Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Деталі

Створено: Середа, 19 грудня 2012, 22:00

Перегляди: 6462

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про виконання Державним архівом Запорізької області у 2009-2012 роках заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Заслухавши й обговоривши інформацію начальника відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю. про виконання Державним архівом Запорізької області у 2012 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що Державним архівом Запорізької області проводиться постійна робота щодо виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

Контроль за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) є невід’ємною складовою діяльності архівних установ України щодо фізичного збереження національної архівної спадщини. Акумульовані в архівних установах величезні масиви вимагають посиленої уваги до умов їх зберігання. Цей аспект діяльності архівних установ – складна комплексна проблема, яка, у свою чергу, вимагає комплексного підходу на рівні управлінських, науково-методичних, практичних заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів НАФ, забезпечення їх належного фізичного стану як в поточний момент, так і в довгостроковій перспективі.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11 2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» На виконання цих завдань і розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду архівними установами Запорізької області на 2010-2014 роки (далі – Програма). Постійний контроль дасть змогу зберегти документи, запобігати можливості їх знищення, пошкодження, викрадення та виникненню інших надзвичайних ситуацій.

Мета Програми – забезпечення довготривалого збереження документів НАФ через отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів НАФ в Державному архіві Запорізької області.

Основні завдання Програми :

– перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;

– виявлення та усунення недоліків у обліку документів;

– виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;

– виявлення та облік документів, що потребують реставраційного та іншого оброблення;

Реалізація заходів, передбачених Програмою, дасть можливість:

– запобігти збільшенню пошкодження та втрати документів НАФ;

– удосконалити нормативно-правову, організаційно-методичну та матеріально-технічну базу зберігання документів НАФ;

– сформувати сучасні організаційні моделі контролю на усіх етапах виконання Програми;

– впровадити єдині технологічні вимоги щодо контролю за наявністю, станом та рухом документів.

Загалом Державним архівом Запорізької області заплановано перевірити 4827 фондів - 924000 справ, в тому числі:

- фондів І категорії – 334 (110000 справ);

- фондів ІІ категорії – 1034 (421000 справ);

- фондів ІІІ категорії -3459 (393000 справ).

З метою упорядкування роботи, встановлення комплексу управлінських, організаційно-технічних, методичних та інших практичних заходів, спрямованих на здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у цьому році була розроблена Інструкція про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2012 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 252 фонди - 29700 од. зб. (кількість справ вказано приблизно):

- перевірено 248 фондів (І категорії – 35; ІІ категорії – 58; ІІІ категорії – 155 фондів);

- перевірено 35039 справ (І категорії – 14902 од. зб.), ІІ категорії – 11 491 од. зб., ІІІ категорії – 8646 од. зб.);

- загальна кількість невиявлених справ – 23 (в т. ч. вперше – 17 од. зб., повторно – 6 од. зб.). Знайдено 2 од. зб., які перебували у розшуку;

- перевірено у 2011 році – 7 фондів, 1724 од. зб., які були включені до Програми на 2012 рік ( в т. ч. І категорії - 3 фонди, 1553 од. зб. (Р-2, Р-27, Р-58); ІІ категорії – 2 фонди, 90 од. зб. (Р-709, Р-840); ІІІ категорії – 2 фонди, 81 од. зб. (Р-1000, Р0-1025);

- не перевірено 19 фондів (458 од. зб.), які внесено до Програми помилково, бо вони рахуються як приєднані (І категорії -10 фондів, 333 од. зб. (Р-4425, Р-5920, Р-5921, Р-5927, Р-5942, Р-5943, Р-5944, Р-5947, Р-5952, Р-5954); ІІ категорії – 3 фонди, 53 од. зб. (Р-653, Р-670, Р-1012); ІІІ категорії 6 фондів, 72 од. зб. (Р-913, Р-1033, Р-1060, Р-1096, Р-1124);

- перевірено 22 фонди, які не були включені до Програми (І категорії – 2 фонди (Р-1977, 6081); ІІ категорії – 5 фондів (Р-829, П-251, П-356, П-357, П-459); ІІІ категорії – 15 фондів (68, 94, 95, 96, 234, 235, 236, 237, 238, 241, 247, 256, 258, Р-2871, Р-5593, оп. 7);

- перевірено не включених до Програми 9381 од. зб. (в т. ч. І категорії – 599 од. зб., ІІ категорії – 8214 од. зб., ІІІ категорії – 568 од. зб.)

