РІШЕННЯ №4

Деталі

Створено: Понеділок, 22 липня 2013, 12:54

Перегляди: 5045

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2013 року

Колегія відмічає, що проведений аналіз роботи зі зверненнями громадян в Державному архіві Запорізької області свідчить, що  ця робота ведеться постійно і спрямована на її покращення.

Проводився постійний контроль за своєчасним і якісним виконанням запитів інвалідів, громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

Повторних і колективних запитів не надходило.

Було забезпечено здійснення безперешкодного і регулярного прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, згідно з наказом Державного архіву Запорізької області від 01.07.2009 № 23, а також спеціалістами відділу інформації та використання документів щотижня в робочий час, згідно із графіком особистого прийому, затвердженим наказом Державного архіву Запорізької області від 16.01.2012 № 7.

Діловодство по прийому громадян, що звернулись до держархіву, і виконання запитів соціально-правового характеру велося окремо від іншого діловодства. Реєстрацію запитів громадян проводив завідувач канцелярії. Діє комп’ютерна система обліку звернень громадян. Для обліку громадян та контролю за вирішенням питань, з якими вони звернулись на особистому прийомі до керівників архіву, велися журнали відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і електронна реєстрація.

З метою інформаційного забезпечення громадян Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, графік прийому громадян директором архіву, заступником директора, начальником відділу інформації та використання документів, спеціалістами столу довідок, інформаційні матеріали щодо надання документів на заяви (запити) фізичних та юридичних осіб розміщено на офіційному веб-сайті облдержадміністрації та на інформаційних стендах Державного архіву Запорізької області.

На веб-сайті Державного архіву Запорізької області розміщені рубрики «Звернення громадян», «Інформуємо громадськість», у яких розміщуються довідки про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян.

У рубриці «Про доступ до публічної інформації» надано Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Державному архіві Запорізької області та форми для подання до Державного архіву Запорізької області запитів на отримання публічної інформації від фізичних, юридичних осіб та об’єднань громадян.

У рубриці «Державні послуги» розміщено інформацію про роботи (послуги), що виконуються Державним архівом Запорізької області на договірних засадах.

На засіданнях колегії 19.02.2013, 24.04.2013 розглядалися питання «Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян», було прийнято відповідні рішення.

На нарадах директора з керівниками структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області 28.01.2013, 11.02.2012, 18.03.2012, 08.04.2013, 20.05.2013, 10.06.2013 заслуховувалися інформації начальника відділу інформації та використання документів Величко О.Г. про стан виконання запитів соціально-правового характеру, щодо порядку опрацювання та розгляду запитів, були надані доручення.

Протягом першого півріччя 2013 року у зв’язку з кадровими змінами, що відбулися у Державному архіві Запорізької області, директором був виданий наказ від 12.04.2013 № 28 щодо внесення змін до наказу від 02.03.2013 № 21 про призначення відповідальних за ведення діловодства за зверненнями громадян.

Розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100 було затверджено нове Положення про Державний архів Запорізької області.

Під час перевірок архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення представниками Державного архіву Запорізької області значна увага приділяється виконанню працівниками цих відділів вимог Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

Відповідно до плану проведення перевірок протягом першого півріччя 2013 року проведено перевірки архівних відділів Бердянської, Новомиколаївської, Пологівської райдержадміністрацій, сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, Запорізької міської ради.

Інформацію про стан виконання Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 працівниками архівних відділів включено до довідок за результатами перевірок, які направлялися керівництву райдержадміністрацій, міських рад та сектору контролю апарату облдержадміністрації.

У І півріччі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 1820 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І півріччі 2012 р. ‑ 1591); кількість питань, порушених у зверненнях – 2004. Виконано запитів, порушених у зверненнях – 1791, з них з позитивним результатом – 1151 (64 %); (у І півріччі 2012 р. – 1639, з них із позитивним результатом – 971 запит (59 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 628;

– про майнові права – 297;

– про підтвердження стажу роботи – 242;

– тематичних – 198;

– про заробітну плату – 97;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 46;

– про примусове вивезення до Німеччини – 20;

– про репресії та розкуркулення – 27;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑90;

– про нагородження орденами і медалями – 9;

– про підтвердження депутатської діяльності – 14 та ін.

Протягом першого півріччя 2013 року надійшло запитів від інвалідів – 8, пенсіонерів – 184.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 451 громадянин, керівництвом архіву – 30, всього – 481 громадянин.

У І півріччі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 4 (чотири) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Протягом І півріччя 2013 року розгляд звернень громадян проводився відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР, порушень термінів розгляду звернень громадян не було.

