ДОВІДКА про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2014 року
- Информация о материале
-
Создано: 17.11.2014, 07:55
-
Просмотров: 6289
1. Основні організаційні заходи
Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання.
Державним архівом Запорізької області протягом 9 місяців 2014 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області. Проекти рішень, розпоряджень органів вищого рівня не готувалися.
Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Укрдержархіву, розпоряджень державних адміністрацій, рішень рад.
На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.
Відповідно до листа Державної архівної служби України від 12.03.2014 № 01.3/802 «Про розробку та затвердження профільних та регіональних програм здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки» з метою забезпечення збереження документів Національного архівного фонду, як в цілому по області, так і в окремих архівних установах, архівних підрозділах установ, організацій і підприємств – джерелах формування НАФ, запобігання пошкодженням та втраті документів, в Державному архіві Запорізької області видано наказ від 26.09.2014 № 58 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2015-2019 роки».
На виконання доручення Першого Віце-прем’єр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК «Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства» за 9 місяців 2014 року було підготовлено та проведено 2 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області, за результатами якого скасовано грифи секретності 668 справам, з них 89 справам було надано гриф ДСК.
На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки, листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:
06 лютого ц.р. на сайті держархіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка документів до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=414%3A-l-1943-1944-r-70-&lang=uk);
у читальному залі архіву представнику Токмацького об’єднаного військкомату надавалися документи партійних та радянських органів влади за темою: «Народний рух опору в Токмацькому районі у роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.»;
06 травня ц.р. р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» розміщено статтю «Вулиці Запоріжжя імені Героїв», 26 червня ц.р. - «Відродження культурного життя в Запоріжжі за сторінками газети «Червоне Запоріжжя» 1944 – 1945 рр.»;
07 травня ц.р. на сайті Державного архіву Запорізької області було розміщено он-лайнову виставку архівних документів «Не заради слави (Герої Радянського Союзу – уродженці Запорізького краю)»;
18 червня ц.р. на адресу Меморіального комплексу «Національний музей історії Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років» було направлено електронну копію хронологічних довідок найважливіших подій, що відбувалися у роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років на території Запорізької області, для підготовки видання «Україна. Хроніка визволення: дослідження, документи, свідчення».
На виконання наказу Укрдержархіву від 22.07.2013 № 99 «Про участь державних архівних установ у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка» було проведено такі заходи:
03 лютого ц.р. на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області розміщено банер «До 200-річного ювілею Великого Кобзаря», у якому представлені план заходів Державного архіву Запорізької області на 2013-2014 рр., виставки, видання, статті у ЗМІ.;
15 лютого ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації та на офіційному сайті газети розміщено статтю: «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;
06 березня ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації розміщено статтю: «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);
20 травня була підготовлена та розміщена в читальному залі держархіву Запорізької області виставка «Ім’я Шевченка на Запоріжжі»; виставка он-лайн «Український Кобзар – поет та художник Т.Г. Шевченко в серцях запоріжців»;
16 липня ц.р. була підготовлена та розміщена в читальному залі держархіву виставка архівних документів і літератури до 200-ї річниці від дня народження Т.Г.Шевченка;
19 вересня ц.р. було проведене спільне засідання Науково-методичної ради та Служби науково-технічної інформації Державного архіву Запорізької області присвячене вшануванню пам’яті Т.Г. Шевченка;
24 лютого ц.р. на адресу Укрдержархіву для підготовки виставки було направлено тематичний перелік документів Державного архіву Запорізької області щодо постаті Т.Г.Шевченка та їх електронні копії;
для створення навчально-освітнього інтернет-порталу «Тарас Григорович Шевченко» було підготовлено та надано такі матеріали: електронну версію збірника документів «Тарас Шевченко і Запорізький край», тематичний перелік документів та їх електронні копії, щодо вшанування пам’яті Т.Г.Шевченка.
На виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 31.07.2013 № 370 «Про проведення в області у 2014 році Року учасників бойових дій на території інших держав» 10 лютого ц.р. на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Запоріжці - учасники бойових дій на території інших держав» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=415%3A---2014--------------l-------r&lang=uk).
