РІШЕННЯ №3

Деталі

Створено: Понеділок, 22 липня 2013, 12:53

Перегляди: 5546

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І півріччя 2013 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що за І півріччя 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівними відділами розроблені нові редакції положень про архівні відділи райдержадміністрацій та здійснено заходи щодо їх реєстрації в установленому законом порядку.

На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 червня 2012 року № 590 «Про затвердження Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки» протягом І півріччя 2013 року регіональні цільові соціальні програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 рр. в Запорізькій області (далі – Регіональні цільові програми) затверджені рішеннями сесій районних та міських рад в 9-ти із 20 районів області: Василівському, Великобілозерському, Кам’янсько-Дніпровському, Куйбишевському, Мелітопольському, Приазовському, Пологівському, Чернігівському, Якимівському та в 2-х із 5-ти містах обласного значення: м. Бердянську та м. Мелітополі.

За Регіональними цільовими програмами з метою приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно-правових актів у сфері пожежної безпеки автоматичних систем протипожежного захисту, електрообладнання будівель архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад передбачається установка протипожежної сигналізації у сховищах, проведення ремонту електрообладнання, профілактичних випробувань і замірів опору ізоляції електрообладнання та електромереж в приміщеннях архівних відділів, придбання вогнегасників, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ.

Ці заходи передбачено здійснювати, починаючи з 2014 року. Виділення коштів у І півріччі 2013 року не передбачалось і не виділялось.

Забезпечення збереженості документів НАФ,

створення довідкового апарату

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму архівному відділу Енергодарської міськради установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 150 пог.м.

Протягом І півріччя 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад проведені такі заходи із забезпечення пожежної безпеки.

Працівники архівного відділу Пологівської райдержадміністрації пройшли навчання та перевірку знань за курсом «Пожежної безпеки керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій» та отримали посвідчення від 27.02.2013 № 579 та № 580.

Відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах протягом І півріччя 2013 року з начальниками архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад проведені повторні інструктажі з питань пожежної безпеки в архівній установі.

У травні місяці Веселівським районним сектором ГУ ДСНС України в Запорізькій області була проведена планова перевірка архівного відділу Веселівської райдержадміністрації з питань дотримання вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки та цивільного захисту. Складено припис від 24.05.2013 № 137. Архівним відділом розроблений план заходів на усунення порушень.

Перевірок стану протипожежної безпеки інших архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області представниками Держпожежнагляду протягом І півріччя 2013 року не було, приписи не складалися.

Архівними відділами разом з відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах проведені огляди та перевірки стану пожежної безпеки приміщень архівних відділів, установок пожежної сигналізації, первинних засобів пожежогасіння, електричних мереж, електрообладнання та опалювального устаткування. За результатами перевірок керівництву райдержадміністрацій та міськрад були надані доповідні записки про вжиття заходів щодо покращення стану справ.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2013 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 18135 справ, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 16095 справ, міськрад – 2040 справ, що складає відповідно 68% і 89% від програмних завдань року. Перевірено 6881 справа, які зберігаються в 69 установах – джерелах формування НАФ, що складає відповідно 68% і 65% від програмних завдань року в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 4207 справ в 58 установах, міськрад – 2674 справи в 11 установах.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 230 справ, закартоновано 9790 справ, що складає відповідно 112% та 171% планових завдань.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Бердянської, Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Протягом І півріччя продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 109 спр., складено карток на 560 документів.

В цих напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Енергодарської міськради.

Архівним відділом Токмацької райдержадміністрації проведено описування відеофільму «Токмачани на Сорочинцях 2012».

Формування Національного архівного фонду

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 10038 (у 2012 р. – 10820) справ управлінської документації при плані 7999 справ.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Бердянської, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Архівним відділом Токмацької райдержадміністрації прийнято на зберігання один відеофільм.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання 5647 (у 2012 р. – 2872) справ з особового складу ліквідованих установ, в т.ч. до архівних відділів райдержадміністрацій – 39 справ, міськрад – 5608 справ.

