ЗВІТ про виконання Програми розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2013 – 2015 роки за 2013 рік

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 10:08

Перегляди: 6329

У 2013 році Державний архів Запорізької області був виконавцем Програми розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2013 – 2015 роки, яка затверджена рішенням Запорізької обласної ради від 22.11.2012 № 14 (далі – обласна програма).

Відповідно до вищевказаної обласної програми, згідно з рішенням Запорізької обласної ради від 31.10.2013 № 35 «Про внесення змін і доповнень до рішення обласної ради від 24.12.2012 № 27 «Про обласний бюджет на 2013 рік» (зі змінами та доповненнями)» Державним архівом Запорізької області одержано та використано за призначенням субвенцію з місцевого бюджету державному бюджету у сумі 27160 грн., у тому числі капітальні видатки у сумі 16660 грн. За Заходами обласної програми на 2013 рік орієнтовний обсяг фінансування становив 176,0 тис. грн.

За рахунок коштів обласної програми було придбано три комп’ютери з ліцензійним програмним забезпеченням та послуги у сфері технічного захисту інформації для створення комплексної системи технічного захисту інформації в автоматизованих системах Державного архіву Запорізької області.

Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області, на якому підбито підсумки конкурсу серед представників засобів масової інформації області до Дня журналіста

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:42

Перегляди: 14435

28 травня 2014 року відбулося чергове засідання колегії Державного архіву Запорізької області, на якому підбито підсумки конкурсу серед представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду у 2013 році до Дня журналіста.

Детальніше:Відбулося засідання колегії Державного архіву Запорізької області, на якому підбито підсумки...

РІШЕННЯ № 3

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:40

Перегляди: 14609

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території»

Колегія, заслухавши і обговоривши інформації заступника директора Пилявської О.Л. та начальника архівного відділу Запорізької міської ради Щербахи Л.І., відзначає, що за період з травня 2009 року до травня 2014 року проведено певну роботу щодо виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території».

В ході перевірки встановлено, що архівним відділом Запорізької міськради проведено певну роботу щодо виконання рекомендацій попередніх перевірок.

Станом на травень 2013 року штат архівного відділу нараховував 6 шт.од. Згідно з розпорядженням Запорізького міського голови від 26.06.2013 № 1023 К/Тр «Про затвердження штатної чисельності апарату Запорізької міської ради і виконавчого комітету Запорізької міської ради та виконавчих органів Запорізької міської ради» архівному відділу виділено додатково 3 штатні одиниці. На 21.05.2014 штат архівного відділу складає 9 шт. одиниць, з яких 8 – посадові особи місцевого самоврядування.

У зв’язку з реорганізацією архівного відділу на працівників (п’ять головних спеціалістів та спеціаліста І категорії) складені посадові інструкції та затверджені начальником відділу 04.11.2013. У посадових інструкціях передбачена відповідальність працівників за окремі напрямки роботи відділу.

Для проведення експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву області, вирішення питань з організації архівної справи і діловодства в установах міста, розгляду номенклатур справ, описів справ і актів про вилучення для знищення документів установ списку № 2 створена експертна комісія (ЕК) архівного відділу. Її поновлене положення затверджене наказом начальника архівного відділу Запорізької міської ради від 08.01.2014 № 1-р. Наказом начальника архівного відділу Запорізької міськради від 08.01.2014 № 1-р. «Про затвердження складу експертної комісії архівного відділу Запорізької міської ради» поновлений склад експертної комісії архівного відділу (далі ЕК).

Очолює комісію начальник архівного відділу міської ради, до складу входять спеціалісти архівного відділу Запорізької міської ради. Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються.

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до архівного відділу (список джерел комплектування архівного відділу), до якого внесено 84 юридичних особи, список юридичних осіб-потенційних джерел формування Національного архівного фонду, до якого внесено 1 юридичну особу та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 150 юридичних осіб, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 13.12.2013 № 21) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах комплектування щорічно складаються графіки упорядкування документів Національного архівного фонду України та їх передавання на зберігання до архівного відділу, які затверджуються розпорядженням міського голови та направляються до виконання керівникам установ. Рекомендовано вдосконалити роботу з контролю за виконанням вищевказаних розпоряджень міського голови.

