Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області із зверненнями громадян за 2011 рік
- Деталі
- Перегляди: 2939
Довідка
про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області із зверненнями громадян за 2011 рік
Державним архівом Запорізької області у 2011 році була проведена робота по виконанню Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630.
Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 30.09.2009 № 37, зі змінами, внесеними згідно з наказом від 18.10.2010 № 74.
Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.
З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, Стандарт адміністративної послуги з надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційному веб-сайті облдержадміністрації та на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.
Керівництвом Державного архіву Запорізької області, спеціалістами відділу інформації та використання документів (столу довідок) постійно у робочий час здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.
На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області щомісяця, на засіданнях колегії Державного архіву Запорізької області щоквартально розглядаються питання щодо стану організації роботи із зверненнями громадян.
На засіданнях колегії 26.01.2011, 15.03.2011, 15.04.2011, 15.07.2011, 26.10.2011 розглядалися питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян», було прийнято відповідні рішення.
На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 21.02.2011, 28.02.2011, 14.03.2011, 05.05.2011, 30.05.2011, 30.06.2011, 26.09.2011, 10.10.2011, 21.11.2011, 28.11.2011 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.
15.03.2011 був проведений семінар з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів та їх використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, міст обласного значення та трудових архівів. Була проведена тематична зустріч за темою: «Порядок надання інформаційних документів на заяви (запити) фізичних і юридичних осіб» (спікер – Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів держархіву Запорізької області).
Взято участь у роботі семінарів (курсів), які проводилися іншими установами: Регіональним відділенням №1 філії «Центр післядипломної освіти» ПАТ «Укртелеком» для працівників діловодних служб установ, підприємств, організацій системи «Укртелеком», де проведено 4 семінарських заняття, та трьох семінарів для працівників діловодних служб та архівних підрозділів, які проводилися Головним управлінням Пенсійного фонду України у Запорізькій області за темами: «Виконання депутатських запитів та депутатських звернень», «Ведення діловодства за зверненнями громадян» (спікер – Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів держархіву Запорізької області).
Протягом 2011 року у Державному архіві Запорізької області директором видано 6 наказів з питань звернень громадян.
Це накази Державного архіву Запорізької області, якими проводилися у життя рішення колегії архіву, що відповідає пункту 27 Положення про колегію Державного архіву Запорізької області, яке затверджено наказом від 14.03.2006 № 14:
від 26.01.2011 № 8 «Про оголошення рішень колегії Державного архіву
Запорізької області від 26 січня 2011 року», яким оголошено рішення від 26.01.2011 № 3 «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області
зі зверненнями громадян за 2010 рік»;
від 15.04.2011 № 23 «Про оголошення рішень колегії Державного архіву Запорізької області від 15 квітня 2011 року», яким оголошено рішення від 15.04.2011 № 4 «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2011 року»;
від 15.07.2011 № 41 «Про оголошення рішень колегії Державного архіву Запорізької області від 15 липня 2011 року», яким оголошено рішення від 15.07.2011 № 4 «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2011 року»;
від 26.10.2011 № 65 «Про оголошення рішень колегії Державного архіву Запорізької області від 26 жовтня 2011 року», яким оголошено рішення від 26.10.2011 № 4 «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 9 місяців 2011 року».
З метою забезпечення виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» видано накази:
від 12.05.2011 № 29 «Про забезпечення доступу до публічної інформації в частині опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації»;
від 29.06.2011 № 38 «Про доступ до публічної інформації».
Про організацію прийому громадян у своїй статті «Сховище колективної пам’яті», яка вийшла у газеті «Запорізька правді» від 24.12.2011 № 193 (23031) з нагоди професійного свята – Дня працівників архівних установ, розповів директор архіву Тедєєв О.С.
Виїзні особисті прийоми громадян керівництвом проводилися за окремим графіком (копія додається). У 2011 році директором архіву Тедєєвим О.С. 08.12.2011 було проведено особистий прийом громадян у Вільнянському району, було прийнято 5 громадян.
За звітний період керівництвом на особистому прийомі було прийнято 71 громадянин.
Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».
Відповідно до плану проведення перевірок протягом 2011 року проведено перевірки архівних відділів Бердянської, Веселівської, Запорізької, Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій та Запорізької міської ради.
Інформацію про стан виконання Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 працівниками архівних відділів включено до довідок за результатами перевірок, які направлялися керівництву райдержадміністрацій, міських рад та сектору контролю апарату облдержадміністрації.
У 2011 році до Державного архіву Запорізької області надійшло 2129 запитів соціально–правового характеру від громадян України, колишніх республік СРСР та дальнього зарубіжжя. Виконано 2198 запитів, з них із позитивним результатом – 1228 запити (56%).
За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:
– про акти цивільного стану – 1156;
– про підтвердження стажу роботи – 671;
– про майнові права – 737;
– про заробітну плату – 361;
– про репресії та розкуркулення – 109;
– про примусове вивезення до Німеччини – 70;
– про підтвердження депутатської діяльності – 51;
– про нагородження орденами і медалями – 24 та ін.
– тематичних – 187;
– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 150;
У 2012році прогнозується зменшення запитів про актові записи цивільного стану та підтвердження майнових прав, на тому ж рівні прогнозується збільшення запитів щодо підтвердження стажу роботи, заробітної плати.
Протягом 2011 року надійшло запитів від ветеранів війни та інвалідів – 26, від пенсіонерів – 276.
У 2011 році до Державного архіву Запорізької області надійшло 3 (звернення) з Урядової телефонної «гарячої лінії».
Протягом 2011 року розгляд звернень громадян проводився відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР, порушень термінів розгляду звернень громадян не було.
Систему автоматизації діловодства та електронного документообігу ОПТіМА WorkFlow встановлено в Державному архіві Запорізької області у працівників, відповідальних за роботу зі зверненнями громадян.
Але в повній мірі можливості цієї системи не застосовуються.
Це пов’язано з тим, що у модулі ОПТіМА WorkFlow передбачена функція одержання клієнтом звітів за заздалегідь сформованими макетами. Макети формуються поза системою програмним пакетом Seagate Crystal Reports. Державним архівом Запорізької області було придбано ліцензійний програмний комплекс засобів «OPTiMA-WorkFlow-СТАНДАРТ» (версія 1.16.6), до складу якого не входив програмний пакет Seagate Crystal Reports.
Враховуючи специфіку документообігу Державного архіву Запорізької області щодо виконання запитів соціально-правового характеру, на даний час ми не в повній мірі використовуємо можливості ОПТіМА WorkFlow, а користуємося базою даних, що створена на основі Microsoft Office Acces.
Керівництвом Державного архіву Запорізької області вживаються заходи для того, щоб розпочати активно застосовувати програму найближчим часом.
Начальник відділу інформації
та використання документів О.Г. Величко