РІШЕННЯ № 6

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:43

Перегляди: 4794

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за 9 місяців 2013 року

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2013 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році» розглядалося на засіданні колегії 23.01.2013, прийнято відповідне рішення за № 6. У ІІ кварталі 2013 року 24.04.2013 розглянуто питання про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року, прийнято відповідне рішення за № 5, у ІІІ кварталі ц.р. таке питання розглядалося на засіданні колегії 07.07.2013, прийнято відповідне рішення за № 6.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 11.02.2013, 27.02.2013, 15.04.2013, 13.05.2013, 22.07.2013.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву (на місяць, на тиждень).

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За 9 місяців 2013 року проведено 7 перевірок архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду, в т.ч. три комплексних перевірки архівних відділів Новомиколаївської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, архівного відділу Мелітопольської міськради, дві контрольні перевірки архівних відділів Бердянської райдержадміністрації та Запорізької міськради.

Проведено 2 перевірки роботи трудових архівів: архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради та Трудового архіву Мелітопольської міськради.

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій, міському голові та секретарю міськради.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За 9 місяців 2013 року проведено 25 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (21 - у 2012 році). За результатами перевірок складено довідки, з якими ознайомлені керівники підприємств, установ та організацій.

Проведено 36 тематичних перевірянь з таких питань: щодо наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду, проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів Національного архівного фонду, виключення зі списку юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, виключення зі списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (30 – у 2012 році). За результатами перевірок складено довідки, які розглянуто на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам підприємств, установ і організацій.

Проведено 36 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 44 - у 2012 році).

Проведено 44 перевіряння готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (50 – у 2012 році).

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

За 9 місяців 2013 року в архіві зареєстровано 1267 вхідних документів (995 – за аналогічний період минулого року, 731 – у 2011 році).

Вихідних документів зареєстровано 975 (677 − у 2012 році, 648 – у 2011 році).

Протягом 9 місяців 2013 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 240 інформацій, до Державної архівної служби України – 70.

Протягом 9 місяців 2013 року директором держархіву було видано 69 наказів з основної діяльності, 64 – за цей період у 2012 році, 57 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом 9 місяців 2013 року не було.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., начальникам відділів:

1) продовжувати роботу, спрямовану на своєчасне та безумовне виконання завдань, визначених в актах та дорученнях Президента України, Кабінету Міністрів України, в розпорядженнях голови облдержадміністрації, наказах Укрдержархіву;

2) підвищити вимогливість і рівень персональної відповідальності до виконавців за якість і своєчасність реалізації поставлених завдань;

3) враховувати рівень виконавської дисципліни при проведенні в Державному архіві Запорізької області атестації державних службовців у листопаді ц.р..

3. Науковому співробітнику відділу формування НАФ та діловодства Штефан А.В.:

1) забезпечувати чітку організацію проходження документів, контролю за їх виконанням та інформування адресатів;

2) здійснювати щоденний моніторинг стану роботи з організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень вищих органів влади, вживати заходів щодо удосконалення цієї роботи.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько