РІШЕННЯ №2

Деталі

Категорія: Uncategorised

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І квартал 2013 року

Заслухавши і обговоривши інформацію заступника директора держархіву Пилявської О.Л., колегія Державного архіву Запорізької області визначає, що Державним архівом Запорізької області протягом І кварталу 2013 року проводилася певна робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Основні організаційні заходи

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» було підготовлено розпорядження голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100 «Про затвердження положення та складу колегії Державного архіву Запорізької області.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання доручення Першого Віце-премєр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК “Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства” у І кварталі 2013 року було підготовлено та проведено 1 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області за результатами якого скасовано грифи секретності 54 справам, засекреченим за часів колишнього СРСР, з них 9 справам було надано гриф ДСК.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів. E фондах архіву виявлено документи та матеріали, що висвітлюють побудову, руйнацію та відновлення християнських храмів на території Запорізької області (складено довідки на 75 церков).

На виконання пунктів 9, 13 плану заходів щодо посилення соціального захисту колишніх політичних в’язнів, репресованих та членів їх сімей на період до 2015 року, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 19 грудня 2012 року № 1052-р Державним архівом Запорізької області були проведені такі заходи:

- надавалося сприяння членам науково-редакційного підрозділу «Реабілітовані історією»;

- на сайті Державного архіву Запорізької області було розміщено документальну виставку документів «Голодомор 1932 – 1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів.» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=248:q-1932-1933-q.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої вітчизняної війни та її учасників на 2011‑2015 роки, листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

‑ на сайті держархіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка документів «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=250:2013-01-04-08-00-57);

‑ 21 лютого у газеті «Запорізька правда» надрукована стаття «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=5971:2013-02-23-21-39-05&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

‑ у читальному залі архіву відкрита виставка документів «Об’єднана підпільна органiзацiя «Ревком» м. Запоріжжя»;

‑ Тернуватському селищному голові Новомиколаївського району Запорізької області направлено ініціативний лист про розстріляних в роки тимчасової нацистської окупації громадян с. Гайчур (с. Тернувате).

За І квартал 2013 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 1441 (1127 – у 2012 році, 1138 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 316 (261 у 2012 році, 254 – у 2011 році).

Протягом І кварталу 2013 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 144 інформації, до Державної архівної служби України – 52.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І кварталу 2013 року регуляторні та інші нормативно-правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І квартал 2013 року проведено 2 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 10 питань:

І квартал

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2013 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2013 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2012 рік;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2012 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2012 році;

- Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році.

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2012 рік та завдання на 2013 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2012 рік та завдання на 2013 рік;

- Про огляд-конкурс на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області;

- Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2012 рік.

Проведення перевірок архівних установ

За І квартал 2013 року проведено дві комплексних перевірки архівного відділу Новомиколаївської райдержадміністрації та сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду .

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації та головам райдержадміністрацій.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2012 рік та їх завдання на 2013 рік розглядалося на засіданні колегії 19.02.2013.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 19.02.2013 проведено тематичний короткотерміновий семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання.

Протягом І кварталу 2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії створено трудовий архів Констянтинівської сільської ради Мелітопольського району. Станом на 01.04.2013 в Запорізькій області діють діють 77 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 76, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І квартал 2013 року відреставровано 2,4 тис.арк.(у 2012 році 0,5 тис. арк.), відремонтовано 13,2 тис. арк. (у 2012 році 1,6тис. арк.) документів, оправлено і підшито 469 справ ,(у 2012 році 1099 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 10 рулонів страхового фонду (у 2011 році – 10 рулонів), 652 негативи фотодокументів.(у 2012 році 1017 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 98 фондах (по 69 фондах у 2012 році). Перевірено 14115 справ (3689 справ у 2012 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 41 фонду (1912 справ), у 2012 році - 45 фондах (2927 справ) на паперовій основі.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: завершено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України: постачальні, збутові організації; проводилась робота над розділами путівника: «Державна влада та управління. Місцеве самоврядування», «Промислова та споживча кооперація»

Проводилось удосконалення описів фондів:

Ф.24, оп. 4, Олександрівська міська дума і управа, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 115, Церква Воздвиження Чесного Хреста, с. Вищетарасівка Вищетарасівської волості Катеринославського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 126, Церква Стретіння Господнього, с. Михайлівка Михайлівської волості Катеринославського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 127, Церква Святого Миколая, с. Новоандріївка Оріхівської волості Бердянського повіту Таврійської губернії;

Ф.131, Маріє-Магдалинівська церква хутора-школи глухонімих, м. Запоріжжя Запорізької губернії;

Ф. 170, Церква Успіння Пресвятої Богородиці, с. Гусарка Кінсько-Роздорівської волості Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

До бази даних «Архівні фонди України» внесено зміни та доповнення до 41 фонду.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 1912 (2927 у 2012 році) справ по 41 (45 у 2012 році) фонду на паперовій основі (план на рік – 18100 справ).

Протягом І кварталу 2013 року проведено 6 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, на яких заслухано голів експертних комісій трьох установ та завідувача сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації про стан упорядкування та забезпечення збереженості документів, погоджено 6 (11 у 2012 році) інструкцій з діловодства, 5 (2 у 2012 році) положень про експертні комісії, 12 (3 у 2012 році) положення про архівні підрозділи, 21 (8 у 2012 році) номенклатура справ, 46 актів про вилучення для знищення на 79 тис. справ та 4 пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання (у 2012 році 113 актів на 74 тис. справ та 2,8 тис. пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання), схвалено 113 описів на 4377 справ постійного зберігання (145 описів на 4392 справи у 2012 році) в т.ч. джерел комплектування держархіву – 418 справ (673 у 2012 році), архівних відділів – 3959 справ (3719 справ у 2012 році).

Погоджено 84 описи (129 у 2012 році) на 3783 (3767 у 2012 році) справи з особового складу, представлені 158 установами-джерелами формування Національного архівного фонду в т.ч. джерел комплектування держархіву – 1284 справи (план на рік – 5000), архівних відділів – 2499 справ (план на рік – 5910).

Погоджено дві інструкції з діловодства, два положення про експертні комісії, два положення про архівні підрозділи, сім номенклатур справ, 13 актів про вилучення для знищення на 6688 справ, 8 описів на 216 справ з особового складу, представлені 23 іншими установами.

Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам установ.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами 5 установам (3 - у 2012 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 7 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (8 - у 2012 році); 10 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, наявності, стану та руху документів НАФ (9 – у 2012 році), 8 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 13 - у 2012 році).

Проведено 14 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (14 – у 2012 році).

Продовжено роботу з цільової комплексної експертизи цінності документів установ сільського господарства. Переглянуто 1299 справ (1203 справи у 2012 році), до знищення виділено 175 справ (126 справ у 2012 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 22.02.2013 проведено тематичний короткотерміновий семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для сільських, селищних голів, керівників апарату райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, для спеціалістів, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для працівників департаменту економічного розвитку Запорізької міської ради – проведено чотири семінарських заняття.

Використання інформації документів НАФ

До пам’ятних дат подій Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ у розділі «Історичний ракурс» розміщено статтю Козлової І.В. «Добровільна організація патріотів із Олексіївки Кам’янсько-Дніпровського району Запорізької області» (№ 21-22 (23251-23252) від 21.02.2013).

На сайті держархіву Запорізької області розміщені он-лайнові виставки документів:

‑ «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=250:2013-01-04-08-00-57);

‑ «Т.Г.Шевченко – Великий син Великого народу», прсвячена 199-річчю з його дня народження (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=275:l-r-199-r).

На сайті «Комсомольская правда в Украине» (http://kp.ua/daily/210213/380846/) розміщено інформацію «Рассекретили документы «Мотор Сичи» и «Облавтодора» щодо розсекречення документів у Державному архіві Запорізької області періоду 1943-1980 рр.

На сайті газети «Мрия» (http://mriya.zp.ua/tainu-proshlogo/item/954-тайны-рассекреченных-архивов) у рубриці «Тайны рассекреченных архивов» розміщено інформацію:«Сотрудники хранилища показали «Мрии» материалы, которые более полувека были под семью замками».

На сайті «Комсомольская правда в Украине» (http://kp.ua/daily/210213/380846/) розміщено інформацію «Рассекретили документы «Мотор Сичи» и «Облавтодора» щодо розсекречення документів у Державному архіві Запорізької області періоду 1943-1980 рр.

На сайті газети «Мрия» (http://mriya.zp.ua/tainu-proshlogo/item/954-тайны-рассекреченных-архивов) у рубриці «Тайны рассекреченных архивов» розміщено інформацію:«Сотрудники хранилища показали «Мрии» материалы, которые более полувека были под семью замками».

У І кварталі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 979 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І кварталі 2012 р. ‑ 798). Кількість питань, порушених у зверненнях – 979, з них виконано ‑ 791 (у І кварталі 2012 р. ‑ 822). Виконано з них із позитивним результатом – 510 запитів (64 %), переслано за належністю – 50 (у І кварталі 2012 р. – 509 (62 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 256;

– про майнові права – 151;

– про підтвердження стажу роботи – 171;

– про заробітну плату – 43;

– про репресії та розкуркулення – 13;

– про примусове вивезення до Німеччини – 6;

– про нагородження орденами і медалями – 5;

– про підтвердження депутатської діяльності – 8;

– тематичних – 82;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 8 та ін.

Протягом І кварталу 2013 року надійшло запитів від інвалідів - 5, пенсіонерів - 118.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 251 громадянин, керівництвом архіву – 16, всього – 267 громадян.

У І кварталі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 4 (чотири) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Користувачам у читальний зал видано 5995 од. зб. на паперовій основі (5100 у 2012 році).

Методична робота

У І кварталі 2013 року проведено 2 засідання Науково-методичної ради, на яких розглянуті питання: про зміни у складі Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області, про план роботи Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області на 2013 рік, про план тематичного короткострокового семінару: «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, розділ Путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Постачальні, збутові організації», Примірну номенклатуру справ сільської, селищної ради.

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. у ІІ кварталі ц.р. забезпечити висвітлення у засобах масової інформації, на офіційному веб-сайті архіву, у читальних залах архівних документів, присвячених 68-й річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 рр., ювілейним і пам’ятним датам:

«Запоріжжя. Рік після перемоги», виставка присвячена 70-річчю з початку визволення території Запорізької області від німецько-фашистських загарбників (14.09.1943 – 08.02.1944);

90 років з дня заснування Запорізького окружного відділення товариства сприяння авіації та повітроплаванню (зараз – обласне товариство сприяння обороні України), (30 травня 1923 р.).

3. Начальникам відділів: зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.), організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.), формування НАФ та діловодства (Фурсенко Т.В.) забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у ІІ кварталі 2013 року.

4. Начальнику відділу формування НАФ та діловодства Фурсенко Т.В. організувати проведення семінару з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області; термін виконання – червень 2013 року.

5. Начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т.:

1) організувати проведення комплексної перевірки роботи архівного відділу Пологівської райдержадміністрації протягом ІІ кварталу 2013 року;

2) організувати проведення виїзного засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області протягом ІІ кварталу 2013 року

6. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 29.04.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

7. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Голова колегії О.С. Тедєєв

Секретар колегії А. А. Федько

• Попередня
• Наступна