Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Деталі

Перегляди: 20833

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2012 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У 2012 році питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2011 році» розглядалося на засіданні колегії 26.01.2012, прийнято відповідне рішення за № 5; 27.04.2012 розглядалося питання «Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2012 року», прийнято відповідне рішення за № 5; 18.07.2012 розглядалося питання «Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2012 року», прийнято відповідне рішення за № 6.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 30.01.2012, 05.03.2012, 19.03.2012, 12.04.2012, 23.04.2012, 28.05.2012, 11.06.2012, 23.07.2012, 06.08.2012, 17.09.2012.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 13.06.2012 № 270 «Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації» в Державному архіві Запорізької області видано наказ від 12.07.2012 № 53 «Про порядок здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області».

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 28.11.2007 № 407 за змінами та доповненнями, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Видано наказ Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних», яким призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву.

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

Розпорядження голови облдержадміністрації від 16.12.2011 № 530 «Про поліпшення організації контролю як механізму забезпечення виконавської дисципліни» було розглянуто на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області 26.01.2012. Було прийнято рішення від 26.01.2012 № 5 «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2011 році», у якому відображено завдання, визначені вищевказаним розпорядженням.

За 9 місяців 2012 року проведені комплексні перевірки роботи архівних відділів Токмацької, Бердянської, Новомиколаївської, Оріхівської, Приазовської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької міськради. Довідки про результати перевірок були направлені сектору контролю апарату облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій та міському голові. Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій було вивчено ефективність здійснення архівним відділами контролю за виконанням документів вищих органів влади.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За 9 місяців 2012 року проведено 21 комплексне перевіряння роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (20 - у 2011 році).; 30 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (24 – у 2011 році).

Проведено 44 контрольних перевіряння щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 37 - у 2011 році).

На засіданні колегії 27.04.2012 розглянуто питання «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 30.06.2011 № 1 «Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 26.11.2010 № 2 «Про виконання рішення ЕПК від 25.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.09.2009 «Про виконання рішення ЕПК від 26.10.2007 «Про виконання рішення ЕПК від 29.09.2006 «Про забезпечення формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, упорядкування документів в установах-джерелах комплектування та якість описів, представлених на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області архівним відділом Бердянської райдержадміністрації», прийнято відповідне рішення за № 7.

На засіданні експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області 22.06.2012 розглянуто питання «Про виконання рішення ЕПК Державного архіву Запорізької області від 10.06.2011 № 2 «Про виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території архівним відділом Запорізької міськради за період з серпня 2010 року до травня 2011 року», прийнято відповідне рішення.

На засіданні експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області 21.09.2012 розглянуті питання «Про виконання рішення ЕПК від 10.06.2011 «Про забезпечення збереженості документів у Головному управлінні промисловості та розвитку інфраструктури Запорізької облдержадміністрації», «Про виконання рішення ЕПК від 06.03.2012 «Про забезпечення збереженості документів у Запорізькій обласній організації Товариства Червоного Хреста України», прийняті відповідні рішення.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

За І півріччя 2012 року в архіві зареєстровано 995 вхідних документів (731 – за аналогічний період минулого року).

За І півріччя ц.р. одержано 106 доручень керівників вищих органів, які виконано на 100%.

Вихідних документів зареєстровано 677 (648 - за аналогічний період минулого року).

Протягом 9 місяців директором держархіву було видано 64 накази з основної діяльності, 57 – за цей період у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом 9 місяців 2012 року не було.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів, відповідальній за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності в Державному архіві Запорізької області Божко К.А.:

2.1. посилити власну відповідальність за стан виконавської дисципліни та в межах повноважень посилити контроль за роботою підлеглих працівників;

2.2. забезпечити інформування першого заступника голови облдержадміністрації про виконання протокольних доручень голови облдержадміністрації, наданих на нарадах із заступниками голови облдержадміністрації та керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації та територіальних органів виконавчої влади; термін виконання: щомісяця до 5 числа.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів забезпечити неухильне виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації, систематично аналізувати та перевіряти стан цієї роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А. А. Федько