Для звернень громадян: тел. (061) 787 45 51

image01
Міська електростанція
image01
Буд. Лєщинського
image01
Вулиця Соборна
image01
Земська лікарня
image01
Магазин «Комунар»
image01
Олександрівська земська управа
image01
Будинок по вул. К. Лібкнехта
image01
Готель «Росія»
image01
Будинок купця Тавоніуса
image01
Вул. Олександрівська
image01
Народний будинок
image01
Вокзал «Олександрівськ»
image01
Олександрівська в’язниця
image01
Водонапірна башта
image01
Покровська Соборна Церква

Інформація Державного архіву Запорізької області про розміщення документів і матеріалів у засобах масової інформації, збірниках документів та виданнях про репресії на Запоріжжі у 1919-1951 рр.

До дня пам’яті Миколи Костянтиновича Попеля – одного з перших відповідальних секретарів обласної газети “Червоне Запоріжжя”, правонаступницею якої стала газета “Запорізька правда” – присвячена стаття в цій газеті Бондаря В.О. “Журналіст. Політв’язень. Людина. Пам’яті М.К.Попеля – одного з запорізьких журналістів–ветеранів нашої газети.” Попель М. за любов до своєї батьківщини – України був репресований і 15 років утримувався в таборах. (Стаття надрукована у газеті «Запорізька правда» від 06.09.2003).

Запорізький архів. Студії з історії греків Південної України XVIII-XX ст.: Наук.-попул. вид. / Державний архів Запорізької області; Авт.-упоряд.: О.Г. Величко, В.О. Бондар, Н.О. Гончарова, І.В. Козлова, Ю.О. Приймак. – Запоріжжя, 2003. – 140 с.

У науковій праці історичного факультету Запорізького державного університету. – Запоріжжя: Просвіта, 2004. – Вип. XVII. – 316 с. і на офіційному сайті університету розміщена стаття .Бондаря В. О. «Репресивні дії органів ДПУ на Запоріжжі в 20-ті роки ХХ ст.» (http://sites.znu.edu.ua/historySciWorks/issues/17/17/bondar.pdf).

Запорізький архів. Студії з історії євреїв Запорізького краю (ХІХ – І половини ХХ ст.): збірник документів і матеріалів: Наук.-довід. вид. / Упоряд.: В.О. Бондар, О.Г. Величко, І.В. Козлова. – Мелітополь, ТОВ «Видавничий будинок ММД», 2010. – 356 с. (http://www.archives.gov.ua/Publicat/Ukr_Izrail.php).

За сприянням Державного архіву Запорізької області за документами архівно-слідчих справ репресованих позасудовими органами в 1919-1951 рр. науково-видавничим підрозділом при Запорізькій облдержадміністрації була підготовлена низка видань «Реабілітовані історією» (http://www.reabit.org.ua/books/zp/), «Спокута», «Повернені імена» (1998-2010).

 

Інформація про заходи Державного архіву Запорізької області, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи p соціального захисту колишніх політичних в’язнів

У 2012 році до архіву надійшло 75 запитів щодо підтвердження застосування політичних репресій від громадян України, колишніх республік СРСР та дальнього зарубіжжя.

Громадянам, які прийшли на прийом в архів та виявили бажання ознайомитися з матеріалами архівно-слідчих справ на репресованих родичів, за умов наявності відповідних документів, що підтверджують родинні стосунки, у відповідності з чинним законодавством України надавались для ознайомлення документи в читальному залі архіву. У читальному залі працювали 25 користувачів, з них 5 користувачів – члени науково-редакційного підрозділу «Реабілітовані історією».

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів.

В архіві наявна електронна іменна база даних на громадян, репресованих позасудовими органами в 1919-1951 рр., архівно-слідчі справи яких зберігаються в архіві – 16762 записи.

 

"Запоріжжя. Рік після Перемоги"

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: "Запоріжжя. Рік після Перемоги".

 

Детальніше:"Запоріжжя. Рік після Перемоги"

«Міський голова Олександрівська Фелікс Мовчановський та його хутір для глухонімих дітей»

29 квітня за участі ЗМІ у Запорізькій обласній універсальній науковій бібліотеці імені О.М. Горького відбулося урочисте відкриття виставки «Міський голова Олександрівська Фелікс Мовчановський та його хутір для глухонімих дітей». Організатори заходу: Департамент культури, туризму, національностей та релігій Запорізької облдержадміністрації, Запорізька обласна універсальна наукова бібліотека імені О.М. Горького, Державний архів Запорізької області, Громадська організація «Вознесеновка». Начальник відділу інформації та використання документів Величко О.Г. виступила з доповіддю про документальну спадщину Запорізького краю, що зберігається в архіві, зокрема, про діяльність колишнього міського голови Ф.Ф. Мовчановського та заснування училища-хутора для глухонімих.

Детальніше:«Міський голова Олександрівська Фелікс Мовчановський та його хутір для глухонімих дітей»

Відбулося чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області.

24 квітня 2013 року відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області.

Згідно з планом роботи колегії на 2013 рік було розглянуто питання: про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2013 року;

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2013 року;

про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2013 року;

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2013 року;

про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року;

про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області;

звіт про роботу начальника архівного відділу Бердянської райдержадміністрації Бойко І.В. з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

Для розгляду питання про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області на засідання колегії було запрошено Чоса М.П. - головного технічного інспектора з охорони праці Запорізької обласної ради професійних спілок.