До Державного архіву області архівними відділами передано понад 5882 справи. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Якимівської райдержадміністрацій, Мелітопольської міськради.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом півріччя ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 197 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 9198 справ (у 2012 р. – 9607 справ) управлінської документації, що складає 126% планових завдань на півріччя, в т.ч 141 установою в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 6154 справ (113%), 56 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 3044 справ (165%). Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за І півріччя складає 53%.

ЕПК держархіву погодила описи справ з особового складу загальним обсягом на 6665 справ (у 2012 р. - 8824 справ), що складає 194% планових завдань на півріччя, в т.ч представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 2213 справи (168%), міськрад – на 4452 справи (210%).

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Новомиколаївської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Бердянської, Мелітопольської міськрад.

Проведено упорядкування та приймання на зберігання до архівних установ виборчих документів окружних виборчих комісій з виборів народних депутатів України 2012 року.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 172, в т.ч. 68 комплексних, 60 тематичних і 44 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ, що відповідає плановим завданням.

Для підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 21 семінар з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 581 слухач, прийнято участь в роботі 24 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 432 (у 2012 р. – 294) номенклатури справ, 54 інструкції з діловодства, 47 положень про ЕК та 368 положення про архівні підрозділи, 92 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 72,5 тис. справ, представлених установами – джерелами формування НАФ.

Погоджено описи з особового складу на 8391 справу, 134 номенклатури справ, 22 інструкції з діловодства, 28 положення про ЕК та 45 положень про архівні підрозділи, 258 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 90 тис. справ, представлені іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ – джерел формування НАФ –Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій;

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, міськрад, Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 414 справи, до знищення виділено 49 справ з дублетною інформацією.

Використання документів

Відповідно до рішення Запорізької обласної ради від 29.10.2009 №9 «Про Обласну програму з увіковічення пам’яті захисників Вітчизни, які загинули в роки Великої Вітчизняної війни, «Згадаймо всіх поіменно» на 2010-2015 роки» та на виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2011 № 26 архівним відділом Енергодарської міськради підготовлено біографічні довідки на 6-х учасників бойових дій Великої Вітчизняної війни, жителів м.Енергодара та надано довідки для публікації до Запорізького обласного відділення пошуково-видавничого агентства «Книга пам’яті України».

Архівним відділом Енергодарської міськради проведено екскурсію для учнів шкіл та за документами із архівних фондів підготовлено:

- 3 ініціативних інформування: про відкриття у м. Енергодарі пам’ятників та пам’ятних знаків (для ЕЗОШ №2 та відділу інформації та зв'язків з громадськістю виконавчого комітету міської ради), про перейменування підприємств, установ та закладів міста (для відділу інформації та зв'язків з громадськістю виконавчого комітету міської ради), про створення садово-городних товариств та гаражно-будівельних кооперативів у місті (для оргвідділу міської ради).

- 2 виставки документів: до 68-й річниці Перемоги над німецько-фашистськими загарбниками «Великая Отечественная война строчками фронтовых писем…», в т.ч. он-лайн на офіційному веб-сайті виконавчого комітету міської ради;

- до 43-річниці з Дня заснування міста Енергодара «Заглянем в прошлое, чтобы яснее видеть наше будущее».

Архівними відділами Куйбишевської, Оріхівської райдержадміністрацій до Дня Конституції України підготовлено 2 виставки документів із архівних фондів.

Архівним відділом Василівської райдержадміністрації в місцевих ЗМІ опубліковано 2 статті з питань діяльності архівного відділу.

Архівними відділами виконано 901 (у 2012 р. – 810) тематичний запит, в т.ч. 877 (97 %) з позитивною відповіддю, з них за документами НАФ – 738 (82%) запитів. На запити соціально-правового характеру видано 4492 (у 2012 р. – 4534) довідки, в т.ч. 4006 (89%) з позитивною відповіддю. З них на запити про заробітну плату та стаж – 3815 (85%) довідок, в т.ч. на пільгових умовах – 1655 (37%) довідок, майнових – 515 (11%). За документами НАФ виконано 772 (17%) запитів соціально-правового характеру. На особистому прийомі надійшло 3042 звернення громадян.

