ДОВІДКА про підсумки роботи архівних установ області за 2014 рік та їх завдання на 2015 рік

Деталі

Створено: Понеділок, 06 квітня 2015, 05:44

Перегляди: 5569

Діяльність архівних установ області у 2014 році була спрямована на реалізацію Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указу Президента України від 29.10.2014 № 830/2014 «Про заходи у зв'язку з Днем пам’яті жертв голодоморів», наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’ті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011-2015 роки», наказу Укрдержархіву від 22.07.2013 № 99 «Про участь державних архівних установ у заходах з підготовки та відзначення 200 - річчя від дня народження Тараса Шевченка», наказу Укрдержархіву від 30.05.2014 № 65 «Про участь у виконанні Плану заходів з проведення обговорення змін до Конституції України щодо децентралізації державної влади», наказу Укрдержархіву від 08.08.2014 № 100 «Про участь державних архівів у святкуванні 25-ї річниці створення громадсько-політичної організації «Народний Рух України за перебудову», плану заходів щодо посилення соціального захисту колишніх політичних в'язнів, репресованих та їх сімей на період до 2015 року, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України.

У 2014 році тривала робота з перегляду грифів секретності на архівні документи установ колишнього СРСР.

На виконання доручення першого віце-прем'єр-міністра України (до листа Державної архівної служби України 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК «Про організацію роботи по приведенню грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації відповідно до вимог законодавства», в 2014 році скасовані грифи секретності 751 справі, з них 113 справам було надано гриф ДСК. Процентне співвідношення секретних справ до загальної кількості справ у Державному архіві Запорізької області (далі – Державному архіві) становить 0,39%.

Одне з центральних місць у діяльності архівних установ займають питання забезпечення збереженості документів, зміцнення матеріально-технічної бази.

На кошти, виділені з державного та місцевих бюджетів, в ряді архівних відділів області здійснено комплекс заходів щодо поліпшення умов зберігання документів НАФ, посилення охоронно-пожежного режиму та доступу до архівних приміщень.

З метою зміцнення охоронного режиму, поліпшення умов зберігання, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю наявності та фізичного стану документів Національного архівного фонду в 2014 році здійснювалися наступні заходи. У Державному архіві Запорізької області актуалізована Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій у Державному архіві Запорізької області, розроблена Пам’ятка щодо складання Інструкції «Планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі райдержадміністрації, міськради, трудовому архіві», яка рекомендована для використання в роботі архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення та трудових архівів. Відповідно до Програми розвитку архівної справи в Запорізькій області на 2013 - 2015 роки (зі змінами) в 2014 році за рахунок коштів обласного бюджету для Державного архіву Запорізької області придбано 954 нестандартні архівні коробки, придбано мережеве сховище об’ємом 12 ТБ, встановлено додатково 2 камери зовнішнього відеоспостереження в корпусі № 1, читальний зал корпусу № 2 обладнаний двома камерами відеоспостереження;

Здійснено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання документів в архівних відділах: Енергодарської міськради встановлена система кондиціонування повітря і замінено дерев'яні стелажі (148,8 пог. м.) Металевими (142 пог. м), Токмацької райдержадміністрації - виділено додаткове приміщення архівосховища площею 12,1 м², Бердянської райдержадміністрації - замінені приміщення робочих кімнат площею 24 м² та архівосховище - 28 м², у новому приміщенні проведено ремонт та встановлено охоронну сигналізацію, Приазовської райдержадміністрації - відремонтовано охоронну сигналізацію, Запорізької райдержадміністрації - придбаний вогнегасник, Великобілозерської райдержадміністрації та Енергодарської міськради перезаряджені вогнегасники, Приморської райдержадміністрації - заміна електропроводки, в секторі з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації та архівному відділі Енергодарської міськради проведено заміри опору ізоляції електромереж. Всі ці заходи сприяють забезпеченню збереження документів.