Детальніше:Відбулося чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області.

РІШЕННЯ №7

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

24.04.2013

м. Запоріжжя

№ 7

Про роботу начальника архівного відділу Бердянської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію начальника архівного відділу Бердянської райдержадміністрації Бойко І.В. та головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А., відзначає, що архівним відділом проведена певна робота з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

Керуючись статтею 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» розроблена нова редакція Положення про архівний відділ Бердянської райдержадміністрації. Положення затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 28.02.2013 № 76 «Про затвердження Положення про архівний відділ Бердянської районної державної адміністрації Запорізької області». Відділу надано статус юридичної особи, виготовлено гербову печатку архівного відділу.

Штат архівного відділу нараховує 1 шт. од. На посаду начальника архівного відділу Бойко І.М. призначена у вересні 2011 року. Посадова інструкція начальника відділу затверджена керівником апарату райдержадміністрації 25.11.2011. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посаду начальника відділу, погоджений з директором Державного архіву Запорізької області та затверджений розпорядженням голови райдержадміністрації.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву області, вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при архівному відділі діє експертна комісія. Її поновлене Положення затверджене розпорядженням голови райдержадміністрації від 01.04.2008 № 233 «Про затвердження Положення та складу експертної комісії архівного відділу Бердянської райдержадміністрації».

Протягом звітного періоду налагоджена робота експертної комісії архівного відділу. У зв’язку зі зміною кадрів поновлено склад експертної комісії, який затверджений розпорядженням голови райдержадміністрації від 18.04.2013 № 138 «Про затвердження складу експертної комісії архівного відділу Бердянської райдержадміністрації». Очолює комісію керівник апарату райдержадміністрації, заступник голови комісії – начальник архівного відділу. До складу її входять начальники та спеціалісти провідних відділів райдержадміністрації та райради. Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються. На засіданнях ЕК розглядаються положення про експертні комісії та архівні підрозділи установ району, номенклатури справ, інструкції з діловодства, описи справ з особового складу установ списку №2.

Список № 1 юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу, та список № 2 юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, затверджені заступником голови-керівником апарату Бердянської райдержадміністрації і погоджені з експертно-перевірною комісією Державного архіву області (протокол від 11.05.2007 № 8). До списку № 1 включено 35 установ, до списку № 2 – 157 установ.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Протягом звітного періоду начальник архівного відділу провела один семінар для відповідальних за ведення діловодства та архіву установ-джерел формування НАФ, взяла участь у роботі двох семінарів, які проводилися райдержадміністрацією для голів та секретарів сільських, селищних рад з питань ведення діловодства і архівної справи.

Проведено 7 перевірок стану діловодства і архівної справи, в т.ч. 6 комплексних, 1 тематичну. За результатами перевірок складені довідки і надані відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

У відділі налагоджується облік роботи з установами-джерелами формування НАФ. Сформовані наглядові справи установ. В усіх установах-джерелах формування НАФ призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії, в 80 % установ – інструкції з діловодства та поновлені положення про архівні підрозділи. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. У 2012 році проведена паспортизація архівних підрозділів.

За період з квітня 2012 року до квітня 2013 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 47 описів, представлених 15 установами - джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу. Схвалено і погоджено описів на 900 справ постійного зберігання, 368 справ з особового складу. Один опис схвалений із зауваженням, на доробку описи не повертались. Якість поданих описів складає 98 %. Рівень упорядкування документів за 2012 рік складав 22%, за 1 квартал 2013 р. виріс до 26%.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 55 установ загальним обсягом 5430 справ.

Архівний відділ розташований на першому поверсі житлового будинку. В приміщенні архівного відділу встановлена автономна охоронна сигналізація. Архівосховище загальною площею 35 м2 обладнано комбінованими стелажами протяжністю 150 пог.м, двома вогнегасниками, приладами для контролю за температурно-вологісним режимом, на вікнах встановлені грати та штори. Всі документи закартоновані.

Здійснено ряд заходів щодо забезпечення збереженості документів. Розроблені і затверджені керівником апарату райдержадміністрації 25.11.2011 Інструкція про заходи пожежної безпеки у службових приміщеннях, першим заступником голови райдержадміністрації 25.11.2011 - План евакуації документів з архіву, 05.01.2012 - Інструкція про порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівосховищ архівного відділу та Пам’ятка про забезпечення збереженості документів під час надзвичайних ситуацій і техногенного характеру. У 2012 році проведено поточний ремонт системи водопостачання та водовідведення.

Проведена робота щодо налагодження обліку архівних документів, які надходять на зберігання до архівного відділу. Список фондів архівного відділу, книги надходження та вибуття документів заведені згідно нормативних вимог. Завершена робота з формування справ фондів.

Усунуті порушення, виявлені в організації приймання документів на зберігання до архівного відділу протягом 2006-2011 рр.: в книгу обліку надходжень документів, картки фондів та в паспорт архіву внесені дані про приймання документів на зберігання, завершено приймання на зберігання документів ряду установ, в т.ч. райдержадміністрації та районної ради за 2002-2006 рр., результати приймання оформлені актами приймання-передавання документів. В облікові документи внесені дані про приймання на зберігання виборчих комісій з виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних голів за 2006 рік. Документи з особового складу виборчих комісій з виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних голів за 2006 рік передані до КП Бердянського району «Трудовий архів».

