РІШЕННЯ № 5

Деталі

Створено: Середа, 29 січня 2014, 11:04

Перегляди: 17075

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році

Заслухавши і обговоривши виступ заступника директора Державного архіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області постійно проводиться робота, спрямована зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контрольної діяльності.

Стан виконавської дисципліни постійно аналізується, що значною мірою впливає на її покращення. На нарадах у директора щотижня розглядаються питання щодо контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями Укрдержархіву, розпорядженнями голови облдержадміністрації планів та завдань, запитів та заяв громадян, депутатських запитів та звернень, дотримання виконавської дисципліни.

Питання про стан виконавської дисципліни, контрольної діяльності систематично (щокварталу) розглядаються на засіданнях колегії архіву. У І кварталі 2013 року питання «Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році» розглядалося на засіданні колегії 23.01.2013, прийнято відповідне рішення за № 6. У ІІ кварталі 2013 року 24.04.2013 розглянуто питання про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року, прийнято відповідне рішення за № 5, у ІІІ кварталі ц.р. таке питання розглядалося на засіданні колегії 07.07.2013, прийнято відповідне рішення за № 6, у ІV кварталі ц.р. таке питання розглядалося на засіданні колегії 23.10.2013, прийнято відповідне рішення за № 6, 26.12.2013 на засіданні колегії Державного архіву Запорізької області розглядалося питання «Контроль за виконанням рішень колегії Державного архіву Запорізької області за 2013 рік».

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів розглядалися питання виконавської дисципліни, виконання документів облдержадміністрації та Державної архівної служби: 11.02.2013, 27.02.2013, 15.04.2013, 13.05.2013, 22.07.2013, 11.11.2013, 09.12.2013.

Контрольна діяльність архіву регламентована Положенням про Державний архів Запорізької області, яке затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100, Порядком здійснення контролю, перевірки виконання документів та моніторингу виконавської дисципліни у Державному архіві Запорізької області, який затверджено наказом від 12.07.2012 № 53, Регламентом роботи Державного архіву, який затверджено наказом від 12.01.2012 № 4.

Наказом Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних» зі змінами, внесеними згідно з наказом від 12.04.2013 № 28, призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства та здійснення контрольної діяльності, за здійснення моніторингу термінів виконання контрольних документів у Державному архіві Запорізької області.

Спеціалісти, що забезпечують здійснення контролю в Державному архіві Запорізької області 05.11.2013 взяли участь у семінарі на тему: «Актуальні питання забезпечення дієвого контролю в місцевих органах виконавчої влади» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів.

Контрольна діяльність здійснюється відповідно до квартальних планів роботи облдержадміністрації та планів роботи архіву (на місяць, на тиждень).

Контроль за виконанням документів у Державному архіві Запорізької області, особливо за виконанням завдань, визначених Президентом України та відповідними власними розпорядчими документами покладено на керівництво.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, за здійснення контрольної діяльності та моніторингу термінів виконання контрольних документів в архіві щоденно здійснює моніторинг термінів виконання контрольних документів, у разі виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами архіву під час виконання контрольних документів інформує заступника директора, першого числа кожного місяця подає заступнику директора аналітичну інформацію за попередній місяць про хід виконання документів в архіві та про стан виконавської дисципліни, щокварталу, до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, готує довідку про документообіг та стан контрольної діяльності та надає її заступнику директора.

З метою забезпечення контролю за станом діловодства та умовами зберігання документів НАФ, дотриманням законодавства про архівну справу щоквартально плануються заходи: проведення комплексних перевірок роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, проведення перевірок роботи архівних підрозділів в організаціях, установах та на підприємствах, розгляд результатів перевірок на засіданні колегії та засіданнях ЕПК.

За 2013 рік проведено 9 перевірок архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду, в т.ч. 7 комплексних перевірок архівних відділів Новомиколаївської, Приазовської, Пологівської, Токмацької, Чернігівської райдержадміністрацій, сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, архівного відділу Мелітопольської міськради, 2 контрольні перевірки архівних відділів Бердянської райдержадміністрації та Запорізької міськради.

