ДОВІДКА про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2014 року
- Деталі
- Створено: Четвер, 29 травня 2014, 11:18
- Перегляди: 6662
ДОВІДКА
про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області
за І квартал 2014 року
Основні організаційні заходи
Державним архівом Запорізької області протягом І кварталу 2014 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.
На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.
На виконання доручення Першого Віце-премєр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК “Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства” у І кварталі 2014 року було здійснено підготовчу роботу щодо перегляду грифів секретності секретних та частково секретних архівних фондів, а саме підготовлено та затверджено Перелік фондів Державного архіву Запорізької області, що містять документи грифи секретності яких підлягають перегляду у 2014 році; проведено консультації з відповідними установами щодо залучення їх представників з відповідними формами допуску до державної таємниці до перегляду грифів секретності документів, що перебувають на постійному зберіганні в Державному архіві Запорізької області.
На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки, листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:
‑ 06 лютого ц.р. на сайті держархіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка документів до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=414%3A-l-1943-1944-r-70-&lang=uk).
На виконання наказу Укрдержархіву від 22.07.2013 № 99 "Про участь державних архівних установ у заходах з підготовки та відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка" було проведено такі заходи:
03 лютого ц.р. на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області розміщено банер «До 200-річного ювілею Великого Кобзаря», у якому представлені план заходів Державного архіву Запорізької області на 2013-2014 рр., виставки, видання, статті у ЗМІ.;
15 лютого ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації та на офіційному сайті газети розміщено статтю: «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;
05 березня ц.р. на офіційному сайті Державного архіву Запорізької області було розміщено он-лайнову виставку архівних документів, присвячених 200-річчю від дня народження Т.Г.Шевченка «Шевченко та Запорізький край у 1920-ті роки»
(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=424&Itemid=49&lang=uk);
06 березня ц.р. у газеті Запорізької обласної ради та облдержадміністрації розміщено статтю: «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);
24 лютого ц.р. на адресу Укрдержархіву для підготовки виставки було направлено тематичний перелік документів Державного архіву Запорізької області щодо постаті Т.Г.Шевченка та їх електронні копії;
для створення навчально-освітнього інтернет-порталу «Тарас Григорович Шевченко» було підготовлено та надано такі матеріали: електронну версію збірника документів «Тарас Шевченко і Запорізький край», тематичний перелік документів та їх електронні копії, щодо вшанування пам’яті Т.Г.Шевченка.
На виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 31.07.2013 № 370 «Про проведення в області у 2014 році Року учасників бойових дій на території інших держав» 10 лютого ц.р. на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Запоріжці - учасники бойових дій на території інших держав» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=415%3A---2014--------------l-------r&lang=uk).
За І квартал 2014 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 938 (1441 – у 2013 році, 1127 – у 2012 році, 1138 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 295 (316 – у 2013 році, 261 у 2012 році, 254 – у 2011 році).
Протягом І кварталу 2014 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 92 інформації, до Державної архівної служби України – 56.
Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.
Протягом І кварталу нормативно-правові акти не розроблялись.
Про проведення засідань колегії
Державного архіву Запорізької області
За І квартал 2014 року проведено 2 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 9 питань:
І квартал
- Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2014 рік;
- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2014 року;
- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2013 рік;
- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2013 рік;
- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році;
- Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2013 році.
- Про підсумки роботи архівних установ області за 2013 рік та завдання на 2014 рік;
- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2013 рік та завдання на 2014 рік;
- Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2013 рік;
- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2013 році.
Проведення перевірок архівних установ
За І квартал 2014 року проведено одну комплексну перевірку сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду. Питання про результати перевіряння винесено на розгляд колегії Державного архіву Запорізької області у квітні 2014 року.
Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ
Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2013 рік та їх завдання на 2014 рік розглядалося на засіданні колегії 12.02.2014.
Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2014 проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ.
19.02.2014 взято участь у тематичному короткотерміновому семінарі для начальників відділів державної реєстрації актів цивільного стану Запорізької області щодо порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану.
Протягом І кварталу 2014 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесій створено 2 трудових архіви в Пологівському та Приморському районах. Станом на 01.04.2014 в Запорізькій області діють 83 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 82, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.
Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду
З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І квартал 2014 року відреставровано 0,9 тис.арк.(у 2013 році 2,4 тис. арк.), відремонтовано 4,1 тис. арк. (у 2013 році 13,2тис. арк.) документів, оправлено і підшито 685 справ ,(у 2013 році 469 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 10 рулонів страхового фонду (у 2013 році – 10 рулонів), 502 негативи фотодокументів.(у 2013 році 652 негативів).
Проведено перевіряння наявності і стану документів по 156 фондах (по 98 фондах у 2013 році). Перевірено 30296 справ (14115 справ у 2013 році).
Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 30 фондах (994 справ), у 2013 році - 41 фондах (1912 справ) на паперовій основі.