На виконання Плану заходів з підготовки та відзначення 18-ої річниці Конституції України Державним архівом Запорізької області були проведені такі заходи:
26 червня ц.р. у читальному залі архіву відкрилася виставка архівних документів «Конституція – Основний Закон України»;
27 червня ц.р. у залі засідань архіву відбулося обговорення проекту змін до Конституції України;
27 червня ц.р. у залі засідань архіву проведено єдиний день інформування за темою «Мирний план Президента України щодо врегулювання ситуації в східних регіонах України».
На виконання Указу Президента України від 21.07.2014 № 608/2014 «Про відзначення 23-ї річниці незалежності України», наказу Державної архівної служби України від 29.07.2014 № 87 «Про участь державних архівних установ у відзначенні Дня Державного Прапора України та 23-ї річниці незалежності України», розпорядження голови облдержадміністрації від 31.07.2014 № 387 «Про відзначення 23-ї річниці незалежності України» було проведено такі заходи:
Керівництво та працівники архіву 23 серпня ц.р. взяли участь у заході, організованому облдержадміністрацією, присвяченому Дню Державного Прапора України на площі Фестивальній у м. Запоріжжя;
з метою організації заходів до відзначення 23-ї річниці незалежності України директором держархіву області було видано наказ «Про участь державних архівних установ Запорізької області у відзначенні 23-ї річниці незалежності України та Дня Державного Прапора України»;
відповідно до наказу з метою збереження важливих джерел із сучасної історії України, увічнення пам’яті громадян, які загинули захищаючи суверенітет та територіальну цілісність України, для створення архівної колекції начальникам архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад міст обласного значення було рекомендовано передавати до Державного архіву Запорізької області на постійне зберігання документи, що відбивають події під час Революції гідності (листопад 2013 року – лютий 2014 року), проведення антитерористичної операції, та у зв’язку з тимчасовою окупацією території Автономної Республіки Крим: друковану документацію (плакати, листівки, брошури, буклети тощо); газети (окремі тематичні випуски); фото- та відео документи;
22 серпня ц.р. на сайті Державного архіву Запорізької області розміщено виставку «День Незалежності України. Події, які стали історією та назавжди залишились у серцях патріотів» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=462%3Al-r&lang=ua);
23 серпня ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» була опублікована стаття «Серпень 1991-го: великі переміни», яка розміщена на офіційному сайті газети: (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=7520:-1991----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71).
На виконання наказу Державної архівної служби України від 8 серпня 2014 року № 100 «Про участь державних архівів у відзначенні 25-ї річниці створення громадсько-політичної організації «Народний Рух України за перебудову» була підготовлена та розміщена у читальному залі архіву документальна виставка «З історії діяльності громадсько-політичної організації «Народний Рух України за перебудову» на Запоріжжі».
Кількість підготовлених і поданих до обласної державної адміністрації доповідних записок, інформацій та ін., результати їх розгляду.
За 9 місяців 2014 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 214 інформацій.
Кількість проведених засідань колегій та перелік розглянутих питань.
Протягом 9 місяців 2014 року проведено 5 засідань колегії Державного архіву, на яких розглянуто 26 питань:
Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік;
Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року;
Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік;
Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік;
Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році;
Про підсумки роботи архівних установ області за 2013 рік та завдання на 2014 рік;
Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2013 рік;
Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2013 рік;
Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році;
Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2014 року;
Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2014 року;
Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2014 року;
Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2014 року;
Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2014 року;
Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області;
Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року;
Про виконання рішення експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 08.11.2013 № 1 «Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівним відділом Приазовської райдержадміністрації за період з серпня 2012 року до жовтня 2013 року»;
Про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста;
Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року;
Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території»;
Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2014 року;
Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2014 року;
Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І півріччя 2014 року;
Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2014 року;
Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2014 року;
Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2014 року.
Розроблено нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано; наявність регуляторних актів, інформація про претензійно-позовну роботу.
Протягом 9 місяців ц.р. нормативно-правові та регуляторні акти не розроблялись.
Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних перевірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад.
За 9 місяців 2014 року проведено п’ять комплексних перевірок архівних відділів Михайлівської, Приазовської, Якимівської райдержадміністрацій, сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації та архівного відділу Запорізької міської ради з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду. Питання про результати перевіряння розглянуті на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області.
Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їх тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.
Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2014 для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності архівних установ. У семінарі взяли участь 30 слухачів.
12.06.2014 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування НАФ Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 45 слухачів.
Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад, райадміністрацій Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для голів та секретарів сільських, селищних, міських (міст районного значення) рад, для працівників райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад та районних адміністрацій Запорізької міської ради, які опікуються питаннями молоді та спорту, для працівників Департаменту екології та природних ресурсів Запорізької обласної державної адміністрації – проведено шість семінарських занять.
10 січня ц.р. до відзначення 75-ї річниці з дня виходу Указу Президії Верховної Ради СРСР від 10 січня 1939 р. «Об образовании Сумской, Кировоградской и Запорожской областей в составе Украинской ССР» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій відбулася відеоконференція, на якій керівництво архіву презентувало ретроспективні архівні матеріали щодо утворення Запорізької області. Відеоконференція відбулася за участю представників Кіровоградської та Сумської областей.
Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів:
За 9 місяців 2014 року до Державної архівної служби України підготовлено та подано 129 інформацій.
Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).
Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2013 рік та їх завдання на 2014 рік розглядалося на засіданні колегії 12.02.2014.
Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2014 проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ.
Протягом 9 місяців 2014 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесій створено 2 трудових архіви в Пологівському та Приморському районах. Станом на 25.09.2014 в Запорізькій області діють 83 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 82, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.
2. Забезпечення збереженості та державний облік
документів Національного архівного фонду
Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів.
З метою поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів Національного архівного фонду на звітний період 2014 року здійснювалися такі заходи:
- у Державному архіві Запорізької області актуалізовано Інструкцію з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в Державному архіві Запорізької області;
- розроблено Пам’ятку щодо складання Інструкції «Планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі райдержадміністрації, міськради, трудовому архіві», яку рекомендовано для використання в роботі архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення та трудовим архівам;
- відповідно до Програми розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2013 – 2015 роки (із змінами) за звітний період 2014 року за рахунок коштів обласного бюджету для Державного архіву Запорізької області придбано 954 нестандартних архівних коробки на суму 44997,60 грн.; придбано мережеве сховище обсягом 12 ТБ на суму 59999,40 грн.; профінансовано послуги територіального підрозділу Державної служби охорони щодо цілодобової охорони обох будівель архіву на суму 355889,60 грн.;
- членами пожежно-технічної комісії проведено 3 огляди протипожежного стану приміщень, установок пожежної сигналізації та пожежегасіння, систем димовидалення, кондиціювання, протипожежного водопостачання, первинних засобів пожежегасіння, електричних мереж і електрообладнання та опалювального устаткування, та складені відповідні акти;
- відповідно до п. 7.6. Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року № 6, що зареєстрований в Міністерстві юстиції України 04 лютого 2003 року за № 89/7410, з метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах комісією з перевірки санітарно-гігієнічного стану архівосховищ Державного архіву Запорізької області проведені візуальні мікологічні та ентомологічні обстеження документів та архівосховищ у корпусах 1 та 2; за результатами обстежень архівосховищ і документів, які проведено 27.03.2014 та 09.10.2014, біоуражень документів, а також стін, підлоги, стелажів, коробок у архівосховищах корпусів 1 та 2 не виявлено.
- силами архіву проведено поточний ремонт системи водопостачання у корпусі 2 архіву;
- проведено перевіряння наявності і стану документів по 320 фондах, перевірено 61674 справи; фактів наявності плісняви, грибків, біоуражених справ в архівосховищах не виявлено.
З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за 9 місяців 2014 року відреставровано 3568 арк., відремонтовано 21895 арк. документів, оправлено і підшито 1866 справ, відскановано документів на паперовій основі 32805 кадрів, на плівці 43609 кадрів.
Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.
За звітний період 2014 року на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області надійшли документи по 20 нових фондах та 179 частинах фондів.
Відомості про кількість виявлених документів історико–культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.
Протягом 9 місяців 2014 року документи історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документи іноземного походження, що стосуються історії України, не виявлялися.
3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату
до документів Національного архівного фонду
Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.
Протягом 9 місяців 2014 року проведено описування:
- фотодокументів ТОВ «Газета «МИГ», ТОВ «Газета «Запорізька правда» за 2008р. на 100 од. обл.;
- документів особового походження скульптора, члена Спілки художників СРСР, члена Запорізької обласної організації Національної спілки художників України - В’ялого Володимира Петровича на 50 од. зб./ 65 док.