Найбільшу кількість тематичних запитів виконано архівними відділами Запорізької, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Василівської, Вільнянської, Мелітопольської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій; запитів соціально-правового характеру - Запорізької - 2107, Бердянської - 470, Енергодарської – 951 міськрад, Бердянської – 32, Запорізької - 41, Мелітопольської - 208, Оріхівської - 52, Пологівської – 56, Приморської – 151, Якимівської – 45 райдержадміністрацій.

Надано послуги 242 користувачам документів, яким було видано 1396 справ.

Діяльність мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (трудових архівів)

Протягом І півріччя 2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії створено трудовий архів Костянтинівської сільської ради Мелітопольського району. Станом на 01.04.2013 в Запорізькій області діють в області діють 77 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 76, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Про діяльність трудового архіву Костянтинівської сільради Пологівського району по роботі з документами ліквідованих установ та виконанню запитів громадян заслухано на виїзному засіданні ЕПК Державного архіву у Пологівському районі.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 3405 справ з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Василівської – 118, Кам’янсько-Дніпровської – 126, Михайлівської – 455, Оріхівської – 1698 справ. Трудовими архівами сільських, міських рад міст районного значення прийнято 670 справ.

Виконано 791 тематичний запит та 7077 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 768 (97%) і 6961 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 1011 запитів, що складає 14% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 4543 звернення громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 638, районних рад: Бердянської – 340, Вільнянської – 336, Кам’янсько-Дніпровської – 635, Куйбишевської - 343, Оріхівської – 496, Приазовської – 815, Токмацької - 483 запити. Трудовими архівами сільських, міських рад міст районного значення 7 районів виконано 2109 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків.

Потребує приведення у відповідність до діючого законодавства чисельність працівників архівних відділів. З 20 архівних відділів райдержадміністрацій у 5-ти штатна чисельність складає 2 шт.од., в інших 15 архівних відділів штатна чисельність складає 1 шт.од.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ. Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8% - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Не виконали планові завдання за І півріччя 2013 року архівні відділи:

- з картонування справ – Новомиколаївської, Приазовської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Пологівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради;

- з приймання на зберігання документів НАФ - Новомиколаївської, Приазовської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій;

- з проведення перевірок архівних підрозділів і служб діловодства установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів - Василівської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Веселівської, Вільнянської, Мелітопольської, Михайлівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах Бердянського (29% ), Василівського (21%), Запорізького (23%), Пологівського (34%), Приазовського (11%), Чернігівського (29%), Якимівського (34%) районів.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. За І півріччя 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

1) у межах повноважень забезпечити виконання заходів Державної цільової соціальної та місцевих програм забезпечення пожежної безпеки;

2) здійснити необхідні заходи щодо приведення у відповідність до діючого законодавства юридичного статусу та штатної чисельності працівників архівних відділів.

3) звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2013 року;

4) більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

5) посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2013 році; термін виконання - листопад 2013 року;

6) завершити роботу щодо перескладання списків установ-джерел формування НАФ та установ, в діяльності яких не утворюються документи НАФ в зоні комплектування архівних відділів; списки подати на розгляд ЕПК Державного архіву Запорізької області; термін виконання – жовтень 2013 року;

7) посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Пологівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради; термін виконання – ІІ півріччя 2013 року;

8) забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - ІІ півріччя 2013 року;

9) вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, які надходять на архівне зберігання;

10) забезпечити активну участь у заходах, присвячених 1025-річчю Хрещення Київської Русі; 22-й річниці незалежності України; Дню партизанської слави та ін.; вільний доступ громадськості до архівних документів;

11) забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 1.2., 1.3., 1.8., 1.10 цих пропозицій.

4. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації».

5. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання архівним відділам міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

6. Рекомендувати головам райдержадміністрацій та міським головам здійснити необхідні заходи щодо приведення у відповідність до діючого законодавства штатної чисельності працівників архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

7. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Зайковському В.О. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

8. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області в межах повноважень надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 19.07.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Заступник голови колегії О.Л. Пилявська

Секретар засідання Н.М. Турковська