ДОВІДКА про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2015 року

Деталі

Створено: Понеділок, 02 листопада 2015, 08:24

Перегляди: 5791

ДОВІДКА

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І квартал 2015 року

Основні організаційні заходи

Державним архівом Запорізької області протягом І кварталу 2015 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання доручення Першого Віце-премєр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК «Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства» у І кварталі 2015 року було затверджено Перелік фондів Державного архіву Запорізької області, що містять документи грифи секретності яких підлягають перегляду у 2015 році; проведено консультації з відповідними установами щодо залучення їх представників з відповідними формами допуску до державної таємниці до перегляду грифів секретності документів, що перебувають на постійному зберіганні в Державному архіві Запорізької області.

На виконання Указу Президента України від 13.11.2014 № 871/2014 «Про відзначення Дня Соборності України» Державним архівом Запорізької області у межах компетенції було проведено такі заходи:

15 січня в архіві відбувся День інформування «Соборність України: погляд в історію, уроки та висновки»;

20 січня в читальному залі відкрилася виставка архівних документів «Становлення української державності на Запоріжжі (1917-1919)»;

22 січня в газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» вийшла стаття «Біля витоків створення української армії» (№ 6-7 (23539-23540) від 22 січня 2015 р.)

20 лютого в читальному залі архіву була відкрита книжкова виставка «Українська державність в історичній літературі», у якій представлено добірку книг, що зберігаються в Державному архіві Запорізької області, які розповідають про минуле українського народу в його політичній та економічній історії, історію визвольної боротьби українського народу, культуру та побут українців.

До ювілейної дати 110-річчя Запорізької обласної універсальної наукової бібліотеки ім. М.Горького було проведено такі заходи:

15 січня у читальному залі та на офіційному сайті архіву експонувалися книжкова та документальна виставки «З історії діяльності Олександрівської міської громадської бібліотеки» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=482%3A-110-&lang=ua);

у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» у рубриці «З архівних джерел» й на офіційному сайті вийшла публікація «Молодість старої книгозбірні: штрихи до історії» (№3-4 (25536-23537) (http://www.zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=7943:2015-01-15-15-11-31&catid=38:2009-04-14-10-29-22&Itemid=56).

Здійснювалися заходи з організації широкого використання архівної інформації для задоволення наукових, соціальних і культурних потреб громадян:

Національному музею «Меморіал пам'яті жертв голодоморів в Україні» (м. Київ) для експонування на всеукраїнській документально-публіцистичній виставці «Злочини радянського тоталітаризму. Знищення Соборної України у 1919-1920 рр. Голодомор 1921-1922 рр.» були направлені документи з фондів держархіву Запорізької області.

16 лютого на адресу Мелітопольського міського краєзнавчого музею були направлені матеріали про перших секретарів міськкому КПУ для використання в експозиціях та написанні праці.

У лютому для написання книги з історії Запорізького району області було надано сприяння відділу культури райдержадміністрації, представникам сільрад в отриманні інформаційних матеріалів.

За І квартал 2015 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 1041 (938 – у 2014 році, 1441 – у 2013 році, 1127 – у 2012 році, 1138 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 214 (295 – за аналогічний період минулого року), 316 – у 2013 році, 261 у 2012 році, 254 у 2011 році).

Протягом І кварталу 2015 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 75 інформацій, до Державної архівної служби України – 48.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І кварталу нормативно-правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І квартал 2015 року проведено 2 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 8 питань:

І квартал

Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2015 рік.

Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2015 року.

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2014 рік.

Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2014 рік.

Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2014 році.

Про підсумки роботи архівних установ області за 2014 рік та завдання на 2015 рік.

Про підсумки роботи архівних установ області для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів) за 2014 рік.

Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2014 році.

Проведення перевірок архівних установ

За І квартал 2015 року проведено одну тематичну перевірку архівного відділу Василівської райдержадміністрації з питань упорядкування та підготовки до передавання на зберігання документів Окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України року одномандатного виборчого округу № 79.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2014 рік та їх завдання на 2015 рік розглядалося на засіданні колегії 18.02.2015.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2015 проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ.