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2012 рік та їх завдання на 2013 рік розглядалося на засіданні колегії 19.02.2013.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 19.02.2013 проведено тематичний короткотерміновий семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію начальника відділу інформації та використання документів Величко О. Г. взяти до відома.

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г.:

1) забезпечити неухильне виконання вимог законодавства України щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення; термін виконання – постійно;

2) забезпечувати постійний уважний розгляд звернень громадян, отриманих на Урядовій телефонній «гарячій лінії», та оперативно вирішувати порушені у них питання;

3) ініціювати постійне вдосконалення організації роботи зі зверненнями громадян, організовувати підвищення кваліфікації співробітників відділу, вивчення досвіду роботи зі зверненнями інших державних архівів областей України

2. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О. Г., завідувачу відділом фізичної збереженості документів Мурашку В.О. забезпечити регулярну, не рідше одного разу на квартал, підготовку та розміщення на веб-сайті Державного архіву Запорізької області інформації з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян, та відомостей про роботу зі зверненнями громадян.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 19.07.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

4. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Заступник голови колегії О.Л. Пилявська

Секретар засідання Н.М. Турковська

РІШЕННЯ №3

Деталі

Створено: Понеділок, 22 липня 2013, 12:53

Перегляди: 5546

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І півріччя 2013 року

Заслухавши інформацію начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. колегія держархіву Запорізької області відмічає, що за І півріччя 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад області в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівними відділами розроблені нові редакції положень про архівні відділи райдержадміністрацій та здійснено заходи щодо їх реєстрації в установленому законом порядку.

На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 червня 2012 року № 590 «Про затвердження Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2012-2015 роки» протягом І півріччя 2013 року регіональні цільові соціальні програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 рр. в Запорізькій області (далі – Регіональні цільові програми) затверджені рішеннями сесій районних та міських рад в 9-ти із 20 районів області: Василівському, Великобілозерському, Кам’янсько-Дніпровському, Куйбишевському, Мелітопольському, Приазовському, Пологівському, Чернігівському, Якимівському та в 2-х із 5-ти містах обласного значення: м. Бердянську та м. Мелітополі.

За Регіональними цільовими програмами з метою приведення у відповідність з вимогами законодавчих та інших нормативно-правових актів у сфері пожежної безпеки автоматичних систем протипожежного захисту, електрообладнання будівель архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад передбачається установка протипожежної сигналізації у сховищах, проведення ремонту електрообладнання, профілактичних випробувань і замірів опору ізоляції електрообладнання та електромереж в приміщеннях архівних відділів, придбання вогнегасників, встановлення протипожежних дверей до архівосховищ.

Ці заходи передбачено здійснювати, починаючи з 2014 року. Виділення коштів у І півріччі 2013 року не передбачалось і не виділялось.

Забезпечення збереженості документів НАФ,

створення довідкового апарату

З метою поліпшення умов зберігання документів та охоронно-пожежного режиму архівному відділу Енергодарської міськради установлено додатково стелажне обладнання протяжністю 150 пог.м.

Протягом І півріччя 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад проведені такі заходи із забезпечення пожежної безпеки.

Працівники архівного відділу Пологівської райдержадміністрації пройшли навчання та перевірку знань за курсом «Пожежної безпеки керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій» та отримали посвідчення від 27.02.2013 № 579 та № 580.

Відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах протягом І півріччя 2013 року з начальниками архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад проведені повторні інструктажі з питань пожежної безпеки в архівній установі.

У травні місяці Веселівським районним сектором ГУ ДСНС України в Запорізькій області була проведена планова перевірка архівного відділу Веселівської райдержадміністрації з питань дотримання вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки та цивільного захисту. Складено припис від 24.05.2013 № 137. Архівним відділом розроблений план заходів на усунення порушень.

Перевірок стану протипожежної безпеки інших архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад Запорізької області представниками Держпожежнагляду протягом І півріччя 2013 року не було, приписи не складалися.

Архівними відділами разом з відповідальними за стан пожежної безпеки в райдержадміністраціях та міськрадах проведені огляди та перевірки стану пожежної безпеки приміщень архівних відділів, установок пожежної сигналізації, первинних засобів пожежогасіння, електричних мереж, електрообладнання та опалювального устаткування. За результатами перевірок керівництву райдержадміністрацій та міськрад були надані доповідні записки про вжиття заходів щодо покращення стану справ.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ у 2013 році залишалось перевіряння наявності документів НАФ на виконання Державної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки.

Архівні установи області провели перевіряння наявності 18135 справ, які знаходяться на зберіганні в архівних відділах, в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 16095 справ, міськрад – 2040 справ, що складає відповідно 68% і 89% від програмних завдань року. Перевірено 6881 справа, які зберігаються в 69 установах – джерелах формування НАФ, що складає відповідно 68% і 65% від програмних завдань року в т.ч. архівними відділами райдержадміністрацій – 4207 справ в 58 установах, міськрад – 2674 справи в 11 установах.

