міському голові. Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій було вивчено ефективність здійснення архівним відділами контролю за виконанням документів вищих органів влади.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За 9 місяців 2012 року проведено 21 комплексне перевіряння роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (20 - у 2011 році).; 30 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (24 – у 2011 році).

Проведено 44 контрольних перевіряння щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 37 - у 2011 році).

На засіданні колегії 27.04.2012 розглянуто питання «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 30.06.2011 № 1 «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 26.11.2010 № 2 «Про виконання рішення ЕПК від 25.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.10.2007 «Про виконання рішення ЕПК від 29.09.2006 «Про забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якість описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації», прийнято відповідне рішення за № 7.

На засіданні експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області 22.06.2012 розглянуто питання «Про виконання рішення ЕПК Державного архіву Запорізької області від 10.06.2011 № 2 «Про виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території архівним відділом Запорізької міськради за період з серпня 2010 року до травня 2011 року», прийнято відповідне рішення.

На засіданні експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області 21.09.2012 розглянуті питання «Про виконання рішення ЕПК від 10.06.2011 «Про забезпечення збереженості документів у Головному управлінні промисловості та розвитку інфраструктури Запорізької облдержадміністрації», «Про виконання рішення ЕПК від 06.03.2012 «Про забезпечення збереженості документів у Запорізькій обласній організації Товариства Червоного Хреста України», прийняті відповідні рішення.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

За І півріччя 2012 року в архіві зареєстровано 995 вхідних документів (731 – за аналогічний період минулого року).

За І півріччя ц.р. одержано 106 доручень керівників вищих органів, які виконано на 100%.

Вихідних документів зареєстровано 677 (648 - за аналогічний період минулого року).

Протягом 9 місяців директором держархіву було видано 64 накази з основної діяльності, 57 – за цей період у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом 9 місяців 2012 року не було.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів, відповідальній за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності в Державному архіві Запорізької області Божко К.А.:

2.1. посилити власну відповідальність за стан виконавської дисципліни та в межах повноважень посилити контроль за роботою підлеглих працівників;

2.2. забезпечити інформування першого заступника голови облдержадміністрації про виконання протокольних доручень голови облдержадміністрації, наданих на нарадах із заступниками голови облдержадміністрації та керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації та територіальних органів виконавчої влади; термін виконання: щомісяця до 5 числа.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів забезпечити неухильне виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації, систематично аналізувати та перевіряти стан цієї роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А. А. Федько

Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області

Деталі

Створено: Понеділок, 05 листопада 2012, 08:19

Перегляди: 18570

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан протидії корупції в Державному архіві Запорізької області

Заслухавши інформацію провідного спеціаліста з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Петроченко К.О., колегія відмічає, що у Державному архіві Запорізької області (далі – Архів) основні зусилля в роботі щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції протягом 9 місяців 2012 року було зосереджено на забезпеченні особистої відповідальності працівників, в першу чергу керівництва та керівників відділів, за дотриманням вимог чинного законодавства, зразковому виконанні покладених обов’язків і визначених завдань.

Протягом 2012 року на нарадах у керівництва Архіву 30.01.2012, 07.02.2012, 01.03.2012, 05.03.2012, 19.03.2012, 02.04.2012, 23.04.2012, 03.05.2012, 21.05.2012, 28.05.2012, 11.06.2012, 16.07.2012, 23.07.2012, 27.08.2012, 17.09.2012 розглядалися питання щодо попередження корупційних діянь.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 22.07.2011 № 298 «Про затвердження Плану заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та здійснення антикорупційних дій в Запорізької області» архівом протягом 9 місяців 2012 року було вжито заходів, спрямованих на активізацію боротьби з корупцією.

Протягом 9 місяців 2012 року постійно проводилась робота з державними службовцями щодо роз’яснення вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», виконанням Указів Президента України від 06.02.2003 № 84 «Про невідкладні додаткові заходи щодо посилення боротьби з організованою злочинністю і корупцією», від 09.02.2004 № 175 «Про систему заходів щодо усунення причин та умов, що сприяють злочинним проявам і корупції», від 21.10.2011 № 1001/2011 «Національна антикорупційна стратегія на 2011-2015 роки», чинних розпоряджень Кабінету Міністрів України щодо здійснення заходів, спрямованих на боротьбу з корупцією та інших нормативно-правових актів, що регулюють заходи протидії корупції у сфері державної служби.