Проведена перевірка наявності справ усіх 55 фондів. Результати перевірки оформлені відповідними актами. Одночасно з перевірянням наявності справ проводилося вивірення всіх облікових документів, виявлення та усунення недоліків в обліку документів. Дані облікових документів приведені у відповідність до фактичної наявності справ.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, особистого прийому громадян у відділі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом січня 2012 - квітня 2013 рр. до архівного відділу надійшло і виконано 98 запитів громадян і 8 тематичних запитів. Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» архівними відділом проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Бердянського району та ліквідувалися, рішенням двадцять першої сесії третього скликання Бердянської райради від 23 листопада 2001 р. № 8 створена Місцева архівна установа Бердянського району «Трудовий архів», з 24.02.2012 - Комунальна установа «Трудовий архів» Бердянської районної ради. В трудовому архіві зберігається 6464 справи з особового складу 113 ліквідованих установ.

Разом з тим, в роботі архівного відділу залишається ряд недоліків.

Не внесені зміни до карток обліку роботи з установами, які відбулися протягом 2012-2013 рр.

В 20% установ-джерел формування НАФ потребують поновлення положення про архівні підрозділи відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 202/20515.

Станом на 24.04.2013 по встановлений 2010 рік документи упорядковані в 9 установах із 35, що складає 26 %. Потребують упорядкування документи 26 установ, в т.ч. райдержадміністрації та 4-х її структурних підрозділів.

Понад встановлений термін на відомчому зберіганні залишається понад 150 справ.

Потребує заміни приміщення архівного відділу, так як воно не відповідає діючим вимогам до розташування архівних установ.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо покращення умов зберігання документів в архівному відділі: проведення поточного ремонту приміщень, встановлення протипожежної сигналізації, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження, встановлення протипожежних дверей до сховища, придбання пристроїв для опечатування приміщень, поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу: заміна комп’ютера та підключення до мережі Інтернет.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Визначити, що архівним відділом Бердянської райдержадміністрації (Бойко І.В.) проведена значна робота з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

2. Начальнику архівного відділу Бойко І.В.:

2.1. проконтролювати поновлення положень про архівні підрозділи установами-джерелами формування НАФ відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 за № 202/20515; термін виконання – липень 2013 року;

2.2. внести зміни до карток обліку роботи з установами; термін виконання – жовтень 2013 року;

2.3. вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – до 01.10.2014;

2.4. забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - листопад 2013 року;

2.5. більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівного відділу; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Бердянської райдержадміністрації Чепурному В.П. звернути увагу на необхідність здійснення ряду заходів щодо:

3.1. підвищення контролю за організацією діловодства і станом архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах;

3.2. забезпечення належних умов для гарантованого збереження документів в архівному відділі:

- розглянути питання щодо можливої заміни приміщення архівного відділу;

- придбання пристроїв для опечатування приміщень, заміна комп’ютера та підключення архівного відділу до мережі Інтернет; термін виконання – грудень 2014 року.

4. Відділу організації і координації архівної справи держархіву області (Білець С.Т.) надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Бердянської райдержадміністрації в організації роботи та довести це рішення до відома голови голові Бердянської райдержадміністрації Чепурного В.П.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

РІШЕННЯ №6

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

24.04.2013

м. Запоріжжя

№ 6

 

Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області

Заслухавши і обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області здійснено низку заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про охорону праці».

Питання охорони праці постійно розглядаються на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області (раз на рік), на нарадах у керівництва та засіданнях профкому.

У 2012 році на розширеному засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 27.04.2012 розглянуто питання «Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області», прийнято рішення за № 6 (протокол № 3).

У Державному архіві Запорізької області укладено Колективний договір на 2013-2017 роки, який зареєстровано Управлінням праці та соціального захисту населення Запорізької міської ради по Жовтневому району, реєстраційний номер 08-15/13/12 від 26 лютого 2013 року. З урахуванням рекомендацій реєструючого органу, підготовлено відповідні доповнення до Колективного договору.

За основу Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 роки було взято положення Угоди між Державною архівною службою України та ЦК профспілки працівників державних установ України на 2012-2017 роки.

В архіві вживаються заходи щодо соціального захисту працівників державних архівних установ.

За результатами атестації робочих місць, яку проведено у 2010 році, наказом Державного архіву Запорізької області від 30.12.2010 № 97 «Про результати проведення атестації робочих місць за умовами праці» затверджено Перелік посад працівників Державного архіву Запорізької області, які мають право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день і особливий характер праці. Цим Переліком визначено перелік посад працівників структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області, які мають право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день і особливий характер праці у кількості 4 (чотирьох) календарних днів. Оплата здійснюється за рахунок фонду оплати праці.

В архіві дотримуються строки виплати заробітної праці, передбачені Колективним договором. Оплата праці працівників архіву здійснюється в першочерговому порядку у строки: аванс – 14 числа місяця; кінцевий розрахунок – 30 числа місяця. Всі інші платежі проводяться після виконання зобов’язань щодо оплати праці. Випадків заборгованості із виплати заробітної плати не було. Випадків звільнення працівників із порушенням чинного законодавства не було.

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Державного архіву Запорізької області затверджені загальними зборами трудового колективу Державного архіву Запорізької області від 11.02.2013 та введені в дію згідно з наказом архіву від 11.02.2013 № 13. Згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщено на веб-сайті Державного архіву Запорізької області.

Щороку складається та затверджується директором графік відпусток працівників.

