ДОВІДКА про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2015 року

Деталі: Створено: Понеділок, 02 листопада 2015, 08:32; Перегляди: 5597

ДОВІДКА

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за 9 місяців 2015 року

Основні організаційні заходи

Державним архівом Запорізької області протягом 9 місяців 2015 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Державним архівом Запорізької області підготовлено проект рішення сесії Запорізької обласної ради від 27.08.2015 № 9 «Про Програму розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2016-2018 роки».

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання доручення Першого Віце-премєр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК “Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства” за 9 місяців 2015 року проведено значний обсяг робіт з розсекречування архівних документів. Було підготовлено та проведено 2 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області (з 09.09.2015 – експертної комісії з питань державної таємниці та розсекречування документів) за результатами яких скасовано грифи секретності 329 справам, засекреченим за часів колишнього СРСР, з них 61 справі було надано гриф ДСК та підлягають скасуванню грифи секретності 337 справ, акт перегляду грифів секретності вказаних справ направлено на затвердження керівникові підприємства, матеріальні носії якого розсекречуються.

На виконання Указу Президента України від 13.11.2014 № 871/2014 «Про відзначення Дня Соборності України» Державним архівом Запорізької області у межах компетенції було проведено такі заходи:

15 січня в архіві відбувся День інформування «Соборність України: погляд в історію, уроки та висновки»;

20 січня в читальному залі відкрилася виставка архівних документів «Становлення української державності на Запоріжжі (1917-1919)»;

22 січня в газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» вийшла стаття «Біля витоків створення української армії» (№ 6-7 (23539-23540) від 22 січня 2015 р.)

20 лютого в читальному залі архіву була відкрита книжкова виставка «Українська державність в історичній літературі», у якій представлено добірку книг, що зберігаються в Державному архіві Запорізької області, які розповідають про минуле українського народу в його політичній та економічній історії, історію визвольної боротьби українського народу, культуру та побут українців.

На виконання рішення колегії Укрдержархіву від 21.10.2014 № 8/1 з метою підвищення рівня взаємодії із ЗМІ у рамках заходів, спрямованих на всебічну підтримку та розвиток української ідентичності, Державним архівом Запорізької області були проведено такі заходи:

15 січня в архіві відбувся День інформування «Соборність України: погляд в історію, уроки та висновки»;

02 квітня в газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» у постійній рубриці «Сторінки історії» опубліковано статтю «Капела «Дніпрельстан»: з хорового гуртка до державної хорової капели». Створений наприкінці 1920-х років він був одним з найкращих хорових колективів України першої половини ХХ ст. («Запорізька правда», № 36-37 (23569-23570) від 02 квітня 2015 р.);

13 травня у читальному залі було організовано виставку «Багатогранність Я.П. Новицького» про відомого українського археографа, історика, фольклориста, етнографа, музейного і культурно-громадського діяча;

27 червня експонується в читальному залі архіву документальна виставка «Місячник української культури на Запоріжжі у 1929 році»;

07 липня «До 25-ї річниці прийняття Декларації про Державний суверенітет України» http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=512%3Al-25--------r&lang=ua;

20 серпня на сайті Державного архіву Запорізької області розміщено виставку «Святкування Дня незалежності на Запоріжжі (1992 – 2007 рр.) http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=518%3A-----1992--2007-&lang=ua;

06 жовтня у читальному залі відкрита документально-книжкова виставка «Нестор Махно – український політичний і військовий діяч».

До відзначення 19-ої річниці Конституції України Державним архівом Запорізької області були проведені такі заходи:

26 червня ц.р. у читальному залі архіву відкрилася виставка архівних документів «Конституція – Основний Закон України»;

на офіційному сайті архіву експонується виставка он-лайн «28 червня – День Конституції. Основний Закон України (обговорення проекту, прийняття, заходи з пропаганди і роз’яснення положень Конституції на території Запорізької області)».

До ювілейної дати 110-річчя Запорізької обласної універсальної наукової бібліотеки ім. М.Горького було проведено такі заходи:

15 січня у читальному залі та на офіційному сайті архіву експонувалися книжкова та документальна виставки «З історії діяльності Олександрівської міської громадської бібліотеки» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=482%3A-110-&lang=ua);

у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» у рубриці «З архівних джерел» й на офіційному сайті вийшла публікація «Молодість старої книгозбірні: штрихи до історії» (№3-4 (25536-23537) (http://www.zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=7943:2015-01-15-15-11-31&catid=38:2009-04-14-10-29-22&Itemid=56).

