РІШЕННЯ №3

Деталі

Створено: П'ятниця, 25 жовтня 2013, 12:36

Перегляди: 5241

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за 9 місяців 2013 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія відмічає, що за 9 місяців 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

Основні організаційні заходи

Архівними установами області протягом 9 місяців 2013 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівними відділами розроблені нові редакції положень про архівні відділи райдержадміністрацій та здійснено заходи щодо їх реєстрації в установленому законом порядку.

На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 червня 2012 року № 590 «Про затвердження Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки» протягом 9 місяців 2013 року регіональні цільові соціальні програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 рр. в Запорізькій області (далі – Регіональні цільові програми) затверджені рішеннями сесій районних та міських рад в 9-ти із 20 районів області: Василівському, Великобілозерському, Кам’янсько-Дніпровському, Куйбишевському, Мелітопольському, Приазовському, Пологівському, Чернігівському, Якимівському та в 2-х із 5-ти містах обласного значення: м. Бердянську та м. Мелітополі.

За Регіональними цільовими програмами з метою приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно-правових актів у сфері пожежної безпеки автоматичних систем протипожежного захисту, електрообладнання будівель архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад передбачається установка протипожежної сигналізації у сховищах, проведення ремонту електрообладнання, профілактичних випробувань і замірів опору ізоляції електрообладнання та електромереж в приміщеннях архівних відділів, придбання вогнегасників, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ.

Ці заходи передбачено здійснювати, починаючи з 2014 року. Виділення коштів За 9 місяців 2013 року не передбачалось і не виділялось.

Забезпечення збереженості документів НАФ,

створення довідкового апарату

Протягом 9 місяців 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад проведені такі заходи із забезпечення пожежної безпеки.

Працівники архівного відділу Пологівської райдержадміністрації пройшли навчання та перевірку знань за курсом пожежної безпеки для керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій та отримали посвідчення. Начальник архівного відділу Вільнянської райдержадміністрації пройшла функціональне навчання та перевірку знань у сфері цивільного захисту в навчально-методичному центрі цивільного захисту та БЖД Запорізької області та отримала посвідчення.

Працівники архівних відділів пройшли повторні інструктажі з питань пожежної безпеки, охорони праці та техніки безпеки, які проводилися відповідальними за стан пожежної безпеки, охорони праці і техніки безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах.

У травні ц.р. Веселівським районним сектором ГУ ДСНС України в Запорізькій області була проведена планова перевірка архівного відділу Веселівської райдержадміністрації з питань дотримання вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки та цивільного захисту. Складено припис від 24.05.2013 № 137. Архівним відділом розроблений план заходів на усунення порушень.

Перевірок стану протипожежної безпеки інших архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області представниками Держпожежнагляду протягом 9 місяців 2013 року не було, приписи не складалися.

Архівними відділами разом з відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах проведені огляди та перевірки стану пожежної безпеки приміщень архівних відділів, установок пожежної сигналізації, первинних засобів пожежогасіння, електричних мереж, електрообладнання та опалювального устаткування, в т.ч. з представниками органів Держпожежнагляду архівними відділами Бердянської міськради, Веселівської, Мелітопольської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій. Про результати оглядів та пожежно-технічні обстеження архівних відділів проінформовані керівники райдержадміністрацій та міськрад, які є розпорядниками коштів, для виділення фінансування на здійснення заходів щодо усунення виявлених недоліків та надані відповідні пропозиції до бюджетного запиту на 2014 рік.

В ході огляду були переглянуті, та при необхідності поновлені інструкції про заходи з пожежної безпеки та плани (схеми) евакуації на випадок пожежі.

В архівному відділі Гуляйпільської райдержадміністрації проведені заміри опору електромереж. В архівних відділах Великобілозерської, Гуляйпільської райдержадміністрацій та Енергодарської міськради перезаряджено 13 вогнегасників.

З метою поліпшення умов зберігання документів архівному відділу Енергодарської міськради установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 150 пог.м., в приміщеннях архівного відділу проведено огляд та технічну наладку системи кондиціювання повітря.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2013 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 24992 справи, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 21250 справ, міськрад – 3742 справи, що складає відповідно 68% і 109% від планових завдань року. Перевірено 10260 справ, які зберігаються в 99 установах – джерелах формування НАФ, що складає відповідно 93% і 102% від програмних завдань року в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 6127 справ в 72 установах, міськрад – 4133 справи в 27 установах.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Камянсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 357 справ, закартоновано 10954 справи, що складає відповідно 93% та 105% планових завдань року.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Бердянської, Василівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Мелітопольської, Пологівської, райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської міськрад.

Протягом 9 місяців продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 149 спр., складено карток на 975 документів.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської міськрад.

Архівним відділом Гуляйпільської райдержадміністрації проведено описування 2 документів особового походження фонду гуляйпільського краєзнавця Жилінського В.І., Токмацької райдержадміністрації проведено описування відеофільму «Токмачани на Сорочинцях 2012», Бердянської міськради – відеофільму «Вечір-реквієм «Забуттю не підлягає», Гуляйпільської райдержадміністрації та Бердянської міськради – 83 фотодокументи.