Поповнені фонди особового походження:
ф. Р-2560 «Максименко Семен Андрійович (1910-1988) -_Герой Соціалістичної Праці, голова колгоспу ім. Ілліча Верхньохортицького району Запорізької області на 2 од. зб. /2 документа;
ф. Р-2559 «Сардак Марія Іванівна (1919-1979) - Герой Соціалістичної Праці, депутат Верховної ради СРСР, доярка колгоспу «Родина» Великотокмацького району Запорізької області на 2 од. зб. /2 документа;
ф. Р- 2807 «Грозний Павло Борисович (1905-) – журналіст, член Спілки художників СРСР» на 2 од. зб. /2 документа.
Проведено удосконалення описів фондів:
ф. 3, Олександрівська чоловіча гімназія, м.Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;
ф. 4, Олександрівська міська жіноча гімназія, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;
ф. 58, Олександрівське міське комерційне училище, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;
ф.76, Олександрівське реальне училище П.І.Шабловського, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;
ф. 247, Податний інспектор 1-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;
ф. 248, Юріївське ощадно-позичкове товариство, с. Юріївка Романівської волості Бердянського повіту Таврійської губернії;
ф. 249, Мелітопольська спілка споживчих товариств, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;
ф. 258, Земський начальник 7-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;
ф. 268, Податний інспектор 2-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;
ф. 76, Олександрівське реальне училище П.І. Шабловського, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії
Продовжена робота з внесення змін та доповнень до бази даних «Архівні фонди України».
Проводилась каталогізація фотодокументів, які надійшли на зберігання у 2014 році.
Назви довідково–інформаційних видань, підготовка яких проводилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році
Продовжена роботи з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: завершено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України: промислових організацій та підприємств, організацій Комуністичної партії України та Ленінської комуністичної спілки молоді України; складання анотацій на документи нефондової організації: фотодокументи, кінодокументи, фонодокументи, відеодокументи; довідки про адміністративно-територіальний устрій. Проведена робота по розробці схеми та складання предметно-тематичного та іменного покажчиків. Проводиться вивірення тексту путівника.
Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно–пошукових систем.
На звітний період 2014 року до бази даних внесені дані на 20 нових фондів, зміни та доповнення до 179 раніше прийнятих фондів. Проводилось редагування внесених раніше даних відповідно до рекомендацій Укрдержархіву.
Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2013 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.
4. Формування Національного архівного фонду.
Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ
в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій
Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій–джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.
Протягом 9 місяців 2014 року погоджено 11 інструкцій з діловодства, 49 положень про експертні комісії, 38 положень про архівні підрозділи, 35 номенклатур справ підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Державного архіву Запорізької області.
Погоджено 2 інструкції з діловодства, 2 положення про експертні комісії, 2 положення про архівні підрозділи, 20 номенклатур справ, представлених іншими установами.
Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами працівникам діловодних служб 17 підприємств, установ та організацій, які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.
Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах.
Протягом 9 місяців 2014 року проведено 22 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області; 14 тематичних перевірянь, з них 9 - щодо наявності, стану та руху документів НАФ, 5 - щодо стану підготовки документів до архівного зберігання та забезпечення збереженості документів, 38 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів.
За результатами перевірок складено довідки. Довідки тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, про проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів НАФ розглянуто на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам підприємств, установ і організацій.
Проведено 16 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області.
Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.
12.06.2014 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування НАФ Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 45 слухачів. У рамках семінару було проведено анонімне анкетування щодо оцінювання організації та проведення семінару.
Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад, райадміністрацій Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для голів та секретарів сільських, селищних, міських (міст районного значення), для працівників райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад та районних адміністрацій Запорізької міської ради, які опікуються питаннями молоді та спорту, для працівників Департаменту екології та природних ресурсів Запорізької обласної державної адміністрації – проведено шість семінарських занять.
Проведення оглядів забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства на підприємствах, в установах і організаціях.
За 9 місяців 2014 року огляди щодо забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, які перебувають у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад не проводилися.