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Петроченко К.О.) провела 19.03.2012 в Архіві тематичний семінар щодо роз’яснення порядку заповнення та подання ними декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2011 рік та податкової декларації про майновий стан і доходів за 2011 рік, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 03.02.2012 № 84.

В Архіві постійно перебуває на контролі питання забезпечення ознайомлення під розпис претендентів на посади державної служби Архіву з обмеженням щодо прийняття на державну службу та її проходженням, встановленими Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання та протидії корупції».

Відповідні дані про результати декларування доходів за 2011 рік державними службовцями Архіву були надіслані до відділу кадрової роботи Запорізької обласної державної адміністрації листом від 10.04.2012 № 01-28/306 та відділу кадрового забезпечення Укрдержархіву листом від 12.04.2012 № 01-22/213. Осіб, які порушили вимоги декларування доходів (недодання, несвоєчасно подання, або подання неповних чи неправильних відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру) в Архіві немає.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» серед працівників Архіву немає випадків безпосереднього підпорядкування. Також Архівом взято до уваги те, що ситуація безпосереднього підпорядкування може виникати і у випадку тимчасового виконання заступником керівника або іншим працівником обов’язків безпосереднього керівника у зв’язку з його відсутністю.

Архів постійно вживає заходи щодо забезпечення дотримання державними службовцями обмежень, встановлених статтями 12 і 16 Закону України «Про державну службу» та розділом II Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Відповідно до п.11 Плану організаційних заходів Архіву щодо забезпечення дотримання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції», що затверджений наказом від 18.07.2011 № 42, вживаються заходи щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів.

Постійно діє контроль за вживанням заходів щодо недопущення отримання Архівом від фізичних, юридичних осіб безоплатно послуг та майна, крім випадків, передбачених законами або чинними міжнародними договорами України.

З боку директора, заступника директора, начальників відділів Архіву забезпечено постійний контроль за належним виконанням спеціалістами своїх посадових обов’язків.

З боку керівництва Архіву забезпечено постійний контроль за недопущенням випадків безпідставної відмови спеціалістами відділів юридичним та фізичним особам у наданні інформації, яка їх стосується, або надання неякісної інформації. У звітному періоді подібних випадків не зафіксовано.

З боку начальників відділів забезпечено належний контроль за недопущенням випадків надання неправдивої (недостовірної) звітності, інформацій до Запорізької обласної державної адміністрації, Державної архівної служби України, інших установ та організацій, яких така інформація стосується. Протягом 9 місяців 2012 року таких випадків не встановлено.

В Архіві постійно вивчається практика реагування керівниками місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на повідомлення правоохоронних органів стосовно корупційних правопорушень, скоєних державними службовцями та посадовими особами; вивчається та аналізується інформація прокуратури Запорізької області щодо боротьби з корупцією. Проводиться відповідна профілактична та роз’яснювальна робота.

У керівництва Архіву постійно перебувало на контролі питання невідкладного інформування облдержадміністрації у разі виявлення фактів корупційних проявів серед державних службовців Архіву. Протягом 9 місяців 2012 року серед державних службовців фактів корупційних проявів не виявлено.

В Архіві постійно тримається на контролі питання, що у разі набрання законної сили рішенням суду щодо притягнення державного службовця до кримінальної або адміністративної відповідальності за вчинення корупційного правопорушення, пов’язаного з порушенням обмежень, передбачених Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції», забезпечити прийняття у триденний строк відповідного наказу щодо звільнення в установленому порядку з відповідної посади такого державного службовця відповідно до частини 2 статті 22 зазначеного Закону.

Також постійно вживаються заходи щодо недопущення прийняття на посади державної служби в Архів осіб, притягнутих до відповідальності за корупційне правопорушення, стосовно яких судом прийнято рішення щодо заборони займатися діяльністю, пов’язаною з виконанням функцій держави, місцевого самоврядування, або такою, що прирівнюється до цієї діяльності або інше, передбачене законом.

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи постійно тримає на контролі забезпечення виконання вимог статті 12 Закону України «Про державну службу» щодо недопущення прийняття на державну службу осіб, які підпадають під обмеження, визначені у зазначеній статті закону.

Станом на 11.10.2012 звернень фізичних та юридичних осіб щодо фактів корупції серед працівників Архіву не надходило. Також інформуємо, що посадові особи Архіву до відповідальності за корупційні діяння та інші правопорушення, пов’язані з корупцією, не притягалися.

В Архіві практикується розгляд питань щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції на засіданні колегії.

26.01.2012 відбулось засідання колегії, за результатами підготовленої довідки про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Архіву за 2011 рік, прийняте відповідне рішення за № 4

22.02.2012 відбулось засідання колегії, за результатами підготовленої довідки про роботу щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2011 році, прийнято відповідне рішення за № 3.

Провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву області Петроченко К.О. 14.03.2012 взяла участь у роботі тематичного постійно діючого семінару навчання працівників кадрових служб структурних підрозділів обласної державної адміністрації (в рамках реалізації програми тематичного постійно діючого семінару з актуальних питань діяльності працівників кадрових служб місцевих органів виконавчої влади) в Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів.

Відповідно до розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 14.12.2011 № 525 «Про затвердження плану-графiка навчання у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів на 2012 рік» протягом 9 місяців 2012 року (станом на 11.10.2012) підвищили кваліфікацію 2 державних службовця (VI категорії посад):

- один державний службовець за професійною програмою (у тому числі за професійною програмою підвищення кваліфікації з питань запобігання і протидії проявам корупції на державній службі та службі в органах місцевого самоврядування) для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, виконавчого комітету Запорізької міської ради, райадміністрацій Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування та отримав посвідчення.

- один державний службовець за тематичним короткостроковим семінаром «Запобігання і протидія корупції в контексті правотворчих процесів в Україні» для державних службовців V-VII категорії посад – працівників юридичних служб органів виконавчої влади Запорізької області та отримав відповідний сертифікат.

03.08.2012 - провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи прийняла участь у семінарі-нараді «Основні аспекти впровадження нового Закону України «Про державну службу».

30.08.2012 - провідний спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи прийняла участь у семінарі, на якому розглядалися такі питання як: «Сучасний стан адміністративної реформи», «Новації в новому законодавстві про державну службу: профілі професійної компетентності посад», «Консультаційне та науково-методологічне забезпечення функціонального обстеження органів виконавчої влади», «Функціонування служб персоналу в умовах провадження законодавства про державну службу».

У рубриці «Запобігання проявам корупції» на веб-сайті Архіву оприлюднюються щоквартальні звіти про результати виконання плану заходів на 2011 рік щодо реалізації Концепції подолання корупції в Україні «На шляху до доброчесності», інформація про забезпечення дотримання Закону України від 07.04.2011 № 3206-VI «Про засади запобігання та протидії корупції» в Архіві, довідки про стан виконання нормативно-правових актів з питань запобігання корупційним проявам в Архіві.

З метою належного дотримання вимог антикорупційного законодавства України та виконання завдань з питань запобігання та виявлення корупції, передбачених актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, а також організації роботи щодо запобігання корупційним проявам та реагування на них в Архіві, був прийнятий наказ від 16.01.2012 № 8 «Про затвердження Списку осіб, на яких покладено обов’язки з організації роботи щодо запобігання проявам корупції в Державному архіві Запорізької області» та наказ від 16.01.2012 № 9 «Про затвердження Переліку посад працівників Державного архіву Запорізької області, які працюють у сферах, де існує високий ризик прояву корупції».

В Архіві взято до уваги постанову Кабінету Міністрів від 12.10.2011 № 1072 «Про затвердження Порядку інформування Національного агентства з питань державної служби про осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, які звільнені у зв’язку з притягненням до відповідальності за корупційне правопорушення».

В Архіві 15.06.2012 серед державних службовців було проведено тестування на знання основ Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції». Результати цього тестування були проаналізовані, також були виявлені найбільш поширені помилки. 18.06.2012 була проведена презентація з елементами ділової гри, в якій активно брали участь державні службовці.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., начальникам відділів:

2.1. відповідно до Державної програми запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 28.11.2011 № 1240, в частині, що стосується Державного архіву Запорізької області, продовжити здійснювання необхідних організаційних, інформаційно-роз’яснювальних, методичних та профілактичних заходів для підвищення ефективності роботи щодо попередження, запобігання та протидії корупційним проявам у діяльності державних службовців, їх поінформованості з означених проблем; термін виконання – постійно;

2.2. забезпечувати дієвий контроль за дотриманням працівниками Державного архіву Запорізької області вимог законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції», своєчасно виявляти та усувати причини та умови, що сприяють учиненню корупційних діянь, інших правопорушень, пов’язаних із корупцією; термін виконання – постійно;

2.3. забезпечувати дотримання працівниками Державного архіву Запорізької області трудової дисципліни, негайно реагувати на випадки її порушення; термін виконання – постійно;

3. Заступнику директора Державного архіву Запорізької області Пилявській О.Л., провідному спеціалісту з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи ПетроченкоК.О.:

3.1. продовжити обов’язковий постійний розгляд на засіданнях колегій та на нарадах питання щодо виконання Законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції» здійснення заходів щодо запобігання корупційним проявам та реагування на них; термін виконання – постійно;

3.2. забезпечити систематичне здійснення аналізу стану виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та своєчасне подання до Державної архівної служби України та Запорізької обласної державної адміністрації достовірної аналітичної інформації за рік - до 15 січня та за перше півріччя - до 15 липня;

3.3. продовжити практику навчання, презентацій та проведення тестів на знання основ Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції»; термін виконання – постійно;

3.4. забезпечити проведення навчань з питань запобігання та протидії корупції працівників Державного архіву Запорізької області за участю представників правоохоронних органів; термін виконання – постійно;

3.5. забезпечити вжиття заходів щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів; термін виконання – постійно;

3.6. забезпечити належний контроль за роботою державних службовців Державного архіву Запорізької області; термін виконання – постійно.

4. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. продовжити забезпечення роботи відділу в умовах відкритості, забезпечити розміщення інформації про роботу зі зверненнями громадян в друкованих та електронних засобах масової інформації, безперешкодний прийом відвідувачів, реагування на звернення, інформаційні запити тощо; термін виконання – постійно.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2012 року

Деталі

Створено: Понеділок, 05 листопада 2012, 08:18

Перегляди: 18848

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2012 року

Колегія відмічає, що проведений аналіз роботи зі зверненнями громадян в Державному архіві Запорізької області свідчить, що  ця робота ведеться постійно і спрямована на її покращення.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Протягом 9 місяців 2012 року надійшло запитів від учасників війни та бойових дій – 15, інвалідів – 6, членів багатодітних родин та їх матерів ‑ 5.

За 9 місяців 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 6 (шість) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно. З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 610 громадян, керівництвом архіву – 45, всього – 655 громадян.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

Протягом І півріччя 2012 року у Державному архіві Запорізької області директором видано 5 наказів з питань звернень громадян.

За 9 місяців 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2399 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (за 9 місяців 2011 р. ‑ 2583). Виконано запитів, порушених у зверненнях – 2450, з них із позитивним результатом – 1496 запитів (61 %) (за 9 місяців 2011 р. ‑ 1741).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 862;

– про майнові права – 509;

– про підтвердження стажу роботи – 405;

– тематичних – 208;

– про заробітну плату – 127;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 65;

– про примусове вивезення до Німеччини – 55;

– про репресії та розкуркулення – 51;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑50;

– про нагородження орденами і медалями – 17;

– про підтвердження депутатської діяльності – 17 та ін.

Протягом І півріччя 2012 року розгляд звернень громадян проводився відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР, порушень термінів розгляду звернень громадян не було.

На засіданнях колегії 26.01.2012, 22.02.2012, 27.04.2012, 18.07.2012 розглядалися питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян», було прийнято відповідні рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 30.01.2012, 13.02.2012, 01.03.2012, 19.03.2012, 02.04.2012, 12.04.2012, 23.04.2012, 03.05.2012, 21.05.2012, 28.05.2012, 11.06.2012, 23.07.2012, 24.09.2012 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.

22 лютого 2012 року, Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій проведено тематичний короткострокового семінар «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, в якому взяло участь 35 слухачів. Перед слухачами виступила начальник відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області Величко О.Г. з темою: «Розгляд запитів громадян в місцевих архівних установах: проблемні питання та шляхи їх вирішення».

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу інформації та використання документів Величко О. Г. взяти до відома.

