Про виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 5917

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад

у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що план заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки за 2009 – 2012 рр. архівними відділами в цілому виконані.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», наказу Державного архіву Запорізької області від 08.02.2010 № 12 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки» архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад протягом 2009 - 2011 рр. проведено такі заходи.

Архівними відділами райдержадміністрацій було заплановано протягом 2009 – 2012 рр. перевірити 83000 справ по 584 фондах, в тому числі:

- фондів І категорії – 44, 8500 справ;

- фондів ІІ категорії – 144, 33000 справ;

- фондів ІІІ категорії - 396, 41500 справ.

Протягом 2010 – 2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в кількості 92822 справи по 609 фондах, що складає відповідно 112% і 104% планових завдань та 57% від загальної кількості фондів та 74% від загальної кількості справ, які зберігаються в архівних відділах.

Протягом 2012 року через вакансії начальників архівних відділів не пройшли перевіряння наявності 14 фондів, з них один фонд 1 категорії, 2 фонди 2 категорії, 11 фондів 3 категорії, які зберігаються в архівному відділі Приазовської райдержадміністрації та 3 фонди 3 категорії які зберігаються в архівному відділі Пологівської райдержадміністрації, всього 17 фондів.

Всі інші заплановані фонди перевірено. За категоріями фондів:

- 1 категорії - 9658 справ по 46 фондах;

- 2 категорії - 38572 справи по 133 фондах;

- 3 категорії - 46592 справи по 430 фондах.

Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, не виявлено. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 114 справ по 41 фондах потребують заміни оправлення. Станом на 01.01.2013 справ у розшуку немає.

Відповідно до Програми на 2009-2012 рр. було заплановано здійснити перевіряння наявності справ в 930 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, на зберіганні у яких за обліковими даними знаходилося 69900 справ. Проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в 941 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів, що складає 101% планових завдань.

Протягом 2012 року через вакансію начальника архівного відділу не проведено перевіряння наявності в 4 юридичних особах у зоні комплектування архівного відділу Приазовської райдержадміністрації, в яких за обліковими даними зберігається 364 справи.

Всі інші заплановані установи перевірено. Загальна кількість справ, які зберігалися в установах, за обліковими документами складала 75019, загальна кількість справ в наявності – 75014 (107% планових завдань), не виявлено 5 справ, відсутність яких не була підтверджена документально на момент перевірки.

Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребували дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 103 справи потребували заміни оправлення.

Архівними відділами міськрад було заплановано протягом 2009 – 2012 рр. перевірити 21000 справ по 152 фондах, в тому числі:

- фондів І категорії – 15, 4000 справ;

- фондів ІІ категорії – 78, 13000 справ;

- фондів ІІІ категорії - 59, 4000 справ.

Протягом 2010 – 2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та та руху документів Національного архівного фонду в кількості 26179 справ по 175 фондах. що складає відповідно 124% і 115% планових завдань та 81% від загальної кількості фондів та 84% від загальної кількості справ, які зберігаються в архівних відділах. За категоріями фондів:

- 1 категорії - 6358 справ по 17 фондах;

- 2 категорії - 15391 справ по 92 фондах;

- 3 категорії - 4430 справ по 66 фондах.

Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, не виявлено. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту; 34 справи по 20 фондах потребують заміни оправлення. Станом на 01.01.2013 справ у розшуку немає.

Відповідно до Програми на 2009-2012 рр. було заплановано здійснити перевіряння наявності справ в 312 юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів міськрад, на зберіганні у яких за обліковими даними знаходилося 45900 справ.. Проведено перевіряння наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду в 317 (102% планових завдань) юридичних особах. Всі заплановані установи перевірено. Загальна кількість справ, які зберігалися в установах, за обліковими документами складала 46988 справ, загальна кількість справ в наявності – 46988 справ (102% планових завдань). Справ, відсутність яких не була б підтверджена документально, немає Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, 136 справ потребують заміни оправлення.

Одночасно з перевірянням наявності справ проводилося вивірення всіх облікових документів, виявлення та усунення недоліків в обліку документів. Протягом 2009 – 2012 рр. проведено уточнення кількості справ в 27 фондах, які зберігаються в архівних відділах райдержадміністрацій, та в 3 фондах, які зберігаються в архівних відділах міськрад. В основному, це ті фонди, в яких проводили експертизу цінності, вилучали дублетні документи і вчасно не внесли записи в облікові документи або допустили арифметичні помилки в підрахунку кількості справ. В результаті загальна кількість справ в архівних відділах райдержадміністрацій зменшилась на 656 справ, збільшилась на 120 справ. в архівних відділах міськрад зменшилась на 16 справ.

Треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі на 2009 – 2012рр. не відповідає наявній кількості фондів і справ, які проходять перевіряння наявності, тому що за час дії Програми в архівних відділах та юридичних особах у зоні комплектування архівних відділів відбувалося упорядкування документів, приймання їх на зберігання до архівних відділів та передавання до Державного архіву Запорізької області.

Треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі, не відповідає кількості перевірених справ, тому що за час дії Програми в архівних відділах райдержадміністрацій та міськрад, установах відбувалося упорядкування документів, приймання їх на зберігання до архівних відділів та передавання на зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Вся інформація про кількість перевірених фондів та справ, які зберігаються в архівних відділах та юридичних особах в зоні комплектування архівних відділів, кількість виявлених відсутніх справ, недоліки у фізичному стані документів відображається в актах перевіряння наявності справ, журналі обліку фондів та установ, що пройшли перевіряння наявності, ведуться картотеки циклічності перевіряння фондів. Звіти про результати виконання Програми архівними відділами щоквартально надаються до Державного архіву Запорізької області..

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

2.1. забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2.3. забезпечити своєчасне внесення змін в облікові документі та усунення недоліків в їх веденні;

2.2. забезпечити організацію обліку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

2.3. забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ;

2.4. звернути увагу на те, щоб планові та звітні показники з перевіряння наявності справ за Програмою та планово – звітною документацією про виконання плану розвитку архівної справи в районі, місті співпадали;

2.5. щоквартально до 3 числа наступного за кварталом місяця надавати до відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи квартальний звіт про виконання плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду.

3. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації виконання плану заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.