Найбільший обсяг справ перевірили архівні відділи Бердянської, Веселівської, Гуляйпільської, Куйбишевської, Михайлівської, Оріхівської, Приморської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Бердянської, Мелітопольської міськрад.

З метою забезпечення схоронності документів підшито 230 справ, закартоновано 9790 справ, що складає відповідно 112% та 171% планових завдань.

Найбільш значні обсяги робіт виконані архівними відділами Бердянської, Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Протягом І півріччя продовжувалась робота зі створення та поповнення науково-довідкового апарату до документів, які зберігаються в архівних відділах: електронних покажчиків про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території районів Запорізької області у 1943-2011 рр., покажчиків фондів Національного архівного фонду, фондів ліквідованих установ, покажчиків до рішень сесій, виконкомів міських рад, розпоряджень міських голів та текстів, які зберігаються в архівних відділах.

Проводилась каталогізація документів по фондах місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Закаталогізовано 109 спр., складено карток на 560 документів.

В цих напрямках діяльності слід відмітити архівні відділи Вільнянської, Куйбишевської, Михайлівської, Новомиколаївської, Приморської, Розівської, Токмацької райдержадміністрацій, Енергодарської міськради.

Архівним відділом Токмацької райдержадміністрації проведено описування відеофільму «Токмачани на Сорочинцях 2012».

Формування Національного архівного фонду

Продовжувалось комплектування документами Національного архівного фонду. Архівними відділами прийнято на зберігання 10038 (у 2012 р. – 10820) справ управлінської документації при плані 7999 справ.

Найбільші обсяги справ прийняли архівні відділи Бердянської, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Куйбишевської, Пологівської, Токмацької райдержадміністрацій, Бердянської, Запорізької, Мелітопольської міськрад.

Архівним відділом Токмацької райдержадміністрації прийнято на зберігання один відеофільм.

До архівних відділів міськрад надійшло на зберігання 5647 (у 2012 р. – 2872) справ з особового складу ліквідованих установ, в т.ч. до архівних відділів райдержадміністрацій – 39 справ, міськрад – 5608 справ.

До Державного архіву області архівними відділами передано понад 5882 справи. Найбільшу кількість справ передано архівними відділами Великобілозерської, Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Якимівської райдержадміністрацій, Мелітопольської міськради.

Продовжувалось упорядкування документів Національного архівного фонду. Протягом півріччя ЕПК держархіву схвалила описи, представлені 197 установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів загальним обсягом на 9198 справ (у 2012 р. – 9607 справ) управлінської документації, що складає 126% планових завдань на півріччя, в т.ч 141 установою в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 6154 справ (113%), 56 установами в зоні комплектування архівних відділів міськрад на 3044 справ (165%). Рівень упорядкування документів в установах-джерелах формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів за І півріччя складає 53%.

ЕПК держархіву погодила описи справ з особового складу загальним обсягом на 6665 справ (у 2012 р. - 8824 справ), що складає 194% планових завдань на півріччя, в т.ч представлені установами установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій на 2213 справи (168%), міськрад – на 4452 справи (210%).

Найбільший обсяг описів був представлений установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Запорізької, Кам’янсько-Дніпровської, Новомиколаївської, Оріхівської, Пологівської, Токмацької, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької, Бердянської, Мелітопольської міськрад.

Проведено упорядкування та приймання на зберігання до архівних установ виборчих документів окружних виборчих комісій з виборів народних депутатів України 2012 року.

З метою контролю за додержанням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, якістю упорядкування документів, їх збереженістю та своєчасним передаванням на архівне зберігання архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад здійснено 172, в т.ч. 68 комплексних, 60 тематичних і 44 контрольних, перевірянь установ – джерел формування НАФ, що відповідає плановим завданням.

Для підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів і діловодних служб установ архівними відділами проведено 21 семінар з питань діловодства та архівної справи, на яких були присутні 581 слухач, прийнято участь в роботі 24 семінарів, які проводилися іншими установами.

Експертними комісіями архівних відділів погоджено 432 (у 2012 р. – 294) номенклатури справ, 54 інструкції з діловодства, 47 положень про ЕК та 368 положення про архівні підрозділи, 92 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 72,5 тис. справ, представлених установами – джерелами формування НАФ.

Погоджено описи з особового складу на 8391 справу, 134 номенклатури справ, 22 інструкції з діловодства, 28 положення про ЕК та 45 положень про архівні підрозділи, 258 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 90 тис. справ, представлені іншими установами районів і міст області.

Слід відмітити роботу архівних відділів:

- з проведення перевірок установ – джерел формування НАФ –Вільнянської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій;

- з погодження номенклатур справ – Запорізької, Енергодарської, міськрад, Бердянської, Василівської, Гуляйпільської, Запорізької, Куйбишевської, Оріхівської, Приморської, Токмацької райдержадміністрацій;

Продовжено роботу з цільової експертизи цінності документів Переглянуто 414 справи, до знищення виділено 49 справ з дублетною інформацією.

Використання документів

Відповідно до рішення Запорізької обласної ради від 29.10.2009 №9 «Про Обласну програму з увіковічення пам’яті захисників Вітчизни, які загинули в роки Великої Вітчизняної війни, «Згадаймо всіх поіменно» на 2010-2015 роки» та на виконання наказу Державного архіву Запорізької області від 26.04.2011 № 26 архівним відділом Енергодарської міськради підготовлено біографічні довідки на 6-х учасників бойових дій Великої Вітчизняної війни, жителів м.Енергодара та надано довідки для публікації до Запорізького обласного відділення пошуково-видавничого агентства «Книга пам’яті України».

Архівним відділом Енергодарської міськради проведено екскурсію для учнів шкіл та за документами із архівних фондів підготовлено:

- 3 ініціативних інформування: про відкриття у м. Енергодарі пам’ятників та пам’ятних знаків (для ЕЗОШ №2 та відділу інформації та зв'язків з громадськістю виконавчого комітету міської ради), про перейменування підприємств, установ та закладів міста (для відділу інформації та зв'язків з громадськістю виконавчого комітету міської ради), про створення садово-городних товариств та гаражно-будівельних кооперативів у місті (для оргвідділу міської ради).

- 2 виставки документів: до 68-й річниці Перемоги над німецько-фашистськими загарбниками «Великая Отечественная война строчками фронтовых писем…», в т.ч. он-лайн на офіційному веб-сайті виконавчого комітету міської ради;

- до 43-річниці з Дня заснування міста Енергодара «Заглянем в прошлое, чтобы яснее видеть наше будущее».

Архівними відділами Куйбишевської, Оріхівської райдержадміністрацій до Дня Конституції України підготовлено 2 виставки документів із архівних фондів.

Архівним відділом Василівської райдержадміністрації в місцевих ЗМІ опубліковано 2 статті з питань діяльності архівного відділу.

Архівними відділами виконано 901 (у 2012 р. – 810) тематичний запит, в т.ч. 877 (97 %) з позитивною відповіддю, з них за документами НАФ – 738 (82%) запитів. На запити соціально-правового характеру видано 4492 (у 2012 р. – 4534) довідки, в т.ч. 4006 (89%) з позитивною відповіддю. З них на запити про заробітну плату та стаж – 3815 (85%) довідок, в т.ч. на пільгових умовах – 1655 (37%) довідок, майнових – 515 (11%). За документами НАФ виконано 772 (17%) запитів соціально-правового характеру. На особистому прийомі надійшло 3042 звернення громадян.

Найбільшу кількість тематичних запитів виконано архівними відділами Запорізької, Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської міськрад, Василівської, Вільнянської, Мелітопольської, Оріхівської, Приморської райдержадміністрацій; запитів соціально-правового характеру - Запорізької - 2107, Бердянської - 470, Енергодарської – 951 міськрад, Бердянської – 32, Запорізької - 41, Мелітопольської - 208, Оріхівської - 52, Пологівської – 56, Приморської – 151, Якимівської – 45 райдержадміністрацій.

Надано послуги 242 користувачам документів, яким було видано 1396 справ.

Діяльність мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (трудових архівів)

Протягом І півріччя 2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії створено трудовий архів Костянтинівської сільської ради Мелітопольського району. Станом на 01.04.2013 в Запорізькій області діють в області діють 77 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, у тому числі при районних, сільських та міських радах – 76, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Про діяльність трудового архіву Костянтинівської сільради Пологівського району по роботі з документами ліквідованих установ та виконанню запитів громадян заслухано на виїзному засіданні ЕПК Державного архіву у Пологівському районі.

Трудовими архівами прийнято на зберігання 3405 справ з особового складу ліквідованих установ. Найбільшу кількість справ прийнято трудовими архівами райрад: Василівської – 118, Кам’янсько-Дніпровської – 126, Михайлівської – 455, Оріхівської – 1698 справ. Трудовими архівами сільських, міських рад міст районного значення прийнято 670 справ.

Виконано 791 тематичний запит та 7077 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом відповідно 768 (97%) і 6961 (98%) запитів. Про заробітну плату та трудовий стаж на пільгових умовах виконано 1011 запитів, що складає 14% від загальної кількості запитів.

