РІШЕННЯ № 3

Деталі

Створено: Четвер, 29 травня 2014, 08:40

Перегляди: 14609

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території»

Колегія, заслухавши і обговоривши інформації заступника директора Пилявської О.Л. та начальника архівного відділу Запорізької міської ради Щербахи Л.І., відзначає, що за період з травня 2009 року до травня 2014 року проведено певну роботу щодо виконання рішення колегії Державного архіву Запорізької області від 22.05.2013 № 2 «Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території».

В ході перевірки встановлено, що архівним відділом Запорізької міськради проведено певну роботу щодо виконання рекомендацій попередніх перевірок.

Станом на травень 2013 року штат архівного відділу нараховував 6 шт.од. Згідно з розпорядженням Запорізького міського голови від 26.06.2013 № 1023 К/Тр «Про затвердження штатної чисельності апарату Запорізької міської ради і виконавчого комітету Запорізької міської ради та виконавчих органів Запорізької міської ради» архівному відділу виділено додатково 3 штатні одиниці. На 21.05.2014 штат архівного відділу складає 9 шт. одиниць, з яких 8 – посадові особи місцевого самоврядування.

У зв’язку з реорганізацією архівного відділу на працівників (п’ять головних спеціалістів та спеціаліста І категорії) складені посадові інструкції та затверджені начальником відділу 04.11.2013. У посадових інструкціях передбачена відповідальність працівників за окремі напрямки роботи відділу.

Для проведення експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву області, вирішення питань з організації архівної справи і діловодства в установах міста, розгляду номенклатур справ, описів справ і актів про вилучення для знищення документів установ списку № 2 створена експертна комісія (ЕК) архівного відділу. Її поновлене положення затверджене наказом начальника архівного відділу Запорізької міської ради від 08.01.2014 № 1-р. Наказом начальника архівного відділу Запорізької міськради від 08.01.2014 № 1-р. «Про затвердження складу експертної комісії архівного відділу Запорізької міської ради» поновлений склад експертної комісії архівного відділу (далі ЕК).

Очолює комісію начальник архівного відділу міської ради, до складу входять спеціалісти архівного відділу Запорізької міської ради. Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються.

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до архівного відділу (список джерел комплектування архівного відділу), до якого внесено 84 юридичних особи, список юридичних осіб-потенційних джерел формування Національного архівного фонду, до якого внесено 1 юридичну особу та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 150 юридичних осіб, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 13.12.2013 № 21) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах комплектування щорічно складаються графіки упорядкування документів Національного архівного фонду України та їх передавання на зберігання до архівного відділу, які затверджуються розпорядженням міського голови та направляються до виконання керівникам установ. Рекомендовано вдосконалити роботу з контролю за виконанням вищевказаних розпоряджень міського голови.

Начальник архівного відділу проводить семінари, начальник та працівники відділу беруть участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться міськрадою та іншими установами, де висвітлює актуальні питання ведення діловодства і архівної справи в установах. У 2014 році архівний відділ брав участь у 4-х таких семінарах.

В усіх установах-джерелах формування НАФ наказами керівників створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії та архівні підрозділи, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, в 70 % установ – розроблені інструкції з діловодства. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. У 2013 році проведено паспортизацію архівних підрозділів.

З метою налагодження обліку роботи з установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу ведуться картки обліку роботи з установами.

За період 2013 - І кварталу 2014 років проведено 31 перевірку стану діловодства і архівної справи. План комплексних перевірок на 2014 рік затверджений наказом начальника архівного відділу від 08.12.2013 № 16-р. За результатами перевірок складаються довідки та надаються рекомендації щодо покращення стану справ.

За період травня 2013 року до травня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 71 опис 17 установ списку № 1 – джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу. Після усунення недоліків схвалено і погоджено описи на 1982 справи постійного зберігання та 3437 справ з кадрових питань (особового складу). За І квартал 2014 року описи представлені 1 установою.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 51 % (у 2012 р.- 63%). Станом на 22.05.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 30 установах, що складає 35 %. Всі описи схвалені без зауважень, на доробку не повертались. Якість поданих описів складає 100 %.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 84 установ загальним обсягом 9450 справ (на 01.01.2013 було 7742 справи) та документи з кадрових питань (особового складу) 2259 ліквідованих установ загальною кількістю 49954 справи (на 01.01.2013 було 49332 справи з особового складу 2079 ліквідованих установ). Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Протягом 2013 – травня 2014 років на зберігання до архівного відділу прийнято 3247 справ Національного архівного фонду та 6901 справу з особового складу ліквідованих установ.