Проведено ряд заходів з метою забезпечення контролю наявності, фізико-хімічного та технічного стану документів. З метою фізичної схоронності документів проведена реставрація понад 4 тис. аркушів, відремонтовано 28 тис. аркушів документів. Архівними установами області підшито понад 2,5 тис. справ. У 2014 році тривала робота зі створення страхового фонду на особливо цінні документи: створено страховий фонд на 182 справи понад 18 тис. кадрів, протягом року закартоновано понад 22 тис. справ.

Пріоритетним напрямком роботи архівних установ у 2014 році була перевірка наявності документів Національного архівного фонду, чому сприяла Програма здійснення контролю наявності, стану і руху документів НАФ на 2009-2019 рр. Архівні установи області провели перевірку наявності понад 30 тис. справ по 228 фондах, які зберігаються в архівних установах, що становить 103% планових завдань та близько 12 тис. справ, які зберігаються в 102 установах - джерелах комплектування. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Веселівської, Михайлівської, Токмацької райдержадміністрацій, сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, Токмацької міськради.

Архівними установами здійснювалася робота і у напрямку впровадження сучасних інформаційних технологій.

У 2014 році продовжена робота по складанню путівника, поповненню електронної версії фондового каталогу на фонди архіву, електронних покажчиків фондів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, зведеного покажчика про місцезнаходження і збереження документів сільськогосподарських підприємств, які діяли на території області в 1943-2014 рр., фондів ліквідованих установ, які зберігаються в архівних відділах і в Трудових архівах. Архівними відділами міськрад створені бази даних на тексти рішень сесій, виконкомів, розпоряджень міських голів і покажчиків до них. Все це значно полегшує пошукову роботу архівних установ, прискорює терміни виконання запитів юридичних і фізичних осіб.

Систематично оновлюється веб-сайт Державного архіву Запорізької області.

Архівні установи області продовжують планомірно комплектуватися документами Національного архівного фонду.

Всього в архівних установах області зберігається понад 2,1 млн. Справ, (у т. ч. в Державному архіві - 1 млн. 980 тис. справ, в архівних відділах райдержадміністрацій - 116,3 тис. справ, архівних відділах міськрад - 30, 9 тис. справ). У 2014 році прийнято на зберігання понад 25 тис. справ управлінської документації, що на 17% вище планових завдань.

По встановлені терміни прийняті документи архівними відділами Великобілозерської, Гуляйпільської, Кам'янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Токмацької, сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської, Токмацької та Енергодарської міськрад.

Протягом року скоротили кількість документів НАФ, які зберігалися понад встановлені строки в установах - джерелах комплектування архівні відділи Оріхівської райдержадміністрації та Енергодарської міськради.

Експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області у 2014 році розглянуто описи справ, представлені 415 установами області загальною кількістю понад 23 тис. справ постійного зберігання, в т. ч. 81 обласною установою на 6 тис. справ та 323 районними та міськими установами майже на 17 тис. справ.

ЕПК Державного архіву погоджено описи з особового складу на 25,5 тис. справ, представлені установами-джерелами комплектування, в т. ч. Державного архіву - 15,7 тис. справ, архівних відділів - понад 9 тис. справ. Експертними комісіями архівних відділів погоджені описи з особового складу на 17,8 тис. справ, представлені іншими установами. У 2014 році дещо збільшився рівень упорядкування документів в організаціях. В цілому по області він склав 78% відносно 75% в 2013 році.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Якимівського, Бердянського, Вільнянського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Куйбишевського, Оріхівського, Пологівського, Токмацького районів.

На 100% впорядковані документи лише в установах міст Бердянська, Енергодара, 90 - 97% - м Токмака, Великобілозерського, Вільнянського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Оріхівського, Пологовського, Приморського, Розівського, Токмацького районів.

