РІШЕННЯ № 2

Деталі

Створено: Середа, 12 лютого 2014, 13:24

Перегляди: 17102

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2013 рік

Розглянувши підсумки роботи трудових архівів області колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що трудові архіви виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2013 рік.

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно–методична допомога районним радам, виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у створенні та організації діяльності трудових архівів, в т.ч. комунальних підприємств.

Протягом року надавалась методична та практична допомога архівним установам для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду в організації їх діяльності: проведено два тематичних семінари для працівників трудових архівів з основних напрямків діяльності, розроблено 3 методичних посібника з питань діяльності архівних установ, які рекомендовано трудовим архівам для використання в роботі.

Постійно надається консультаційна та методична допомога, в т.ч. з виїздом на місця. У 2013 році проведено 2 комплексних перевірки роботи трудових архівів, в ході яких було проаналізовано діяльність установ та надані рекомендації щодо усунення недоліків.

Протягом 2013 року відбулися зміни у мережі трудових архівів. Рішеннями сесій сільських рад створено 5 трудових архівів у Мелітопольському, Приморському, Якимівському районах.

Станом на 01.01.2014 в області діяли 81 архів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 80, з них 5 – комунальні підприємства, при Куйбишевській райдержадміністрації – 1.

У 12 районах області трудові архіви створено при районних радах, з них 4 – комунальні підприємства. При сільських, селищних, міських радах міст районного значення (з них 1 – комунальне підприємство - м. Приморськ) трудові архіви діють у восьми районах: в Запорізькому, Василівському, Великобілозерському, Мелітопольському, Пологівському, Приморському, Розівському, Якимівському. У містах обласного значення (Запоріжжя, Бердянськ, Токмак, Енергодар) при архівних відділах міськрад діють архівні підрозділи для зберігання документів ліквідованих установ, у м. Мелітополі діє трудовий архів виконавчого комітету міської ради.

Для забезпечення зберігання документів ліквідованих підприємств виділені приміщення загальною площею 1,9 тис. м2. Протягом року за кошти місцевих бюджетів здійснено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання та протипожежного захисту документів в трудових архівах.

Трудовим архівам Бердянського і Токмацького районів виділено додаткові приміщення для архівосховищ загальною площею 47,05 м2. В трудовому архіві Мелітопольської міськради проведено поточний ремонт архівосховища площею 29,1 м2. Збільшено протяжність стелажного обладнання трудового архіву Бердянського району, сільських рад Мелітопольського району на 56 пог. м. Трудовим архівам Мелітопольської міськради, Василівського, Оріхівського, Токмацького районів придбано 6 та перезаправлено 4 вогнегасника. В трудовому архіві Гуляйпільського району проведено заміри опору електромереж, Василівського району - вхідні двері до архівосховищ обшиті металом.

Протягом року прийнято на архівне зберігання 17,6 тис. справ з особового складу 534 ліквідованих установ. З них архівними відділами прийнято 7,5 тис. спр. 317 ліквідованих установ, трудовими архівами – понад 10,1 тис. справ 213 ліквідованих установ.

Всього в трудових архівах і архівних відділах області зберігається 285,2 тис. справ 5,3 тис. ліквідованих організацій, в т.ч. в трудових архівах – 205,2 тис. справ 2,4 тис. ліквідованих організацій, в архівних відділах – 80 тис. справ 2,9 тис. ліквідованих організацій.

Найбільша кількість справ зберігається в архівних установах міст: Запоріжжя – 49,3 тис., Бердянська – 13,1 тис., Мелітополя – 14,3 тис., Енергодара – 9,7 тис. спр., районів: Оріхівського – 18,2 тис. спр., Вільнянського 14 тис, Куйбишевського – 12,3 тис. справ, Веселівського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Михайлівського, Новомиколаївського, Приморського, Токмацького – по 8 - 10 тис. справ, в сільських радах області – 48,8 тис. справ, міськрадах міст районного значення – 33,7 тис. справ.

За документами ліквідованих установ на запити юридичних і фізичних осіб за 2013 рік трудовими архівами видано 13 тис. довідок, з них 98% виконано з позитивним результатом. Протягом року до них звернулося понад 9 тис. громадян, що на 25% більше, ніж у 2012 році.