Профспілковим комітетом надавалася матеріальна допомога працівникам до ювілеїв, на лікування у зв’язку з хворобою.

Щороку зі спеціалізованими установами укладаються договори на обов’язкове страхування членів добровільної пожежної дружини, склад якої затверджено наказом директора від 27.02.2012 № 20 зі змінами.

У минулому році перевірено боєздатність ДПД, під час навчань відпрацьовані практичні навички гасіння умовної пожежі.

У вересні 2012 року проведено практичне навчання персоналу архіву за сигналом «Пожежа»; проведено інструктаж з працівниками архіву з метою посилення персональної відповідальності за користування електроприладами у робочих приміщеннях.

В архіві створено службу охорони праці. Положення про службу охорони праці Державного архіву Запорізької області затверджено наказом від 10.01.2006 № 3. Склад служби охорони праці Державного архіву Запорізької області затверджено наказом від 28.08.2009 № 33 «Про затвердження складу служби охорони праці». Керівником служби охорони праці призначено заступника директора Пилявську О.Л.

Працівники Державного архіву Запорізької області та інших місцевих державних архівних установ підвищують кваліфікацію не рідше, ніж один раз на 5 років, що відповідає нормам Галузевої угоди.

Навчання з техніки безпеки та охорони праці усіх відповідальних працівників архіву Державного відбувається систематично, у встановлені терміни. Члени комісії з перевірки знань з питань охорони праці пройшли навчання та перевірку знань з питань охорони праці у КП «Навчально-курсовий комбінат житлово-комунального господарства» Запорізької обласної ради та одержали посвідчення у грудні 2010 року.

З метою підготовки до проведення навчання та перевірки знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області 20.02.2012 заступник директора О.Л. Пилявська прочитала лекцію з питань охорони праці пожежної безпеки та техніки безпеки працівників.

Щороку проводяться тематичні семінари з питань охорони праці із демонстрацією презентацій для працівників з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки.

Так, 27.04.2012 проведено тематичний семінар з питань охорони праці за участю членів профспілки. Під час семінару було проведено тематичну виставку-презентацію з охорони праці та вікторину. Кращі учасники вікторини були відзначені призами, переможець – подарунком від міського Відділення ВД Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань.

Навчання та перевірка знань з охорони праці, пожежної безпеки та техніки безпеки працівників Державного архіву Запорізької області проведено у квітні та серпні 2012 року.

Випадків виробничого травматизму та професійних захворювань не було. Комісії з розслідування нещасних випадків виробничого та невиробничого характеру не створювалися.

В архіві забезпечено дотримання правил охорони праці жінок та інвалідів.

Питання забезпечення утримання будівель і споруд Державного архіву Запорізької області у справному стані, дотримання санітарно-технічних норм і безпеки праці працівників знаходиться на постійному контролі у керівництва Державного архіву Запорізької області.

У Державному архіві Запорізької області постійно здійснюється контроль за санітарно-гігієнічним станом архівосховищ, робочих приміщень відповідною комісією. Санітарно-гігієнічний стан архівосховищ та робочих приміщень перевіряється щотижня, регулярно проводиться їх вологе прибирання.

Працівники профспілки архіву беруть активну участь у розгляді питань, що стосуються економічних та соціально-трудових відносин в колективі.

В області вже 13 років є традиційним проведення оглядів-конкурсів на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення. При підведенні підсумків враховуються умови праці та заходи щодо поліпшення умов зберігання документів. Кращі представники галузі нагороджуються дипломами Державного архіву Запорізької області та Запорізького обкому профспілки працівників державних установ відповідно І, II і III ступенів та цінними подарунками Запорізького обкому профспілки працівників державних установ.

Державний архів Запорізької області та його профспілковий комітет співпрацюють з Запорізькою обласною радою професійних спілок, профспілкою працівників державних установ в частині одержання методичної та іншої допомоги з питань охорони праці.

З метою подальшого створення в Державному архіві Запорізької області безпечних і нешкідливих умов праці, запобігання травматизму, професійним захворюванням, підвищення відповідальності за дотримання правил безпечної праці, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів:

1) забезпечувати дотримання вимог Закону України «Про охорону праці» в Державному архіві Запорізької області та виконання в повному обсязі зобов’язань за розділом «Охорона праці» Колективного договору Державного архіву Запорізької області на 2013-2017 роки;

2) неухильно дотримуватися встановлених законодавчими актами з охорони праці термінів проведення інструктажів з охорони праці.

3. Начальнику фінансово-господарського відділу – головному бухгалтеру Петренко І.І. передбачити у бюджетному запиті на 2014 рік кошти в обсязі не менше 0,2% від фонду оплати праці на комплексні заходи з охорони праці. Термін виконання: квітень-травень 2013 року.

4. Керівнику служби охорони праці, заступнику директора Пилявській О.Л. проводити заходи та роз’яснювальну роботу із запобігання поширенню епідемії ВІЛ/СНІДу та туберкульозу у виробничому середовищі, не допускати випадків дискримінації працівника з такими захворюваннями. Термін виконання: постійно.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А. А. Федько

 

РІШЕННЯ №5

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

24.04.2013

м. Запоріжжя

№ 5

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року

Заслухавши інформацію заступника директора Пилявської О.Л., колегія констатує, що Державним архівом Запорізької області вживаються заходи щодо зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2013 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році» розглядалося на засіданні колегії 23.01.2013, прийнято відповідне рішення за № 6.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 11.02.2013, 27.02.2013, 15.04.2013.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву.