Протягом І кварталу 2015 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії Басанської сільської ради від 18.12.2014 № 69 створено 1 трудовий архів в Пологівському районі. Станом на 01.04.2015 в Запорізькій області діють 84 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 83, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І квартал 2015 року відреставровано 0,8 тис.арк.(у 2014 році 0,9 тис. арк.), відремонтовано 2,7 тис. арк. (у 2014 році 4,1тис. арк.) документів, оправлено і підшито 289 справ ,(у 2014 році 685 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 10 рулонів страхового фонду (у 2014 році – 10 рулонів), 609 негативів фотодокументів.(у 2014 році 502 негативів).

На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 рр. проведено перевіряння наявності і стану документів по 13 фондах, перевірено 3925 справ.

Проводилося виявлення унікальних документальних пам’яток по фондах, що заплановані на проведення удосконалення описів. Переглянуто 243 справи, унікальних документальних пам’яток не виявлено.

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 49 (30 у 2014 році) фондах на паперовій основі і 26 фотодокументів на електронних носіях.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена роботи з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: проводилася робота по складанню географічного покажчика, вивірення тексту путівника.

Проводилось удосконалення описів фондів:

ф. 109 Оріхівське повітове училище, м. Оріхів Бердянського повіту Таврійської губернії;

ф. 108 Оріхівське 3-класне міське училище, м. Оріхів Бердянського повіту Таврійської губернії;

ф. Р-356 Запорізький районний виконавчий комітет Рад робітничих, селянських і червоноармійських депутатів, м. Запоріжжя Запорізького округу УСРР.

Проводилася робота з поповнення бази даних «Архівні фонди України» даними фондів, які надійшли на постійне зберігання протягом 2015 року, уточнення відомостей щодо раніше приєднані та передані фонди, внесення виправлень в інформацію про фонди відповідно до наказу Державної архівної служби України від 27.09.2013 № 137 «Про заходи щодо прискорення роботи зі створення Інформаційної системи «Архівні фонди України».

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2014 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 3640 (994 у 2014 році) справ по 49 (30 у 2014 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 15000 справ) і 26 фотодокументів на електронних носіях.

Протягом І кварталу 2015 року проведено 3 засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких розглянуто питання про підсумки роботи ЕПК за 2014 рік та завдання на 2015 рік, про графіки передавання на постійне зберігання управлінської документації, документів особового походження, фотодокументів установами – джерелами комплектування НАФ, архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад на 2015 рік, про внесення змін до списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архіву та списку юридичних та фізичних – джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву осіб, про стану підготовки документів до архівного зберігання та забезпечення їх збереженості в Управлінні у справах преси та інформації обласної державної адміністрації та Запорізькій організації Національної спілки художників України тощо. Погоджено 5 інструкцій з діловодства (1 - у 2014 році), 7 положень про експертні комісії (34 - у 2014 році), 9 положень про архівні підрозділи ( 23 - у 2014 році), 38 номенклатур справ (12 - у 2014 році), 52 акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, на 77245 справ (30 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 92 тис. справ - у 2014 році), схвалено 75 описів на 2275 справ постійного зберігання (101 опис справ постійного зберігання на 2636 справ – у 2014 році), 1 опис фотодокументів на 24 од. обл. та погоджено 67 описів на 7064 справ з кадрових питань (особового складу) (73 описи на 13478 справ – у 2014 році), представлені 57 установами-джерелами формування Національного архівного фонду (65 установами-джерелами формування Національного архівного фонду – у 2014 році).

Погоджено 2 інструкції з діловодства (1 – у 2014 році), 2 номенклатури справ (10 – у 2014 році), 2 акта про вилучення для знищення документів на 12148 справ (8 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 30799 справ – у 2014 році), 1 опис на 55 справ з кадрових питань (особового складу) (2 описи на 51 справу з кадрових питань (особового складу) – у 2014 році), представлені 3 установами, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 2 установам (6 - у 2014 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 9 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб – джерел формування Державного архіву Запорізької області (8 - у 2014 році); 5 тематичних перевірянь (з них - 2 щодо стану підготовки документів до архівного зберігання та забезпечення збереженості документів, 3 - щодо наявності, стану та руху документів НАФ) (4 - у 2014 році), 13 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів (15 - у 2014 році).

