РІШЕННЯ №7

Деталі

Створено: Середа, 24 квітня 2013, 08:32

Перегляди: 5430

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про роботу начальника архівного відділу Бердянської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію начальника архівного відділу Бердянської райдержадміністрації Бойко І.В. та головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А., відзначає, що архівним відділом проведена певна робота з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

Керуючись статтею 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» розроблена нова редакція Положення про архівний відділ Бердянської райдержадміністрації. Положення затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 28.02.2013 № 76 «Про затвердження Положення про архівний відділ Бердянської районної державної адміністрації Запорізької області». Відділу надано статус юридичної особи, виготовлено гербову печатку архівного відділу.

Штат архівного відділу нараховує 1 шт. од. На посаду начальника архівного відділу Бойко І.М. призначена у вересні 2011 року. Посадова інструкція начальника відділу затверджена керівником апарату райдержадміністрації 25.11.2011. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посаду начальника відділу, погоджений з директором Державного архіву Запорізької області та затверджений розпорядженням голови райдержадміністрації.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву області, вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при архівному відділі діє експертна комісія. Її поновлене Положення затверджене розпорядженням голови райдержадміністрації від 01.04.2008 № 233 «Про затвердження Положення та складу експертної комісії архівного відділу Бердянської райдержадміністрації».

Протягом звітного періоду налагоджена робота експертної комісії архівного відділу. У зв’язку зі зміною кадрів поновлено склад експертної комісії, який затверджений розпорядженням голови райдержадміністрації від 18.04.2013 № 138 «Про затвердження складу експертної комісії архівного відділу Бердянської райдержадміністрації». Очолює комісію керівник апарату райдержадміністрації, заступник голови комісії – начальник архівного відділу. До складу її входять начальники та спеціалісти провідних відділів райдержадміністрації та райради. Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються. На засіданнях ЕК розглядаються положення про експертні комісії та архівні підрозділи установ району, номенклатури справ, інструкції з діловодства, описи справ з особового складу установ списку №2.

Список № 1 юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу, та список № 2 юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, затверджені заступником голови-керівником апарату Бердянської райдержадміністрації і погоджені з експертно-перевірною комісією Державного архіву області (протокол від 11.05.2007 № 8). До списку № 1 включено 35 установ, до списку № 2 – 157 установ.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Протягом звітного періоду начальник архівного відділу провела один семінар для відповідальних за ведення діловодства та архіву установ-джерел формування НАФ, взяла участь у роботі двох семінарів, які проводилися райдержадміністрацією для голів та секретарів сільських, селищних рад з питань ведення діловодства і архівної справи.

Проведено 7 перевірок стану діловодства і архівної справи, в т.ч. 6 комплексних, 1 тематичну. За результатами перевірок складені довідки і надані відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

У відділі налагоджується облік роботи з установами-джерелами формування НАФ. Сформовані наглядові справи установ. В усіх установах-джерелах формування НАФ призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії, в 80 % установ – інструкції з діловодства та поновлені положення про архівні підрозділи. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. У 2012 році проведена паспортизація архівних підрозділів.

За період з квітня 2012 року до квітня 2013 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 47 описів, представлених 15 установами - джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу. Схвалено і погоджено описів на 900 справ постійного зберігання, 368 справ з особового складу. Один опис схвалений із зауваженням, на доробку описи не повертались. Якість поданих описів складає 98 %. Рівень упорядкування документів за 2012 рік складав 22%, за 1 квартал 2013 р. виріс до 26%.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 55 установ загальним обсягом 5430 справ.

Архівний відділ розташований на першому поверсі житлового будинку. В приміщенні архівного відділу встановлена автономна охоронна сигналізація. Архівосховище загальною площею 35 м² обладнано комбінованими стелажами протяжністю 150 пог.м, двома вогнегасниками, приладами для контролю за температурно-вологісним режимом, на вікнах встановлені грати та штори. Всі документи закартоновані.

Здійснено ряд заходів щодо забезпечення збереженості документів. Розроблені і затверджені керівником апарату райдержадміністрації 25.11.2011 Інструкція про заходи пожежної безпеки у службових приміщеннях, першим заступником голови райдержадміністрації 25.11.2011 - План евакуації документів з архіву, 05.01.2012 - Інструкція про порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівосховищ архівного відділу та Пам’ятка про забезпечення збереженості документів під час надзвичайних ситуацій і техногенного характеру. У 2012 році проведено поточний ремонт системи водопостачання та водовідведення.