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За І квартал 2013 року проведено дві комплексних перевірки архівного відділу Новомиколаївської райдержадміністрації та сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду. Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації та головам райдержадміністрацій.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За І квартал 2013 року проведено 7 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб – джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (8 – у 2012 році, 7 - у 2011 році); 10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (9 – у 2012 році, 6– у 2011 році), 8 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів (13 – у 2012 році, 9 - у 2011 році).

Проведено 14 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2012 році, 13 – у 2011 році).

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

За І квартал 2013 року в архіві зареєстровано 462 вхідних документів (318 – за аналогічний період минулого року, 252 – у 2011 році).

Вихідних документів зареєстровано 316 (261 – за аналогічний період минулого року, 254 у 2011 році).

Протягом кварталу директором держархіву було видано 25 наказів з основної діяльності, 25 – за цей період у 2012 році, 22 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом І кварталу 2013 року не було.

За результати роботи за 2012 рік головою Запорізької обласної державної адміністрації видано розпорядження від 20.02.2013 № 82 «Про поліпшення організації контролю та стану виконавської дисципліни». На виконання цього розпорядження в архіві було видано наказ від 28.03.2012 № 25 «Про виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 20.02.2013 № 82». Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів було доручено забезпечити постійне дотримання вимог Порядку здійснення моніторингу виконавської дисципліни в Запорізькій обласній державній адміністрації, який затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 17.10.2012 № 494; здійснювати дієвий контроль повноти та якості виконання завдань, визначених у документах; забезпечити обов’язкове ознайомлення новопризначених працівників з регламентуючими актами з питань організації роботи з документами.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів: забезпечити неухильне виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації, систематично аналізувати та перевіряти стан цієї роботи.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів:

1) забезпечити постійне дотримання вимог Порядку здійснення моніторингу виконавської дисципліни в Запорізькій обласній державній адміністрації, який затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 17.10.2012 № 494;

2) забезпечити у 2013 році виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 28.03.2012 № 25 «Про виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 20.02.2013 № 82» щодо поліпшення організації контролю та стану виконавської дисципліни

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А. А. Федько

РІШЕННЯ №4

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

24.04.2013

м. Запоріжжя

№ 4

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2013 року

Колегія відмічає, що проведений аналіз роботи зі зверненнями громадян в Державному архіві Запорізької області свідчить, що  ця робота ведеться постійно і спрямована на її покращення.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Протягом І кварталу 2013 року надійшло запитів від інвалідів - 5, пенсіонерів - 118.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 251 громадянин, керівництвом архіву – 16, всього – 267 громадян.

У І кварталі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 4 (чотири) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно. З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

У І кварталі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 979 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2012 р. ‑ 798). Кількість питань, порушених у зверненнях – 979, з них виконано ‑ 791 (у І кварталі 2012 р. ‑ 822). Виконано з них із позитивним результатом – 510 запитів (64 %), переслано за належністю – 50 (у І кварталі 2012 р. – 509 (62 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 256;

– про майнові права – 151;

– про підтвердження стажу роботи – 171;

– про заробітну плату – 43;

– про репресії та розкуркулення – 13;

– про примусове вивезення до Німеччини – 6;

– про нагородження орденами і медалями – 5;

– про підтвердження депутатської діяльності – 8;

– тематичних – 82;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 8 та ін.

Протягом І кварталу 2013 року розгляд звернень громадян проводився відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР, порушень термінів розгляду звернень громадян не було.

На засіданні колегії 23.01.2013 розглядалося питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2012 рік», було прийнято відповідне рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 14.01.2013, 08.04.2013 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, про роботу читальних залів архіву, були надані доручення.

19 лютого 2013 року, Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій проведено тематичний короткострокового семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу інформації та використання документів Величко О. Г. взяти до відома.

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

2.1 забезпечити неухильне виконання вимог законодавства України щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

2.2 забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», від громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, та оперативно вирішувати порушені у них питання;

2.3. посилити контроль за своєчасним та всебічним розглядом звернень громадян;

2.4. забезпечити надання інформації про стан роботи із зверненнями громадян до Укрдержархіву щопівроку, до облдержадміністрації – щоквартально.

3. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г., завідувачу відділом фізичної збереженості документів Мурашку В.О. забезпечити регулярну, не рідше одного разу на квартал, підготовку та розміщення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області інформації з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян, та відомостей про роботу зі зверненнями громадян.

4. Керівництву Державного архіву Запорізької області у ІІ кварталі ц.р. запланувати виїзний особистий прийом громадян.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько

РІШЕННЯ №3

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

24.04.2013

м. Запоріжжя

3

 

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2013 року

Архівними установами області протягом І кварталу 2013 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Керуючись статтею 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівними відділами розроблені нові редакції положень про архівні відділи райдержадміністрацій та здійснено заходи щодо їх реєстрації в установленому законом порядку.

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму архівному відділу Енергодарської міськради установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 150 пог.м.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2013 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 11474 справи, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 9799 справ, міськрад – 1675 справ, що складає відповідно 31% і 49% від програмних завдань року. Перевірено 4668 справ, які зберігаються в 41 установі – джерелах формування НАФ, що складає відповідно 46% і 39% від програмних завдань року.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької, Бердянської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 95 справ, закартоновано 4679 справ, що складає відповідно 118% та 188% планових завдань на квартал.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад.

