РІШЕННЯ №3

Деталі

Створено: Середа, 24 квітня 2013, 08:28

Перегляди: 6930

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2013 року

Архівними установами області протягом І кварталу 2013 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Керуючись статтею 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівними відділами розроблені нові редакції положень про архівні відділи райдержадміністрацій та здійснено заходи щодо їх реєстрації в установленому законом порядку.

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму архівному відділу Енергодарської міськради установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 150 пог.м.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2013 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 11474 справи, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 9799 справ, міськрад – 1675 справ, що складає відповідно 31% і 49% від програмних завдань року. Перевірено 4668 справ, які зберігаються в 41 установі – джерелах формування НАФ, що складає відповідно 46% і 39% від програмних завдань року.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької, Бердянської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 95 справ, закартоновано 4679 справ, що складає відповідно 118% та 188% планових завдань на квартал.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад.

Протягом І кварталу продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 77 спр., складено карток на 404 документа.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій.

Архівним відділом Токмацької райдержадміністрації проведено описування відеофільму «Токмачани на Сорочинцях 2012».

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 4679 спр. управлінської документації, що складає 179% планових завдань.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Вільнянської, Запорізької, Куйбишевської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Архівним відділом Токмацької райдержадміністрації прийнято на зберігання один відеофільм.

До архівних відділів надійшло на зберігання 4816 спр. з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано понад 1,2 тис. справ.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом кварталу ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 88 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 5102 спр. управлінської документації, що складає 162% планових завдань на квартал, в т.ч 62 установами в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 2941 спр. (130%), 26 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 2161 спр. (245%). Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за І квартал складає 44%.

ЕПК держархіву погодила описи справ з особового складу загальним обсягом на 2499 спр., що складає 169% планових завдань на квартал, в т.ч представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 619 спр. (100%), міськрад – на 1880 спр. (219%).

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Запорізької, Пологівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Бердянської, Мелітопольської міськрад.

Проведено упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 78, в т.ч. 33 комплексних, 26 тематичних і 19 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ.

Для підвищення квадіфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 13 семінарів з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 415 слухачів, прийнято участь в роботі 18 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 363 номенклатури справ, 36 інструкцій з діловодства, 25 положень про ЕК та 261 положення про архівні підрозділи, 51 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 45 тис. справ, представлених установами – джерелами формування НАФ.

Погоджено описи з особового складу на 6,5 тис. справ, 115 номенклатур справ, 20 інструкцій з діловодства, 21 положення про ЕК та 31 положення про архівні підрозділи, 142 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 49,3 тис. справ, представлені іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ – джерел формування НАФ – Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій;

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Великобілозерської, Веселівської, Кам’янсько-Дніпровської, Оріхівської, Пологівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 182 справи, до знищення виділено 49 справ з дублетною інформацією.

Проводилася робота з використання документів. Архівним відділом Василівської райдержадміністрації в місцевих ЗМІ опубліковано 2 статті з питань діяльності архівного відділу.

Архівними відділами виконано 485 тематичних запитів, з них 97 % з позитивною відповіддю, 2404 запити соціально-правового характеру, з них 88% з позитивною відповіддю. На особистому прийомі надійшло 1571 звернення громадян.

Найбільшу кількість запитів соціально-правового характеру виконано архівними відділами Запорізької - 1148, Бердянської - 255, Енергодарської – 487 міськрад, Василівської, Вільнянської, Мелітопольської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської, Пологівської, Якимівської райдержадміністрацій.

Надано послуги 144 користувачам документів, яким було видано 826 справ.

Протягом І кварталу 2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії створено трудовий архів Констянтинівської сільської ради Мелітопольського району. Станом на 01.04.2013 в Запорізькій області діють в області діють 77 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 76, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 2703 спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Василівської – 118, Кам’янсько-Дніпровської – 113, Оріхівської – 1690 справ.

Виконано 417 тематичних запитів та 3677 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 405 (97%) і 3618 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 472 запити, що складає 13% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 2512 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 278, районних рад: Бердянської – 196, Вільнянської – 173, Кам’янсько-Дніпровської – 299, Куйбишевської 196, Оріхівської – 260, Приазовської – 521, Токмацької - 263 запити. Сільськими радами 7 районів виконано 970 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ. Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Не відповідають вимогам до розташування приміщення архівних відділів Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах Бердянського (14% ), Василівського (21%), Запорізького (18%), Приазовського (10%) районів.

Не виконали планові завдання за І квартал 2013 року архівні відділи:

- з картонування справ – Бердянської міськради, Василівської, Веселівської, Мелітопольської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Мелітопольської, Пологівської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій;

- з приймання на зберігання управлінської документації – Бердянської міськради, Василівської, Веселівської, Мелітопольської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Енергодарської, Токмацької міськрад, Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Мелітопольської, Михайлівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій.

Враховуючи зазначене, з метою покращення роботи у сфері архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1 звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2013 року;

2.2. більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

2.3. посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2013 році; термін виконання - листопад 2013 року;

2.4. посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад; термін виконання – до 20 листопада 2013 року;

2.5. забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - листопад 2013 року;

2.6. вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання;

2.7. ініціювати проведення необхідних заходів щодо інформатизації архівної справи, впровадження автоматизованих інформаційно-пошукових систем, створення та забезпечення інформаційного наповнення консультативних сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, міських та районних рад, підключення архівних відділів до мережі Інтернет;

2.8. забезпечити активну участь у заходах, присвячених визволенню України від німецько-фашистських загарбників в роки Великої Вітчизняної війни 1941‑1945 рр.; до 90-річчя заснування районів сучасної Запорізької області та ін.; вільний доступ громадськості до архівних документів;

2.9. забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 2.2., 2.3., 2.6., 2.7., 2.9 цього рішення.

4. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації».

5. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання відділам архівним міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

6. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Зайковському В.О. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

7. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

8. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

9. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора державного архіву Пилявську О.Л.