Проведено аналіз та підготовлені інформації щодо упорядкування документів НАФ в архівних підрозділах 249 органів виконавчої влади, які перебувають в зоні комплектування Державного архіву (38), архівних відділів райдержадміністрацій (174) та міськрад (37) та щодо забезпечення передавання їх на державне зберігання по встановлені строки установами-джерелами комплектування та готовності приймання на зберігання документів НАФ Державним архівом, архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області від органів виконавчої влади. Інформації надані Укрдержархіву.
Створення та розвиток науково-довідкового апарату
до документів Національного архівного фонду
Продовжена роботи з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: завершено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України: промислових організацій та підприємств, організацій Комуністичної партії України та Ленінської комуністичної спілки молоді України; складання анотацій на документи нефондової організації: фотодокументи, кінодокументи, фонодокументи, відеодокументи; довідки про адміністративно-територіальний устрій.
Проводилось удосконалення описів фондів:
ф. 4, Олександрівська міська жіноча гімназія, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;
ф. 58, Олександрівське міське комерційне училище, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;
ф.76, Олександрівське реальне училище П.І.Шабловського, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;
ф. 247, Податний інспектор 1-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;
ф. 248, Юріївське ощадно-позичкове товариство, с. Юріївка Романівської волості Бердянського повіту Таврійської губернії;
ф. 249, Мелітопольська спілка споживчих товариств, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;
ф. 258, Земський начальник 7-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії;
ф. 268, Податний інспектор 2-ї дільниці Мелітопольського повіту, м. Мелітополь Мелітопольського повіту Таврійської губернії
Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2013 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.
Формування Національного архівного фонду.
Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій
На державне зберігання надійшли 994 (1912 у 2013 році) справи по 30 (41 у 2013 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 9800 справ).
Протягом І кварталу 2014 року проведено 3 засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких погоджено 1 інструкцію з діловодства (6 - у 2013 році), 34 положення про експертні комісії (5 - у 2013 році), 23 положення про архівні підрозділи (12 - у 2013 році), 12 номенклатур справ (21 - у 2013 році), 30 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 92 тис. справ (46 актів на 79 тис. справ у 2013 році), схвалено та погоджено 179 описів на 16160 справ, наданих 65 установами, з них 101 опис справ постійного зберігання на 2636 справ (113 описів на 4377 справи у 2013 році), в т.ч. джерел комплектування державного архіву – 13 описів на 501справу (8 описів на 418 справ у 2013 році), архівних відділів – 88 описів на 2135 справ (104 описи на 3959 справ у 2013 році); з особового складу – 73 описи на 13478 справ, в т. ч. джерел комплектування державного архіву – 16 описів на 11991 справу (11 описів на 1284 справи у 2013р.), архівних відділів – 57 описів на 1487 справ (75 описів на 2499 справ у 2013р.), тимчасового зберігання 5 описів на 46 справ.
Погоджено 1 інструкцію з діловодства, 1 положення про архівний підрозділ, 10 номенклатур справ, 8 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 30799 справ, 2 описи на 51 справу з особового складу, наданих 17 установами, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 6 установам (5 - у 2013 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.
Проведено 8 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (7 - у 2013 році); 4 тематичних перевірянь щодо наявності, стану та руху документів НАФ (10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ у 2013 році),15 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 8 - у 2013 році).
Проведено 10 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2013 році).
Проведено аналіз та підготовлена інформація щодо упорядкування документів НАФ в архівних підрозділах 211 органів виконавчої влади, які перебувають в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій (174) та міськрад (37) та щодо забезпечення передавання їх на державне зберігання по встановлені строки установами-джерелами комплектування та готовності приймання на зберігання документів НАФ архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області від органів виконавчої влади. Інформація надана Укрдержархіву.
Проведення семінарів з підвищення кваліфікації
Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 26.03.2014 для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів проведено тематичний короткостроковий семінар з актуальних питань діяльності архівних установ. У семінарі взяли участь 30 слухачів.
19.02.2014 взято участь у тематичному короткотерміновому семінарі для начальників відділів державної реєстрації актів цивільного стану Запорізької області щодо порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану.
Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для спеціалістів відділів структурних підрозділів облдержадміністрації, виконавчого апарату обласної ради, райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад, райадміністрацій Запорізької міської ради, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для сільських, селищних, міських (міст районного значення) голів, для працівників райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) рад та районних адміністрацій Запорізької міської ради, які опікуються питаннями молоді та спорту, для працівників Департаменту екології та природних ресурсів Запорізької обласної державної адміністрації – проведено чотири семінарських заняття.
Використання інформації документів НАФ
У газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ до відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка були розміщені статті:
15 лютого ц.р. «Образ великого Кобзаря у світогляді українських школярів 20-х років минулого століття» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6888:-------20----&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71;
06 березня ц.р. «Червоне Запоріжжя про Т.Шевченка» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6936:q-q--&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71).
На офіційному сайті запорізької громадської організації «Спільна справа-Рідний край» у рубриці «Цікаве про край» 04 лютого ц.р. розміщена стаття, підготовлена за документами Державного архіву Запорізької області «Александровское городское самоуправление в период революционных событий 1917 года (по документам Государственного архива Запорожской области)», (http://ssrk.zp.ua/art-43.html).
