РІШЕННЯ № 8

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:17

Перегляди: 16886

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання рішення експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 08.11.2013 № 1 «Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду архівним відділом Приазовської райдержадміністрації за період з серпня 2012 року до жовтня 2013 року»

Колегія, заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. та розглянувши довідку начальника архівного відділу Приазовської райдержадміністрації Рося В.М., відзначає, що за період з листопада 2013 року по квітень 2014 року на виконання вказаного рішення архівним відділом проведена певна робота.

Поновлено та затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 29.01.2014 № 27 Положення про експертну комісію архівного відділу та її склад. Очолює комісію начальник архівного відділу, до складу комісії входять начальники відділів апарату райдержадміністрації та керівник КАП «Трудовий архів Приазов’я».

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), до якого внесено 65 юридичних осіб, та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 294 юридичні особи, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Двома установами-джерелами формування НАФ поновлені положення про експертну комісію, архівний підрозділ та накази про призначення відповідального за ведення архіву.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ України в 2014 році складено графік упорядкування документів НАФ та передавання їх на державне зберігання, який затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 25.01.2014 №18 та направлено до виконання керівникам установ.

За період з жовтня 2013 року до квітня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто описи справ 6 установ - джерел формування НАФ. Після усунення недоліків схвалено і погоджено описи на 186 справ постійного зберігання, 329 справ з особового складу.

З метою забезпечення збереженості документів розроблена Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА, яка затверджена наказом начальника архівного відділу 17.02.2014 № 1 «Про затвердження Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА».

Протягом І кварталу 2014 року здійснено перевіряння наявності та стану 1618 справ, які зберігаються в архівному відділі.

Проведено перевіряння наявності 163 справ, які зберігаються в 2 установах – джерелах формування НАФ.

Протягом жовтня 2013 року до квітня 2014 року до архівного відділу надійшло і виконано 17 тематичних та 10 запитів громадян соціально-правового характеру. Порушень термінів виконання запитів не було.

Разом з тим в роботі архівного відділу райдержадміністрації залишається ряд суттєвих недоліків.

Потребує приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

Стан діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах, органах місцевого самоврядування, інших установах та організаціях району залишається напруженим.

Потребують поновлення положення про експертні комісії установ-джерел формування НАФ відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 та положення про архівні підрозділи установ-джерел формування НАФ, відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 02/20515.

Потребують поновлення накази керівників про призначення відповідальних за ведення діловодства та архіву в установах-джерелах формування НАФ.

Протягом січня – квітня 2014 року ЕПК Державного архіву схвалила описи справ 2 установ-джерел формування НАФ, які були подані на розгляд ЕПК начальником архівного відділу. Станом на 24.04.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 27 установах із 65, що складає 42 %, а не враховуючи виборчі комісії – в 3 (8%) установах-джерелах формування НАФ.

Потребують упорядкування документи 38 установ, в т.ч. райдержадміністрації та 6 її структурних підрозділів, всіх селищних та сільських рад району.

Понад встановлені терміни на відомчому зберіганні залишається більше ніж 500 справ, що утворилися в діяльності 38 із 65 установ-джерел комплектування.

У відділі не налагоджено облік роботи з установами-джерелами формування НАФ. Потребують переформування наглядові справи установ.

У 2013 р. паспортизація архівних підрозділів не проведена. Звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу станом на 01.01.2014 складався шляхом арифметичних розрахунків.

Вкрай незадовільно вирішені питання із забезпечення збереженості документів НАФ, які зберігаються в архівному відділі.

Інструкцію з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Приазовської РДА необхідно затвердити керівником Приазовської райдержадміністрації.

Не поновлені інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів: Інструкція про порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівосховищ архівного відділу, Інструкція щодо дій по забезпеченню збереженості документів під час надзвичайних ситуацій природного та техногенного характеру, Інструкція з пожежної безпеки, схема евакуації документів.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо покращення умов зберігання документів в архівному відділі: підключення охоронно-пожежної сигналізації на центральний пульт охорони, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ, встановлення грат на вікна, проведення ремонту електрообладнання та віконних пристроїв, придбання в достатній кількості вогнегасників в кожне архівосховище, приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, пристроїв для опечатування приміщень архівного відділу та картонажів.

Планові завдання з перевіряння наявності та стану документів за І квартал 2014 року виконані на 40%. Дані паспорту архівного відділу, карток фондів та описів справ лише на 24% звірені з фактичною наявністю справ.

Не налагоджено облік документів Національного архівного фонду. Список фондів, книги обліку надходження та вибуття документів ведуться в довільній формі. Не проведено переформування справ фондів.

Не проводилась робота з проведення експертизи цінності документів та удосконалення описів справ сільськогосподарських підприємств. Станом на квітень 2014 р. потребують проведення експертизи цінності і удосконалення описи 18 КСП та 25 інших установ.

Потребує поліпшення матеріально-технічне забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютера, папок-сегрегаторів для справ фондів та наглядових справ, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

Питання про стан діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах жодного разу не розглядалося на нарадах керівництвом райдержадміністрації.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Приазовської райдержадміністрації щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості документів Національного архівного фонду України вважати незадовільним.

2. Начальнику архівного відділу Приазовської райдержадміністрації Росю В.М.:

1) підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно;

2) проконтролювати поновлення установами-джерелами формування НАФ положень про експертні комісії відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 та положень про архівні підрозділи відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 за № 202/20515, наказів керівників про призначення відповідальних за ведення діловодства та архіву; термін виконання – ІІ-ІІІ квартали 2014 року;

3) завершити суцільну перевірку наявності та стану справ в архівному відділі; результати перевірки оформити відповідними звітами; термін виконання – вересень 2014 року; інформацію про виконання надавати до Державного архіву Запорізької області щомісячно;

4) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ згідно з графіком та плановими показниками; термін виконання – постійно;

5) забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2016 року і надалі постійно;

6) оформити наглядові справи та завести картки обліку роботи з установами-джерелами формування НАФ відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – ІІ квартал 2015 року;

7) провести паспортизацію архівних підрозділів установ-джерел формування НАФ; паспорти архівних підрозділів надати до Державного архіву Запорізької області разом із річним звітом; термін виконання – листопад 2014 року;

8) список фондів, книги обліку надходжень та вибуття документів, справи фондів завести відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – травень 2014 року;

9) відповідно до нормативних вимог розробити відповідні інструкції, які регламентують забезпечення охоронно-пожежного режиму та доступу до архівосховищ, схеми евакуації документів та затвердити їх відповідно до повноважень; термін виконання – травень 2014 року;

10) вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення збереженості та покращення умов зберігання документів в архівному відділі; термін виконання – постійно;

11) постійно працювати над підвищенням рівня професійної кваліфікації.

3. Рекомендувати голові Приазовської райдержадміністрації Сухіні В.М. здійснити ряд заходів щодо:

1) посилення контролю за діяльністю начальника архівного відділу райдержадміністрації відповідно до Положення про архівний відділ райдержадміністрації;

2) приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів;

3) посилення контролю за станом діловодства та архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах;

4) забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, а саме:

підключення охоронно-пожежної сигналізації на центральний пульт охорони, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ, встановлення грат на вікна;

проведення ремонту електрообладнання та віконних пристроїв;

придбання в достатній кількості вогнегасників в архівосховище, приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, пристроїв для опечатування приміщень архівного відділу та картонажів;

поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютера, папок-сегрегаторів для справ фондів та наглядових справ, підключення архівного відділу до мережі Інтернет.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Білець С.Т.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Приазовської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.