Протягом І кварталу продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 77 спр., складено карток на 404 документа.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій.

Архівним відділом Токмацької райдержадміністрації проведено описування відеофільму «Токмачани на Сорочинцях 2012».

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 4679 спр. управлінської документації, що складає 179% планових завдань.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Вільнянської, Запорізької, Куйбишевської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Архівним відділом Токмацької райдержадміністрації прийнято на зберігання один відеофільм.

До архівних відділів надійшло на зберігання 4816 спр. з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано понад 1,2 тис. справ.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом кварталу ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 88 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 5102 спр. управлінської документації, що складає 162% планових завдань на квартал, в т.ч 62 установами в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 2941 спр. (130%), 26 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 2161 спр. (245%). Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за І квартал складає 44%.

ЕПК держархіву погодила описи справ з особового складу загальним обсягом на 2499 спр., що складає 169% планових завдань на квартал, в т.ч представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 619 спр. (100%), міськрад – на 1880 спр. (219%).

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Запорізької, Пологівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Бердянської, Мелітопольської міськрад.

Проведено упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 78, в т.ч. 33 комплексних, 26 тематичних і 19 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ.

Для підвищення квадіфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 13 семінарів з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 415 слухачів, прийнято участь в роботі 18 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 363 номенклатури справ, 36 інструкцій з діловодства, 25 положень про ЕК та 261 положення про архівні підрозділи, 51 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 45 тис. справ, представлених установами – джерелами формування НАФ.

Погоджено описи з особового складу на 6,5 тис. справ, 115 номенклатур справ, 20 інструкцій з діловодства, 21 положення про ЕК та 31 положення про архівні підрозділи, 142 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 49,3 тис. справ, представлені іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ – джерел формування НАФ – Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій;

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Великобілозерської, Веселівської, Кам’янсько-Дніпровської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 182 справи, до знищення виділено 49 справ з дублетною інформацією.

Проводилася робота з використання документів. Архівним відділом Василівської райдержадміністрації в місцевих ЗМІ опубліковано 2 статті з питань діяльності архівного відділу.

Архівними відділами виконано 485 тематичних запитів, з них 97 % з позитивною відповіддю, 2404 запити соціально-правового характеру, з них 88% з позитивною відповіддю. На особистому прийомі надійшло 1571 звернення громадян.

Найбільшу кількість запитів соціально-правового характеру виконано архівними відділами Запорізької - 1148, Бердянської - 255, Енергодарської – 487 міськрад, Василівської, Вільнянської, Мелітопольської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської, Пологівської, Якимівської райдержадміністрацій.

Надано послуги 144 користувачам документів, яким було видано 826 справ.

Протягом І кварталу 2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії створено трудовий архів Констянтинівської сільської ради Мелітопольського району. Станом на 01.04.2013 в Запорізькій області діють в області діють 77 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 76, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 2703 спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Василівської – 118, Кам’янсько-Дніпровської – 113, Оріхівської – 1690 справ.

Виконано 417 тематичних запитів та 3677 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 405 (97%) і 3618 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 472 запити, що складає 13% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 2512 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 278, районних рад: Бердянської – 196, Вільнянської – 173, Кам’янсько-Дніпровської – 299, Куйбишевської 196, Оріхівської – 260, Приазовської – 521, Токмацької - 263 запити. Сільськими радами 7 районів виконано 970 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ. Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Не відповідають вимогам до розташування приміщення архівних відділів Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах Бердянського (14% ), Василівського (21%), Запорізького (18%), Приазовського (10%) районів.

Не виконали планові завдання за І квартал 2013 року архівні відділи:

- з картонування справ – Бердянської міськради, Василівської, Веселівської, Мелітопольської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Мелітопольської, Пологівської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій;

- з приймання на зберігання управлінської документації – Бердянської міськради, Василівської, Веселівської, Мелітопольської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Енергодарської, Токмацької міськрад, Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Мелітопольської, Михайлівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій.

Враховуючи зазначене, з метою покращення роботи у сфері архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1 звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2013 року;

2.2. більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

2.3. посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2013 році; термін виконання - листопад 2013 року;

2.4. посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад; термін виконання – до 20 листопада 2013 року;

2.5. забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - листопад 2013 року;

2.6. вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання;

2.7. ініціювати проведення необхідних заходів щодо інформатизації архівної справи, впровадження автоматизованих інформаційно-пошукових систем, створення та забезпечення інформаційного наповнення консультативних сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, міських та районних рад, підключення архівних відділів до мережі Інтернет;

2.8. забезпечити активну участь у заходах, присвячених визволенню України від німецько-фашистських загарбників в роки Великої Вітчизняної війни 1941‑1945 рр.; до 90-річчя заснування районів сучасної Запорізької області та ін.; вільний доступ громадськості до архівних документів;

2.9. забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 2.2., 2.3., 2.6., 2.7., 2.9 цього рішення.

4. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації».

5. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання відділам архівним міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

6. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Зайковському В.О. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

7. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

8. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

9. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора державного архіву Пилявську О.Л.

