РІШЕННЯ № 3

Деталі

Створено: Середа, 30 квітня 2014, 11:08

Перегляди: 16764

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про роботу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад,

трудових архівів за І квартал 2014 року

Архівними установами області протягом І кварталу 2014 року проводилася робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положеннями про архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад.

Протягом кварталу кошти на здійснення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів та зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ не виділялись, заходи не здійснювались.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2014 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 13741 справи, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 13085 справ, міськрад – 656 справ, що складає відповідно 137% і 109% планових завдань. Перевірено 3343 справи, які зберігаються в 28 установах-джерелах формування НАФ, що складає відповідно 33% і 32% від програмних завдань року в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 2467 справ в 24 установах, міськрад – 876 справ в 4 установах.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 122 справ, закартоновано 3499 справ, що складає відповідно 348% та 156% планових завдань.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької міськрад.

Протягом І кварталу продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2013 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 73 спр. (114%), складено карток на 310 документів (100%).

В даних напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Куйбишевської, Михайлівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 4331 спр. управлінської документації (156% планових завдань на квартал), в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 3393 спр., міськрад – 936 спр., що складає відповідно 43% і 48% планових завдань року.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Бердянської, Василівської, Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької міськрад.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання 615 ( у 2013 р. – 4816) спр., архівних відділів райдержадміністрацій – 104 спр. з особового складу ліквідованих установ.

До Державного архіву області архівними відділами передано 605 спр. управлінської документації при плані 360 спр., 45 од. обл. фотодокументів.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом кварталу ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 88 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 2135 спр. (у 2013 р. – 3959 спр.) управлінської документації, що складає 67% планових завдань на квартал, в т.ч 62 установами в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 1718 спр. (47%), 26 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 417 спр. (75%).

Погоджено 57 описів справ з особового складу загальним обсягом на 1487 спр. ( у 2013 р. - 2499 спр.), що складає 91% планових завдань на квартал, т.ч. представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 847 спр. (94%), міськрад – на 640 спр. (87%).

Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за І квартал склав 57%.

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Новомиколаївської, Оріхівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської міськради.

ЕК архівних відділів погоджено 160 номенклатур на 36,7 тис. позицій, 14 інструкцій з діловодства, 233 положення про ЕК та 29 положень про архівні підрозділи, 56 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 106,6 тис. справ, представлених установами-джерелами формування НАФ, та 67 номенклатур на 7 тис. позицій, 1 інструкцію з діловодства, 15 положення про ЕК та 25 положень про архівні підрозділи, описи з особового складу на 4215 справ, 92 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 34,3 тис. справ, представлених іншими установами.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 74, в т.ч. 28 комплексних, 27 тематичних і 19 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ, що складає 90% планових завдань.

Для підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 12 семінарів з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 364 слухача, прийнято участь в роботі 18 семінарів, які проводилися іншими установами.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ-джерел формування НАФ – Веселівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Оріхівської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій;

- з погодження номенклатур справ –Бердянської, Василівської, Вільнянської, Гуляйпільської, Кам’янсько-Дніпровської, Приморської, Розівської, Якимівської райдержадміністрацій, Мелітопольської міськради.

Архівними відділами підготовлено 3 виставки документів, в місцевих ЗМІ опублікована одна стаття.

Архівними відділами виконано 659 ( у 2013 р. – 485) тематичних запитів, в т.ч. 641 (97 %) з позитивною відповіддю, з них 438 (66%) – за документами НАФ, що в 3 рази перевищує планові завдання.

За запитами громадян соціально-правового характеру надано 2553 (у 2013 р. – 2404) довідок, в т.ч. 2244 (88%) з позитивною відповіддю, що на 71% перевищує планові завдання на квартал. З них запитів про заробітну плату та стаж – 1991 (78%) (в 2013 р. – 2034), в т.ч. на пільгових умовах – 740 (29%), запитів, майнових – 473 (19%) (в 2013 році - 273).

За документами НАФ виконано 600 (24%) запитів соціально-правового характеру, 438 (66%) тематичних запитів. На особистому прийомі було 2129 громадян, від яких надійшло 1761 звернення.

Найбільшу кількість тематичних запитів виконано архівними відділами Запорізької, Бердянської, Енергодарської міськрад, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Мелітопольської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій (14 – 37 запитів); запитів соціально-правового характеру - Запорізької – 1248 (1148 у 2013 році), Бердянської - 250, Енергодарської – 403 міськрад, Мелітопольської - 153, Приморської – 124, Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Запорізької, Михайлівської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької (17 – 37 запитів) райдержадміністрацій.

Надано послуги 118 користувачам документів, яким було видано 765 справ.

Протягом І кварталу 2014 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесій створено 2 трудових архіви в Пологівському та Приморському районах. Станом на 01.04.2014 в Запорізькій області діють 83 архіви для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 82, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 2335 (у 2013 році – 2703) спр. з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Гуляйпільської – 165, Михайлівської – 654, Оріхівської – 157, трудовими архівами сільрад – 997 справ.

Виконано 435 тематичних запитів та 3993 (у 2013 році – 3677) запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 431 (99%) і 3923 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 547 запитів, що складає 14% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 2480 звернень громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 276, районних рад: Бердянської – 266, Вільнянської – 208, Кам’янсько-Дніпровської – 299, Куйбишевської 231, Оріхівської – 298, Приазовської – 454, Токмацької - 376 запитів. Сільськими радами виконано 979 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків, які вимагають невідкладних рішень.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2014 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Штатна чисельність архівних відділів не відповідає діючим нормативам. Тільки у 5 архівних відділах чисельність складає 2 шт. од., в інших 15 – по 1 шт. од.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад так і не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ.

Тільки на 71% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізація ми, 42% - пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Не виконали планові завдання за І квартал 2014 року архівні відділи:

- з картонування справ – Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Запорізької міськради, Великобілозерської райдержадміністрації;

- з приймання на зберігання управлінської документації – Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської райдержадміністрацій;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Бердянської, Василівської, Веселівської, Запорізької, Мелітопольської, Михайлівської, Пологівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад;

- з проведення перевірянь установ-джерел формування НАФ – Василівської, Запорізької, Куйбишевської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької, Токмацької міськрад.

Висновки:

За І квартал 2014 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад, в основному, виконані планові завдання.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. взяти до відома.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

1) звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2014 року;

2) більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

3) посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2014 році; термін виконання - листопад 2014 року;

4) забезпечити розроблення Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 рр.; термін виконання - серпень 2014 року;

5) посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад; термін виконання – постійно;

6) організувати своєчасне упорядкування та приймання на зберігання виборчої та іншої документації виборчих комісій по виборах Президента України; термін виконання –ІІ квартал 2014 року;

7) забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - листопад 2014 року;

8) вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на архівне зберігання;

9) забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 2), 6), 8), 9) п. 2 цього рішення.

4. Рекомендувати головам райдержадміністрацій та міським головам здійснити ряд заходів щодо:

1) приведення штатної чисельності архівних відділів у відповідність до діючих нормативів;

2) забезпечення надійності зберігання документів в архівних відділах, поліпшення їх матеріально-технічного забезпечення.

5. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» щодо реорганізації сектора з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації в архівний відділ.

6. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання архівним відділам міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

7. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Буднику П.І. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

8. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.04.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.