Відповідно до Плану заходів архівних установ Запорізької області щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2010-2014 роки, який затверджено наказом Державного архіву Запорізької області від 08.02.2010 № 12, протягом 2013 – І кварталу 2014 років проводилася перевіряння наявності документів НАФ, які зберігаються в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ відповідно до планових завдань, результати цієї роботи оформлені відповідними актами і внесені в книги перевіряння наявності справ в установах.

З метою налагодження обліку документів Національного архівного фонду та з особового складу ліквідованих установ, які зберігаються в архівному відділі, визначено працівника, відповідального за облік документів НАФ, приведені у відповідність до нормативних вимог книги обліку надходжень та вибуття документів. Розпочата робота зі складання списку фондів ліквідованих установ. Складено пофондовий та постелажний топографічні покажчики на документи Національного архівного фонду. З метою контролю за видаванням справ з архівосховищ визначено працівника відповідального за цей вид роботи та заведено книгу видавання справ з архівосховищ.

З метою покращення умов зберігання документів в архівному відділі у 2013 році кожне з 8 архівосховищ обладнане вогнегасниками.

До бюджетного запиту на 2014 рік подавалися пропозиції щодо придбання приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів.

Номенклатура справ архівного відділу на 2014 рік схвалена на засіданні ЕК відділу у лютому 2014 року.

Щодо роботи зі зверненнями громадян.

За період 2013 – І кварталу 2014 років до архівного відділу надійшло і виконано 5211 запитів соціально-правового характеру (з них за документами ліквідованих установ – 5071 запит, що складає 97%) і 372 тематичних запити. Порушень термінів виконання запитів не було.

Розроблені та розміщені в архівосховищах схеми евакуації документів.

У відділі розроблені та затверджені наказами начальника відділу інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів, зокрема:

наказ від 08.12.2013 № 17 «Про затвердження Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 18 «Про затвердження Інструкції про порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівного відділу Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 19 «Про затвердження Інструкції з пожежної безпеки архівного відділу Запорізької міської ради»;

наказ від 08.12.2013 № 20 «Про затвердження Правил пожежної безпеки архівного відділу Запорізької міської ради».

Разом з тим в роботі архівного відділу Запорізької міськради залишився невирішеним ряд питань.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 55 установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу.

Понад встановлений термін на відомчому зберіганні в установах-джерелах формування НАФ залишається ще близько 600 справ Національного архівного фонду. Архівосховища заповнені на 99%, тому необхідно виділення додаткових площ для забезпечення приймання документів на зберігання архівним відділом Запорізької міськради.

Інструкції, що регламентують питання забезпечення збереженості документів, потребують затвердження їх у керівництва міськвиконкому, а ті, що стосуються пожежної безпеки у відділі, потребують погодження з місцевим органом пожежного нагляду.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо покращення умов зберігання документів в архівному відділі: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищах; проведення ремонту електрообладнання в архівосховищі № 1; придбання в достатній кількості приборів для контролю за температурно-вологісним режимом зберігання документів, встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах.

Потребує удосконалення робота зі зверненнями громадян. Журнали, які використовуються в роботі зі зверненнями громадян, в тому числі й особистого прийому громадян, ведуться не за формами, які передбачені Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, та Переліком документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів, який затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2013 № 2433/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 19 листопада 2013 р. за № 1963/24495.

Потребує розробки Інструкція з діловодства в архівному відділі, номенклатуру справ відділу необхідно представити на погодження експертно-перевірній комісії Державного архіву Запорізької області.

Потребує поліпшення матеріально-технічне забезпечення архівного відділу: придбання комп’ютерів та необхідної оргтехніки.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Запорізької міської ради (начальник відділу Щербаха Л.І.) щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території вважати задовільним.

2. Рекомендувати начальнику архівного відділу Щербасі Л.І.:

1) Забезпечувати контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах формування НАФ; термін виконання – постійно;

2) Забезпечити виконання Плану заходів архівних установ Запорізької області щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2010-2014 роки; термін виконання – постійно;

3) Вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ; термін виконання – листопад 2014 року;

4) Забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2015 року і надалі постійно;

5) Завершити роботу над складанням списку фондів ліквідованих установ, які зберігаються в архівному відділі відповідно до діючих нормативно-методичних документів; термін виконання – ІV квартал 2014 року.

3. Звернути увагу Запорізького міського голови Сіна О.Ч. на необхідність здійснення ряду заходів щодо забезпечення збереженості та покращення умов зберігання документів в архівному відділі:

виділення додаткових площ для архівосховищ;

встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищах; проведення ремонту електрообладнання в архівосховищі № 1;

встановлення системи вентиляції та кондиціювання повітря в архівосховищах;

поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу (придбання комп’ютерів та необхідної оргтехніки).

4. Структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Запорізької міської ради в організації роботи.

5. Відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Федько А.А.) довести це рішення до відома Запорізького міського голови Сіна О.Ч.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.05.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.