2 Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

2.1 забезпечити неухильне виконання вимог законодавства України щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

2.2 забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», від громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, та оперативно вирішувати порушені у них питання;

2.3 забезпечити неухильне виконання вимог Закону України «Про публічну інформацію» щодо забезпечення уважного розгляду та термінів виконання запитів, що підпадають під дію цього закону.

3. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року

Деталі

Створено: Понеділок, 05 листопада 2012, 08:16

Перегляди: 20226

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що за 9 місяців 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

Архівними установами області протягом 9 місяців 2012 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Архівним відділом Бердянської райдержадміністрації здійснено заходи щодо реєстрації архівного відділу як юридичної особи та виготовлення печатки архівного відділу. Архівними відділами Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій забезпечено виготовлення печатки архівного відділу.

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму в приміщеннях архівного відділу Бердянської райдержадміністрації проведено ремонт електрообладнання, архівного відділу Гуляйпільської райдержадміністрації проведено заміри опору електромереж, в архівосховищі архівного відділу Михайлівської райдержадміністрації встановлено пожежну сигналізацію; архівному відділу Мелітопольської райдержадміністрації придбано 2 вогнегасники, в архівосховищі архівного відділу Камянсько-Дніпровської райдержадміністрації замінено вхідні двері, в двох приміщеннях архівного відділу Приморської райдержадміністрації встановлено пожежну сигналізацію, проведено поточний ремонт загальною площею 44 м2 та ремонт електрообладнання; архівному відділу Запорізької міськради виділено додаткове приміщення площею 97м2, в якому проведено поточний ремонт, установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 532 пог.м., в 3-х архівосховищах замінено вхідні двері; в архівному відділі Енергодарської міськради встановлена охоронно-пожежна сигналізація в усіх 12 приміщеннях.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2012 році було перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності близько 30,5 тис. справ, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, та понад 10 тис справ, які зберігаються в 108 установах – джерелах формування НАФ, що складає 92% від програмних завдань року.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 290 справ, закартоновано понад 16 тис. справ, що складає відповідно 105% та 104% планових завдань року.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Енергодарської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Протягом 9 місяців продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 149 справ складено карток на 533 документів, що відповідає плановим завданням.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Запорізької міськради.

Архівними відділами Куйбишевської райдержадміністрації та Бердянської міськради проведено описування 126 фотодокументів.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання понад 16 тис. справ управлінської документації при плані на рік 15 тис. справ.

Значно перевиконали планові завдання архівні відділи Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Архівними відділами Гуляйпільської райдержадміністрації прийнято на зберігання 2 справи особового походження краєзнавця Гуляйпільського району Жилінського В.І., Куйбишевської райдержадміністрації та Бердянської міськради - 126 фотодокументів.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання понад 4 тис. справ з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано понад 12 тис. справ. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Запорізької, Мелітопольської міськрад, Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Приморської райдержадміністрацій.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Експертно-перевірна комісія держархіву розглянула описи, представлені архівними відділами, загальним обсягом на 15,6 тис. справ постійного зберігання при плані на рік 14,5 тис. справ. В т.ч архівними відділами райдержадміністрацій – 7 тис. справ при плані 8605, міськрад – 8,8 тис. справ при плані 5895.

З особового складу представлені описи на 12,3 тис. справ при плані 7,8 справ, т.ч архівними відділами райдержадміністрацій 3,9 тис. при плані 2270, міськрад – 8,4 тис. справ при плані 5530 справ.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Мелітопольського, Михайлівського, Оріхівського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за 9 місяців склав 63 %.

З метою контролю за станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на державне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 86 комплексних, 89 тематичних, 76 контрольних перевірянь установ – джерел формування НАФ, що відповідає плановим завданням.

З метою підвищення кваліфікації працівників діловодних служб установ архівними відділами проведено 23 семінари, в роботі яких прийняли участь 513 слухачів, прийнято участь в роботі 27 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 419 інструкцій з діловодства, 97 положень про ЕК та 123 про архівні підрозділи, 317 номенклатур справ, 188 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 370 тис. справ установ – джерел формування НАФ.