На виконання Плану заходів на 2013 – 2015 роки щодо підготовки та відзначення 70-ї річниці визволення України від фашистських загарбників та 70-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941 – 1945 років Державним архівом Запорізької області у 2015 р. були проведені такі заходи:

06 травня підготовлена та на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області розміщена документальна виставка «Визволителі - Герої Радянського Союзу. (до 70-ї річниці Перемоги у Другій світовій війні 1939 – 1945 рр.)»

http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=509:l-r-70-1939-1945-&lang=ua&Itemid=;

у науково-практичному журналі «Архіви України» надрукована стаття «Молодь України про воєнне лихоліття: листівки та спогади остарбайтерів, учнівські твори про окупацію (добірка документів Державного архіву Запорізької області)»;

до Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні (21 червня) опублікована стаття Третяк С.Д. «Петро Іванов – Герой неба». Іванов П., Герой Радянського Союзу, підполковник, командир 866-го винищувального авіаційного полку, загинув у бою в 1943 році, його ім’ям у Запоріжжі назвали вулицю. (Запорізька правда, 25 червня 2015 р., № 70-71 (23603-23604). Розміщена на офіційному сайті газети: (http://www.zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=8518:2015-06-27-14-12-55&catid=41:2009-04-14-10-32-43&Itemid=58);

на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області розміщена документальна виставка «День партизанської слави: історія та сьогодення» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=524:l-----r&lang=ua&Itemid=).

На виконання Указу Президента України від 11.02.2015 № 69/2015 «Про вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам’яті Героїв Небесної сотні», наказу Державної архівної служби України від 23 лютого 2015 № 36 «Про участь державних архівів у заходах із вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам’яті Героїв Небесної сотні Державним архівом Запорізької області у 2015 р. проводиться робота по збиранню документів, що відсвітлюють події, які відбувалися під час Революції гідності (листопад 2013 р. – лютий 2014 р.). Співробітниками архіву зібрані: друковані документація (плакати, листівки, брошури, буклети) – 22; газети (окремі тематичні випуски) - 4 ; фотодокументи (на електроних носіях) – 30, відео документи (на електроних носіях) – 11.

На виконання Указу Президента України від 24.06.2015 № 360 «Про відзначення 24-ї річниці незалежності України», наказу Державної архівної служби України від 14.07.2015 № 112 «Про участь державних архівних установ СФД у відзначенні Дня Державного Прапора України та 24-ї річниці незалежності України», розпорядження голови облдержадміністрації від 22.07.2015 № 261 «Про відзначення 24-ї річниці незалежності України» з метою належного відзначення цієї знаменної події Державним архівом Запорізької області було здійснено такі заходи:

видано наказ від 31 липня 2015 р. № 45 «Про участь державних архівних установ Запорізької області у відзначенні Дня Державного Прапора України та 24-ї річниці незалежності України»;

відповідно до наказу з метою збереження важливих джерел із сучасної історії України, для створення архівної колекції начальникам архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад міст обласного значення було рекомендовано продовжити передавати до Державного архіву Запорізької області на постійне зберігання документи, що відбивають події під час Революції гідності (листопад 2013 року – лютий 2014 року), проведення антитерористичної операції: друковану документацію (плакати, листівки, брошури, буклети тощо); газети (окремі тематичні випуски); фото- та відео документи;

керівництво та працівники архіву 23 серпня 2015 р. взяли участь у заході, організованому облдержадміністрацією, присвяченому Дню Державного Прапора України на площі Героїв у м. Запоріжжя.

Здійснювалися заходи з організації широкого використання архівної інформації для задоволення наукових, соціальних і культурних потреб громадян:

Національному музею «Меморіал пам'яті жертв голодоморів в Україні» (м. Київ) для експонування на всеукраїнській документально-публіцистичній виставці «Злочини радянського тоталітаризму. Знищення Соборної України у 1919-1920 рр. Голодомор 1921-1922 рр.» були направлені документи з фондів держархіву Запорізької області.

16 лютого на адресу Мелітопольського міського краєзнавчого музею були направлені матеріали про перших секретарів міськкому КПУ для використання в експозиціях та написанні праці.

У лютому для написання книги з історії Запорізького району області було надано сприяння відділу культури райдержадміністрації, представникам сільрад в отриманні інформаційних матеріалів.