Використання інформації документів НАФ
У газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ були розміщені статті:
15 лютого ц.р. «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;
06 березня ц.р. «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71),
06 травня ц.р. «Вулиці Запоріжжя імені Героїв»,
26 червня ц.р. «Відродження культурного життя в Запоріжжі за сторінками газети «Червоне Запоріжжя» 1944 – 1945 рр.»;
23 серпня ц.р. «Серпень 1991-го: великі переміни» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=7520:-1991----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71).
На офіційному сайті запорізької громадської організації «Спільна справа-Рідний край» у рубриці «Цікаве про край» 04 лютого ц.р. розміщена стаття, підготовлена за документами Державного архіву Запорізької області «Александровское городское самоуправление в период революционных событий 1917 года (по документам Государственного архива Запорожской области)», (http://ssrk.zp.ua/art-43.html).
До пам’ятних дат були підготовлені та експонувалися виставки архівних документів:
10 січня ц.р. у читальному залі архіву ‑ виставка архівних документів «Народження Запорізької області. Як це було»;
22 січня ц.р. виставка он-лайн «З історії становлення Української державності на Запоріжжі в 1917 – 1919 рр. До дня Соборності та Свободи України (22 січня)»
(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=68&Itemid=49&lang=ru);
06 лютого ц.р. до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=414%3A-l-1943-1944-r-70-&lang=uk);
10 лютого ц.р. до проведення у 2014 році в Україні Року учасників бойових дій на території інших держав на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Запоріжці - учасники бойових дій на території інших держав» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=415%3A---2014--------------l-------r&lang=uk);
20 травня була підготовлена та розміщена в читальному залі держархіву Запорізької області виставка «Ім’я Шевченка на Запоріжжі»;
16 червня ц.р. до 225-річчя від дня народження Йоганна Корніса, засновника Бердянського степового лісництва на сайті архіву розміщена виставка он-лайн «Засновник Бердянського степового лісництва Йоганн Корніс»: (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=457&Itemid=49&lang=ru);
19 червня ц.р. на сайті архіву розміщена виставка он-лайн «Український Кобзар – поет та художник Т.Г. Шевченко в серцях запоріжців»: (http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=458&Itemid=49&lang=ru);
29 липня ц.р. до 100-ї річниці початку Першої світової війни на офіційному веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщено виставку «Запорізький край у роки Першої світової війни»
9 вересня ц.р. до 25-ї річниці створення громадсько-політичної організації «Народний Рух України за перебудову» у читальному залі архіву була розміщена виставка «З історії діяльності громадсько-політичної організації «Народний Рух України за перебудову» на Запоріжжі»;
15 вересня ц.р. на сайті архіву була розміщена он-лайнова виставка архівних документів «Перший радянський комбайн» (до 85-річчя випуску Запорізьким заводом «Комунар» першого вітчизняного комбайну)
(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=464%3Al--r--85-----lr---&lang=ua).
10 січня ц.р. до відзначення 75-ї річниці з дня виходу Указу Президії Верховної Ради СРСР від 10 січня 1939 р. «Об образовании Сумской, Кировоградской и Запорожской областей в составе Украинской ССР» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій відбулася відеоконференція, на якій керівництво архіву презентувало ретроспективні архівні матеріали щодо утворення Запорізької області. Відеоконференція відбулася за участю представників Кіровоградської та Сумської областей.
За підсумками колегії Державного архіву на сайті Запорізької облдержадміністрації було розміщено інформацію «Запорізькі архівні документи відкриваються для громадськості» (http://www.zoda.gov.ua/news/22612/zaporizki-arhivni-dokumenti-vidkrivajutsya-dlya-gromadskosti.html).
14 січня ц.р. на адресу Бердянської суспільно-політичної газети «Південна зоря» була направлена ініціативна інформація про Надєждіна І.А., політичного діяча.
30 січня ц.р. до святкування 80-ї річниці створення Запорізького коксохімічного заводу (нині ПАТ «Запоріжкокс») на адресу керівництва була направлена ініціативна інформація з історії підприємства.
2 лютого ц.р. на адресу управління агропромислового розвитку Якимівської райдержадміністрації Запорізької області була надіслана ініціативна інформація з історії створення управління.
19 лютого ц. р. на адресу Запорізького міськвиконкому була надіслана ініціативна інформація про створення добровільних народних дружин в м. Запоріжжя.
