РІШЕННЯ № 7

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:15

Перегляди: 16584

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації за період з березня 2013 року до березня 2014 року

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А. та розглянувши довідку завідувача сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н.О., колегія відзначає, що за період з березня 2013 року до березня 2014 року проведено певну роботу щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

Розпорядженням голови райдержадміністрації від 07.12.2012 № 417 «Про реорганізацію структури районної державної адміністрації» з 01.01.2013 архівний відділ Розівської райдержадміністрації перейменовано у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації.

Таке рішення не відповідає чинному законодавству, зокрема статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», відповідно до якої «до місцевих державних архівних установ належать державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій».

Положення про сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації затверджене розпорядженням голови Розівської райдержадміністрації від 12.02.2013 № 73 «Про затвердження Положення про сектор з питань архівної справи Розівської районної державної адміністрації Запорізької області».

Сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації (далі – сектор) має статус юридичної особи.

Штат сектору нараховує 2 шт.од. На момент перевірки одна посада головного спеціаліста є вакантною. На посаду начальника архівного відділу Воробель Н.О. призначена з 25.05.2011. З 01.01.2013 вона призначена завідувачем сектору. Звільнення з посади начальника відділу та призначення на посаду завідувача сектору з обласною державною адміністрацією та Державним архівом Запорізької області не погоджувалося, крім того, з цього питання були надіслані відмови.

Посадова інструкція завідувача сектору затверджена заступником голови райдержадміністрації 12.02.2013.

Робота сектору проводиться згідно з планом розвитку архівної справи на 2014 рік, затвердженим заступником голови райдержадміністрації. Про стан архівної справи і діловодства в установах району, виконання плану роботи завідувач сектору регулярно інформує заступника голови райдержадміністрації та Державний архів Запорізької області. Планові завдання виконуються.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області (далі – ЕПК), вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при секторі діє експертна комісія.

Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» зі змінами передбачається утворення експертних комісій архівних відділів райдержадміністрацій, тоді як, експертна комісія (далі ЕК) створена при секторі. Положення про ЕК затверджене наказом завідувача сектору від 23.01.2014 № 1 «Про затвердження Положення про експертну комісію сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації». Склад ЕК затверджений наказом завідувача сектору 24.01.2014 № 2 «Про затвердження складу експертної комісії сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації». Очолює експертну комісію завідувач сектору з питань архівної справи райдержадміністрації. До складу комісії входять заступник керівника апарату райдержадміністрації, начальники відділів райдержадміністрації та головний спеціаліст організаційного відділу виконавчого апарату районної ради (за згодою). Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи, але не менше ніж 4 рази на рік і протоколюються.

Списки юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), до яких внесено 39 юридичних осіб, та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 103 юридичні особи, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Завідувач сектору систематично бере участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться райдержадміністрацією, де висвітлюються питання ведення діловодства і архівної справи в установах району.

Щорічно у 25% установ проводяться перевірки стану діловодства і архівної справи. За результатами перевірок складаються довідки і надаються відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

В 94% установ-джерел формування НАФ розроблені положення про архівні підрозділи, інструкції з діловодства, наказами керівників створені експертні комісії, в 50 % - поновлені положення про експертні комісії, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. Щорічно проводиться паспортизація архівних підрозділів.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 95 %. Станом на 25.03.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 23 установах, що складає 59 %.

За період з березня 2013 року до березня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 52 описи 22 установ-джерел формування НАФ. Схвалено і погоджено описів на 456 справ постійного зберігання, 240 справ з особового складу. Всі описи схвалені без зауважень, на доробку не повертались. Якість поданих описів складає 100 %.

Документи Національного архівного фонду прийняті на державне зберігання по встановлені терміни. Документів з простроченим терміном відомчого зберігання немає.

В секторі зберігаються документи НАФ 48 установ загальним обсягом 4856 справ (в т.ч. 4710 справ постійного зберігання (це більше, ніж в архівних відділах Великобілозерської (3742), Кам’янсько-Дніпровської (4337) Мелітопольської (3621), Новомиколаївської (4046), приблизно така ж кількість справ зберігається в архівних відділах Веселівської та Вільнянської райдержадміністрацій) та 94 справи виборчих документів тимчасового зберігання. Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Сектор розташований в пристосованому одноповерховому приміщенні відділу освіти. Архівосховище загальною площею 14 м² оснащене металевими стелажами протяжністю 12 пог.м, у 2013 р. придбано порошковий вогнегасник, на вікнах встановлені грати, штори, світильники закриті плафонами. В приміщенні сектору встановлена автономна охоронна сигналізація, у 2013 році проведено її ремонт. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 95%. Всі документи закартоновані.