Трудовими архівами міськрад виконано 2 тис. запитів, райрад – 7,4 тис. запитів, райдержадміністрацій – 511 запитів, сільрад – 3 тис. запитів.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради (1225), Бердянської (639), Вільнянської (848), Кам’янсько-Дніпровської (1300.), Михайлівської (809), Оріхівської (954) Приазовської (1423), Токмацької (754) районних рад.

Разом з тим в діяльності трудових архівів є цілий ряд недоліків. Для забезпечення збереженості документів в ряді трудових архівів є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості сільських рад. В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання пристроїв для опечатування архівосховищ, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Тільки на 67% трудові архіви забезпечені вогнегасниками. Відсутні вогнегасники в трудових архівах сільських рад, в недостатній кількості їх в трудових архівах Бердянської, Василівської, Веселівської, Михайлівської, Оріхівської, Приазовської, Приморської, Токмацької райрад.

Через відсутність картонажів не закартоновані документи нових надходжень з особового складу в трудових архівах міста Токмака, Василівського, Гуляйпільського, Куйбишевського, Михайлівського, Оріхівського, Токмацького, Чернігівського районів.

Значний масив документів зберігається в архівах в незашифрованому вигляді.

В ряді трудових архівів потребує удосконалення система обліку документів, які знаходяться на зберіганні, потребують переробки і удосконалення описи справ. Необхідно створення електронних баз даних на документи ліквідованих установ, спеціалізованих консультативних сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, районних та міських рад.

Виконання комплексу робіт з організації приймання документів на зберігання, їх обліку, удосконалення системи довідкового апарату, своєчасного і якісного виконання запитів вимагає перегляду існуючої штатної чисельності трудових архівів.

Кількість штатних працівників в 81 установі складає 28,75 шт. од., в т.ч. в юридичних особах (їх 5) – 14,25 шт. од. В трудових архівах без статусу юридичної особи районних, міських рад та райдержадміністрації працює по 1 шт. од., в 63 трудових архівах сільських рад – 1,5 штатних одиниць.

Жоден із трудових архівів не впровадив в практику роботи платні послуги, що дало б можливість поліпшити матеріально-технічне забезпечення архівних установ.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Схвалити в цілому роботу трудових архівів області з виконання планових завдань 2013 року.

2. Основними напрямками розвитку архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) регіону у 2014 році вважати:

– розробка та виконання регіональних програм розвитку архівної справи, забезпечення охоронної та пожежної безпеки в архівних установах;

– забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів;

– вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки, доступу до архівних приміщень і на їх територію, забезпечення надійної експлуатації архівних будівель, інженерних мереж та комунікацій;

– вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання, вивірення та уточнення облікових документів;

– посилення контролю за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в трудових архівах, проведення планових перевірок наявності документів з оформленням їх результатів, шифрування документів згідно з описами справ;

– посилення контролю за обліком місцезнаходження, упорядкуванням та своєчасним передаванням на подальше зберігання документів ліквідованих і реорганізованих підприємств, установ та організацій;

– посилення контролю за збереженістю документів про підтвердження трудового стажу із шкідливими умовами праці – з атестації робочих місць, переліків професій із шкідливими умовами праці, табелів, нарядів про підтвердження фактів роботи працівників на ділянках із шкідливими умовами праці тощо;

– виконання звернень та запитів громадян та установ, організацій, підприємств;

– забезпечення комп’ютерною технікою та відповідним програмним забезпеченням, створення електронних баз даних, консультативних сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, районних та міських рад, підключення трудових архівів до мережі Інтернет;

– забезпечення надання платних послуг;

– систематичне підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання пункту 2 цього рішення в межах повноважень.

4. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Савчуку Ю.В. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

5. Керівництву Державного архіву Запорізької області та керівникам його структурних підрозділів, керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад забезпечити надання постійної організаційної, консультативно–методичної допомоги районним радам, виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у створенні та організації діяльності трудових архівів, в т.ч. комунальних підприємств.

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 14.02.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.