Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року

Деталі

Перегляди: 20226

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за 9 місяців 2012 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що за 9 місяців 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

Архівними установами області протягом 9 місяців 2012 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Архівним відділом Бердянської райдержадміністрації здійснено заходи щодо реєстрації архівного відділу як юридичної особи та виготовлення печатки архівного відділу. Архівними відділами Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій забезпечено виготовлення печатки архівного відділу.

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму в приміщеннях архівного відділу Бердянської райдержадміністрації проведено ремонт електрообладнання, архівного відділу Гуляйпільської райдержадміністрації проведено заміри опору електромереж, в архівосховищі архівного відділу Михайлівської райдержадміністрації встановлено пожежну сигналізацію; архівному відділу Мелітопольської райдержадміністрації придбано 2 вогнегасники, в архівосховищі архівного відділу Камянсько-Дніпровської райдержадміністрації замінено вхідні двері, в двох приміщеннях архівного відділу Приморської райдержадміністрації встановлено пожежну сигналізацію, проведено поточний ремонт загальною площею 44 м2 та ремонт електрообладнання; архівному відділу Запорізької міськради виділено додаткове приміщення площею 97м2, в якому проведено поточний ремонт, установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 532 пог.м., в 3-х архівосховищах замінено вхідні двері; в архівному відділі Енергодарської міськради встановлена охоронно-пожежна сигналізація в усіх 12 приміщеннях.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2012 році було перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності близько 30,5 тис. справ, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, та понад 10 тис справ, які зберігаються в 108 установах – джерелах формування НАФ, що складає 92% від програмних завдань року.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 290 справ, закартоновано понад 16 тис. справ, що складає відповідно 105% та 104% планових завдань року.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Енергодарської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Протягом 9 місяців продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 149 справ складено карток на 533 документів, що відповідає плановим завданням.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Запорізької міськради.

Архівними відділами Куйбишевської райдержадміністрації та Бердянської міськради проведено описування 126 фотодокументів.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання понад 16 тис. справ управлінської документації при плані на рік 15 тис. справ.

Значно перевиконали планові завдання архівні відділи Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Архівними відділами Гуляйпільської райдержадміністрації прийнято на зберігання 2 справи особового походження краєзнавця Гуляйпільського району Жилінського В.І., Куйбишевської райдержадміністрації та Бердянської міськради - 126 фотодокументів.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання понад 4 тис. справ з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано понад 12 тис. справ. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Запорізької, Мелітопольської міськрад, Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Приморської райдержадміністрацій.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Експертно-перевірна комісія держархіву розглянула описи, представлені архівними відділами, загальним обсягом на 15,6 тис. справ постійного зберігання при плані на рік 14,5 тис. справ. В т.ч архівними відділами райдержадміністрацій – 7 тис. справ при плані 8605, міськрад – 8,8 тис. справ при плані 5895.

З особового складу представлені описи на 12,3 тис. справ при плані 7,8 справ, т.ч архівними відділами райдержадміністрацій 3,9 тис. при плані 2270, міськрад – 8,4 тис. справ при плані 5530 справ.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Вільнянського, Гуляйпільського, Запорізького, Мелітопольського, Михайлівського, Оріхівського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за 9 місяців склав 63 %.

З метою контролю за станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на державне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 86 комплексних, 89 тематичних, 76 контрольних перевірянь установ – джерел формування НАФ, що відповідає плановим завданням.

З метою підвищення кваліфікації працівників діловодних служб установ архівними відділами проведено 23 семінари, в роботі яких прийняли участь 513 слухачів, прийнято участь в роботі 27 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 419 інструкцій з діловодства, 97 положень про ЕК та 123 про архівні підрозділи, 317 номенклатур справ, 188 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 370 тис. справ установ – джерел формування НАФ.

Погоджено 46 інструкцій з діловодства, 40 положень про ЕК та 34 про архівні підрозділи, 95 номенклатур справ, описи з особового складу на 11,5 тис. справ, 391 акт про вилучення документів для знищення документів, не внесених до НАФ, на 273 тис. справ, представлених іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з погодження інструкцій з діловодства – Бердянської, Енергодарської міськрад, та всі архівні відділи райдержадміністрацій.

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Бердянської, Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Новомиколаївської, Оріхівської, Приморської, Розівської райдержадміністрацій;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1434 справи, до знищення виділено 786 справ з дублетною інформацією.

Архівними відділами Енергодарської міськради, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Оріхівської, Токмацької райдержадміністрацій підготовлено 13 виставок документів до Дня Перемоги, Дня Конституції, Дня Незалежності України, Дня партизанської слави; Василівської, Михайлівської Розівської райдержадміністрацій – 3 статті в місцевій пресі про забезпечення зберігання документів ліквідованих установ, до Дня партизанської слави.

Архівними відділами виконано 6507 запитів соціально-правового характеру, в т.ч. 6308 (97%) з позитивною відповіддю, з них запити про заробітну плату та стаж – 5174 ( 80%), з них на пільгових умовах – 2325 (36%); 1244 тематичних запитів, в т.ч. 1177 (95 %) з позитивною відповіддю.

За документами НАФ виконано 1095 (17%) запитів соціально-правового характеру, 1063 (85%) тематичних запитів.

На особистому прийомі надійшло 3843 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів соціально-правового характеру виконано архівними відділами: Запорізької - 2805, Бердянської - 966, Енергодарської – 1552 міськрад, Бердянської - 60, Запорізької - 110, Куйбишевської - 44, Мелітопольської - 322, Оріхівської - 70, Якимівської – 69 райдержадміністрацій.

Надано послуги 379 користувачам документів, яким видано 1733 справи.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 5806 справ з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Бердянської – 1374, Гуляйпільської – 859, Михайлівської – 1160, Токмацької – 936 справ.

Виконано 658 тематичних запитів та 8627 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 642 (97%) і 8431 (98%) запитів. На особистому прийомі надійшло 5,8 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 968, районних рад - Вільнянської – 526, Кам’янсько-Дніпровської – 900, Оріхівської – 514, Приазовської – 618, Токмацької – 632 запити. Сільськими радами 7 районів виконано 2056 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах міста Запоріжжя (54%), Бердянського (16% ), Василівського (48%), Запорізького (33%), Михайлівського (55%), Приазовського (6%), Розівського (41%), Якимівського (46%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міст Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського районів.

Не виконали планові завдання за 9 місяців 2012 року архівні відділи:

- з перевіряння наявності справ – Василівської, Великобілозерської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрації;

- з картонування справ – Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з приймання справ управлінської документації на зберігання –Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами – Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з проведення експертизи цінності і удосконалення описів справ - Енергодарської міськради, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Михайлівської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з проведення перевірянь установ – Запорізької міськради, Бердянської, Василівської, Веселівської, Приазовської, Пологівської райдержадміністрацій.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. За 9 місяців 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1 звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2012 року;

2.2. забезпечити здійснення планування роботи архівних установ Запорізької області на 2013 рік та підготовку звітності за 2012 рік; термін виконання - листопад 2012 року;

2.3. забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у ІV кварталі 2012 року (архівні відділи Василівської, Великобілозерської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій);

2.4. вжити необхідних заходів щодо посилення збереженості архівних документів, удосконалення охоронного режиму та доступу до приміщень, покращення умов зберігання документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівних відділах;

2.5. проконтролювати своєчасне упорядкування документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій; термін виконання – до 20 листопада 2012 року;

2.6. забезпечити виконання завдань зведеного плану-графіку першочергового приймання на постійне зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися (архівні відділи Великобілозерської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій); термін виконання - листопад 2012 року;

2.7. забезпечити надання консультативно-методичної допомоги трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів; термін виконання – протягом ІV кварталу 2012 року;

2.7 організувати своєчасний збір виборчої документації по виборах народних депутатів України; термін виконання – протягом ІV кварталу 2012 року;

2.8. забезпечити висвітлення в засобах масової інформації архівних документів з нагоди 80 років (1932) вшанування пам’яті жертв Голодомору, з питань діяльності архівних установ; термін виконання – ІV квартал 2012 року;

3. Керівникам структурних підрозділів державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора державного архіву Пилявську О.Л.