Розроблені сектором і затверджені заступником голови райдержадміністрації Інструкція з організації охоронного режиму та доступу до приміщення архівосховища сектору з питань архівної справи (30.04.2013) та Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в секторі з питань архівної справи (12.02.2014); Інструкція про заходи пожежної безпеки в секторі з питань архівної справи та План дій керівника сектору у разі виникнення пожежі та надзвичайної ситуації (30.04.2013), які погоджені з головним інспектором Розівського районного сектору ГУ Держтехногенбезпеки в Запорізькій області 03.05.2013.

План евакуації матеріальних цінностей сектору з питань архівної справи на випадок виникнення пожежі затверджений заступником голови райдержадміністрації 30.04.2013 і погоджений з головним інспектором Розівського районного сектору ГУ Держтехногенбезпеки в Запорізькій області 30.04.2013.

Завідувач сектору пройшла навчання та інструктаж з питань охорони праці та пожежної безпеки 21.06.2013 та 18.02.2014.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, прийому громадян у секторі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, іноземних запитів, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом 2013 р. - березня 2014 р. надійшло і виконано 35 запитів громадян і 21 тематичний запит (за І квартал 2014 року виконано 15 запитів соціально-правового характеру та 5 тематичних запитів). Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» сектором з питань архівної справи проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Розівського району та ліквідувалися, створені трудові архіви сільських та Розівської селищної рад. В трудових архівах зберігається 2384 справи 22 ліквідованих установ.

В організації роботи сектору є ряд недоліків.

В 40 % установ-джерел формування НАФ потребують поновлення положення про експертні комісії відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 16 установ, в т.ч. 3-х структурних підрозділів райдержадміністрації.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в секторі. Архівосховище заповнене на 100%, тому документи НАФ зберігаються в робочий кімнаті завідувача сектору, що є порушенням вимог охоронного режиму та порядку доступу до архівних документів, норм охорони праці. Необхідно виділення додаткових площ для архівосховища; проведення ремонту електропроводки, встановлення пожежної сигналізації в архівосховищі, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження; встановлення протипожежних дверей в архівосховищі та заміни вхідних дверей в робочій кімнаті; придбання вогнегасника, приладів для контролю за температурно-вологісним режимом та для опечатування приміщень.

На будівлі, де розташований сектор, відсутня вивіска архівної установи.

В приміщенні сектору з питань архівної справи не працює система опалення, температура в робочому приміщенні та архівосховищі в холодний період складає 7-8^оС, відсутні системи водопостачання та каналізації.

Потребує заміни комп’ютер, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації (Воробель Н.О.) щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості Національного архівного фонду України вважати задовільним.

2. Завідувачу сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації Воробель Н. О.:

1) підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно;

2) проконтролювати поновлення положень про експертні комісії установ-джерел формування НАФ відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594; термін виконання – вересень 2014 року;

3) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – листопад 2014 року;

4) більш активно вирішувати питання зміцнення охоронного режиму та поліпшення умов зберігання документів, матеріально-технічного забезпечення сектору з питань архівної справи; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О.:

1) забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»; термін виконання – постійно;

2) вирішити питання щодо заповнення вакантної посади головного спеціаліста сектору з питань архівної справи;

3) здійснити ряд заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в секторі з питань архівної справи райдержадміністрації, а саме:

виділення додаткових площ для архівосховища;

проведення ремонту (заміни) електропроводки;

встановлення пожежної сигналізації в архівосховищі, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження;

встановлення протипожежних дверей в архівосховищі та заміни вхідних дверей в робочій кімнаті;

придбання вогнегасника, приладів для контролю за температурно-вологісним режимом та для опечатування приміщень;

термін виконання – листопад 2015 року;

4) вжити заходів щодо забезпечення виконання вимог законодавства про охорону праці для працівників сектору: створити оптимальний температурний режим в приміщеннях, забезпечити додержання правил виробничої санітарії та створення умов для особистої гігієни; термін виконання – листопад 2015 року;

5) вирішити питання щодо заміни комп’ютера та підключення сектору до мережі Інтернет; термін виконання – березень 2015 року.

6) забезпечити виготовлення та розміщення на будівлі, яку займає сектор, вивіски цієї архівної установи; термін виконання – до кінця 2014 року.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Білець С.Т.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.