Начальник архівного відділу проводить семінари, начальник та працівники відділу беруть участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться міськрадою та іншими установами, де висвітлює актуальні питання ведення діловодства і архівної справи в установах. У 2014 році архівний відділ брав участь у 4-х таких семінарах.

В усіх установах-джерелах формування НАФ наказами керівників створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії та архівні підрозділи, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, в 70 % установ – розроблені інструкції з діловодства. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. У 2013 році проведено паспортизацію архівних підрозділів.

З метою налагодження обліку роботи з установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу ведуться картки обліку роботи з установами.

За період 2013 - І кварталу 2014 років проведено 31 перевірку стану діловодства і архівної справи. План комплексних перевірок на 2014 рік затверджений наказом начальника архівного відділу від 08.12.2013 № 16-р. За результатами перевірок складаються довідки та надаються рекомендації щодо покращення стану справ.

За період травня 2013 року до травня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 71 опис 17 установ списку № 1 – джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу. Після усунення недоліків схвалено і погоджено описи на 1982 справи постійного зберігання та 3437 справ з кадрових питань (особового складу). За І квартал 2014 року описи представлені 1 установою.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 51 % (у 2012 р.- 63%). Станом на 22.05.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 30 установах, що складає 35 %. Всі описи схвалені без зауважень, на доробку не повертались. Якість поданих описів складає 100 %.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 84 установ загальним обсягом 9450 справ (на 01.01.2013 було 7742 справи) та документи з кадрових питань (особового складу) 2259 ліквідованих установ загальною кількістю 49954 справи (на 01.01.2013 було 49332 справи з особового складу 2079 ліквідованих установ). Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Протягом 2013 – травня 2014 років на зберігання до архівного відділу прийнято 3247 справ Національного архівного фонду та 6901 справу з особового складу ліквідованих установ.

Відповідно до Плану заходів архівних установ Запорізької області щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2010-2014 роки, який затверджено наказом Державного архіву Запорізької області від 08.02.2010 № 12, протягом 2013 – І кварталу 2014 років проводилася перевіряння наявності документів НАФ, які зберігаються в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ відповідно до планових завдань, результати цієї роботи оформлені відповідними актами і внесені в книги перевіряння наявності справ в установах.

З метою налагодження обліку документів Національного архівного фонду та з особового складу ліквідованих установ, які зберігаються в архівному відділі, визначено працівника, відповідального за облік документів НАФ, приведені у відповідність до нормативних вимог книги обліку надходжень та вибуття документів. Розпочата робота зі складання списку фондів ліквідованих установ. Складено пофондовий та постелажний топографічні покажчики на документи Національного архівного фонду. З метою контролю за видаванням справ з архівосховищ визначено працівника відповідального за цей вид роботи та заведено книгу видавання справ з архівосховищ.

З метою покращення умов зберігання документів в архівному відділі у 2013 році кожне з 8 архівосховищ обладнане вогнегасниками.

До бюджетного запиту на 2014 рік подавалися пропозиції щодо придбання приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів.

Номенклатура справ архівного відділу на 2014 рік схвалена на засіданні ЕК відділу у лютому 2014 року.

Щодо роботи зі зверненнями громадян.

За період 2013 – І кварталу 2014 років до архівного відділу надійшло і виконано 5211 запитів соціально-правового характеру (з них за документами ліквідованих установ – 5071 запит, що складає 97%) і 372 тематичних запити. Порушень термінів виконання запитів не було.

Розроблені та розміщені в архівосховищах схеми евакуації документів.

У відділі розроблені та затверджені наказами начальника відділу інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів, зокрема:

наказ від 08.12.2013 № 17 «Про затвердження Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 18 «Про затвердження Інструкції про порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівного відділу Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 19 «Про затвердження Інструкції з пожежної безпеки архівного відділу Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 20 «Про затвердження Правил пожежної безпеки архівного відділу Запорізької міської ради».

