ПОРЯДОК опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області
- Деталі
- Перегляди: 14183
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ Державного
архіву Запорізької області
11.09.2024 № 36
ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області
І. Загальні положення
Цей Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області (далі – Порядок) розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Державний архів Запорізької області (далі – архів).
- Публічна інформація, розпорядником якої є архів – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання архівом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні архіву відповідно до його повноважень.
- Уповноваженими підрозділами з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими архіву є відділи організації і координації архівної справи та інформації та використання документів архіву.
ІІ. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації
- Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.4. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.4. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
- Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до архіву фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в архіві наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
- Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, реєструються уповноваженим підрозділом – відділом організації і координації архівної справи архіву.
- Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, здійснюється працівником уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву в окремій справі «Запити публічної інформації» та в електронній базі даних документообігу.
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній базі даних, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.4. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
- При реєстрації в електронній базі даних документообігу запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
- статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
- територією знаходження запитувача: райони області, інші області тощо;
- тематикою запиту;
- способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, подано особисто.
- При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту у телефонному режимі працівники уповноваженого підрозділу – відділу інформації та використання документів архіву заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
- Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовується реєстраційний штамп.
- На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративній будівлі архіву, працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, який запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в архіві).
- Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архівному підрозділі архіву працівниками уповноваженого підрозділу – відділ організації і координації архівної справи архіву протягом 5 років з дати реєстрації.
ІІІ. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
- Розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, та накладення резолюцій здійснює директор архіву, або особа яка виконує його обв’язки.
- Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
- Працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву невідкладно передає запити з відповідною резолюцією виконавцям.
- Архів має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
- У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
- Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтоване запитувачем.
- У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, архів може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку архів повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
- У разі направлення запитів щодо надання публічної інформації на виконання архіву від Запорізької облдержадміністрації, архівом невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) забезпечується отримання запитів в загальному відділі апарату облдержадміністрації. Про одержання запиту на розгляд та підготовку відповідей запитувачам відповідальний працівник архіву повинен розписатися у відповідному журналі в загальному відділі апарату облдержадміністрації.
- Архів розглядає запит, який надійшов на виконання від Запорізької облдержадміністрації та готує проєкт відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проєкт відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника організаційного відділу.
- Архів готує проєкти відповідей, вказані у пункті 4.9. цього Порядку та подає на підпис у 2 примірниках. До проєкту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
- У разі направлення запитів щодо надання публічної інформації на виконання архіву від Запорізької облдержадміністрації, термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
- Підготовлений архівом проєкт відповіді запитувачу, завізований керівником архіву, (у випадку, коли інформацію готують декілька структурних підрозділів Запорізької облдержадміністрації, проєкт відповіді необхідно завізувати всіма керівниками), передається до уповноваженого підрозділу – відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької облдержадміністрації для підписання та відправки.
- У разі, якщо запит, який надійшов на виконання від Запорізької облдержадміністрації, стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, архів, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, архів готує проєкт листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. Зазначений лист надається до уповноваженого підрозділу – відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької облдержадміністрації в порядку, передбаченому в пп. 4.12. цього Порядку.
- Директор архіву несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації та дотримання термінів їх розгляду, за виконання розгляду запитів згідно з резолюцією, а також за зміст підготовлених архівом проєктів відповідей.
- Після підписання відповіді на запит директором архіву, працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву реєструє та забезпечує відправку відповіді з додатками, якщо вони є, на адресу запитувача.
- При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом директора архіву, копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
- IV. Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
- Працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації.
- Фактичним виконанням виконавцем архіву завдання з розгляду відповідного запиту вважається момент подання директору архіву на підпис проєкту відповіді на запит, а щодо запитів, які надійшли на виконання від Запорізької облдержадміністрації, то датою та часом виконання архівом завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації факту надання архівом проєкту відповіді запитувачу.
- У разі порушення термінів підготовки проєкту відповіді запитувачу працівник уповноваженого підрозділу – відділу організації і координації архівної справи архіву невідкладно інформує про цей факт директора архіву для вжиття відповідних заходів.
Начальник відділу інформації та
використання документів Державного
архіву Запорізької області Олена ВЕЛИЧКО