На особистому прийомі надійшло 4543 звернення громадян.

Найбільшу кількість запитів виконано трудовими архівами Мелітопольської міськради – 638, районних рад: Бердянської – 340, Вільнянської – 336, Кам’янсько-Дніпровської – 635, Куйбишевської - 343, Оріхівської – 496, Приазовської – 815, Токмацької - 483 запити. Трудовими архівами сільських, міських рад міст районного значення 7 районів виконано 2109 запитів.

Разом з тим, у діяльності архівних установ області залишається низка проблем і недоліків.

Потребує приведення у відповідність до діючого законодавства чисельність працівників архівних відділів. З 20 архівних відділів райдержадміністрацій у 5-ти штатна чисельність складає 2 шт.од., в інших 15 архівних відділів штатна чисельність складає 1 шт.од.

В порушення норм абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» архівний відділ Розівської райдержадміністрації реорганізований у сектор з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації шляхом перейменування.

Архівними відділами Бердянської, Енергодарської, Мелітопольської, Токмацької міськрад не вирішено питання надання відділам статусу юридичної особи відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

Так і не визначено статус архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації, організація його діяльності здійснюється з порушенням діючого законодавства.

Необхідно вжиття заходів щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ. Тільки на 64% архівосховища архівних відділів обладнані охоронними сигналізаціями, з них лише 8% - з виведенням на центральні пункти охорони й 8% - на пульти чергових адміністративних будинків райдержадміністрацій та міськрад. На 53% архівосховища обладнані пожежними сигналізаціями. Особливо актуальні ці питання в архівних відділах Бердянської, Великобілозерської, Запорізької райдержадміністрацій, приміщення яких не охороняються або мають окремий вихід.

В більшості трудових архівів приміщення не охороняються, відсутні системи охоронно – пожежної сигналізації.

Так і не вирішене питання про виділення архівному відділу Бердянської міськради приміщення, яке б відповідало діючим нормам зберігання документів і Правилам пожежної безпеки. Не відповідає вимогам до розташування приміщення архівного відділу Бердянської, Великобілозерської райдержадміністрацій.

Для забезпечення збереженості документів в ряді архівних установ області є необхідність у виділенні додаткових площ архівосховищ, відсутні приміщення для зберігання документів в більшості трудових архівів сільських рад, необхідно встановлення додаткового стелажного обладнання, придбання вогнегасників, пристроїв для опечатування архівосховищ, картонажів, встановлення вхідних протипожежних дверей.

Не виконали планові завдання за І півріччя 2013 року архівні відділи:

- з картонування справ – Новомиколаївської, Приазовської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій;

- з перевіряння наявності справ – Пологівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради;

- з приймання на зберігання документів НАФ - Новомиколаївської, Приазовської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій;

- з проведення перевірок архівних підрозділів і служб діловодства установ-джерел формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів - Василівської, Веселівської, Михайлівської, Приазовської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради;

- із схвалення ЕПК описів справ управлінської документації, представлених установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів – Веселівської, Вільнянської, Мелітопольської, Михайлівської, Приазовської, Приморської, Розівської, Чернігівської райдержадміністрацій.

Залишається низьким рівень упорядкування документів в установах Бердянського (29% ), Василівського (21%), Запорізького (23%), Пологівського (34%), Приазовського (11%), Чернігівського (29%), Якимівського (34%) районів.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та забезпечення подальшого її розвитку колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. За І півріччя 2013 року архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад в цілому виконані планові завдання з усіх основних показників.

2. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та рекомендувати начальникам архівних відділів міськрад:

1) у межах повноважень забезпечити виконання заходів Державної цільової соціальної та місцевих програм забезпечення пожежної безпеки;

2) здійснити необхідні заходи щодо приведення у відповідність до діючого законодавства юридичного статусу та штатної чисельності працівників архівних відділів.

3) звернути увагу на недоліки в роботі та забезпечити виконання планових завдань 2013 року;

4) більш активно вирішувати питання щодо забезпечення належних умов для гарантованого збереження архівних документів, вжиття заходів щодо посилення пожежної та охоронної безпеки приміщень архівних установ;

5) посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів, які зберігаються в архівних установах, забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Запорізькій області та Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2011-2014 рр. у 2013 році; термін виконання - листопад 2013 року;

6) завершити роботу щодо перескладання списків установ-джерел формування НАФ та установ, в діяльності яких не утворюються документи НАФ в зоні комплектування архівних відділів; списки подати на розгляд ЕПК Державного архіву Запорізької області; термін виконання – жовтень 2013 року;

