Порядок доступу до приміщень архіву

Деталі

Перегляди: 12612

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву Запорізької області
26.04.2010 № 38

ПОРЯДОК
доступу до приміщень і на територію
Державного архіву Запорізької області

І. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку доступу до приміщень і на територію державних архівних установ, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 25.11.2008 № 236, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.12.2008 за № 1190/15881, Положення про Державний архів Запорізької області, затвердженого розпорядженням Запорізької обласної державної адміністрації від 28.11.2007 № 407 «Про затвердження Положення та складу колегії Державного архіву Запорізької області».
1.2. Порядок установлює основні вимоги щодо організації та оформлення доступу фізичних осіб та представників юридичних осіб до приміщень і на територію Державного архіву Запорізької області (далі – архів).

ІІ. Оформлення документів, що дають право
доступу до приміщень архіву

2.1. Доступ до приміщень архіву здійснюється за пред’явленням особою відповідних документів.
2.2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється на підставі документа, що посвідчує особу (паспорт, службове посвідчення тощо).
2.3. Документами, що дають право на вхід (вихід) до приміщень архіву, є:
службове посвідчення працівника архіву чи установи-орендаря;
членський квиток – для членів спілки архівістів України;
перепустка до читального залу (відділу інформації та використання документів архіву) (додаток 1) – для користувачів документами, які працюють у читальному залі;
разова перепустка (додаток 2) – для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань.
2.4. Працівники органів законодавчої, виконавчої і судової влади, а також правоохоронних органів при виконанні ними службових обов’язків, кур’єри з кореспонденцією, працівники ремонтних, енергетичних та інших організацій, що обслуговують архів, мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями. Інформація щодо відвідувачів архіву зазначається у книзі обліку відвідувачів архіву (додаток 3), яка ведеться черговим на посту охорони, і яка має бути пронумерована, прошнурована та засвідчена печаткою.
2.5. Оформлення перепустки до читального залу здійснює працівник, відповідальний за роботу читального залу. Перепустка підлягає поверненню працівникові, відповідальному за роботу читального залу, після закінчення строку її дії.
2.6. Разову перепустку замовляє директор архіву, його заступник або працівник відповідного структурного підрозділу особисто. Перелік працівників, які мають право замовляти разові перепустки, затверджується наказом архіву. Оформлення разової перепустки здійснює завідувач канцелярії відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи архіву.
2.7. Разова перепустка, підписана особою, яка її замовляла, підлягає поверненню черговому на посту охорони при виході з архіву.
2.8. У корпусі 1 архіву у дні прийому громадян, що визначені окремими графіками згідно з наказами архіву, та у дні прийому громадян в установах-орендарях, відвідувачі проходять до приміщень, де здійснюється особистий прийом громадян, без пред’явлення документів, що посвідчують особу.
У корпусі 2 архіву у дні прийому громадян в архіві та в установах-орендарях, відвідувачі проходять до приміщення, де здійснюється особистий прийом громадян, після пред’явлення документів, що посвідчують особу у супроводі працівника архіву або установи-орендаря.
2.9. Члени колегій, громадських рад та інших дорадчих органів архівів, студенти-практиканти, особи, які прибувають для участі в конференціях, нарадах, семінарах, інших заходах, допускаються до приміщень архіву за списком, підписаним директором архіву або його заступником, після пред’явлення документа, що посвідчує особу. Список подається на пост охорони заздалегідь.
2.10. Працівники архіву та установ-орендарів для роботи у позаробочий час, а також працівники підрядних установ, задіяних у ремонтних роботах, допускаються за допуском до роботи в приміщеннях архіву (додаток 4). Такий допуск подається на пост охорони заздалегідь.
Перебування на території архіву фіксується черговим посту охорони у книзі обліку відвідувачів архіву.
2.11. Громадяни іноземних держав та особи без громадянства допускаються до приміщень архіву на загальних підставах.
2.12. Коли працівники архіву чи установи-орендаря залишають робочі приміщення (у позаробочий час та у зв’язку із виробничою необхідністю у робочий час), вони здають ключі від робочих приміщень черговому посту охорони, про що черговий фіксує у журналі видачі (приймання) ключів від робочих приміщень Державного архіву Запорізької області (додаток 5).
2.13. У позаробочий час відповідальні працівники архіву здають під охорону сховища та робочі приміщення, які визначаються наказом архіву, та ключі від них, про що чергові фіксують у журналі здавання (приймання) під охорону, зняття (приймання) з-під охорони робочих приміщень (кімнат, сховищ) та ключів від них Державного архіву Запорізької області (додаток 6).
2.14. Пост охорони має бути забезпечений зразками документів, зазначених у підпункті 2.3 та підписів відповідальних посадових осіб архіву.
2.15. Доступ до приміщень архіву заборонено:
за відсутності у відвідувача документа, що дає право на вхід до приміщень архіву;
у разі неправильного оформлення перепустки, закінчення терміну її дії.
2.16. Вхід до приміщень архіву відвідувачам з портфелями, господарськими та спортивними сумками, пакунками не дозволяється.
2.17. Унесення (увезення) до приміщень архіву сторонніх документів, їх копій, друкованих видань, технічних засобів (фотоапаратів, кінокамер, розмножувальних апаратів тощо) без письмового погодження з директором архіву забороняється.
2.18. Унесення (увезення) до архіву архівних документів здійснюється тільки за письмовим дозволом директора архіву або його заступника.
2.19. Адміністрація архіву зобов’язана створити умови для тимчасового зберігання верхнього одягу та предметів, вхід з якими до приміщень архіву заборонений.
2.20. Відповідальними за дотримання порядку перебування на території архіву будь-яких осіб є службові особи, які надали їм право на доступ.