Проведено 2 перевірки роботи трудових архівів: архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради та Трудового архіву Мелітопольської міськради.

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій, міському голові та секретарю міськради.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008.

За 2013 рік проведено 31 комплексне перевіряння роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел формування НАФ Державного архіву Запорізької області; 69 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ, про проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів НАФ; 73 контрольних перевіряння щодо якості упорядкування документів, виконання пропозицій комплексних перевірянь.

За результатами перевірок складено довідки. Довідки тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, про проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів НАФ розглянуто на засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області. Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам підприємств, установ і організацій.

Проведено 66 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Контроль за дотриманням архівного законодавства здійснюється в ході проведення комплексних та тематичних перевірянь діяльності архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад та підприємств, установ і організацій.

Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.

Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і спеціалісти, на яких покладається контроль з конкретних питань.

Рішення колегії приймаються на виконання Законів України, інших нормативних документів вищих органів влади.

Експертно-перевірна комісія Державного архіву Запорізької області в своїй роботі практикує ведення контролю власних рішень. Протягом 2013 року на засіданнях ЕПК були заслухані 3 контрольних питання та розглянуто 9 документів.

Протягом 2013 року до Запорізької обласної державної адміністрації подано 498 інформацій, зокрема:

- на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 56;

- на виконання листів та інших документів облдержадміністрації та її структурних підрозділів – 384;

- підготовлено ініціативних листів – 58.

Ініціативні листи стосувалися питань фінансування видатків, реалізації регіональної програми розвитку архівної справи, поліпшення пожежної безпеки, створення страхового фонду документації, передавання документів на постійне зберігання, упорядкування документів тощо.

Протягом 2013 року підготовлено та направлено на адресу Державної архівної служби України 151 документ, зокрема, на виконання наказів Укрдержархіву - 46, листів - 93, ініціативних листів - 12.

За 2013 рік в архіві зареєстровано 1788 вхідних документів (1449 − за 2012 рік, 989 – за 2011 рік).

Вихідних документів у 2013 році зареєстровано 1254, у 2012 − 1001, у 2011 − 914, у 2010 − 938.

Протягом 2013 року директором архіву було видано 91 наказ з основної діяльності, 77 – у 2012 році, 78 – у 2011 році.

Усі завдання виконано у встановлений термін. Порушень виконавської дисципліни протягом 2013 року не було.

Державний архів Запорізької області постійно працює над вдосконаленням форм та методів контролю за виконанням документів і покращенням виконавської дисципліни в установі.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Відмітити позитивний стан виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О.:

1) продовжувати роботу, спрямовану на своєчасне та безумовне виконання завдань, визначених в актах та дорученнях Президента України, Кабінету Міністрів України, в розпорядженнях голови облдержадміністрації, наказах Укрдержархіву;

2) посилити особисту увагу та увагу працівників відділів до якості та повноти виконання контрольних документів, запитів громадян та юридичних осіб;

3) забезпечити контроль за дотриманням виконавської дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку підлеглих працівників;

4) враховувати рівень виконавської дисципліни при проведенні в Державному архіві Запорізької області щорічної оцінки державних службовців.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л., завідувачу відділу забезпечення фізичної збереженості документів та інформаційних технологій Мурашку В.О., начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г., науковому співробітнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Штефан А.В. забезпечити впровадження автоматизованої системи електронного документообігу «OPTiMA-WorkFlow», термін виконання: І квартал 2014 року.

5. Науковому співробітнику відділу формування НАФ та діловодства Штефан А.В.:

1) забезпечувати чітку організацію проходження документів, контролю за їх виконанням та інформування адресатів;

2) здійснювати щоденний моніторинг стану роботи з організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень вищих органів влади, вживати заходів щодо удосконалення цієї роботи.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 31.01.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.