18 травня до Дня пам’яті жертв політичних репресій у читальному залі Державного архіву Запорізької області була розміщена документальна виставка «Журналіст. Політв’язень. Людина. Штрихи до портрета», присвяченої М.К. Попелю;

11 серпня «З історії розвитку педагогічної освіти на Запоріжжі (1920 – 1945 рр.)». Добірка документів дає змогу ознайомитися з діяльністю в 1920 – 1945 рр. навчальних закладів, які згодом стали основою сучасного Запорізького національного університету. http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=516%3A-------1920--1945-&lang=ua.

За 9 місяців 2015 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 3654 (3267 – у 2014 році, 4069 – у 2013 році, 3394 – у 2012 році, 3285 – у 2011 році) одиниць.

Вихідних документів зареєстровано 684, (731 − за аналогічний період у 2014 році, 975 – у 2013 році, 677 − у 2012 році, 648 – у 2011 році).

Протягом 9 місяців 2015 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 270 інформацій (214 − за аналогічний період 2014 року, 240 – у 2013 році), до Державної архівної служби України – 134 (129 − за аналогічний період 2014 року, 70 – у 2013 році).

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом 9 місяців нормативно-правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За 9 місяців 2015 року проведено 5 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 25 питань:

І квартал

Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2015 рік.

Про план роботи Державного архіву Запорізької області на 9 місяців 2015 року.

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2014 рік.

Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2014 рік.

Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2014 році.

Про підсумки роботи архівних установ області за 2014 рік та завдання на 2015 рік.

Про підсумки роботи архівних установ області для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів) за 2014 рік.

Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2014 році.

ІІ квартал

Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2015 року.

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2015 року.

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2015 року.

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2015 року.

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2015 року.

Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області.

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Вільнянської райдержадміністрації за період з березня 2010 року до квітня 2015 року.

Про заохочення представників засобів масової інформації області за найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ, історичного минулого України та Запорізької області за допомогою оприлюднення та популяризації документів Національного архівного фонду до Дня журналіста.

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Великобілозерської райдержадміністрації за період з вересня 2010 року до травня 2015 року.

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Куйбишевської райдержадміністрації за період з січня 2011 року до травня 2015 року.

ІІІ квартал

Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2015 року.

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2015 року.

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І півріччя 2015 року.

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2015 року.

Про стан виконавської дисципліни та контролю за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2015 року.

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Бердянської райдержадміністрації за період з квітня 2013 року до липня 2015 року.

Проведення перевірок архівних установ

За 9 місяців 2015 року проведено чотири комплексні перевірки архівних відділів Бердянської, Великобілозерської, Вільнянської, Куйбишевської райдержадміністрацій з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування Національного архівного фонду України. Питання про результати перевіряння розглянуті на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області. У вересні проведено одну комплексну перевірку роботи архівного відділу Енергодарської міської ради з питань виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території, забезпечення зберігання та використання документів з особового складу ліквідованих установ м. Енергодара. Питання про результати перевіряння будуть розглянуті на засіданні колегії у жовтні 2015. За 9 місяців 2015 р. проведено одну тематичну перевірку архівного відділу Василівської райдержадміністрації з питань упорядкування та підготовки до передавання на зберігання документів Окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України року одномандатного виборчого округу № 79.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2014 рік та їх завдання на 2015 рік розглядалося на засіданні колегії 18.02.2015.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2015 проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ.

Протягом 9 місяців 2015 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії Басанської сільської ради від 18.12.2014 № 69 створено 1 трудовий архів в Пологівському районі. Станом на 01.10.2015 в Запорізькій області діють 84 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 83, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів Національного архівного фонду протягом 9 місяців 2015 року здійснювалися такі заходи:

- відповідно до Програми розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2013 – 2015 роки (із змінами) за рахунок коштів обласного бюджету для Державного архіву Запорізької області придбано 800 картонажів; профінансовано послуги територіального підрозділу Державної служби охорони щодо цілодобової охорони обох будівель архіву на суму 359,5 тис. грн.;

- членами пожежно-технічної комісії проведено 3 огляди протипожежного стану приміщень, установок пожежної сигналізації та пожежегасіння, систем димовидалення, кондиціювання, протипожежного водопостачання, первинних засобів пожежегасіння, електричних мереж і електрообладнання та опалювального устаткування; за результатами огляду складені відповідні акти, які розглянуті на засіданнях комісії;

- на виконання п. 7.6. Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року № 6, що зареєстрований в Міністерстві юстиції України 04 лютого 2003 року за № 89/7410, з метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах комісією з перевірки санітарно-гігієнічного стану архівосховищ Державного архіву Запорізької області 27.03.2015 проведено візуальні мікологічні та ентомологічні обстеження документів та архівосховищ у корпусах 1 та 2; за результатами обстежень архівосховищ і документів біоуражень документів, а також стін, підлоги, стелажів, коробок у архівосховищах корпусів 1 та 2 не виявлено;

- проведено: Державним підприємством «Експертно-технічний центр (ЕТЦ)» - експертизу технічного стану ліфту у корп. 2 (акт від 02.06.2015 № 0263 П 15); ТОВ «Запоріжліфтсервіс-5» - щомісячно технічне обслуговування ліфтів корп. 1, 2;

- проведено практичне навчання працівників архіву за сигналом «Пожежа»; в ході навчання були відпрацьовані навички гасіння умовної пожежі та перевірки боєздатності добровільної пожежної дружини Державного архіву Запорізької області;

- на виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» проведено перевіряння наявності і стану документів по 102 фондах, перевірено 25676 справ; фактів наявності плісняви, грибків, біоуражених справ в архівосховищах не виявлено.

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за 9 місяців 2015 року відреставровано 2,1 тис.арк.(у 2014 році 3,6 тис. арк.), відремонтовано 10 тис. арк. (у 2014 році 21,9 тис. арк.) документів, оправлено і підшито 1749 справ ,(у 2014 році 1866 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 30 рулонів страхового фонду (у 2014 році – 20 рулонів), 1685 негативів фотодокументів.(у 2014 році 1112 негативів).

Проводилося виявлення унікальних документальних пам’яток по фондах, що заплановані на проведення удосконалення описів. Переглянуто 788 справ, унікальних документальних пам’яток не виявлено.

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 166 фондах на паперовій основі, в т.ч. по 14 нових фондах, 152 частинах фондів, і 160 од.обл./ 2 од.зб. фотодокументів на електронних носіях.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

За 9 місяців 2015 року проведено описування:

- фотодокументів КУ «Редакція газети «МИГ», КУ «Редакція газети «Запорізька правда» за 2008 рік на 100 од. обл.;

- документів особового походження художника, члена Національної спілки художників України, голови Запорізького відділення Національної спілки майстрів народних мистецтв України, заслуженого діяча мистецтв України - Мацегори Григорія Прокоповича на 50 од. зб./ 120 док.;

- документів, що відбивають події, пов’язані з позачерговими виборами народних депутатів України у Запорізькій області у 2014 році, на 30 од. зб. за 2014 рік (ф. Р-6112).

Продовжена роботи з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: проводилася робота по складанню географічного покажчика, вивірення тексту путівника.

Проводилось удосконалення описів фондів:

ф. 109 Оріхівське повітове училище, м. Оріхів Бердянського повіту Таврійської губернії;

ф. 108 Оріхівське 3-класне міське училище, м. Оріхів Бердянського повіту Таврійської губернії;

ф. Р-356 Запорізький районний виконавчий комітет Рад робітничих, селянських і червоноармійських депутатів, м. Запоріжжя Запорізького округу УСРР.

Проводилася робота з поповнення бази даних «Архівні фонди України» даними фондів, які надійшли на постійне зберігання протягом 2015 року, уточнення відомостей щодо раніше приєднані та передані фонди, внесення виправлень в інформацію про фонди відповідно до наказу Державної архівної служби України від 27.09.2013 № 137 «Про заходи щодо прискорення роботи зі створення Інформаційної системи «Архівні фонди України».

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2014 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 12191 справа по 166 фондах на паперовій основі (план на рік – 15000 справ) і 160 од. обл. фотодокументів на електронних носіях (план на рік – 190 од. обл.).

Протягом 9 місяців 2015 року проведено 9 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких розглянуто питання:

І квартал

Про підсумки роботи ЕПК за 2014 рік та завдання на 2015 рік.

Про графіки передавання на постійне зберігання управлінської документації, документів особового походження, фотодокументів установами – джерелами комплектування НАФ, архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад на 2015 рік.

Про внесення змін до списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архіву та списку юридичних та фізичних – джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву осіб.

Про стан підготовки документів до архівного зберігання та забезпечення їх збереженості в Управлінні у справах преси та інформації Запорізької обласної державної адміністрації.

Про стан підготовки документів до архівного зберігання та забезпечення їх збереженості в Запорізькій організації Національної спілки художників України.

ІІ квартал

Про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів у Запорізькій обласній організації Національної спілки журналістів України.

Про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів у Департаменті агропромислового розвитку Запорізької обласної державної адміністрації.

Про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів у Запорізькій обласній організації професійної спілки працівників автомобільного транспорту і шляхового господарства України.

ІІІ квартал

Про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів у Запорізькій обласній організації профспілки працівників машинобудування та металообробки України.

Розгляд питання щодо впровадження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі – Правила).

Про включення до списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архівного відділу Запорізької міської ради, Публічного акціонерного товариства «Мотор – Банк».

Про виключення із списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Запорізької міської ради, Товариство з обмеженою відповідальністю «Дослідно-експериментальний механічний завод» та включення його до списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архівного відділу Запорізької міської ради.

Про виключення із списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Запорізької міської ради, Приватного акціонерного товариства «Запоріжбудмаш» та включення його до списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архівного відділу Запорізької міської ради.

Про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів в Комунальному підприємстві «Аптечне об’єднання «Фармація» Запорізької обласної ради.

Про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів у Департаменті культури, туризму, національностей та релігій Запорізької обласної державної адміністрації.

Про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів у Департаменті охорони здоров'я Запорізької обласної державної адміністрації.

Про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, Управління державної служби Головного управління державної служби України в Запорізькій області.

Також на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області:

погоджено 22 інструкції з діловодства (11 - у 2014 році), 1 положення про службу діловодства, 25 положень про експертні комісії (49 - у 2014 році), 27 положень про архівні підрозділи (38 - у 2014 році), 27 номенклатур справ (35 - у 2014 році), 206 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, на 3570143 справи, схвалено 344 описи на 12849 справ постійного зберігання, 5 описів на фотодокументи на 154 од. обл., 2 описи на відеодокументи на 2 од. обл., 1 опис на документи особового походження на 50 од. зб./120 документів, 8 удосконалених описів на 1097 справ та погоджено 288 описів на 22711 справ з кадрових питань (особового складу), представлені 356 установами-джерелами формування Національного архівного фонду.

Погоджено 3 інструкції з діловодства (2 – у 2014 році), 4 положення про експертні комісії (2 – у 2014 році), 3 положення про архівні підрозділи (2 – у 2014 році), 10 номенклатур справ (20– у 2014 році), 19 актів про вилучення для знищення документів на 33858 справ, 9 описів на 600 справ з кадрових питань (особового складу), представлені 21 установами, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 18 установам (17 - у 2014 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 26 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів підприємств, установ і організацій (22 - у 2014 році); 23 тематичних перевіряння (з них – 9 щодо забезпечення збереженості документів, 13 - наявності, стану та руху документів НАФ, 1 - про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області) (14 - у 2014 році); 47 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів (з них - 31 щодо якості упорядкування документів, 16 - з виконання пропозицій комплексних перевірянь) (38 - у 2014 році).

Проведено 32 перевіряння готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (16 - у 2014 році).

За результатами перевірок складено довідки. Довідки тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, розглянуто на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам підприємств, установ і організацій.

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2015 для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності архівних установ. У семінарі взяли участь 23 слухачі.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для працівників Державного архіву Запорізької області та архівних відділів райдержадміністрацій.

Для спеціалістів структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міських рад на теми запобігання і протидії проявам корупції на державній службі, з актуальних питань забезпечення дієвого контролю в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування, для вперше прийнятих на державну службу проведено чотири семінарських заняття.

05.06.2015 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб та архівних підрозділів підприємств, установ та організацій - джерел формування Національного архівного фонду Державного архіву Запорізької області. У заході взяли участь працівники діловодних служб та архівних підрозділів 17 установ, організацій та підприємств. В рамках семінару проведено анонімне анкетування щодо оцінювання організації та проведення семінару та надання пропозицій на майбутнє.

Використання інформації документів НАФ

Протягом 9 місяців 2015 року зацікавленим організаціям було направлено 5 (п’ять) інформаційних документів:

15 січня в архіві відбувся День інформування «Соборність України: погляд в історію, уроки та висновки»;

Для експонування на веб-сайті секції місцевих, муніципальних та територіальних архівів Міжнародної ради архівів було надіслано один із найдавніших документів архіву «Контракт на здійснення робіт з виготовлення іконостасу Олександро-Невської похідної церкви, укладений 29 листопада 1789 року» (Державний архів Запорізької області, ф-123, оп. 1, спр. 3 а, арк. 10). Також направлена інформація про Державний архів Запорізької області українською та англійською мовами.

09 червня для внесення до переліку організацій, структур та формувань, які існували протягом ХХ ст.. і метою діяльності яких було здобуття (відновлення) або захист незалежності України, відповідно до Закону України «Про правовий статус та вшанування пам’яті борців за незалежність України у ХХ столітті» Державний архів Запорізької області надав такі пропозиції.

Українське просвітницьке товариство «Просвіта» (на Запоріжжі існувала Олександрівська, Гуляйпільська філії, про діяльність яких містяться документи в архівних фондах). Ставило завдання широкої культурно-освітньої роботи, передбачало діяльність народного театру і кінотеатру, проведення народних свят, з'їздів і краєзнавчих походів, організацію книгозбірень, народних музеїв, публічних читалень, книгарень, друкарень та інших підприємств, різних курсів і шкіл (народних, середніх, вищих, господарських, промислових, торговельних), ведення зразкових господарств, садів тощо.

Повстанська армія Н.І. Махна (організоване воєнне формування, яке представляло та захищало інтереси українського селянства). Махно Нестор Іванович, уродженець с. Гуляйполя того ж району нині Запорізької області, 1888 р.н., провідник повстанського руху на півдні України в 1920-х рр., документи про діяльність якого містяться в архівних фондах.

Військова частина м. Олександрівська (нині Запоріжжя) «Хортицький курінь вільного козацтва» (Державний архів Запорізької області, Ф-24, оп. 7, спр. 98, арк. 91, спр. 281, арк. 23; ф.Р-3234, оп. 2, спр. 1, арк. 47-48).

Олександрівська Українська Військова Рада заснована 11 липня 1917 року в м. Олександрівську (нині м. Запоріжжя), мета якої згідно зі статутом «об’єднання вояків-українців, ‑ офіцерів, солдат, військових урядовців і інших членів данної військової одиниці на ґрунті а) осягнення федеративно-демократичної республіки в Росії, б) національно-територіальної автономії України і в) організації Українського війська» (Державний архів Запорізької області, Ф-24, оп. 7, спр. 44, арк. 19-22).

Протягом 9 місяців 2015 року проводився постійний контроль за виконанням звернень громадян.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником і спеціалістами відділу інформації та використання документів.

Протягом звітного періоду 2015 року у зв’язку зі змінами режиму роботи архіву, а також з кадровими змінами, що відбулися у Державному архіві Запорізької області, з метою підвищення ефективності роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян, об’єктивного та вчасного їх розгляду згідно з вимогами законодавства України директором були видані накази:

від 31.03.2015 № 23 «Про режим роботи в Державному архіві Запорізької області»;

від 31.03.2015 № 24 «Про затвердження графіку проведення особистого прийому громадян керівництвом Державного архіву Запорізької області»;

від 31.03.2015 № 25 «Про організацію проведення «гарячої» телефонної лінії в Державному архіві Запорізької області»;

Проводиться постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів окремих категорій громадян (зверталися ветерани війни, інваліди, пенсіонери).

За 9 місяців 2015 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2640 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (за 9 місяців 2014 р. ‑ 2329).

Кількість виконаних запитів ‑ 2496, з них надано 1586 позитивних відповідей (64 %), 83 (3 %) – надано рекомендації про місцезнаходження документів (за 9 місяців 2014 р. виконано 2248 запитів, з них 1415 запитів з позитивним результатом (63 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 1091;

– про майнові права – 362;

– про підтвердження стажу роботи – 301;

– про пільговий стаж і заробітну плату – 131;

– про заробітну плату – 63;

– про репресії та розкуркулення – 43;

– генеалогічних і біографічних – 31;

– про підтвердження депутатської діяльності – 15;

– про примусове вивезення до Німеччини – 15;

– про нагородження орденами і медалями – 6;

– тематичних (про перейменування підприємств, установ і організацій, надання статутних документів, встановлення правонаступництва та ін.) – 192 та ін.

Протягом 9 місяців 2015 року надійшло запитів від інвалідів - 10.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 670 громадян, керівництвом архіву – 42, всього – 712 осіб.

За 9 місяців 2015 року до Державного архіву Запорізької області надійшло одне (1) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Методична робота

За 9 місяців 2015 року проведено 9 засідань Науково-методичної ради, на яких розглянуто 24 питання науково-методичного характеру.

Кадрова робота

У період 23.03.-27.03.2015 проведено навчання за професійною програмою для працівників Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення (ІІ сесія) у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій. Підвищили кваліфікацію 17 працівників Державного архіву Запорізької області.

Заступник директора Державного архіву Запорізької області

О.Л. Ядловська

Навігаційний перегляд пошуку

Навігація

Пошук

ДОВІДКА про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за 9 місяців 2015 року