Рішення 1Про підсумки роботи архівних установ області за 2012 рік та завдання на 2013 рік

Деталі

Створено: Середа, 20 лютого 2013, 11:55

Перегляди: 6357

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних установ області

за 2012 рік та їх завдання на 2013 рік

Розглянувши підсумки виконання архівними установами області планових завдань у 2013 році та завдання на 2013 рік, колегія Державного архіву Запорізької області відзначає, що архівні установи виконали, а за значною кількістю важливих показників перевиконали основні показники роботи, заплановані на 2013 рік. Кращих показників у виконанні планових завдань досягли архівні відділи Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Оріхівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад.

Діяльність архівних установ області у 2013 році була спрямована на реалізацію Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указів Президента України від 23.01.2009 № 37/2009 «Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов’язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні», від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», від 22 березня 2012 року № 206/2012 «Про заходи у зв’язку з 70-ми роковинами початку насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни», від 05.04.2012 № 242/2012 «Про відзначення 16-ї річниці Конституції України», постанови Верховної Ради України від 05.07.2011 № 3560‑VI «Про 70-річчя трагедії Бабиного Яру», наказів Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки», Державної архівної служби України від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки та з підготовки та відзначення 66-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», від 01.08.2012 № 129 «Про участь державних архівних установ у відзначенні у 2012 році Дня партизанської слави», інших законодавчих актів.

Упродовж 2012 року переглянуто грифи секретності справам та документам по 5 фондах. Скасовано грифи секретності 882 справах, з них 71 справі гриф «секретно» змінено на гриф обмеження доступу «Для службового користування».

На кошти, що надійшли з державного й місцевих бюджетів, ряд архівних установ області здійснили комплекс заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, посилення контролю над організацією охоронного режиму з метою попередження несанкціонованого доступу до архівосховищ, виносу або крадіжок документів, посилення пожежної безпеки, зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ.

Відповідно до Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.06.2012 № 590, для Державного архіву області на 2013 рік заплановано здійснення заходів пожежної безпеки на суму 673,7 тис. грн.

За ініціативою облдержадміністрації та завдяки сприянню обласної ради 22.11.2012 вперше прийнята Програма розвитку архівної справи Запорізької області на 2013-2015 роки. У 2013 році планується освоїти 176,00 тис. грн. для вирішення найбільш важливих питань у діяльності Державного архіву області.

Проведено поточний ремонт приміщень архівосховищ архівного відділу Приморської райдержадміністрації; в архівних відділах Бердянської, Пологівської та Приморської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад проведено ремонт електрообладнання та електромереж, системи опалення; Кам’янсько-Дніпровської райдержадміністрації та Запорізької міськради замінено вхідні двері до архівосховищ, Розівської райдержадміністрації замінено вікно, Мелітопольської райдержадміністрації установлено додатково 10 пог. м. стелажів.

Для посилення охоронно-пожежної безпеки в архівосховищах архівних відділів Михайлівської і Приморської райдержадміністрацій встановлені автономні протипожежні сигналізації, в 12 приміщеннях архівного відділу Енергодарської міськради встановлені пожежні сигналізації з виведенням на центральний пульт спостереження. Архівним відділам Бердянської та Мелітопольської райдержадміністрацій придбано 4 вогнегасника, Гуляйпільської райдержадміністрації - перезаправлено 3 вогнегасника, в приміщенні архівосховища проведено заміри опору ізоляції електромережі.

Здійснені заходи по ідентифікації щодо визначення потенційно небезпечних об’єктів архівного відділу Пологівської райдержадміністрації та внесення його до державного реєстру потенційно небезпечних об’єктів.

З метою збереження оригіналів особливо цінних документів НАФ, поліпшення їх фізичного стану протягом року держархівом області створений страховий фонд на 26 справ (4 тис. кадрів), відреставровано 3,6 тис. та відремонтовано 17,6 тис. аркушів документів. Архівними установами проведено оправлення та підшивку 4,5 тис. справ, закартоновано 39,7 тис. справ.

З метою здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду протягом року архівні установи області провели перевіряння наявності 62,6 тис. справ, які знаходяться на архівному зберіганні, та понад 14,5 тис справ, які зберігаються в установах – джерелах формування НАФ, що складає 116% від програмних завдань. Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Гуляйпільської, Запорізької, Мелітопольської, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

У напрямку впровадження сучасних інформаційних технологій у рамках створення галузевої інформаційної системи Укрдержархіву створено і активно функціонує офіційний веб-сайт Державного архіву.