21 липня ц.р. на адресу Запорізького обласного товариства болгарської культури була надіслана ініціативна інформація про домогосподарів болгарських населених пунктів, власників земельних ділянок.
12 лютого ц.р. о 12-00 у залі засідань Державного архіву Запорізької області Службою науково-технічної інформації було проведено День інформування громадськості для працівників Державного архіву Запорізької області, начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення, відвідувачів читального залу архіву. До уваги присутніх були представлені нові видання 2013 року, підготовлені на основі архівних документів, та нормативно-правові документи, що регулюють діяльність архівних установ.
19 вересня ц.р. було проведене спільне засідання Науково-методичної ради та Служби науково-технічної інформації Державного архіву Запорізької області присвячене вшануванню пам’яті Т.Г. Шевченка.
Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.
10 січня ц.р. до відзначення 75-ї річниці з дня виходу Указу Президії Верховної Ради СРСР від 10 січня 1939 р. «Об образовании Сумской, Кировоградской и Запорожской областей в составе Украинской ССР» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій відбулася відеоконференція, на якій керівництво архіву презентувало ретроспективні архівні матеріали щодо утворення Запорізької області. Відеоконференція відбулася за участю представників Кіровоградської та Сумської областей.
За підсумками колегії Державного архіву на сайті Запорізької облдержадміністрації було розміщено інформацію «Запорізькі архівні документи відкриваються для громадськості» (http://www.zoda.gov.ua/news/22612/zaporizki-arhivni-dokumenti-vidkrivajutsya-dlya-gromadskosti.html).
12 лютого ц.р. о 12-00 у залі засідань Державного архіву Запорізької області Службою науково-технічної інформації було проведено День інформування громадськості для працівників Державного архіву Запорізької області, начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення, відвідувачів читального залу архіву. До уваги присутніх були представлені нові видання 2013 року, підготовлені на основі архівних документів, та нормативно-правові документи, що регулюють діяльність архівних установ.
27 червня ц.р. у залі засідань архіву проведено єдиний день інформування за темою «Мирний план Президента України щодо врегулювання ситуації в східних регіонах України».
19 вересня ц.р. було проведене спільне засідання Науково-методичної ради та Служби науково-технічної інформації Державного архіву Запорізької області присвячене вшануванню пам’яті Т.Г. Шевченка.
Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користувачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.
У читальних залах архіву протягом 9 місяців 2014 року працювали 288 користувачів, з них 5 іноземці (з Білорусі – 2, Німеччини – 1, Російської Федерації – 1, США - 1); кількість відвідувань читальних залів – 1879.
Дослідники працювали за темами:
«З історії комбінату «Запоріжсталь»
«Історія виникнення села Тихонівка Мелітопольського району»
«Проблеми професійної соціалізації випускників ВНЗ в контексті соціально-економічних процесів в Україні 1991-2013 рр.»
«Запорізький край у роки І Світової війни 1914-1918 рр.»
«Еволюція української селянської сім’ї південноукраїнського регіону в умовах модернізації (кінець XIX ст. – XX ст.)»
«Соціально-економічна історія Південної України XIX ст.»
Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.
Користувачам у читальний зал видано 8453 од. зб. на паперовій основі.
Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році.
Документи Державного архіву Запорізької області були використані у книзі з історії флагмана вітчизняного авіадвигунобудування АТ «Мотор Січ» «Енергія, народжена для польоту».
Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб–сторінок «Звернення громадян» на офіційних веб–порталах, ведення інформаційно–пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).
Для поліпшення роботи із зверненнями громадян держархівом Запорізької області упродовж 9 місяців 2014 року були проведені заходи.
Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом директора Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 30.09.2009 № 37, зі змінами, внесеними згідно з наказом від 18.10.2010 № 74. Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.
В архіві наявна інформаційно-пошукова система обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань у 2014 році на базі автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow».
За 9 місяців 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2329 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (за 9 місяців 2013 р. ‑ 2711); кількість питань, порушених у зверненнях, що були виконані – 2248, з них виконано з позитивним результатом – 1415 (63 %); (за 9 місяців 2013 р. – 1679 (62 %)).
За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:
– про акти цивільного стану – 886;
– про майнові права – 333;
– про заробітну плату – 105;
– тематичних – 362;
– про підтвердження стажу роботи – 419;
– про репресії та розкуркулення – 41;
– про примусове вивезення до Німеччини – 28;
– про підтвердження депутатської діяльності – 21;
– про нагородження орденами і медалями – 10 та ін.