7) посилити контроль за своєчасним упорядкуванням документів Національного архівного фонду та з особового складу установами-джерелами формування НАФ в зоні комплектування архівних відділів Бердянської, Василівської, Веселівської, Вільнянської, Запорізької, Пологівської, Приазовської, Розівської, Чернігівської, Якимівської райдержадміністрацій, Запорізької міськради; термін виконання – ІІ півріччя 2013 року;

8) забезпечити першочергове приймання на зберігання документів НАФ, строки зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися; термін виконання - ІІ півріччя 2013 року;

9) вжити заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, які надходять на архівне зберігання;

10) забезпечити активну участь у заходах, присвячених 1025-річчю Хрещення Київської Русі; 22-й річниці незалежності України; Дню партизанської слави та ін.; вільний доступ громадськості до архівних документів;

11) забезпечити своєчасне і якісне виконання звернень та запитів громадян і юридичних осіб.

3. Рекомендувати керівникам трудових архівів забезпечити виконання п.п. 1.2., 1.3., 1.8., 1.10 цих пропозицій.

4. Рекомендувати голові Розівської райдержадміністрації Попову В.О. забезпечити неухильне виконання абз. 2 статті 11, п. 13 частини першої статті 16, п. 18 частини першої статті 25, абз. 3 статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації».

5. Рекомендувати міським головам міст Бердянська, Енергодара, Мелітополя, Токмака здійснити необхідні заходи щодо надання архівним відділам міськрад статусу юридичної особи та виготовлення їх печаток відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення.

6. Рекомендувати головам райдержадміністрацій та міським головам здійснити необхідні заходи щодо приведення у відповідність до діючого законодавства штатної чисельності працівників архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

7. Рекомендувати голові Куйбишевської райдержадміністрації Зайковському В.О. вирішити питання щодо приведення статусу архівного підрозділу ліквідованих установ відділу культури і туризму Куйбишевської райдержадміністрації до вимог діючого законодавства.

8. Керівникам структурних підрозділів Державного архіву Запорізької області в межах повноважень надавати необхідну консультативно-методичну допомогу архівним відділам в організації роботи.

9. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 19.07.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

10. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Заступник голови колегії О.Л. Пилявська

Секретар засідання Н.М. Турковська

РІШЕННЯ №2

Деталі

Створено: Понеділок, 22 липня 2013, 12:49

Перегляди: 6010

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області

за І півріччя 2013 року

Державним архівом Запорізької області протягом І півріччя 2013 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Основні організаційні заходи

Державним архівом Запорізької області протягом І півріччя 2013 року проводилася робота, спрямована на реалізації основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій» було підготовлено розпорядження голови облдержадміністрації від 04.03.2013 № 100 «Про затвердження положення та складу колегії Державного архіву Запорізької області.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 10.11.2009 № 190 «Про затвердження Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки» структурними підрозділами архіву та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад здійснювались заходи відповідно до планових завдань.

На виконання доручення Першого Віце-премєр-міністра України (до листа Державної архівної служби України від 27.11.2012 № 136/ДСК) від 04.01.2013 до № 1118-ДСК та наказу Державної архівної служби України від 11.07.2011 № 1/ДСК «Про організацію роботи щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації у відповідність до вимог законодавства» у І півріччі 2013 року було підготовлено та проведено 2 засідання експертної комісії по визначенню ступеня секретності режиму зберігання документів у Державному архіві Запорізької області за результатами якого скасовано грифи секретності 103 справам, засекреченим за часів колишнього СРСР, з них 45 справам було надано гриф ДСК.

Відповідно до Указу Президента України від 10.11.2009 № 915/2009 «Про відзначення в Україні 1025-річчя хрещення Київської Русі», розпорядження Кабінету Міністрів України від 30.06.2010 № 1288-р «Про затвердження плану заходів з підготовки та відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі», на виконання розпорядження Запорізької облдержадміністрації від 29.12.2010 № 441 «Про підготовку та відзначення в Запорізькій області 1025-річчя хрещення Київської Русі», з метою відзначення в Україні у липні 2013 року 1025-річчя хрещення Київської Русі надавалося сприяння представникам церков в читальних залах архіву в ознайомленні з документами щодо історії православних храмів Запорізької області, зокрема, з матеріалами справ репресованих священнослужителів; у фондах архіву було виявлено документи та матеріали, що висвітлюють побудову, руйнацію та відновлення християнських храмів на території Запорізької області (складено довідки на 75 церков); для релігійної громади при храмі Святого Архистратига Михаїла до 15-річчя з часу реєстрації першої греко-католицької громади у Запорізькій області – нащадків переселенців 1940-х років, проведене виявлення документів щодо переселення до Запорізької області українців з Польщі та Західної України у 1944 – 1951 рр.; у підрозділі «Церква в роки війни» он-лайнової документальної виставки «Війна і Перемога в історичній пам'яті українського народу (до 65-річчя Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941–1945 років
та 65-ї річниці завершення Другої світової війни)», що розміщена на сайті Державної архівної служби України, представлені документи архіву з цієї тематики (http://www.archives.gov.ua/Sections/Peremoga_65/fotos_08.php); за архівними документами та за сприянням архіву вийшло друком видання «Путем Апостола Андрея. Очерки истории Православия в Запорожском крае. К 20-летию Запорожской и Мелитопольской епархии / Коллектив авторов: Лыман И.И., Грибовский В.В., Стойчев В.М. и др. / Под ред. Высокопреосвященнейшего Луки, архиепископа Запорожского и Мелитопольского.- Запорожье, 2012. - 524 с.».