Разом з тим в роботі архівного відділу Запорізької міськради залишився невирішеним ряд питань.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 55 установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу.

Понад встановлений термін на відомчому зберіганні в установах-джерелах формування НАФ залишається ще близько 600 справ Національного архівного фонду. Архівосховища заповнені на 99%, тому необхідно виділення додаткових площ для забезпечення приймання документів на зберігання архівним відділом Запорізької міськради.

Інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів, потребують затвердження їх у керівництва міськвиконкому, а ті, що стосуються пожежної безпеки у відділі, потребують погодження з місцевим органом пожежного нагляду.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо покращення умов зберігання документів в архівному відділі: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищах; проведення ремонту електрообладнання в архівосховищі № 1; придбання в достатній кількості приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах.

Потребує удосконалення робота зі зверненнями громадян. Журнали, які використовуються в роботі зі зверненнями громадян, в тому числі й особистого прийому громадян, ведуться не за формами, які передбачені Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, та Переліком документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів, який затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2013 № 2433/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 19 листопада 2013 р. за № 1963/24495.

Потребує розробки Інструкція з діловодства в архівному відділі, номенклатуру справ відділу необхідно представити на погодження експертно-перевірній комісії Державного архіву Запорізької області.

Потребує поліпшення матеріально-технічне забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютерів та необхідної оргтехніки.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Запорізької міської ради (начальник відділу Щербаха Л.І.) щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території вважати задовільним.

2. Рекомендувати начальнику архівного відділу Щербасі Л.І.:

1) Забезпечувати контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах формування НАФ; термін виконання – постійно;

2) Забезпечити виконання Плану заходів архівних установ Запорізької області щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2010-2014 роки; термін виконання – постійно;

3) Вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ; термін виконання – листопад 2014 року;

4) Забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2015 року і надалі постійно;

5) Завершити роботу над складанням списку фондів ліквідованих установ, які зберігаються в архівному відділі відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – ІV квартал 2014 року.

3. Звернути увагу Запорізького міського голови Сіна О.Ч. на необхідність здійснення ряду заходів щодо забезпечення збереженості та покращення умов зберігання документів в архівному відділі:

виділення додаткових площ для архівосховищ;

встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищах; проведення ремонту електрообладнання в архівосховищі № 1;

встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах;

поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу (придбання комп’ютерів та необхідної оргтехніки).

4. Структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Запорізької міської ради в організації роботи.

5. Відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Федько А.А.) довести це рішення до відома Запорізького міського голови Сіна О.Ч.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.05.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 2

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:38

Перегляди: 13914

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А. та розглянувши довідку начальника архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюкової Т.Л., відзначає, що за період з травня 2009 року до травня 2014 року проведено певну роботу щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

На виконання пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації», відповідно до «Методичних рекомендацій з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації», затверджених наказом Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про методичні рекомендації» розроблена нова редакція Положення про архівний відділ Якимівської райдержадміністрації. Положення затверджене розпорядженням голови Якимівської райдержадміністрації від 26.02.2013 № 117 «Про затвердження Положення про архівний відділ Якимівської районної державної адміністрації Запорізької області в новій редакції». Відділ має статус юридичної особи.

Штат архівного відділу нараховує 1 шт. од. На посаду начальника архівного відділу Стрюкова Т.Л. призначена 09.11.2011. Посадова інструкція начальника відділу затверджена головою Якимівської райдержадміністрації 17.07.2013. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посаду начальника відділу, затверджений головою райдержадміністрації та погоджений з директором Державного архіву Запорізької області.

Робота архівного відділу проводиться згідно з річним планом роботи, затвердженим керівником апарату райдержадміністрації. Планові завдання виконуються.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області (далі – ЕПК), вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при архівному відділі діє експертна комісія. Її положення та склад затверджені розпорядженням голови райдержадміністрації від 25.03.2014 № 182 «Про затвердження Положення про експертну комісію архівного відділу». Очолює комісію керівник апарату Якимівської райдержадміністрації, заступник голови комісії – заступник керівника апарату райдержадміністрації, начальник загального відділу, секретар комісії – начальник архівного відділу. До складу комісії входять начальники відділів апарату райдержадміністрації, головний спеціаліст районної ради та директор Комунального закладу «Якимівський районний музей». Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються.