Формування Національного архівного фонду

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 10954 спр. управлінської документації при плані на рік 10445 справ.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Бердянської, Василівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Мелітопольської, Пологівської райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської, Енергодарської міськрад.

Архівним відділом Гуляйпільської райдержадміністрації прийнято на зберігання 2 документів особового походження фонду гуляйпільського краєзнавця Жилінського В.І., Токмацької райдержадміністрації та Бердянської міськради прийнято на зберігання 2 відеофільми, Гуляйпільської райдержадміністрації та Бердянської міськради – 83 фотодокументи.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання 6080 спр. з особового складу ліквідованих установ, в т.ч. до архівних відділів райдержадміністрацій – 39 справ, міськрад – 6041 справа.

До Державного архіву архівними відділами передано 10262 справи. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом 9 місяців ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 270 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 12454 спр. управлінської документації, що складає 91% планових завдань року, в т.ч 188 установами в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 7884 спр. (78%), 82 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 4570 спр. (126%). Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за 9 місяців складає 59%.

ЕПК держархіву погодила описи справ з особового складу загальним обсягом на 10099 спр., що складає 171% планових завдань року, т.ч представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 2981 спр. (127%), міськрад – на 7118 спр. (199%).

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Новомиколаївської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Бердянської, Мелітопольської, Енергодарської міськрад.

Проведено упорядкування та приймання на зберігання до архівних установ виборчих документів окружних виборчих комісій з виборів народних депутатів України 2012 року.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 172, в т.ч. 104 комплексних, 98 тематичних і 73 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ.

Для підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 25 семінарів з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 738 слухачів, прийнято участь в роботі 33 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 495 номенклатур справ, 71 інструкцію з діловодства, 54 положення про ЕК та 439 положень про архівні підрозділи, 138 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 114 тис. справ, представлених установами – джерелами формування НАФ.

Погоджено описи з особового складу на 12769 справ, 159 номенклатур справ, 25 інструкцій з діловодства, 33 положення про ЕК та 51 положення про архівні підрозділи, 374 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 29,5 тис. справ, представлені іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ – джерел формування НАФ: Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій, Бердянської міськради;

- з погодження номенклатур справ – Великобілозерської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Енергодарської, міськрад;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 414 справи, до знищення виділено 49 справ з дублетною інформацією.

Використання документів

Відповідно до рішення Запорізької обласної ради від 29.10.2009 №9 «Про Обласну програму з увіковічення пам’яті захисників Вітчизни, які загинули в роки Великої Вітчизняної війни, «Згадаймо всіх поіменно» на 2010-2015 роки» та на виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2011 № 26 архівним відділом Енергодарської міськради підготовлено біографічні довідки на 6-х учасників бойових дій Великої Вітчизняної війни, жителів м.Енергодара та надано довідки для публікації до Запорізького обласного відділення пошуково-видавничого агентства «Книга пам’яті України».

Архівним відділом Енергодарської міськради за документами із архівних фондів підготовлено 3 ініціативних інформування: про відкриття у м. Енергодарі пам’ятників та пам’ятних знаків (для ЕЗОШ №2 та відділу інформації та зв'язків з громадськістю виконавчого комітету міської ради), про перейменування підприємств, установ та закладів міста (для відділу інформації та зв'язків з громадськістю виконавчого комітету міської ради), про створення садово-городних товариств та гаражно-будівельних кооперативів у місті (для оргвідділу міської ради).

Архівними відділами Великобілозерської, Вільнянської, Куйбишевської, Оріхівської райдержадміністрацій, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад до 68-й річниці Перемоги в Великій Вітчизняній війні та 70-річчя визволення області від німецько-фашистських загарбників, 22-ї річниці незалежності України, до Дня Конституції України, до 43-річниці з Дня заснування міста Енергодара підготовлено 11 виставок документів, в т.ч. одна он-лайн на офіційному веб-сайті виконавчого комітету міської ради.

Архівним відділом Вільнянської райдержадміністрації підготовлена радіопередача, Василівської та Приморської райдержадміністрацій в місцевих ЗМІ опубліковано 3 статті з питань діяльності архівних відділів.

Архівним відділом Енергодарської міськради проведено екскурсію для учнів шкіл м. Енергодара.

Архівними відділами виконано 1212 тематичних запитів, в т.ч. 1165 (96%) з позитивною відповіддю, з них за документами НАФ – 1025 (85%) запитів.

На запити соціально-правового характеру видано 6858 довідок, в т.ч. 6466 (94%) з позитивною відповіддю. З них на запити про заробітну плату та стаж – 5759 ( 84%) довідок, в т.ч. на пільгових умовах – 2409 (35%) довідок, майнових – 861 (12%). За документами НАФ виконано 1224 (18%) запитів соціально-правового характеру. На особистому прийомі надійшло 4460 звернень громадян.

Найбільшу кількість тематичних запитів виконано архівними відділами Запорізької, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Мелітопольської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій; запитів соціально-правового характеру - Запорізької - 3189, Бердянської - 740, Енергодарської – 1443 міськрад, Бердянської – 49, Гуляйпільської – 53, Запорізької - 50, Мелітопольської - 298, Оріхівської - 75, Пологівської – 86, Приморської – 294, Якимівської – 62 райдержадміністрацій.