У 2012 році Державним архівом Запорізької області продовжувалось поповнення електронної версії фондового каталогу на фонди архіву, покажчика фондів архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад. Вийшов друком довідник «Державний архів Запорізької області. Анотований реєстр описів. Том. 1. Фонди дорадянського періоду ». Продовжувалась робота зі складання путівника й анотованого реєстру описів фондів радянського періоду та періоду незалежності України, зведеного каталогу метричних книг.

Архівними відділами протягом року продовжувалась робота зі створення та поповнення електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2012 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

З метою контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання Державним архівом Запорізької області протягом 2012 року проведено перевірки роботи 9 архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, 3 трудових архівів, 142 установ обласного рівня. Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 342 перевірки установ – джерел формування НАФ.

Проведено 24 семінари, прийнято участь в роботі 55 семінарів та курсів підвищення кваліфікації, які проводилися іншими установами.

Протягом року експертно-перевірна комісія Державного архіву Запорізької області розглянула описи, представлені 664 установами області загальним обсягом 29,7 тис. справ управлінської документації, 42 тис. справ з особового складу, що перевищило планові показники на 42%. Експертними комісіями архівних відділів погоджені описи з особового складу організацій, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, на 15,6 тис. справ, що вдвічі більше запланованого.

Найбільший обсяг описів був представлений установами міст Бердянська, Запоріжжя, Мелітополя, Василівського, Веселівського, Гуляйпільського, Запорізького, Михайлівського, Оріхівського, Приморського районів.

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах комплектування архівних установ в цілому становить 76% .

На 100% упорядковані документи в установах міста Бердянська, 90-97% - Вільнянського, Гуляйпільського, Кам’янсько-Дніпровського, Куйбишевського, Михайлівського, Новомиколаївського, Токмацького районів, 80-89 % - Веселівського, Оріхівського, Пологівського, Приморського районів, міст Мелітополя, Токмака.

Здійснювалась робота щодо своєчасного та якісного поповнення Національного архівного фонду України документами місцевого значення. В 2012 році архівними установами області прийнято на зберігання понад 39,6 тис. справ Національного архівного фонду. По встановлені строки прийнято на зберігання документи НАФ архівними відділами Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Пологівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Токмацької міськрад. Протягом року значно скоротилась кількість справ, які зберігались понад встановлені строки в установах Запорізького, Оріхівського районів, м. Мелітополя.

Державний архів Запорізької області, архівні відділи Гуляйпільської, Куйбишевської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради прийняли на зберігання відео-фотодокументи, Гуляйпільської райдержадміністрації – документи особового походження.

Протягом 2012 року архівні установи області активно популяризували архівні документи.

Вийшов з друку збірник документів «Знаю, что помнишь и ждешь»: письма семьи Золотаревых (1942-1946 гг.). «Забытые дневники», підготовлений за участю держархіву.

Підготовлені та експонувалися у приміщенні Державного архіву та на веб-сайтах облдержадміністрації, Укрдержархіву 13 виставок документів. Архівними відділами підготовлено 15 виставок документів.

У науково-практичному журналі «Архіви України» розміщеному на офіційному сайті Укрдержархіву, До 80-річчя Дніпровської ГЕС опублікована стаття «Народження Дніпровської ГЕС ім. Леніна: спогади учасників», де уперше були опубліковані спогади та листи учасників будівництва Дніпровської гідроелектростанції.

Всього за документами архівних установ підготовлено 9 ініціативних інформувань, 4 радіопередачі, телепередача, в місцевій пресі опубліковано 32 статті.

Активно працювали в цьому напрямі держархів області, архівні відділи Василівської, Веселівської, Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Приморської, Токмацької, Чернігівської райдержадміністрацій, , Енергодарської міськради.

У 2012 році в читальних залах держархіву та в архівних відділах працювали 957 користувачів документної інформації, з них 575 – в держархіві області. Користувачам видано понад 15 тис. справ.

Значні обсяги робіт виконані трудовими архівами області. Протягом року ними прийнято на зберігання 8,6 тис. спр. з особового складу 180 ліквідованих установ. До архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад прийнято 5,3 тис. спр. з особового складу 294 ліквідованих установ.

