Довідка про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2012 року

Деталі

Створено: Середа, 30 травня 2012, 07:47

Перегляди: 2168

Довідка

про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2012 року

На виконання Указу Президента України «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» від 07.02.2008 № 109/2008 відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630. Державним архівом Запорізької області у І кварталі 2012 року було проведено такі заходи.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів ветеранів війни та праці, інвалідів, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Громадяни, які мешкають за межами обласного центру, приймалися спеціалістами в день приїзду. Прийом громадян пільгових категорій проводився щоденно.

З понеділка по п’ятницю в робочий час спеціалістами відділу інформації та використання документів у робочі дні з 8.00 до 17.00 здійснювалося надання консультацій та роз’яснень громадянам у телефонному режимі.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

Систему автоматизації діловодства та електронного документообігу ОПТіМА WorkFlow встановлено в Державному архіві Запорізької області у працівників, відповідальних за роботу зі зверненнями громадян.

Але в повній мірі можливості цієї системи не застосовуються.

Це пов’язано з тим, що у модулі ОПТіМА WorkFlow передбачена функція одержання клієнтом звітів за заздалегідь сформованими макетами. Макети формуються поза системою програмним пакетом Seagate Crystal Reports. Державним архівом Запорізької області було придбано ліцензійний програмний комплекс засобів «OPTiMA-WorkFlow-СТАНДАРТ» (версія 1.16.6), до складу якого не входив програмний пакет Seagate Crystal Reports.

Враховуючи специфіку документообігу Державного архіву Запорізької області щодо виконання запитів соціально-правового характеру, на даний час ми не в повній мірі використовуємо можливості ОПТіМА WorkFlow, а користуємося базою даних, що створена на основі Microsoft Office Acces.

Керівництвом Державного архіву Запорізької області вживаються заходи для того, щоб розпочати активно застосовувати програму.

З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційних веб-сайтах облдержадміністрації та Державного архіву Запорізької області, на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.

На веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщені рубрики «Звернення громадян», «Інформуємо громадськість», у яких розміщуються довідки про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян.

У рубриці «Про доступ до публічної інформації» надано Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області та форми для подання до Державного архіву Запорізької області запитів на отримання публічної інформації від фізичних, юридичних осіб та об’єднань громадян.

У рубриці «Державні послуги» розміщено інформацію про роботи (послуги), що виконуються Державним архівом Запорізької області на договірних засадах.

На засіданні колегії 26.01.2012 розглядалося питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2012 рік», було прийнято відповідне рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 30.01.2012, 13.02.2012, 01.03.2012, 19.03.2012 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, про роботу читальних залів архіву, були надані доручення.

Протягом І кварталу 2012 року у Державному архіві Запорізької області директором видано 4 накази з питань звернень громадян.

Наказ Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7 «Про режим роботи в Державному архіві Запорізької області», яким затверджено режим роботи та графік прийому громадян у відділі інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області. (Копія додається).

Наказ Державного архіву Запорізької області, яким проводилося у життя рішення колегії архіву, що відповідає пункту 27 Положення про колегію Державного архіву Запорізької області, яке затверджено наказом від 14.03.2006 № 14:

від 27.01.2012 № 11 «Про оголошення рішень колегії Державного архіву Запорізької області від 26 січня 2012 року», яким оголошено рішення від 26 січня 2012 року № 3 «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2011 рік».

На виконання наказу Державної архівної служби України від 23.01.2012 № 8 «Про додаткові заходи щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС» видано наказ від 20.02.2012 № 15 «Про заходи архівних установ Запорізької області щодо поліпшення роботи із запитами та зверненнями учасників ліквідації аварії на ЧАЕС».

Наказ Державного архіву Запорізької області від 02.03.2012 № 21 «Про призначення відповідальних», яким призначено відповідального в Державному архіві Запорізької області за ведення діловодства за зверненнями громадян та за здійснення моніторингу термінів виконання звернень громадян у Державному архіві Запорізької області.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

Відповідно до плану проведення перевірок протягом І кварталу 2012 року проведено перевірку архівного відділу Токмацької міської ради.

