Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І півріччя 2012 року

Деталі

Створено: П'ятниця, 20 липня 2012, 12:00

Перегляди: 20378

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад за І півріччя 2012 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що за І півріччя 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму архівному відділу Запорізької міськради виділено додаткове приміщення площею 97м2, в якому проведено поточний ремонт, установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 532 пог.м., в 3-х архівосховищах замінено вхідні двері; в архівному відділі Енергодарської міськради встановлена охоронно-пожежна сигналізація в усіх 12 приміщеннях; в архівному відділі Бердянської райдержадміністрації проведено ремонт електрообладнання, в архівосховищі архівного відділу Михайлівської райдержадміністрації встановлено пожежну сигналізацію; архівному відділу Мелітопольської райдержадміністрації придбано 2 вогнегасники.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2012 році було перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності близько 25,5 тис. справ, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, та понад 6,5 тис справ, які зберігаються в 69 установах – джерелах формування НАФ, що складає 72% від програмних завдань року.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Василівської, Веселівської, Гуляйпільської, Запорізької, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 210 спр., закартоновано близько 11 тис. спр., що складає відповідно 58% та 84% планових завдань року.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Енергодарської, Запорізької, Мелітопольської міськрад, Василівської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій;

Протягом півріччя продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 121 спр. складено карток на 533 док. Що відповідає плановим завданням.

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Бердянської, Енергодарської міськрад, Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій.

Архівним відділом Куйбишевської райдержадміністрації проведено описування 100 фотодокументів.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 11 тис. спр. Національного архівного фонду при плані на рік 15 тис. справ.

Значно перевиконали планові завдання архівні відділи Василівської, Гуляйпільської, Запорізької, К.-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Архівним відділом Куйбишевської райдержадміністрації прийнято на зберігання 100 фотодокументів.

Протягом півріччя до архівних відділів міськрад надійшло на зберігання понад 2,5 тис. спр. з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано близько 9 тис. справ. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Запорізької, Мелітопольської міськрад, Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Мелітопольської, Приморської райдержадміністрацій.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом півріччя експертно-перевірна комісія держархіву розглянула описи, представлені архівними відділами, загальним обсягом на 9582 спр. постійного зберігання при плані на рік 14,5 тис. справ. В т.ч архівними відділами райдержадміністрацій - 4273 спр. при плані 8605, міськрад – 5309 спр. при плані 5895.

З особового складу представлені описи на 8824 спр. при плані 7,8 справ, т.ч архівними відділами райдержадміністрацій 2345 при плані 2270, міськрад – 6479 при плані 5530 справ.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Гуляйпільського, Запорізького, Мелітопольського, Якимівського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів склав за 1 півріччя 55 %.

З метою контролю за станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на державне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 65 комплексних, 52 тематичних, 49 контрольних перевірянь установ – джерел формування НАФ, що відповідає плановим завданням.

З метою підвищення кваліфікації працівників діловодних служб установ архівними відділами проведено 20 семінарів, в роботі яких взяли участь 475 слухачів, прийнято участь в роботі 23 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 294 номенклатури справ, 407 інструкцій з діловодства, 87 положень про ЕК та 82 про архівні підрозділи, 149 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 327 тис. справ установ – джерел формування НАФ.

Погоджено описи з особового складу на 7 тис. справ, 84 номенклатури справ, 40 інструкцій з діловодства, 32 положення про ЕК та 32 про архівні підрозділи, 300 актів про вилучення документів для знищення документів, не внесених до НАФ, на 200 тис. справ, представлених іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Бердянської, Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, К.-Дніпровської, Новомиколаївської, Приморської, Розівської райдержадміністрацій;

- з погодження інструкцій з діловодства – Бердянської, Енергодарської міськрад, та всі архівні відділи райдержадміністрацій.

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 1362 справи, до знищення виділено 713 справ з дублетною інформацією.

Архівними відділами Енергодарської міськради, Вільнянської, Куйбишевської, Оріхівської райдержадміністрацій підготовлено 6 виставок документів до Дня Перемоги та Дня Конституції, Василівської та Михайлівської райдержадміністрацій – 2 статті в місцевій пресі про забезпечення зберігання документів ліквідованих установ.

Архівними відділами виконано 4534 запити соціально-правового характеру, в т.ч. 4342 (96%) з позитивною відповіддю, 414 тематичних запитів, в т.ч. 394 (95 %) з позитивною відповіддю. З них запити про заробітну плату та стаж – 3652 ( 81%), з них на пільгових умовах – 1739 (48%).

За документами НАФ виконано 727 (16%) запитів соціально-правового характеру, 349 (84%) тематичних запитів.

На особистому прийомі надійшло 2555 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів соціально-правового характеру виконано архівними відділами міськрад: Запорізької - 1933, Бердянської - 658, Енергодарської – 1150, Бердянської - 39, Запорізької - 86, Куйбишевської - 35, Мелітопольської - 161, Оріхівської - 57, Якимівської – 65 райдержадміністрацій.

Надано послуги 259 користувачам документів, яким видано 1150 справ.

Архівними відділами надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 4634 спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Бердянської – 835, Михайлівської – 1150 спр., Токмацької – 927.

Трудовими архівами виконано 389 тематичних запитів та 5704 запити соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 377 (97%) і 5573 (98%) запитів. На особистому прийомі надійшло 3,7 тис. звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами м. Мелітополя – 643, К.-Дніпровської – 551, Приазовської, Токмацької – по 420 запитів районних рад. Сільськими радами 7 районів виконано 1328 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Архівними відділами Бердянської райдержадміністрації, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, Приазовської та Якимівської райдержадміністрацій – виготовлення печатки архівного відділу відповідно до Типового положення про архівний відділ райдержадміністрації та Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах міста Бердянського (14% ), Василівського (35%), Запорізького (29%), Приазовського (6%), Розівського (36%), Якимівського (32%) районів.

Потребують упорядкування документи райдержадміністрацій: Бердянської (з 2007 р.), Василівської (з 2003 р.), Веселівської (з 2006 р.), Запорізької (з 2007 р.), Приазовської (з 2007 р.).

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міст Запоріжжя, Мелітополя, Бердянського, Василівського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського районів.

Разом з тим не виконали планові завдання за І півріччя 2012 року архівні відділи:

- з приймання справ управлінської документації на зберігання та картонування справ – Запорізької міськради, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Приазовської, Розівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Приазовської райдержадміністрації;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами – Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. За І півріччя 2012 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1 звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2012 року;

2.2 забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у ІІІ кварталі 2012 року;

2.3 вжити необхідних заходів щодо посилення збереженості архівних документів, удосконалення охоронного режиму та доступу до приміщень, покращення умов зберігання документів Національного архівного фонду, які зберіга-ються в архівних відділах;

2.4. проконтролювати своєчасне упорядкування документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Веселівської, Вільнянської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій; термін виконання – протягом ІІ півріччя 2012 року;

2.5. забезпечити виконання завдань зведеного плану-графіку першочергового приймання на постійне зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - протягом ІІ півріччя 2012 року;

2.6 забезпечити надання консультативно-методичної допомоги трудовим архівам, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України в організації упорядкування та передавання на архівне зберігання виборчих документів; термін виконання – протягом ІІ півріччя 2012 року;

2.7 організувати своєчасний збір виборчої документації по виборах народних депутатів України; термін виконання – протягом ІІ півріччя 2012 року;

2.8. забезпечити висвітлення в засобах масової інформації архівних документів з нагоди річниці Незалежності України; термін виконання – ІІІ квартал 2012 року.

3. Керівникам структурних підрозділів державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора державного архіву Пилявську О.Л.