На виконання пунктів 9, 13 плану заходів щодо посилення соціального захисту колишніх політичних в’язнів, репресованих та членів їх сімей на період до 2015 року, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 19 грудня 2012 року № 1052-р Державним архівом Запорізької області були проведені такі заходи:

- надавалося сприяння членам науково-редакційного підрозділу «Реабілітовані історією»;

- на сайті Державного архіву Запорізької області було розміщено документальну виставку документів «Голодомор 1932 – 1933 рр. на Запоріжжі. Мовою документів.»

(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=248:q-1932-1933-q.

На виконання наказу Укрдержархіву від 11.04.2011 № 44 «Про участь державних архівів у заходах з увічнення пам’яті про події Великої Вітчизняної війни та її учасників на 2011−2015 роки, листа Укрдержархіву від 29.06.2011 № 1716/06 «Щодо виконання розпорядження Президента України від 21.06.2011 № 204/2011-рп «Про додаткові заходи з пошуку, дослідження і впорядкування місць поховання жертв війни, політичних репресій та інших трагедій Українського народу» Державним архівом Запорізької області було проведено такі заходи:

21 лютого у газеті «Запорізька правда» надрукована стаття «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько−Дніпровського району Запорізької області» (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=5971:2013-02-23-21-39-05&catid=53:2011-01-27-15-57-30&Itemid=71);

‑ «Слово про незабутнє» (від 09.05.2013).

На сайті Держархіву Запорізької області розміщена он-лайнова виставка документів «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=250:2013-01-04-08-00-57);

‑ "Запоріжжя. Рік після Перемоги", що розміщена на сайті архіву (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=296%3Aq---q&lang=uk);

‑ «Легенда прикордонних військ Микита Карацупа» про Героя Радянського Союзу полковника Микиту Федоровича Карацупу, уродженця Запорізької області (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=300%3A95-&lang=uk);

У читальному залі архіву відкриті виставки документів: «Об’єднана підпільна органiзацiя «Ревком» м. Запоріжжя»;

21 червня до дня початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у читальному залі Державного архіву Запорізької області відкрита книжкова виставка «Запоріжці та Запорізький край у роки Великої Вітчизняної війни».

− Тернуватському селищному голові Новомиколаївського району Запорізької області направлено ініціативний лист про розстріляних в роки тимчасової нацистської окупації громадян с. Гайчур (с. Тернувате).

Вийшло з друку видання «Альбом партизанської слави українського народу у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 рр.»/упоряд. Соколенко О.Г.. – К.: Видавництво ГО «Об’єднання «Всесвіт», 2012. – 1430 с., у якому серед областей України представлена й Запорізька область за документами Державного архіву Запорізької області.

За І квартал 2013 року Державним архівом Запорізької області отримано на виконання листів, доручень та інших документів у кількості 2769 (2295 – у 2012 році, 2273 – у 2011 році) одиниць. Вихідних документів зареєстровано 647 (467 у 2012 році, 542 – у 2011 році).

Протягом І півріччя 2013 року до Запорізької обласної державної адміністрації підготовлено та подано 277 інформацій, до Державної архівної служби України – 88.

Розроблення нормативно–правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Протягом І півріччя 2013 року регуляторні та інші нормативно-правові акти не розроблялись.

Про проведення засідань колегії

Державного архіву Запорізької області

За І півріччя 2013 року проведено 4 засідання колегії держархіву, на яких розглянуто 19 питань:

І квартал (2 засідання)

- Про основні напрямки діяльності Державного архіву Запорізької області на 2013 рік;

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на І квартал 2013 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за 2012 рік;

- Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за 2012 рік;

- Про роботу Державного архіву Запорізької області щодо дотримання вимог чинного законодавства з питань запобігання і протидії корупції у 2012 році;

- Щодо організації контрольної діяльності та стану виконавської дисципліни в Державному архіві Запорізької області у 2012 році;

- Про підсумки роботи архівних установ області за 2012 рік та завдання на 2013 рік;

- Про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів, які не належать до складу Національного архівного фонду України (трудових архівів) за 2012 рік та завдання на 2013 рік;

- Про огляд-конкурс на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області;

- Про підсумки огляду-конкурсу на кращу організацію роботи колективів архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення Запорізької області за 2012 рік.