Надано послуги 330 користувачам документів, всі громадяни України, яким було видано 1804 справи.

Діяльність мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (трудових архівів)

Протягом 9 місяців2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішеннями сесій сільських рад та виконкому Зеленівської сільської ради створено 4 трудових архіви: трудовий архів Констянтинівської сільської ради Мелітопольського району та трудові архіви Банівської, Зеленівської, Коларівської сільських рад Приморського району. Станом на 01.11.2013 в Запорізькій області діють 80 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 79, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Про діяльність трудового архіву Костянтинівської сільради Пологівського району по роботі з документами ліквідованих установ та виконанню запитів громадян заслухано на виїзному засіданні ЕПК Державного архіву у Пологівському районі.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 6085 спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Бердянської – 504, Михайлівської – 455, Оріхівської – 1795, Чернігівської – 677 справ. Трудовими архівами сільських, міських рад міст районного значення прийнято 1717 справ.

Виконано 1130 тематичних запитів та 10271 запит соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 1094 (97%) і 10111 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 1414 запитів, що складає 14% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 7049 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 904, районних рад: Бердянської – 524, Вільнянської – 567, Кам’янсько-Дніпровської – 995, Куйбишевської - 476, Михайлівської – 469, Оріхівської – 748, Приазовської – 1067, Токмацької – 616, Чернігівської – 416 запитів. Трудовими архівами сільських, міських рад міст районного значення 7 районів виконано 3200 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Потребує приведення у відповідність до діючого законодавства чисельність працівників архівних відділів. З 20 архівних відділів райдержадміністрацій лише в 5 штатна чисельність складає 2 шт.од., в інших 15 архівних відділів штатна чисельність складає 1 шт.од. Потребує збільшення штатна чисельність трудових архівів.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ. Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Пожежні сигналізації встановлені в 8 із 29 архівосховищах 8-ми архівних відділів райдержадміністрацій (28%), в т.ч. в архівному відділі Токмацької райдержадміністрації - з виведенням на пульт чергового адмінбудинку райдержадміністрації та в 25-ти (73%) із 37-ми архівосховищ відділів Бердянської, Запорізької, Енергодарської Мелітопольської міськрад, з них в 22-х архівосховищах архівних відділів - з виведенням на пульт центрального спостереження, в 3-х архівосховищах архівного відділу Запорізької міськради – з виведенням на пульт чергового адміністративного будинку міськради. В 3-х архівосховищах архівного відділу Запорізької міськради та всіх 5-ти архівосховищах архівного відділу Токмацької міськради сигналізації відсутні.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Не виконали планові завдання за 9 місяців 2013 року архівні відділи:

- з картонування справ – Новомиколаївської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради;

- з перевіряння наявності справ – Пологівської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій, Мелітопольської міськради;

- з каталогізації документів – Запорізької міськради;

- з приймання на зберігання документів НАФ - Новомиколаївської, Приазовської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради;

- з проведення перевірок архівних підрозділів і служб діловодства установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів - Бердянської, Василівської, Веселівської, Запорізької, Михайлівської, Приазовської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Мелітопольської, Михайлівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій, Токмацької міськради.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах Бердянського (29% ), Василівського (26%), Запорізького (25%), Пологівського (44%), Приазовського (11%), Чернігівського (39%), Якимівського (40%) районів та міста Запоріжжя (52%).

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

1) здійснити необхідні заходи щодо приведення у відповідність до діючого законодавства юридичного статусу та штатної чисельності працівників архівних відділів.

2) звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2013 року;

3) забезпечити здійснення планування роботи архівних установ Запорізької області на 2014 рік та підготовку звітності за 2013 рік; термін виконання: листопад-грудень 2013 року;

4) більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

5) посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2013 році; термін виконання - листопад 2013 року;

6) завершити роботу щодо перескладання списків установ-джерел формування НАФ та установ, в діяльності яких не утворюються документи НАФ в зоні комплектування архівних відділів; списки подати на розгляд ЕПК Державного архіву Запорізької області; термін виконання – 15.11.2013;

7) посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Запорізької, Мелітопольської, Михайлівської, Приазовської, Пологівської, Приморської, Розівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськради; термін виконання – 15.11.2013;

8) забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - грудень 2013 року;

9) вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, які надходять на архівне зберігання;

10) забезпечити активну участь у заходах до 90-річчя заснування районів сучасної Запорізької області, роковинам Голодомору 1932-1933 років в Україні, іншим пам’ятним і ювілейним датам, вільний доступ громадськості до архівних документів;

11) забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 1), 2), 3), 4), 5), 9), 11) пункту 2 цих пропозицій.

4. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації».

5. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання відділам архівним міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

6. Рекомендувати головам райдержадміністрацій, міським головам та головам районних рад посилити контроль та здійснити необхідні заходи щодо:

- приведення у відповідність до діючого законодавства та нормативних вимог штатної чисельності працівників архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів;

- забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів.

7. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Зайковському В.О. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

8. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 25.10.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.