Проведена робота щодо налагодження обліку архівних документів, які надходять на зберігання до архівного відділу. Список фондів архівного відділу, книги надходження та вибуття документів заведені згідно нормативних вимог. Завершена робота з формування справ фондів.

Усунуті порушення, виявлені в організації приймання документів на зберігання до архівного відділу протягом 2006-2011 рр.: в книгу обліку надходжень документів, картки фондів та в паспорт архіву внесені дані про приймання документів на зберігання, завершено приймання на зберігання документів ряду установ, в т.ч. райдержадміністрації та районної ради за 2002-2006 рр., результати приймання оформлені актами приймання-передавання документів. В облікові документи внесені дані про приймання на зберігання виборчих комісій з виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних голів за 2006 рік. Документи з особового складу виборчих комісій з виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних голів за 2006 рік передані до КП Бердянського району «Трудовий архів».

Проведена перевірка наявності справ усіх 55 фондів. Результати перевірки оформлені відповідними актами. Одночасно з перевірянням наявності справ проводилося вивірення всіх облікових документів, виявлення та усунення недоліків в обліку документів. Дані облікових документів приведені у відповідність до фактичної наявності справ.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, особистого прийому громадян у відділі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом січня 2012 - квітня 2013 рр. до архівного відділу надійшло і виконано 98 запитів громадян і 8 тематичних запитів. Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» архівними відділом проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Бердянського району та ліквідувалися, рішенням двадцять першої сесії третього скликання Бердянської райради від 23 листопада 2001 р. № 8 створена Місцева архівна установа Бердянського району «Трудовий архів», з 24.02.2012 - Комунальна установа «Трудовий архів» Бердянської районної ради. В трудовому архіві зберігається 6464 справи з особового складу 113 ліквідованих установ.

Разом з тим, в роботі архівного відділу залишається ряд недоліків.

Не внесені зміни до карток обліку роботи з установами, які відбулися протягом 2012-2013 рр.

В 20% установ-джерел формування НАФ потребують поновлення положення про архівні підрозділи відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 202/20515.

Станом на 24.04.2013 по встановлений 2010 рік документи упорядковані в 9 установах із 35, що складає 26 %. Потребують упорядкування документи 26 установ, в т.ч. райдержадміністрації та 4-х її структурних підрозділів.

Понад встановлений термін на відомчому зберіганні залишається понад 150 справ.

Потребує заміни приміщення архівного відділу, так як воно не відповідає діючим вимогам до розташування архівних установ.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо покращення умов зберігання документів в архівному відділі: проведення поточного ремонту приміщень, встановлення протипожежної сигналізації, підключення охоронно-пожежної сигналізації до центрального пульту спостереження, встановлення протипожежних дверей до сховища, придбання пристроїв для опечатування приміщень, поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу: заміна комп’ютера та підключення до мережі Інтернет.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Визначити, що архівним відділом Бердянської райдержадміністрації (Бойко І.В.) проведена значна робота з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

2. Начальнику архівного відділу Бойко І.В.:

2.1. проконтролювати поновлення положень про архівні підрозділи установами-джерелами формування НАФ відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 за № 202/20515; термін виконання – липень 2013 року;

2.2. внести зміни до карток обліку роботи з установами; термін виконання – жовтень 2013 року;

2.3. вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – до 01.10.2014;

2.4. забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - листопад 2013 року;

2.5. більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівного відділу; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Бердянської райдержадміністрації Чепурному В.П. звернути увагу на необхідність здійснення ряду заходів щодо:

3.1. підвищення контролю за організацією діловодства і станом архівної справи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах;

3.2. забезпечення належних умов для гарантованого збереження документів в архівному відділі:

- розглянути питання щодо можливої заміни приміщення архівного відділу;

- придбання пристроїв для опечатування приміщень, заміна комп’ютера та підключення архівного відділу до мережі Інтернет; термін виконання – грудень 2014 року.

4. Відділу організації і координації архівної справи держархіву області (Білець С.Т.) надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Бердянської райдержадміністрації в організації роботи та довести це рішення до відома голови голові Бердянської райдержадміністрації Чепурного В.П.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько