image01
Міська електростанція
image01
Буд. Лєщинського
image01
Вулиця Соборна
image01
Земська лікарня
image01
Магазин «Комунар»
image01
Олександрівська земська управа
image01
Будинок по вул. К. Лібкнехта
image01
Готель «Росія»
image01
Будинок купця Тавоніуса
image01
Вул. Олександрівська
image01
Народний будинок
image01
Вокзал «Олександрівськ»
image01
Олександрівська в’язниця
image01
Водонапірна башта
image01
Покровська Соборна Церква

Змінити розмір шрифта

Банер
Банер
Банер
Банер
Банер
Банер
Банер
Банер

Голодомор 1932-1933 років

Банер

Методичні рекомендації з питань запобігання та врегулювання конфлікту інтересів

Банер

До Дня пам’яті та примирення та Дня перемоги над нацизмом у Другій світовій війнів

Банер

Архіви до 200-річного ювілею Великого Кобзаря

Банер

Я маю право!

Банер

Корисні посилання:

ПОРЯДОК опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області

Увага! Відкрито в новому вікні. Друк

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Державного
архіву Запорізької області

12.05.2011 № 29

ПОРЯДОК

опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації

в Державному архіві Запорізької області

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області (далі – Порядок)

розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Державний архів Запорізької області (далі – архів).

1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є архів – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання архівом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні архіву відповідно до його повноважень.

1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до архіву в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.

1.4. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:

П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

1.5. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.4. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.

1.6. Уповноваженими підрозділами з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими архіву є відділи формування Національного архівного фонду та діловодства та інформації та використання документів архіву.

1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в уповноваженому підрозділі архіву – відділі інформації та використання документів архіву та на офіційному веб-сайті архіву.

1.8. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, заступник директора архіву або начальник відділу інформації та використання документів архіву перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

1.10. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються архівом у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративній будівлі, в якій знаходиться архів, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).

2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані архіву, отримує відповідальний працівник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву та реєструє.

2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані архіву, надсилаються на електронну адресу архіву « Ця електронна адреса захищена від спам-ботів, Вам потрібно включити JavaScript для перегляду ». Відповідальний працівник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряє наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.

2.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту, заступник директора архіву або начальник відділу інформації та використання документів архіву надають допомогу в ідентифікації документа.

2.5. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальними працівниками відділу інформації та використання документів архіву за спеціально визначеними для цього номерами телефонів.

2.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном структурні підрозділи архіву переадресовують запитувача за телефонами уповноваженого підрозділу – відділу інформації та використання документів архіву. При направленні запиту факсом працівник уповноваженого підрозділу – відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву приймає та реєструє запит. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.

Працівники уповноваженого підрозділу – відділу інформації та використання документів архіву приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.4. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі. Після заповнення форми запиту працівники відділу інформації та використання документів архіву передають його для реєстрації працівнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву.

3. Процес реєстрації та обліку запитів

щодо надання публічної інформації

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.4. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.4. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до архіву фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в архіві наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

3.3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, реєструються уповноваженим підрозділом – відділом формування Національного архівного фонду та діловодства архіву.

3.4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, здійснюється працівником уповноваженого підрозділу – відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву в окремій справі «Запити публічної інформації» в електронній базі даних документообігу.

На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній базі даних, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.4. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

3.5. При реєстрації в електронній базі даних документообігу запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

3.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

3.5.3. тематикою запиту;

3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники уповноваженого підрозділу – відділу інформації та використання документів архіву заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.

3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовується реєстраційний штамп.

3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративній будівлі архіву, працівник уповноваженого підрозділу – відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в архіві).

3.9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архівному підрозділі архіву працівниками уповноваженого підрозділу – відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву протягом 2 років з дати реєстрації.

4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

4.1. Розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані архіву, та накладення резолюцій здійснює директор архіву, у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію накладає заступник директора.

4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.

4.3. Працівник уповноваженого підрозділу – відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву невідкладно передає запити з відповідною резолюцією виконавцям.

4.4. Архів має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

4.5. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

4.6. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтоване запитувачем.

4.7. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, архів може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку архів повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

4.8. У разі направлення запитів щодо надання публічної інформації на виконання архіву від Запорізької облдержадміністрації, архівом невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) забезпечується отримання запитів в загальному відділі апарату облдержадміністрації. Про одержання запиту на розгляд та підготовку відповідей запитувачам відповідальний працівник архіву повинен розписатися у відповідному журналі в загальному відділу апарату облдержадміністрації.

4.9. Архів розглядає запит, який надійшов на виконання від Запорізької облдержадміністрації та готує проект відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника організаційного відділу.

4.10. Архів готує проекти відповідей, вказані у пункті 4.9. цього Порядку та подає на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

4.11. У разі направлення запитів щодо надання публічної інформації на виконання архіву від Запорізької облдержадміністрації, термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.

4.12. Підготовлений архівом проект відповіді запитувачу, завізований керівником архіву, (у випадку, коли інформацію готують декілька структурних підрозділів Запорізької облдержадміністрації, проект відповіді необхідно завізувати всіма керівниками), передається до уповноваженого підрозділу – відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької облдержадміністрації для підписання та відправки.

4.13. У разі, якщо запит, який надійшов на виконання від Запорізької облдержадміністрації, стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, архів, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, архів готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. Зазначений лист надається до уповноваженого підрозділу – відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької облдержадміністрації в порядку, передбаченому в пп. 4.12. цього Порядку.

4.14. Директор архіву несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації та дотримання термінів їх розгляду, за виконання розгляду запитів згідно з резолюцією, а також за зміст підготовлених архівом проектів відповідей.

4.15. Після підписання відповіді на запит директором архіву, працівник уповноваженого підрозділу – відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву реєструє та забезпечує відправку відповіді з додатками, якщо вони є, на адресу запитувача.

4.16. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом директора архіву, копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».

5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду

запитів щодо надання публічної інформації

5.1. Працівник уповноваженого підрозділу – відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації.

5.2. Фактичним виконанням виконавцем архіву завдання з розгляду відповідного запиту вважається момент подання директору архіву на підпис проекту відповіді на запит, а щодо запитів, які надійшли на виконання від Запорізької облдержадміністрації, то датою та часом виконання архівом завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації факту надання архівом проекту відповіді запитувачу.

5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу працівник уповноваженого підрозділу – відділу формування Національного архівного фонду та діловодства архіву невідкладно інформує про цей факт директора архіву для вжиття відповідних заходів.

Заступник директора

Державного архіву

Запорізької області                                                                                           О.Л. Пилявська