Погоджено 46 інструкцій з діловодства, 40 положень про ЕК та 34 про архівні підрозділи, 95 номенклатур справ, описи з особового складу на 11,5 тис. справ, 391 акт про вилучення документів для знищення документів, не внесених до НАФ, на 273 тис. справ, представлених іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з погодження інструкцій з діловодства – Бердянської, Енергодарської міськрад, та всі архівні відділи райдержадміністрацій.

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Бердянської, Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Новомиколаївської, Оріхівської, Приморської, Розівської райдержадміністрацій;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1434 справи, до знищення виділено 786 справ з дублетною інформацією.

Архівними відділами Енергодарської міськради, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Оріхівської, Токмацької райдержадміністрацій підготовлено 13 виставок документів до Дня Перемоги, Дня Конституції, Дня Незалежності України, Дня партизанської слави; Василівської, Михайлівської Розівської райдержадміністрацій – 3 статті в місцевій пресі про забезпечення зберігання документів ліквідованих установ, до Дня партизанської слави.

Архівними відділами виконано 6507 запитів соціально-правового характеру, в т.ч. 6308 (97%) з позитивною відповіддю, з них запити про заробітну плату та стаж – 5174 ( 80%), з них на пільгових умовах – 2325 (36%); 1244 тематичних запитів, в т.ч. 1177 (95 %) з позитивною відповіддю.

За документами НАФ виконано 1095 (17%) запитів соціально-правового характеру, 1063 (85%) тематичних запитів.

На особистому прийомі надійшло 3843 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів соціально-правового характеру виконано архівними відділами: Запорізької - 2805, Бердянської - 966, Енергодарської – 1552 міськрад, Бердянської - 60, Запорізької - 110, Куйбишевської - 44, Мелітопольської - 322, Оріхівської - 70, Якимівської – 69 райдержадміністрацій.

Надано послуги 379 користувачам документів, яким видано 1733 справи.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 5806 справ з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Бердянської – 1374, Гуляйпільської – 859, Михайлівської – 1160, Токмацької – 936 справ.

Виконано 658 тематичних запитів та 8627 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 642 (97%) і 8431 (98%) запитів. На особистому прийомі надійшло 5,8 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 968, районних рад - Вільнянської – 526, Кам’янсько-Дніпровської – 900, Оріхівської – 514, Приазовської – 618, Токмацької – 632 запити. Сільськими радами 7 районів виконано 2056 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах міста Запоріжжя (54%), Бердянського (16% ), Василівського (48%), Запорізького (33%), Михайлівського (55%), Приазовського (6%), Розівського (41%), Якимівського (46%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міст Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського районів.

Не виконали планові завдання за 9 місяців 2012 року архівні відділи:

- з перевіряння наявності справ – Василівської, Великобілозерської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрації;

- з картонування справ – Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з приймання справ управлінської документації на зберігання –Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами – Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з проведення експертизи цінності і удосконалення описів справ - Енергодарської міськради, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Михайлівської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з проведення перевірянь установ – Запорізької міськради, Бердянської, Василівської, Веселівської, Приазовської, Пологівської райдержадміністрацій.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. За 9 місяців 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1 звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2012 року;

2.2. забезпечити здійснення планування роботи архівних установ Запорізької області на 2013 рік та підготовку звітності за 2012 рік; термін виконання - листопад 2012 року;

2.3. забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у ІV кварталі 2012 року (архівні відділи Василівської, Великобілозерської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій);

2.4. вжити необхідних заходів щодо посилення збереженості архівних документів, удосконалення охоронного режиму та доступу до приміщень, покращення умов зберігання документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівних відділах;

2.5. проконтролювати своєчасне упорядкування документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій; термін виконання – до 20 листопада 2012 року;

2.6. забезпечити виконання завдань зведеного плану-графіку першочергового приймання на постійне зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися (архівні відділи Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій); термін виконання - листопад 2012 року;

2.7. забезпечити надання консультативно-методичної допомоги трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів; термін виконання – протягом ІV кварталу 2012 року;

2.7 організувати своєчасний збір виборчої документації по виборах народних депутатів України; термін виконання – протягом ІV кварталу 2012 року;

2.8. забезпечити висвітлення в засобах масової інформації архівних документів з нагоди 80 років (1932) вшанування пам’яті жертв Голодомору, з питань діяльності архівних установ; термін виконання – ІV квартал 2012 року;

3. Керівникам структурних підрозділів державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора державного архіву Пилявську О.Л.