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до архівного відділу (список джерел комплектування архівного відділу), до якого внесено 47 юридичних осіб, список юридичних осіб-потенційних джерел формування Національного архівного фонду, до якого внесено 1 юридичну особу та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 112 юридичних осіб, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів НАФ та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Начальник архівного відділу систематично бере участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться райдержадміністрацією, де висвітлюються питання ведення діловодства і архівної справи в установах району.

Протягом 2009-І кварталу 2014 років в 26 % установ проводилися перевірки стану діловодства і архівної справи. За результатами перевірок складені довідки і надані відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

В усіх установах-джерелах формування НАФ наказами керівників створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії та архівні підрозділи, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, в 98 % установ – інструкції з діловодства. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. Щорічно проводиться паспортизація архівних підрозділів.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 66 %. Станом на 23.05.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 23 установах, що складає 47 %.

За період з травня 2009 року до травня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 200 описів 52 установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу на 3083 справи постійного зберігання, 1357 справ з кадрових питань (особового складу) та 186 справ тимчасового терміну зберігання. Один опис схвалений із зауваженнями, на доопрацювання описи не повертались. Якість поданих описів складає 99 %.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 55 установ загальним обсягом 6036 справ та документи з кадрових питань (особового складу) у кількості 84 справ. Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Архівний відділ розташований в приміщенні райдержадміністрації на першому поверсі. Архівосховище загальною площею 23,8 м² оснащене металевими стелажами протяжністю 164 пог.м, двома вуглекислотними вогнегасниками, приладами для контролю за температурно-вологісним режимом, на вікнах грати та штори, двері обшиті металом та опечатуються, світильники закриті плафонами. Архівосховище оснащене автономною охоронною сигналізацією. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 70 %. Всі документи закартоновані.

В архівному відділі розроблені Інструкція про заходи пожежної безпеки, План дій на випадок надзвичайних ситуацій, Порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівного відділу, План евакуації документів при пожежі в приміщеннях архівного відділу, які 21.04.2010 затверджені головою райдержадміністрації. Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі затверджена розпорядженням голови райдержадміністрації від 05.05.2014 № 260.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, прийому громадян у відділі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, іноземних громадян, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом 2009-травня 2014 років до архівного відділу надійшло і виконано 595 запитів громадян і 139 тематичних запитів (за період з січня до травня 2014 року виконано 16 запитів соціально-правового характеру, 1 тематичний запит). Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» архівним відділом з питань контрольної діяльності проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, складаються інформації про хід виконання документів та один раз на місяць на нарадах у керівника апарату райдержадміністрації начальник відділу інформує про хід та підсумки виконання контрольних документів. Терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Якимівського району та ліквідувалися, створені трудові архіви в десяти сільських та двох селищних радах. В трудових архівах зберігається 12798 справ (12297 справ з кадрових питань (особового складу) та 501 справа тимчасового терміну зберігання) 137 ліквідованих установ району.

Разом з тим в роботі архівного відділу райдержадміністрації є ряд недоліків.

Потребує приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 24 установ-джерел формування НАФ, а саме:

з 1990 року – районного суду;

з 2005 року – Державного підприємства Дослідного господарства «Якимівське»;

з 2009 року – районної профспілкової організації працівників агропромислового комплексу;

з 2010 року – Якимівської селищної ради, Атманайської, Володимирівської, Горьківської, Давидівської, Новоданилівської, Розівської, Червоноармійської сільрад та їх виконкомів, Управління економічного розвитку та торгівлі і Відділу культури та туризму райдержадміністрації, Комунальної установи «Якимівська центральна районна лікарня»;

за 2011 рік – райдержадміністрації, Кирилівської селищної ради, Охрімівської, Переможненської, Радивонівської, Чорноземненської, Шелюгівської сільрад та їх виконкомів, Управління фінансів, Відділу освіти, молоді та спорту райдержадміністрації і Державного навчального закладу «Якимівський професійний аграрний ліцей».