Протягом 9 місяців 2014 року надійшло запитів від інвалідів – 17, чорнобильців – 4.
На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 607 громадян, керівництвом архіву – 29, всього – 636 громадян.
Спеціалістами відділу інформації та використання документів постійно у робочий час здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.
У читальних залах архіву громадянам надавалися документи, необхідні для відновлення їх законних прав та інтересів, для особистого ознайомлення.
З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційному веб-сайті облдержадміністрації, офіційному веб-сайті та на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.
Щоквартально на засіданнях колегії розглядалося питання про хід виконання запитів соціально-правового характеру та надавалися аналітичні довідки та статистичні відомості про стан цієї роботи.
Для виконання запитів громадян використовується науково-довідковий апарат в електронному вигляді:
‑ база даних «Архівні фонди України» – 8918 записів;
‑ довідник по фондах Державного архіву Запорізької області – 5187 записів;
‑ каталог метричних книг, що зберігаються у Державному архіві Запорізької області – 310 записів;
‑ покажчик про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2013 рр.;
‑ фондовий каталог архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.
Іменні:
- база даних на осіб, померлих у 1932-1933 роках на території Запорізької області – 33805 записів;
- база даних на осіб-очевидців голодомору 1932-1933 років, що проживають на території Запорізької області – 1788 записів;
‑ список радянських воїнів загиблих і похованих на території Запорізької області у період Великої Вітчизняної війни (1941-1945 рр.) – 628 записів;
‑ список громадян, репресованих позасудовими органами в 1919-1951 рр., архівно-слідчі справи яких зберігаються в архіві – 16762 записи;
‑ список радянських військовополонених померлих і похованих у період нацистської окупації 1941-1943 рр. у м. Запоріжжя ‑ 761 запис.
Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж 2012 року.
Упродовж 9 місяців 2014 року міжнародні договори про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав не укладались.
Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.
Державним архівом Запорізької області на даний час не укладено міжнародних договорів про співробітництво в галузі архівної справи.
Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).
Службові відрядження за кордон протягом 9 місяців 2014 року працівниками Державного архіву Запорізької області не здійснювалися.
Державний архів Запорізької області протягом 9 місяців 2014 року не брав участі у міжнародних заходах.
Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес–конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню.
Співробітництво зі ЗМІ відбувалося шляхом підготовки публікацій у пресі на веб-порталах ЗМІ, надання документів та інтерв’ю телеканалам Запоріжжя.
У газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ були розміщені статті:
15 лютого ц.р. «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;
06 березня ц.р. «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71).
06 травня ц.р. «Вулиці Запоріжжя імені Героїв»,
26 червня ц.р. «Відродження культурного життя в Запоріжжі за сторінками газети «Червоне Запоріжжя» 1944 – 1945 рр.»;
23 серпня ц.р. «Серпень 1991-го: великі переміни» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=7520:-1991----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71).
На офіційному сайті запорізької громадської організації «Спільна справа-Рідний край» у рубриці «Цікаве про край» 04 лютого ц.р. розміщена стаття, підготовлена за документами Державного архіву Запорізької області «Александровское городское самоуправление в период революционных событий 1917 года (по документам Государственного архива Запорожской области)», (http://ssrk.zp.ua/art-43.html).
10 січня ц.р. до відзначення 75-ї річниці з дня виходу Указу Президії Верховної Ради СРСР від 10 січня 1939 р. «Об образовании Сумской, Кировоградской и Запорожской областей в составе Украинской ССР» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій відбулася відеоконференція, на якій керівництво архіву презентувало ретроспективні архівні матеріали щодо утворення Запорізької області. Відеоконференція відбулася за участю представників Кіровоградської та Сумської областей.
Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.
Протягом 9 місяців 2014 року Державним архівом Запорізької області проводилося надання платних послуг за підготовку довідок на майнові, фактографічні та тематичні запити фізичних і юридичних осіб. За 9 місяців 2014 року було виконано 135 запитів (12725,10 грн.).
|
Заступник директора Державного архіву Запорізької області
|
О.Л. Пилявська
|
|
|
|