 

Голова колегії

О.С.Тедєєв

Секретар колегії

А.А. Федько

РІШЕННЯ №2

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

 

24.04.2013

м. Запоріжжя

№ 2

 

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І квартал 2013 року

Заслухавши і обговоривши інформацію заступника директора держархіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області протягом І кварталу 2013 року проводилася певна робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Основні організаційні заходи

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» було підготовлено розпорядження голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100 «Про затвердження положення та складу колегії Державного архіву Запорізької області.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання доручення Першого Віце-премєр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК “Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства” у І кварталі 2013 року було підготовлено та проведено 1 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області за результатами якого скасовано грифи секретності 54 справам, засекреченим за часів колишнього СРСР, з них 9 справам було надано гриф ДСК.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів. E фондах архіву виявлено документи та матеріали, що висвітлюють побудову, руйнацію та відновлення християнських храмів на території Запорізької області (складено довідки на 75 церков).

На виконання пунктів 9, 13 плану заходів щодо посилення соціального захисту колишніх політичних в’язнів, репресованих та членів їх сімей на період до 2015 року, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 19 грудня 2012 року № 1052-р Державним архівом Запорізької області були проведені такі заходи:

- надавалося сприяння членам науково-редакційного підрозділу «Реабілітовані історією»;

- на сайті Державного архіву Запорізької області було розміщено документальну виставку документів «Голодомор 1932 – 1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=248:q-1932-1933-q.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки, листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

‑ на сайті держархіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка документів «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=250:2013-01-04-08-00-57);

‑ 21 лютого у газеті «Запорізька правда» надрукована стаття «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=5971:2013-02-23-21-39-05&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

‑ у читальному залі архіву відкрита виставка документів «Об’єднана підпільна органiзацiя «Ревком» м. Запоріжжя»;

‑ Тернуватському селищному голові Новомиколаївського району Запорізької області направлено ініціативний лист про розстріляних в роки тимчасової нацистської окупації громадян с. Гайчур (с. Тернувате).

За І квартал 2013 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 1441 (1127 – у 2012 році, 1138 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 316 (261 у 2012 році, 254 – у 2011 році).

Протягом І кварталу 2013 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 144 інформації, до Державної архівної служби України – 52.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І кварталу 2013 року регуляторні та інші нормативно-правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І квартал 2013 року проведено 2 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 10 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2013 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2013 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2012 рік;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2012 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2012 році;

- Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році.

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2012 рік та завдання на 2013 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2012 рік та завдання на 2013 рік;

- Про огляд-конкурс на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області;

- Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2012 рік.

Проведення перевірок архівних установ

За І квартал 2013 року проведено дві комплексних перевірки архівного відділу Новомиколаївської райдержадміністрації та сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду .

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації та головам райдержадміністрацій.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2012 рік та їх завдання на 2013 рік розглядалося на засіданні колегії 19.02.2013.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 19.02.2013 проведено тематичний короткотерміновий семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання.

Протягом І кварталу 2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії створено трудовий архів Констянтинівської сільської ради Мелітопольського району. Станом на 01.04.2013 в Запорізькій області діють діють 77 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 76, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І квартал 2013 року відреставровано 2,4 тис.арк.(у 2012 році 0,5 тис. арк.), відремонтовано 13,2 тис. арк. (у 2012 році 1,6тис. арк.) документів, оправлено і підшито 469 справ ,(у 2012 році 1099 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 10 рулонів страхового фонду (у 2011 році – 10 рулонів), 652 негативи фотодокументів.(у 2012 році 1017 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 98 фондах (по 69 фондах у 2012 році). Перевірено 14115 справ (3689 справ у 2012 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 41 фонду (1912 справ), у 2012 році - 45 фондах (2927 справ) на паперовій основі.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: завершено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України: постачальні, збутові організації; проводилась робота над розділами путівника: «Державна влада та управління. Місцеве самоврядування», «Промислова та споживча кооперація»

Проводилось удосконалення описів фондів:

Ф.24, оп. 4, Олександрівська міська дума і управа, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 115, Церква Воздвиження Чесного Хреста, с. Вищетарасівка Вищетарасівської волості Катеринославського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 126, Церква Стретіння Господнього, с. Михайлівка Михайлівської волості Катеринославського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 127, Церква Святого Миколая, с. Новоандріївка Оріхівської волості Бердянського повіту Таврійської губернії;

Ф.131, Маріє-Магдалинівська церква хутора-школи глухонімих, м. Запоріжжя Запорізької губернії;

Ф. 170, Церква Успіння Пресвятої Богородиці, с. Гусарка Кінсько-Роздорівської волості Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

До бази даних «Архівні фонди України» внесено зміни та доповнення до 41 фонду.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 1912 (2927 у 2012 році) справ по 41 (45 у 2012 році) фонду на паперовій основі (план на рік – 18100 справ).

Протягом І кварталу 2013 року проведено 6 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких заслухано голів експертних комісій трьох установ та завідувача сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації про стан упорядкування та забезпечення збереженості документів, погоджено 6 (11 у 2012 році) інструкцій з діловодства, 5 (2 у 2012 році) положень про експертні комісії, 12 (3 у 2012 році) положення про архівні підрозділи, 21 (8 у 2012 році) номенклатура справ, 46 актів про вилучення для знищення на 79 тис. справ та 4 пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання (у 2012 році 113 актів на 74 тис. справ та 2,8 тис. пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання), схвалено 113 описів на 4377 справ постійного зберігання (145 описів на 4392 справи у 2012 році) в т.ч. джерел комплектування держархіву – 418 справ (673 у 2012 році), архівних відділів – 3959 справ (3719 справ у 2012 році).