З метою забезпечення виконання вимог законодавства України щодо реалізації конституційного права громадян на звернення протягом року архівними установами області на запити юридичних і фізичних осіб видано 25,7 тис. архівних довідок, в т.ч. держархівом – 3,3 тис., архівними відділами – 10 тис., трудовими архівами – 12,4 тис. довідок.

Найбільшу кількість запитів виконано архівними відділами Бердянської, Запорізької, Куйбишевської, Мелітопольської, Михайлівської, Ново миколаївської, Оріхівської, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Енергодарської міськрад, трудовими архівами Мелітопольської міськради, Вільнянської, К.-Дніпровської, Михайлівської, Оріхівської, Приазовської, Токмацької районних рад, Куйбишевської райдержадміністрації.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи, відповідно Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8 % - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Великобілозерської райдержадміністрації та Мелітопольської міської ради.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах Бердянського (22%), Запорізького (35%), Приазовського (8%), Якимівського (57%) районів.

Понад встановлені строки зберігаються документи НАФ в установах міста Запоріжжя, Бердянського, Василівського, Веселівського, Запорізького, Мелітопольського, Новомиколаївського, Оріхівського, Приазовського, Якимівського районів.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Схвалити в цілому роботу державних архівних установ області по виконанню планових завдань 2012 року.

2. Керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад:

2.1 забезпечити своєчасне подання обґрунтованих пропозицій до відповідних бюджетних запитів під час формування Державного та місцевого бюджетів на 2013 рік з урахуванням потреб архівних установ. Інформувати Держархів області до 1 червня 2013 року;

2.2 щомісячно, до 10 числа наступного за звітним, надавати інформацію про роботу архівних установ для висвітлення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області .

3. Рекомендувати архівним відділам Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад здійснити необхідні заходи щодо надання відділам статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

4. Пріоритетними напрямками розвитку архівної галузі регіону у 2013 році вважати:

1) Забезпечення контролю за станом діловодства, експертизою цінності та збереженням архівних документів на підприємствах, в установах, організаціях, що є джерелами формування Національного архівного фонду.

2) Здійснення заходів з організації широкого використання архівної інформації для задоволення наукових, соціальних і культурних потреб громадян, забезпечення вільного доступу громадськості до архівних документів.

3) Забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ.

5. У 2013 році необхідно здійснити заходи щодо:

- забезпечення дієвого контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства в зоні комплектування архівних установ;

- виконання заходів Державної цільової соціальної та місцевих програм забезпечення пожежної безпеки та розвитку архівної справи в регіонах;

– виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 рр.;

– здійснення керівництва і контролю за діяльністю архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій установ – джерел формування НАФ;

– забезпечення своєчасного і повноцінного поповнення документів Національного архівного фонду України документами місцевого значення;

– забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів;

- вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання;

– продовження роботи з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР;

- інформатизації архівної справи, впровадження автоматизованих інформаційно-пошукових систем, створення та забезпечення інформаційного наповнення власних веб-сайтів або сторінок на веб-сайтах райдержадміністрацій, міськрад, впровадження електронного документообігу;

– продовження роботи з підготовки довідників та інших публікацій про склад та зміст архівних документів;

– активної участі у заходах, присвячених визволенню України від німецько-фашистських загарбників в роки Великої Вітчизняної війни 1941‑1945 рр.; до 1025-річчя Хрещення Київської Русі, 90-річчя заснування районів сучасної Запорізької області та ін.;

– посилення контролю за обліком місцезнаходження та упорядкування документів ліквідованих і реорганізованих підприємств, установ та організацій;

– забезпечення своєчасного і якісного виконання звернень та запитів громадян та установ, організацій, підприємств;

– забезпечення надання платних послуг;

– забезпечення ефективного та цільового використання бюджетних коштів, посилення бюджетної дисципліни;

– систематичного підвищення кваліфікації архівних кадрів, поповнення кадрового резерву молодими спеціалістами, запобігання проявам корупції.

5. Керівництву Державного архіву області та керівникам його структурних підрозділів, керівникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати керівникам архівних відділів міськрад забезпечити виконання пунктів 4 та 5 цього рішення в межах повноважень.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Голова колегії О.С.Тедєєв

Секретар колегії А.А.Федько