З метою підвищення якості формування Національного архівного фонду та кваліфікації працівників архівних установ, діловодних служб і відомчих архівів установ - джерел комплектування фахівцями Державного архіву регулярно проводяться семінари. У минулому році проведено два тематичних семінари для працівників архівних відділів та трудових архівів, семінар - практикум з питань діловодства та архівної справи для установ та організацій - джерел комплектування. Співробітники Державного архіву області взяли участь в роботі 2 семінарів та 8 курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, рядом інших установ та організацій міста.

Архівними відділами проведено 27 семінарів, прийнято участь у роботі 39 семінарів, які проводилися іншими установами, де проведені заняття з питань діловодства та архівної справи.

З метою контролю над дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом діловодства та архівної справи, збереженням документів і своєчасною передачею їх на архівне зберігання, Державним архівом протягом 2014 проведено перевірки роботи 5 архівних відділів та 2 трудових архівів, 122 перевірки організацій обласного рівня. Архівними відділами проведено 362 перевірки районних, міських і сільських організацій.

Інформаційна діяльність архівних установ області та організація використання документів в минулому році була спрямована на висвітлення актуальних питань історії України.

Протягом року зацікавленим організаціям було підготовлено 7 ініціативних інформувань.

За документами архіву підготовлено 20 виставок документів, які експонувалися як в приміщенні архіву, так і на веб-сайтах Державного архіву, Запорізької облдержадміністрації, прийнято участь у всеукраїнських онлайнових виставках, організованих Державною архівною службою.

У місцевій пресі опубліковано 8 статей, присвячених таким знаменним датам в історії України, як 23-річчя незалежності України, День Конституції України, День Соборності та свободи України, 74-річчя утворення Запорізької області, 200-річчя з Дня народження Т.Г.Шевченка, річниця визволення України та Запорізької області від нацистської окупації, а також історії окремих підприємств і видатних земляків.

Не залишилися осторонь і архівні відділи, які активно працювали у сфері використання документів. Ними було підготовлено 1 ініціативне інформування, 16 виставок документів, 1 радіопередача, 10 публікацій в місцевій пресі про соціально-економічний розвиток районів і міст області за період незалежності, в ознаменування пам'ятних дат, стані архівної справи в районах та містах області.

Активніше за інших працювали на цій ділянці архівні відділи Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської райдержадміністрацій, Енергодарського міськради.

Архівними установами була організована робота близько 1 тис. Користувачів документної інформації, з них в Державному архіві - 423, в архівних відділах - 496 користувачів. У 2014 році у нас працювало 7 (в т. ч. в архівному відділі Куйбишевської райдержадміністрації - 1) дослідників іноземних держав.

Значну частину роботи архівних установ займає виконання запитів громадян та юридичних осіб.

Всього за рік виконано понад 2,4 тис. тематичних запитів, в т. ч. Державним архівом виконано близько 378 запитів, з них з позитивним результатом - 70%. Архівними відділами виконано понад 2 тис. тематичних запитів, в т. ч. з позитивним результатом - 96.

Одним з найважливіших ділянок роботи залишається виконання запитів соціально-правового характеру.

Всього за рік архівними установами області виконано понад 10,2 тис. запитів з них 86% з позитивним результатом. Державним архівом виконано 1,6 тис. запитів. Кількість звернень громадян України та іноземних держав із запитами соціально-правового характеру за 2014 зменшилася на 44%. Переважна тематика запитів: громадянський стан, заробітна плата, стаж роботи, втім, як і в архівних відділах. Розгляд звернень громадян з позитивним результатом склав 65%.