Інформацію про стан виконання Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 працівниками архівного відділу включено до довідки за результатами перевірки, яка направлялася керівництву міської ради та сектору контролю апарату облдержадміністрації.

У І кварталі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 798 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2011 р. ‑ 886). Кількість питань, порушених у зверненнях – 822 (у І кварталі 2011 р. ‑ 928). Виконано з них із позитивним результатом – 509 запитів (62 %), (у І кварталі 2011 р. – 618 (67 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 266;

– про майнові права – 175;

– про підтвердження стажу роботи – 156;

– про заробітну плату – 49;

– про репресії та розкуркулення – 16;

– про примусове вивезення до Німеччини – 16;

– про нагородження орденами і медалями – 8;

– про підтвердження депутатської діяльності – 7;

– тематичних – 77;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 26 та ін.

У 2012 році прогнозується збільшення запитів про актові записи цивільного стану та підтвердження майнових прав, зменшення запитів щодо підтвердження стажу роботи, заробітної плати.

Протягом І кварталу 2012 року надійшло запитів від інвалідів - 3, матері-героїні - 1, учасників війни - 3, пенсіонерів - 65.

У І кварталі 2012 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 6 (шість) звернень з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом І кварталу 2012 року розгляд звернень громадян проводився відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР, порушень термінів розгляду звернень громадян не було.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 164 громадян, керівництвом архіву – 18, всього – 182 громадянина.

27 січня 2012 року у прямому ранковому ефірі Запорізької телерадіокомпанії «Алекс» м. Запоріжжя заступник директора Пилявська О.Л. розповіла про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області; 22 лютого на обласному радіо Запорізької обласної державної телерадіокомпанії вийшла в ефір доповідь директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С. на засіданні колегії про підсумки роботи архівних установ області за 2011 рік та пріоритетні напрямки діяльності архіву на 2012 рік

22 лютого 2012 року, Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій проведено тематичний короткострокового семінар «Організація роботи місцевих архівних установ: нормативно-правове регулювання» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, в якому взяло участь 35 слухачів. Перед слухачами виступила начальник відділу інформації та використання документів Державного архіву Запорізької області Величко О.Г. з темою: «Розгляд запитів громадян в місцевих архівних установах: проблемні питання та шляхи їх вирішення».

Усі спеціалісти відділу інформації та використання документів виконували запити соціально-правового характеру, на даний час є вакансія провідного спеціаліста-архівіста відділу.

До повноважень відділу інформації та використання документів входить організаційно-методичне керівництво і контроль з питань використання документів у держархіві області, державних архівних установах області, інших власників документів Національного архівного фонду; організація заходів архіву суспільно-громадського значення; організація інформування органів влади та управління, установ, організацій, громадськості про наявність і склад документів з актуальної тематики; підготовка документів архіву до публікації, виставок, радіопередач та телепередач; надання методично-консультативної допомоги архівним підрозділам державних органів, організацій і підприємств області з питань особистого прийому громадян і роботи із запитами фізичних і юридичних осіб; проведення дослідження і розроблення методичних посібників з профільних питань, впровадження результатів у практику роботи архівних установ області; проведення особистого прийому громадян; виконання запитів соціально-правового характеру та тематичних запитів; організація роботи користувачів у читальних залах архіву.

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.

Відповідно до рішення колегії облдержадміністрації (протокол № 1 засідання колегії, яке відбулося 29.03.2012) головою облдержадміністрації видано розпорядження від 06.04.2012 № 163 «Про стан роботи зі зверненнями громадян в області за підсумками 2011 року та вдосконалення відповідної роботи у 2012 році». З метою виконання цього розпорядження видано наказ Державного архіву Запорізької області від 19.04.2012, № 29 «Про виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 06.04.2012 № 163».