Понад встановлені терміни на відомчому зберіганні залишається 150 справ.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, поліпшення матеріально-технічного забезпечення: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищі та підключення її до центрального пульту спостереження, проведення поточного ремонту архівного відділу, встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищі, протипожежних дверей.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Якимівської райдержадміністрації (Стрюкова Т.Л.) щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості Національного архівного фонду України вважати задовільним.

2. Начальнику архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюковій Т.Л.:

1) Підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно.

2) Вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – листопад 2014 року.

3) Забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2015 року і надалі постійно.

4) Більш активно вирішувати питання зміцнення охоронного режиму та поліпшення умов зберігання документів, матеріально-технічного забезпечення архівного відділу; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Якимівської райдержадміністрації Блосі А.В. здійснити ряд заходів щодо:

1) Приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

2) Забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, поліпшення його матеріально-технічного забезпечення: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищі та підключення її до центрального пульту спостереження, проведення поточного ремонту архівного відділу, встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищі, протипожежних дверей.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Федько А.А.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Якимівської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.05.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.

РІШЕННЯ № 1

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:33

Перегляди: 14008

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста

Розглянувши результати конкурсу за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду, проведеного серед представників місцевих засобів масової інформації, на виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2010 № 39 «Про затвердження Положення про проведення щорічного конкурсу серед представників засобів масової інформації за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду», колегія відмічає, що на конкурс були представлені матеріали місцевих ЗМІ за 2013 рік архівними відділами Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Михайлівської, Розівської райдержадміністрацій та Запорізької і Енергодарської міських рад.

Слід відзначити постійну активну участь у конкурсі основної частини цих районів і міст Запорізької області. Вперше на конкурс цього року надіслали публікації архівні відділи Михайлівської райдержадміністрації та Запорізької міської ради.

Як і раніше, більшість статей присвячені подіям Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.:

(публікації Федорова О.О. в газеті «Колос» (Веселівський район), Ковальової О.О. в газеті «Червоний промінь» (Запорізький район), Митенкової Г.Г. в газеті «Новини дня» (Кам’янсько-Дніпровський район), Світличної Т.Г. в газеті «Михайлівські новини» (Михайлівський район), Подрєз Л.І. в газеті «Роз-інформ» (Розівський район), Іванця Ю.П. в газеті «Запорізька Січ» (м. Запоріжжя));

долям видатних земляків:

(публікації Федорова О.О. в газеті «Колос» (Веселівський район), Пихтєєвої В.П. в газеті «Дніпровські вогні» (Вільнянський район), Митенкової Г.Г. в газеті «Новини дня» (Кам’янсько-Дніпровський район), Світличної Т.Г. в газеті «Михайлівські новини» (Михайлівський район), Подрєз Л.І. в газеті «Роз-інформ» (Розівський район), Іванця Ю.П. в газеті «Запорізька Січ» (м. Запоріжжя).

У Енергодарській міській газеті «Рост», надруковано статтю Табакаєва К.С. «С высоты птичьего полета» про будівництво димових труб ДТЕК Запорізької ТЕС та людей, що працювали на цьому об’єкті.

У більшості публікацій висвітлюються різні за тематикою та хронологією сторінки історії рідного краю. Як і в попередні роки журналісти звертаються, зокрема, й до «усної історії».

Уваги заслуговують публікації Пихтєєвої В.П. присвячені видатним землякам-вільнянцям: поету Олександру Стешенко та вчительці Олександрі Бринзі. Окремо слід відмітити цикл статей Світличної Т.Г., присвячених визволенню Михайлівського району від фашистської навали та статтю про земляка Героя Соціалістичної Праці Пенькаса В.А. (до 75-річчя заснування звання Героя Соціалістичної Праці). Привернула увагу Митенкова Г.Г., яка окрім статей до 69 річниці визволення Кам’янсько-Дніпровського району від фашистів, зробила екскурс в історію публікацій газети (про що писала газета у далекому 1978 році).