- потребують оправлення -162 од. зб., ремонту – 17 од. зб., реставрації – 6 од. зб. Справ, що потребують дезинфекції – немає.

За період 2009-2012 рр. перевірено 905 фондів (139180 од. зб.) при плані 889 фондів (113700 од. зб., кількість справ вказано приблизно), в тому числі перевірено:

- фондів І категорії – 144 (78725 од. зб.);

- фондів ІІ категорії – 219 (29280 од. зб. );

- фондів ІІІ категорії - 542 (31175 од. зб.)

Перевірено 46 фондів (20789 од. зб.), які не були включені до Програми.

Виявлено відсутніх 123 справи, з них 71 справа вперше, 52 справи поставлено в розшук раніше, розшукано 13 справ.

На грудень 2012 року в розшуку знаходиться 240 справ.

Виявлено справ, що потребують реставрації – 399, ремонту – 726, оправлення та підшивки – 6766.

Державним архівом Запорізької області відповідно до плану заходів на 2012 рік згідно з «Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» було заплановано перевірити 3772 од. зб. в 20 установах, організаціях та підприємствах, що перебувають у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області.

З метою поліпшення контролю за станом зберігання документів в архівних підрозділах установ, підприємств та організацій на допомогу працівникам цих підрозділів в 2012 році розроблені Методичні рекомендації “Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ”.

У 2012 році перевірено 19 установ. Запорізьку обласну організацію професійної спілки працівників рибного господарства України рішенням експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області від 19.10.2012 №3 було виключено зі списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, в зв’язку з припиненням діяльності. Документи НАФ за 1986-2003 роки за сприяння Запорізької обласної ради професійних спілок передано на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Загальна кількість справ, яка зберігаються в установах, за обліковими документами (описами) складає 3262, загальна кількість справ в наявності – 3237, не виявлено 25 справ. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту або оправлення.

Протягом 1999-2012 рр. проведено перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ в 64 юридичних особах у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області. Загальна кількість перевірених справ – 23417 од.зб., не виявлено 53 справи. Фізичний стан справ задовільний, жодна справа не потребує дезінфекції, дезінсекції, реставрації, ремонту, оправлення або підшивки.

Але треба зауважити, що загальна кількість справ, зазначених в Програмі, не відповідає кількості перевірених справ у 2009-2012 роках, тому що за час дії Програми на підприємствах, установах і організаціях відбувалося упорядкування документів, передавання їх на постійне зберігання до Державного архіву Запорізької області.

Вся інформація про кількість перевірених юридичних осіб, що зберігають документи Національного архівного фонду, кількість перевірених та невиявлених справ, відображена в довідках перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, а також у звітах про результати виконання Програми, які щорічно надсилаються до Державної архівної служби України в електронному вигляді.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про виконання Державним архівом Запорізької області у 2012 році заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити постійний контроль за виконанням заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

3. Начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю.:

1) забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити виконання вимог Інструкції про порядок здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів та уточнення облікових документів у Державному архіві Запорізької області;

3) забезпечити організацію обліку справ невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ та складання списків справ, що знаходяться у розшуку;

4) забезпечити організацію розшуку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ.

4. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Фурсенко Т.В.:

1) забезпечити у 2013 р. виконання заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;

2) забезпечити впровадження Методичних рекомендацій «Порядок перевіряння наявності та стану справ в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій – джерел формування НАФ» у роботу відділу та архівних підрозділів підприємств, установ, організацій та здійснювати постійний контроль за дотриманням їх вимог.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 20.12.2012 забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С.Тедєєв

Секретар колегії А.А. Федько