РІШЕННЯ № 3

Деталі

Створено: П'ятниця, 27 грудня 2013, 07:11

Перегляди: 4982

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2013 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши й обговоривши інформацію начальників відділів зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.) та формування Національного архівного фонду та діловодства (Фурсенко Т.В.) про виконання Державним архівом Запорізької області у 2013 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки, колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що Державним архівом Запорізької області проводиться постійна робота щодо виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Контроль за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) є невід’ємною складовою діяльності архівних установ України щодо фізичного збереження національної архівної спадщини. Акумульовані в архівних установах величезні масиви вимагають посиленої уваги до умов їх зберігання. Цей аспект діяльності архівних установ – складна комплексна проблема, яка, у свою чергу, вимагає комплексного підходу на рівні управлінських, науково-методичних, практичних заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів НАФ, забезпечення їх належного фізичного стану як в поточний момент, так і в довгостроковій перспективі.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11 2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» та на виконання цих завдань і розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки (далі – Програма). Постійний контроль дасть змогу зберегти документи, запобігати можливості їх знищення, пошкодження, викрадення та виникненню інших надзвичайних ситуацій.

Мета Програми – забезпечення довготривалого збереження документів НАФ через отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів НАФ в Державному архіві Запорізької області.

Основні завдання Програми :

– перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;

– виявлення та усунення недоліків у обліку документів;

– виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;

– виявлення та облік документів, що потребують реставраційного та іншого оброблення;

Реалізація заходів, передбачених Програмою, дасть можливість:

– запобігти збільшенню пошкодження та втрати документів НАФ;

– удосконалити нормативно-правову, організаційно-методичну та матеріально-технічну базу зберігання документів НАФ;

– сформувати сучасні організаційні моделі контролю на усіх етапах виконання Програми;

– впровадити єдині технологічні вимоги щодо контролю за наявністю, станом та рухом документів.

Загалом Державним архівом Запорізької області заплановано перевірити 4827 фондів - 924000 справ, в тому числі:

- фондів І категорії – 334 (110000 справ);

- фондів ІІ категорії – 1034 (421000 справ);

- фондів ІІІ категорії -3459 (393000 справ).

З метою упорядкування роботи, встановлення комплексу управлінських, організаційно-технічних, методичних та інших практичних заходів, спрямованих на здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у цьому році була розроблена Інструкція про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2013 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 316 фондів - 48500од. зб. (кількість справ вказано приблизно):

- перевірено 320 фондів (І категорії – 35; ІІ категорії – 65; ІІІ категорії – 220 фондів);

- перевірено 54426 справ (І категорії – 16421 од. зб., ІІ категорії – 30578 од. зб., ІІІ категорії – 7427 од. зб.);

- загальна кількість невиявлених справ – 86 од. зб. (в т. ч. вперше – 82 од. зб., повторно – 4 од. зб.). Знайдено 3 од. зб., які перебували у розшуку;

- виявлено і обліковано 16 необлікованих справ;

- не перевірено 21 фонд (265 од. зб.), які внесено до Програми помилково, бо вони рахуються як приєднані (ІІ категорії – 7 фондів, 102 од. зб. (Р-1215, Р-1228, Р-1248, Р-1271, Р-1332, Р-1665, Р-1666); ІІІ категорії 14 фондів, 163 од. зб. (Р-1225, Р-1233, Р-1306, Р-1323, Р-1328, Р-1336, Р-1371, Р‑1408, Р-1420, Р-1571, Р-1576, Р-1656, Р-1659, Р-1681);

- перевірено 25 фондів, які не були включені до Програми (І категорії – 3 фонди (Р-996, Р-2463, оп.1, 6, Р-5676, оп. 2, 3, 4); ІІ категорії – 13 фондів (Р‑1300, оп. 2, П-117, П-246, П-247, П-248, П-250, П-273, П-285, П-356, П‑357, П-459, П-488, П-1199); ІІІ категорії – 9 фондів (115, 126, 127, 131, 170, 183, 240, Р-578, Р-2006);

- перевірено не включених до Програми 31435 од. зб. (в т. ч. І категорії – 2026 од. зб., ІІ категорії – 28460 од. зб., ІІІ категорії – 949 од. зб.);

- потребують оправлення -559 од. зб., ремонту – 29 од. зб., реставрації – 212 од. зб. Справ, що потребують дезинфекції та дезинсекції – немає.

За період 2009-2013 рр. перевірено 1225 фондів (193606 од. зб.) при плані 1205 фондів (162200 од. зб., кількість справ вказано приблизно), в тому числі перевірено:

- фондів І категорії – 179 (95146 од. зб.);

- фондів ІІ категорії – 284 (59858 од. зб. );

- фондів ІІІ категорії - 762 (38602 од. зб.)

Всі наявні фонди, що були включені до Програми перевірено.

Перевірено 71 фонд (52224 од. зб.), які не були включені до Програми.

Виявлено відсутніх 209 справ, з них 153 справи вперше, 56 справ поставлено в розшук раніше, розшукано 16 справ.

На 01.01.2014 в розшуку знаходиться 322 справи.

Виявлено справ, що потребують реставрації – 611, ремонту – 755, оправлення та підшивки – 7325.

Справ, що потребують дезинфекції та дезинсекції – немає.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2013 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 4085 од. зб. (кількість одиниць зберігання вказано приблизно) в 19 установах, організаціях та підприємствах (далі – організації), що перебувають у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області.

З метою поліпшення контролю за станом зберігання документів в архівних підрозділах установ, підприємств та організацій на допомогу працівникам цих підрозділів в 2012 році були розроблені Методичні рекомендації “Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ”. Перевіряння наявності, стану і руху документів НАФ в організаціях проводиться згідно з методичними рекомендаціями.

У 2013 році перевірено 19 організацій. Загальна кількість справ, яка зберігаються в організаціях, за обліковими документами (описами) складає 1588, загальна кількість справ в наявності – 1574, не виявлено 14 справ. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту або оправлення.

Протягом 2009-2013 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ в 83 юридичних особах у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області. Загальна кількість перевірених справ – 24991 од. зб., не виявлено 67 справ. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, оправлення або підшивки.

Але треба зауважити, що кількість перевірених справ у 2009-2013 роках в організаціях не відповідає загальної кількості справ, зазначених в Програмі, тому що кількість одиниць зберігання в ній вказано приблизно. За час дії Програми в організаціях відбувалося упорядкування документів, передавання їх на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області (в деяких організаціях двічі відбулося передавання справ).

Вся інформація про кількість перевірених юридичних осіб, що зберігають документи Національного архівного фонду, кількість перевірених та невиявлених справ, відображена в довідках перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, а також у звітах про результати виконання Програми, які щорічно надсилаються до Державної архівної служби України в електронному вигляді.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про виконання Державним архівом Запорізької області у 2013 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити постійний контроль за виконанням заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

3. Начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю.:

1) забезпечити у 2014 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити організацію обліку справ невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

3) забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ.

4. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Фурсенко Т.В. забезпечити у 2014 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 27.12.2013 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.