До пам’ятних дат були підготовлені та експонувалися виставки архівних документів:
10 січня ц.р. у читальному залі архіву ‑ виставка архівних документів «Народження Запорізької області. Як це було»;
22 січня ц.р. виставка он-лайн «З історії становлення Української державності на Запоріжжі в 1917 – 1919 рр. До дня Соборності та Свободи України (22 січня)»
06 лютого ц.р. до 70-ї річниці визволення Запорізької області від німецько-фашистських загарбників на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Визволення Запорізького краю: 1943-1944 рр.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=414%3A-l-1943-1944-r-70-&lang=uk);
10 лютого ц.р. до проведення у 2014 році в Україні Року учасників бойових дій на території інших держав на офіційному сайті архіву розміщена он‑лайн виставка «Запоріжці - учасники бойових дій на території інших держав» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=415%3A---2014--------------l-------r&lang=uk);
5 березня ц.р. на офіційному сайті архіву розміщено он-лайнову виставку архівних документів, присвячених 200-річчю від дня народження Т.Г.Шевченка «Шевченко та Запорізький край у 1920-ті роки»
(http://archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=424&Itemid=49&lang=uk).
10 січня ц.р. до відзначення 75-ї річниці з дня виходу Указу Президії Верховної Ради СРСР від 10 січня 1939 р. «Об образовании Сумской, Кировоградской и Запорожской областей в составе Украинской ССР» у Запорізькому центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій відбулася відеоконференція, на якій керівництво архіву презентувало ретроспективні архівні матеріали щодо утворення Запорізької області. Відеоконференція відбулася за участю представників Кіровоградської та Сумської областей.
За підсумками колегії на сайті Запорізької облдержадміністрації було розміщено інформацію «Запорізькі архівні документи відкриваються для громадськості» (http://www.zoda.gov.ua/news/22612/zaporizki-arhivni-dokumenti-vidkrivajutsya-dlya-gromadskosti.html).
30 січня ц.р. до святкування 80-ї річниці створення Запорізького коксохімічного заводу (нині ПАТ «Запоріжкокс») на адресу керівництва була направлена ініціативна інформація з історії підприємства.
12 лютого ц.р. о 12-00 у залі засідань Державного архіву Запорізької області Службою науково-технічної інформації було проведено День інформування громадськості для працівників Державного архіву Запорізької області, начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення, відвідувачів читального залу архіву. До уваги присутніх були представлені нові видання 2013 року, підготовлені на основі архівних документів, та нормативно-правові документи, що регулюють діяльність архівних установ.
У І кварталі 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 744 звернення від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2013 р. ‑ 979).
Кількість питань, порушених у зверненнях, на які було надано інформаційні документи ‑ 684, з них надано 446 позитивних відповідей (65 %), 36 (5 %) – надано рекомендації про місцезнаходження документів (у І кварталі 2013 р. виконано 791 запит, з них 510 запитів з позитивним результатом (64 %), переслано за належністю – 50 (6 %).
За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:
– про акти цивільного стану – 215;
– про підтвердження стажу роботи – 136;
– про майнові права – 106;
– про заробітну плату – 39;
– про підтвердження депутатської діяльності – 8;
– про репресії та розкуркулення – 7;
– про примусове вивезення до Німеччини – 5;
– про нагородження орденами і медалями – 4;
– тематичних (про перейменування підприємств, установ і організацій, надання статутних документів, встановлення правонаступництва та ін.) – 95 та ін.
За І квартал 2014 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 2 (два) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».
Протягом І кварталу 2014 року надійшло запитів від інвалідів - 8, учасників війни – 2, дитини війни – 1.
На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 204 громадянина, керівництвом архіву – 7, всього – 211 громадян.
Користувачам у читальний зал видано 4525 од. зб. на паперовій основі (5995 у 2013 році).
Методична робота
У І кварталі 2014 року проведено 4 засідання Науково-методичної ради, на яких розглянуто 13 питань науково-методичного характеру.
Відповідно до Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архіві, яка розроблена Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схвалена нормативно-методичною комісією Держкомархіву України (протокол від 22.12.2009 р. № 5), Кодексу цивільного захисту України, закону України «Про правовий режим надзвичайного стану», з врахуванням вимог Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України (НАПБ Б.01.006–2003), Правил охорони праці для працівників архівних установ (НПАОП 0.00-1.38-05), Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим в Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116, інших нормативно – методичних документів з питань забезпечення збереженості архівних документів розроблена Пам’ятка щодо складання Інструкції з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівах.
Кадрова робота
У період 24.03.-28.03.2014 проведено навчання за професійною програмою для працівників Державного архіву Запорізької області, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення (І сесія) у Запорізькому центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій. Підвищили кваліфікацію 19 працівників Державного архіву Запорізької області.
Заступник директора
Державного архіву Запорізької області О.Л. Пилявська