In English

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ архівним відділом Якимівської райдержадміністрації за період з травня 2009 року до травня 2014 року

Колегія, заслухавши і обговоривши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Федько А.А. та розглянувши довідку начальника архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюкової Т.Л., відзначає, що за період з травня 2009 року до травня 2014 року проведено певну роботу щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості, обліку та використання документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ.

На виконання пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації», відповідно до «Методичних рекомендацій з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації», затверджених наказом Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про методичні рекомендації» розроблена нова редакція Положення про архівний відділ Якимівської райдержадміністрації. Положення затверджене розпорядженням голови Якимівської райдержадміністрації від 26.02.2013 № 117 «Про затвердження Положення про архівний відділ Якимівської районної державної адміністрації Запорізької області в новій редакції». Відділ має статус юридичної особи.

Штат архівного відділу нараховує 1 шт. од. На посаду начальника архівного відділу Стрюкова Т.Л. призначена 09.11.2011. Посадова інструкція начальника відділу затверджена головою Якимівської райдержадміністрації 17.07.2013. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посаду начальника відділу, затверджений головою райдержадміністрації та погоджений з директором Державного архіву Запорізької області.

Робота архівного відділу проводиться згідно з річним планом роботи, затвердженим керівником апарату райдержадміністрації. Планові завдання виконуються.

Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області (далі – ЕПК), вирішення поточних питань з організації архівної справи і діловодства в установах району при архівному відділі діє експертна комісія. Її положення та склад затверджені розпорядженням голови райдержадміністрації від 25.03.2014 № 182 «Про затвердження Положення про експертну комісію архівного відділу». Очолює комісію керівник апарату Якимівської райдержадміністрації, заступник голови комісії – заступник керівника апарату райдержадміністрації, начальник загального відділу, секретар комісії – начальник архівного відділу. До складу комісії входять начальники відділів апарату райдержадміністрації, головний спеціаліст районної ради та директор Комунального закладу «Якимівський районний музей». Засідання комісії проводяться згідно з планом роботи і протоколюються.

Список юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до архівного відділу (список джерел комплектування архівного відділу), до якого внесено 47 юридичних осіб, список юридичних осіб-потенційних джерел формування Національного архівного фонду, до якого внесено 1 юридичну особу та список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, до якого внесено 112 юридичних осіб, схвалені експертно-перевірною комісією Державного архіву Запорізької області (протокол засідання від 22.11.2013 № 20) та затверджені директором Державного архіву Запорізької області.

Для забезпечення упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ щорічно складаються графіки упорядкування документів НАФ та передавання їх на державне зберігання, які затверджуються розпорядженнями голови райдержадміністрації та направляються до виконання керівникам установ.

Начальник архівного відділу систематично бере участь у роботі семінарів та нарад, які проводяться райдержадміністрацією, де висвітлюються питання ведення діловодства і архівної справи в установах району.

Протягом 2009-І кварталу 2014 років в 26 % установ проводилися перевірки стану діловодства і архівної справи. За результатами перевірок складені довідки і надані відповідні рекомендації щодо покращення стану справ.

В усіх установах-джерелах формування НАФ наказами керівників створені експертні комісії, розроблені положення про експертні комісії та архівні підрозділи, призначені відповідальні за ведення діловодства та архіву, в 98 % установ – інструкції з діловодства. Діловодство ведеться згідно з номенклатурами справ, які погоджені з архівним відділом. Копії вказаних документів знаходяться в спостережних справах установ. Щорічно проводиться паспортизація архівних підрозділів.

У 2013 році рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ складав 66 %. Станом на 23.05.2014 по встановлений 2011 рік документи упорядковані в 23 установах, що складає 47 %.

За період з травня 2009 року до травня 2014 року на засіданнях ЕПК Державного архіву Запорізької області було розглянуто 200 описів 52 установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівного відділу на 3083 справи постійного зберігання, 1357 справ з кадрових питань (особового складу) та 186 справ тимчасового терміну зберігання. Один опис схвалений із зауваженнями, на доопрацювання описи не повертались. Якість поданих описів складає 99 %.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 55 установ загальним обсягом 6036 справ та документи з кадрових питань (особового складу) у кількості 84 справ. Облік документів здійснюється за книгами обліку надходжень та вибуття документів, списком фондів, картками фондів, паспортом архіву, відомостями про зміни у складі та обсязі фондів.

Архівний відділ розташований в приміщенні райдержадміністрації на першому поверсі. Архівосховище загальною площею 23,8 м² оснащене металевими стелажами протяжністю 164 пог.м, двома вуглекислотними вогнегасниками, приладами для контролю за температурно-вологісним режимом, на вікнах грати та штори, двері обшиті металом та опечатуються, світильники закриті плафонами. Архівосховище оснащене автономною охоронною сигналізацією. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 70 %. Всі документи закартоновані.