ІІІ. Порядок виносу (вивозу) документів,
друкованих видань та інших матеріальних цінностей

3.1. Виносити (вивозити) документи (архівні і службові) та їх копії, друковані видання та інші матеріальні цінності дозволяється на підставі перепустки на винос (вивіз) документів та інших матеріальних цінностей (додаток 7).
Перепустка оформлюється у двох примірниках. Один примірник залишається в архіві, а другий видається особі, яка виносить (вивозить) документи. Оформлення перепусток на винос (вивіз) здійснюється:
архівних документів – відділом зберігання, обліку та довідкового апарату архіву;
службових документів – працівниками, призначеними відповідальними за діловодство і контроль відповідно до наказу архіву;
копій документів, друкованих видань – відділом інформації та використання документів архіву;
матеріальних цінностей – фінансово-господарчим відділом архіву.
При виході особа, яка виносить (вивозить) документи, залишає перепустку черговому на посту охорони.
3.2. На посту охорони ведеться книга обліку перепусток на винос (вивіз) документів та інших матеріальних цінностей (додаток 8), що має бути пронумерована, прошнурована та засвідчена печаткою.

ІV. Порядок в’їзду (виїзду) транспорту
на територію архіву

4.1. Документом, що дає право на в’їзд (виїзд) на територію архіву транспорту з вантажем (за вантажем), є перепустка на винос (вивіз) документів та інших матеріальних цінностей.
4.2. Черговий на посту охорони зобов’язаний перевірити вантаж та транспортний засіб на відповідність супровідним документам з метою запобігання несанкціонованому вивезенню документів та інших матеріальних цінностей.
4.3. В’їзд (виїзд) транспорту у святкові та вихідні дні дозволяється на підставі наказу або письмового розпорядження директора архіву.
4.4. У разі стихійного лиха, пожежі, аварії, іншої надзвичайної ситуації аварійно-рятувальні служби, а також транспортні засоби, залучені до виконання робіт з ліквідації надзвичайної ситуації, пропускаються на територію архіву без перепусток. Про це черговий на посту охорони складає акт, який підписує керівник відповідної аварійно-рятувальної служби і затверджує директор архіву.

Заступник директора
Державного архіву
Запорізької області                                                                                                       О.Л. Пилявська