Погоджено 84 описи (129 у 2012 році) на 3783 (3767 у 2012 році) справи з особового складу, представлені 158 установами-джерелами формування Національного архівного фонду в т.ч. джерел комплектування держархіву – 1284 справи (план на рік – 5000), архівних відділів – 2499 справ (план на рік – 5910).

Погоджено дві інструкції з діловодства, два положення про експертні комісії, два положення про архівні підрозділи, сім номенклатур справ, 13 актів про вилучення для знищення на 6688 справ, 8 описів на 216 справ з особового складу, представлені 23 іншими установами.

Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам установ.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 5 установам (3 - у 2012 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 7 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (8 - у 2012 році); 10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (9 – у 2012 році), 8 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 13 - у 2012 році).

Проведено 14 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2012 році).

Продовжено роботу з цільової комплексної експертизи цінності документів установ сільського господарства. Переглянуто 1299 справ (1203 справи у 2012 році), до знищення виділено 175 справ (126 справ у 2012 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2013 проведено тематичний короткотерміновий семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для сільських, селищних голів, керівників апарату райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, для спеціалістів, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для працівників департаменту економічного розвитку Запорізької міської ради – проведено чотири семінарських заняття.

Використання інформації документів НАФ

До пам’ятних дат подій Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ у розділі «Історичний ракурс» розміщено статтю Козлової І.В. «Добровільна організація патріотів із Олексіївки Кам’янсько-Дніпровського району Запорізької області» (№ 21-22 (23251-23252) від 21.02.2013).

На сайті держархіву Запорізької області розміщені он-лайнові виставки документів:

‑ «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=250:2013-01-04-08-00-57);

«Т.Г.Шевченко – Великий син Великого народу», прсвячена 199-річчю з його дня народження (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=275:l-r-199-r).

На сайті «Комсомольская правда в Украине» (http://kp.ua/daily/210213/380846/) розміщено інформацію «Рассекретили документы «Мотор Сичи» и «Облавтодора» щодо розсекречення документів у Державному архіві Запорізької області періоду 1943-1980 рр.

На сайті газети «Мрия» (http://mriya.zp.ua/tainu-proshlogo/item/954-тайны-рассекреченных-архивов) у рубриці «Тайны рассекреченных архивов» розміщено інформацію:«Сотрудники хранилища показали «Мрии» материалы, которые более полувека были под семью замками».

На сайті «Комсомольская правда в Украине» (http://kp.ua/daily/210213/380846/) розміщено інформацію «Рассекретили документы «Мотор Сичи» и «Облавтодора» щодо розсекречення документів у Державному архіві Запорізької області періоду 1943-1980 рр.

На сайті газети «Мрия» (http://mriya.zp.ua/tainu-proshlogo/item/954-тайны-рассекреченных-архивов) у рубриці «Тайны рассекреченных архивов» розміщено інформацію:«Сотрудники хранилища показали «Мрии» материалы, которые более полувека были под семью замками».

У І кварталі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 979 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2012 р. ‑ 798). Кількість питань, порушених у зверненнях – 979, з них виконано ‑ 791 (у І кварталі 2012 р. ‑ 822). Виконано з них із позитивним результатом – 510 запитів (64 %), переслано за належністю – 50 (у І кварталі 2012 р. – 509 (62 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 256;

– про майнові права – 151;

– про підтвердження стажу роботи – 171;

– про заробітну плату – 43;

– про репресії та розкуркулення – 13;

– про примусове вивезення до Німеччини – 6;

– про нагородження орденами і медалями – 5;

– про підтвердження депутатської діяльності – 8;

– тематичних – 82;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 8 та ін.

Протягом І кварталу 2013 року надійшло запитів від інвалідів - 5, пенсіонерів - 118.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 251 громадянин, керівництвом архіву – 16, всього – 267 громадян.

У І кварталі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 4 (чотири) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Користувачам у читальний зал видано 5995 од. зб. на паперовій основі (5100 у 2012 році).

Методична робота

У І кварталі 2013 року проведено 2 засідання Науково-методичної ради, на яких розглянуті питання: про зміни у складі Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області, про план роботи Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області на 2013 рік, про план тематичного короткострокового семінару: «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, розділ Путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Постачальні, збутові організації», Примірну номенклатуру справ сільської, селищної ради.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. у ІІ кварталі ц.р. забезпечити висвітлення у засобах масової інформації, на офіційному веб-сайті архіву, у читальних залах архівних документів, присвячених 68-й річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 рр., ювілейним і пам’ятним датам:

«Запоріжжя. Рік після перемоги», виставка присвячена 70-річчю з початку визволення території Запорізької області від німецько-фашистських загарбників (14.09.1943 – 08.02.1944);

90 років з дня заснування Запорізького окружного відділення товариства сприяння авіації та повітроплаванню (зараз – обласне товариство сприяння обороні України), (30 травня 1923 р.).

3. Начальникам відділів: зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.), організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.), формування НАФ та діловодства (Фурсенко Т.В.) забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у ІІ кварталі 2013 року.

4. Начальнику відділу формування НАФ та діловодства Фурсенко Т.В. організувати проведення семінару з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області; термін виконання – червень 2013 року.

5. Начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т.:

1) організувати проведення комплексної перевірки роботи архівного відділу Пологівської райдержадміністрації протягом ІІ кварталу 2013 року;

2) організувати проведення виїзного засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області протягом ІІ кварталу 2013 року

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А. А. Федько