Проведено 12 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (10 – у 2014 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2015 для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності архівних установ. У семінарі взяли участь 23 слухачі.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для працівників Державного архіву Запорізької області та архівних відділів райдержадміністрацій.

Для спеціалістів структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міських рад на тему запобігання і протидії проявам корупції на державній службі проведено два семінарських заняття.

Використання інформації документів НАФ

На виконання Указу Президента України від 13.11.2014 № 871/2014 «Про відзначення Дня Соборності України» Державним архівом Запорізької області у межах компетенції було проведено такі заходи:

15 січня в архіві відбувся День інформування «Соборність України: погляд в історію, уроки та висновки»;

20 січня в читальному залі відкрилася виставка архівних документів «Становлення української державності на Запоріжжі (1917-1919)»;

22 січня в газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» вийшла стаття «Біля витоків створення української армії» (№ 6-7 (23539-23540) від 22 січня 2015 р.)

20 лютого в читальному залі архіву була відкрита книжкова виставка «Українська державність в історичній літературі», у якій представлено добірку книг, що зберігаються в Державному архіві Запорізької області, які розповідають про минуле українського народу в його політичній та економічній історії, історію визвольної боротьби українського народу, культуру та побут українців.

До ювілейної дати 110-річчя Запорізької обласної універсальної наукової бібліотеки ім. М.Горького було проведено такі заходи:

15 січня у читальному залі та на офіційному сайті архіву експонувалися книжкова та документальна виставки «З історії діяльності Олександрівської міської громадської бібліотеки» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=482%3A-110-&lang=ua);

у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації «Запорізька правда» у рубриці «З архівних джерел» й на офіційному сайті вийшла публікація «Молодість старої книгозбірні: штрихи до історії» (№3-4 (25536-23537) (http://www.zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=7943:2015-01-15-15-11-31&catid=38:2009-04-14-10-29-22&Itemid=56).

Здійснювалися заходи з організації широкого використання архівної інформації для задоволення наукових, соціальних і культурних потреб громадян:

Національному музею «Меморіал пам'яті жертв голодоморів в Україні» (м. Київ) для експонування на всеукраїнській документально-публіцистичній виставці «Злочини радянського тоталітаризму. Знищення Соборної України у 1919-1920 рр. Голодомор 1921-1922 рр.» були направлені документи з фондів держархіву Запорізької області.

16 лютого на адресу Мелітопольського міського краєзнавчого музею були направлені матеріали про перших секретарів міськкому КПУ для використання в експозиціях та написанні праці.

У лютому для написання книги з історії Запорізького району області було надано сприяння відділу культури райдержадміністрації, представникам сільрад в отриманні інформаційних матеріалів.

У І кварталі 2015 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 861 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2014 р. ‑ 744).

Кількість виконаних запитів ‑ 751, з них надано 506 позитивних відповідей (67 %), 36 (5 %) – надано рекомендації про місцезнаходження документів (у І кварталі 2014 р. виконано 684 запити, з них 446 запитів з позитивним результатом (64 %), переслано за належністю – 36 (5 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 318;

– про підтвердження стажу роботи – 127;

– про майнові права – 107;

– про заробітну плату – 15;

– про підтвердження депутатської діяльності – 7;

– про репресії та розкуркулення – 15;

– про примусове вивезення до Німеччини – 5;

– про нагородження орденами і медалями – 2;

– тематичних (про перейменування підприємств, установ і організацій, надання статутних документів, встановлення правонаступництва та ін.) – 60 та ін.

Протягом І кварталі 2015 року надійшло запитів від інвалідів - 5.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 212 громадян, керівництвом архіву – 11, всього – 223 особи.

Користувачам у читальний зал видано 4441 од. зб. на паперовій основі (4525 у 2014 році).

Методична робота

У І кварталі 2015 року проведено 3 засідання Науково-методичної ради, на яких розглянуто 9 питань науково-методичного характеру.

Кадрова робота

У період 23.03.-27.03.2015 проведено навчання за професійною програмою для працівників Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення (ІІ сесія) у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій. Підвищили кваліфікацію 17 працівників Державного архіву Запорізької області.