В архівному відділі розроблені Інструкція про заходи пожежної безпеки, План дій на випадок надзвичайних ситуацій, Порядок організації охоронного режиму та доступу до приміщень архівного відділу, План евакуації документів при пожежі в приміщеннях архівного відділу, які 21.04.2010 затверджені головою райдержадміністрації. Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі затверджена розпорядженням голови райдержадміністрації від 05.05.2014 № 260.

Відповідно до законодавства за зверненнями громадян, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» здійснюється робота з виконання запитів громадян за документами архіву. Для реєстрації надходження та виконання запитів, прийому громадян у відділі ведуться журнали реєстрації заяв, запитів громадян, іноземних громадян, тематичних запитів і особистого прийому громадян. Протягом 2009-травня 2014 років до архівного відділу надійшло і виконано 595 запитів громадян і 139 тематичних запитів (за період з січня до травня 2014 року виконано 16 запитів соціально-правового характеру, 1 тематичний запит). Порушень термінів виконання запитів не було.

На виконання розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 07.07.2011 № 262 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення в органах виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та наказу Державного архіву Запорізької області від 18.07.2011 № 43 «Про організацію вивчення ефективності здійснення архівними відділами районних державних адміністрацій контролю за виконанням документів вищих органів влади» архівним відділом з питань контрольної діяльності проводиться така робота: в журналі реєстрації вхідної документації робиться відмітка, що документ підлягає контролю, складаються інформації про хід виконання документів та один раз на місяць на нарадах у керівника апарату райдержадміністрації начальник відділу інформує про хід та підсумки виконання контрольних документів. Терміни виконання документів дотримуються.

Відповідно до п. «а» частини першої підпункту 10 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для забезпечення централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу юридичних і фізичних осіб, які діяли на території Якимівського району та ліквідувалися, створені трудові архіви в десяти сільських та двох селищних радах. В трудових архівах зберігається 12798 справ (12297 справ з кадрових питань (особового складу) та 501 справа тимчасового терміну зберігання) 137 ліквідованих установ району.

Разом з тим в роботі архівного відділу райдержадміністрації є ряд недоліків.

Потребує приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

По встановлений 2011 рік потребують упорядкування документи 24 установ-джерел формування НАФ, а саме:

з 1990 року – районного суду;

з 2005 року – Державного підприємства Дослідного господарства «Якимівське»;

з 2009 року – районної профспілкової організації працівників агропромислового комплексу;

з 2010 року – Якимівської селищної ради, Атманайської, Володимирівської, Горьківської, Давидівської, Новоданилівської, Розівської, Червоноармійської сільрад та їх виконкомів, Управління економічного розвитку та торгівлі і Відділу культури та туризму райдержадміністрації, Комунальної установи «Якимівська центральна районна лікарня»;

за 2011 рік – райдержадміністрації, Кирилівської селищної ради, Охрімівської, Переможненської, Радивонівської, Чорноземненської, Шелюгівської сільрад та їх виконкомів, Управління фінансів, Відділу освіти, молоді та спорту райдержадміністрації і Державного навчального закладу «Якимівський професійний аграрний ліцей».

Понад встановлені терміни на відомчому зберіганні залишається 150 справ.

Необхідно здійснення ряду заходів щодо забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, поліпшення матеріально-технічного забезпечення: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищі та підключення її до центрального пульту спостереження, проведення поточного ремонту архівного відділу, встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищі, протипожежних дверей.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Рівень діяльності архівного відділу Якимівської райдержадміністрації (Стрюкова Т.Л.) щодо здійснення контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та діловодством, забезпечення формування, збереженості Національного архівного фонду України вважати задовільним.

2. Начальнику архівного відділу Якимівської райдержадміністрації Стрюковій Т.Л.:

1) Підвищити контроль за організацію діловодства та архівної справи в установах-джерелах комплектування; термін виконання – постійно.

2) Вжити заходів в межах компетенції щодо забезпечення своєчасного упорядкування документів в установах-джерелах формування Національного архівного фонду; термін виконання – листопад 2014 року.

3) Забезпечити приймання на зберігання документів Національного архівного фонду з простроченими термінами відомчого зберігання; термін виконання – листопад 2015 року і надалі постійно.

4) Більш активно вирішувати питання зміцнення охоронного режиму та поліпшення умов зберігання документів, матеріально-технічного забезпечення архівного відділу; термін виконання – постійно.

3. Рекомендувати голові Якимівської райдержадміністрації Блосі А.В. здійснити ряд заходів щодо:

1) Приведення штатної чисельності архівного відділу у відповідність до діючих нормативів.

2) Забезпечення надійності зберігання документів в архівному відділі, поліпшення його матеріально-технічного забезпечення: встановлення охоронно-пожежної сигналізації в архівосховищі та підключення її до центрального пульту спостереження, проведення поточного ремонту архівного відділу, встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищі, протипожежних дверей.

4. Відділу організації і координації архівної справи (Федько А.А.), іншим структурним підрозділам Державного архіву Запорізької області надавати необхідну методичну допомогу архівному відділу Якимівської райдержадміністрації в організації роботи.

5. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 30.05.2014 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

6. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Пилявську О.Л.