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Визначити переможцями конкурсу за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста:

1) Пихтєєву Віру Пантеліївну, члена Спілки журналістів України, завідувача відділу сільського господарства Вільнянського районного комунального підприємства «Редакція газети «Дніпровські вогні» за висвітлення історії краю через долі земляків ‑ видатних особистостей.

2) Світличну Тетяну Григорівну, члена Спілки журналістів України, кореспондента Комунального підприємства «Редакція газети «Михайлівські новини» за серію публікацій про події Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр., долі земляків.

3) Митенкову Галину Григорівну, кореспондента Комунального підприємства «Редакція газети «Новини дня» за публікації про події Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр., долі земляків.

2. Нагородити переможців Почесними грамотами Державного архіву Запорізької області.

Протокол засідання колегії від 28.04.2014 № 3

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:30

Перегляди: 13779

ПРОТОКОЛ

28.05.2014 № 4

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста.

Інформує: Федько А.А., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

2. Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року.

Інформує: Федько А.А., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

3. Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території».

Інформують: Щербаха Л.І., начальник архівного відділу Запорізької міської ради;

Пилявська О.Л., заступник директора.

1. СЛУХАЛИ: про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста

Федько А.А., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року

Федько А.А., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається, довідка начальника архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюкової Т.Л. додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території»

Щербаху Л.І., начальника архівного відділу Запорізької міської ради – довідка додається;

Пилявську О.Л., заступник директора – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

Семінар з питань організації діловодства і архівної справи

Деталі

Створено: Понеділок, 26 травня 2014, 11:34

Перегляди: 14422

12 червня 2014 року Державний архів Запорізької області проводить семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ – джерел формування Національного архівного фонду Державного архіву Запорізької області.

Детальніше:Семінар з питань організації діловодства і архівної справи

Державний архів Запорізької області працює в штатному режимі

Деталі

Створено: Четвер, 15 травня 2014, 08:49

Перегляди: 14768

У відповідь на деякі публікації в запорізьких інтернет-ресурсах, зокрема, www.zabor.zp.ua, www.prospect.zp.ua, інформуємо, що Державний архів Запорізької області не змінював режиму роботи та не припиняв видавати документи користувачам. До керівництва та працівників архіву громадяни з питаннями щодо зміни режиму роботи архіву не зверталися, ніяких роз’яснень щодо припинення роботи або заборони видавання документів не надавалося.

Детальніше:Державний архів Запорізької області працює в штатному режимі

НЕ ЗАРАДИ СЛАВИ (Герої Радянського Союзу – уродженці Запорізького краю)

Деталі

Створено: Середа, 07 травня 2014, 11:41

Перегляди: 22311

9 Травня 1945 р. назавжди закарбується в пам’яті українського народу та інших народів колишнього СРСР як день грандіозної перемоги над страшним ворогом людства – фашизмом. Саме в цей день скінчилася Велика Вітчизняна війна, яка стала для нашого народу справжнім випробуванням на міцність людського духу, на людяність і патріотизм. Героїзм, відвага та жертовність були нормою для мільйонів людей. За роки війни більше 11,5 тисяч радянських воїнів отримали звання Героя Радянського Союзу. Серед них були і уродженці Запорізького краю.

Детальніше:НЕ ЗАРАДИ СЛАВИ (Герої Радянського Союзу – уродженці Запорізького краю)

Відбулися засідання колегії Державного архіву Запорізької області та тематичний семінар з питань охорони праці за участю членів профспілки

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:19

Перегляди: 14314

28 квітня 2014 року у Державному архіві Запорізької області проведено засідання колегії за участю громадськості.

Основним питанням, яке було заплановано до розгляду, стало таке: «Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області». У зв’язку з цим засідання колегії було проведено саме 28 квітня – у Всесвітній день охорони праці.

Детальніше:Відбулися засідання колегії Державного архіву Запорізької області та тематичний семінар з питань...