Архівними відділами виконано 8,6 тис. запитів, з них з позитивним результатом - 90%. Архівними відділами райдержадміністрацій виконано понад 1,7 тис., міськрад - понад 6,8 тис. запитів. Найбільша кількість запитів виконано архівними відділами Бердянської, Вільнянської, Запорізькій, Мелітопольської, Оріхівської, Пологівської, Приморської райдержадміністрацій, Запорізької (4 тис.), Бердянської (0,8 тис.), Енергодарської (1,6 тис.) міськрад,

На особистому прийомі у 2014 році в архівних установах було розглянуто понад 6,6 тис. звернень, з них в Державному архіві - 786, в архівних відділах райдержадміністрацій - 1,6 тис., міськрад - 4,2 тис.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Розпорядженням голови Розівської райдержадміністрації від 07.12.2012 № 417 «Про реорганізацію структури районної державної адміністрації» з 01.01.2013 архівний відділ Розівської райдержадміністрації перейменовано у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації. Таке рішення не відповідає чинному законодавству, зокрема, абзац 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абзац 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», статті 28 Закону України «Про Національний архівних фонд та архівні установи».

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, відповідно Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не вирішено питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і правилам пожежної безпеки, хоча й багато зроблено для поліпшення умов зберігання документів. Не відповідає вимогам і приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 05.03.2014 № 71 «Про деякі питання оптимізації державних цільових програм та національних проектів, економії бюджетних коштів та визнання такими, що втратили чинність, деяких актів Кабінету Міністрів України», достроково припинено виконання Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки, що ускладнює вирішення питання посилення режиму пожежної безпеки, поліпшення охоронно-пожежного стану архівних установ області (на виконання наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах»).

Потребує активізації робота з підключення архівних відділів до мережі Інтернет, створення власних веб-сайтів або сторінок на сайтах райдержадміністрацій та міськрад.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах міст Запоріжжя (49%) та Мелітополя (44%), Василівського (58%) Запорізького (39%), Приазовського (49%), Чернігівського (59%) районів.

У 2014 змінилася тенденція до скорочення кількості документів, які зберігаються в організаціях області понад встановлені строки. Незначно збільшилася кількість таких справ у Запорізькому, Новомиколаївському та Чернігівському районах, місті Запоріжжя. Це пов'язано з відсутністю необхідних площ в архівних відділах і несвоєчасним упорядкуванням документів установами.

Найбільша кількість документів НАФ понад встановлені строки зберігається в установах Якимівського, Василівського, Запорізького, Мелітопольського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського, Чернігівського районів, міста Запоріжжя.

Пріоритетні напрямки розвитку

архівної галузі Запорізького регіону у 2015 році

1. Забезпечення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом діловодства та архівної справи, збереженням архівних документів на підприємствах, в установах, організаціях-джерелах формування Національного архівного фонду.

2. Забезпечення належних умов для гарантованої збереженості архівних документів, проведення заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ.

3. Проведення заходів з організації широкого використання архівної інформації для забезпечення наукових, соціальних і культурних потреб громадян, забезпечення вільного доступу громадськості до архівних документів.

4. Виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах», проведення заходів щодо посилення охоронної безпеки архівних установ, забезпечення надійності експлуатації інженерних систем.

5. Виконання завдань і заходів Програми розвитку архівної справи в Запорізькій області на 2013-2015 рр.;

6. Виконання завдань Програми здійснення контролю наявності, стану і руху документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2015-2019 роки;

7. Інформатизація архівної справи, впровадження інформаційно-пошукових систем, створення та інформаційне супровід власних веб-сайтів або сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, міськрад, впровадження електронного документообігу, підключення архівних відділів до мережі Інтернет;

8. Активна участь у заходах до 70-річчя Перемоги у Великій Вітчизняній війні, 25-річчю прийняття Декларації про державний суверенітет України;

9. Забезпечення створення страхового фонду та фонду користування на документи НАФ.

10. Проведення заходів з дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, які надходять на державне зберігання; звірка та уточнення облікових документів.

11. Забезпечення своєчасного виконання звернень і запитів громадян та установ, організацій, підприємств.

12. Виявлення установ-джерел формування НАФ, в яких запроваджено електронний документообіг, що відповідає вимогам Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», і в діяльності яких створюються електронні документи з електронним цифровим підписом.

13. Забезпечення надання платних послуг.

14. Систематичне підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

15. Постійне оновлення інформації на веб-сайті Державного архіву Запорізької