ІІ квартал (2 засідання)

- Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІ квартал 2013 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І квартал 2013 року;

- Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І квартал 2013 року;

- Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І квартал 2013 року;

- Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І квартал 2013 року;

- Про стан охорони праці у Державному архіві Запорізької області;

- Звіт про роботу начальника архівного відділу Бердянської райдержадміністрації з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи і діловодства, забезпеченням формування, комплектування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду України, їх упорядкуванням в установах-джерелах формування НАФ;

- Про заохочення представників ЗМІ області за краще висвітлення історичного минулого та популяризацію документів Національного архівного фонду до Дня журналіста;

- Звіт про роботу начальника архівного відділу Запорізької міської ради щодо виконання повноважень органів виконавчої влади, делегованих органам місцевого самоврядування з питань управління архівною справою та діловодством, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, на відповідній території.

Проведення перевірок архівних установ

За І півріччя 2013 року проведено 5 перевірок архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад з питань здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, станом архівної справи та діловодства, упорядкуванням документів в установах – джерелах формування НАФ, забезпеченням формування, збереженості та обліку документів Національного архівного фонду, в т.ч. три комплексних перевірки архівних відділів Новомиколаївської, Пологівської райдержадміністрацій та сектору з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації, дві контрольні перевірки архівних відділів Бердянської райдержадміністрації та Запорізької міськради.

Проведено одну перевірку роботи архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради.

Довідки про результати перевіряння роботи архівних відділів надіслані до облдержадміністрації, головам райдержадміністрацій та міському голові.

Здійснення заходів щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ

Державним архівом Запорізької області надавалась організаційна, консультативно-методична допомога виконавчим органам сільських, селищних, міських рад у діяльності трудових архівів. Питання про підсумки роботи архівних установ області для зберігання документів ліквідованих установ, не віднесених до складу НАФ, за 2012 рік та їх завдання на 2013 рік розглядалося на засіданні колегії 19.02.2013.

Для працівників трудових архівів Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 19.02.2013 проведено тематичний короткотерміновий семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання.

Протягом І півріччя 2013 року пройшли зміни в мережі трудових архівів області. Рішенням сесії створено трудовий архів Констянтинівської сільської ради Мелітопольського району. Станом на 01.04.2013 в Запорізькій області діють 77 архівів для зберігання документів ліквідованих установ, що не входять до складу НАФ, (трудових архівів), у тому числі при районних, сільських та міських радах – 76, з них 5 – комунальні підприємства, при райдержадміністрації – 1.

Проведено одну перевірку роботи архівного підрозділу по роботі з документами ліквідованих установ архівного відділу Запорізької міськради.

Про діяльність трудового архіву Костянтинівської сільради Пологівського району по роботі з документами ліквідованих установ та виконанню запитів громадян заслухано на виїзному засіданні ЕПК Державного архіву у Пологівському районі.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

З метою забезпечення збереженості та державного обліку документів Національного архівного фонду за І півріччя 2013 року відреставровано 3,1 тис.арк. (у 2012 році 0,9 тис. арк.), відремонтовано 17,8 тис. арк. (у 2012 році 3,0 тис. арк.) документів, оправлено і підшито 1393 справ, (у 2012 році 2637 справ), виконано консерваційно-профілактичну обробку 20 рулонів страхового фонду (у 2011 році – 34 рулонів), 1738 негативів фотодокументів.(у 2012 році 1239 негативів).

Проведено перевіряння наявності і стану документів по 138 фондах (по 149 фондах у 2012 році). Перевірено 16723 справи (8730 справ у 2012 році).

Здійснено державний облік документів, що надійшли на державне зберігання по 135 фондах (7991 справа), у 2012 році - 141 фонд (10713 справ) на паперовій основі.

Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів Національного архівного фонду

Продовжена робота з підготовки путівника про склад і зміст документів НАФ, а саме: завершено складання характеристик фондів радянської доби та періоду незалежності України: постачальні, збутові організації; проводилась робота над розділами путівника: «Державна влада та управління. Місцеве самоврядування», «Промислова та споживча кооперація», «Заготівельні організації», «Державні органи у справах національностей, міграції та релігійних культів».

Проводилось удосконалення описів фондів:

Ф.24, оп. 4, Олександрівська міська дума і управа, м. Олександрівськ Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 115, Церква Воздвиження Чесного Хреста, с. Вищетарасівка Вищетарасівської волості Катеринославського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 126, Церква Стретіння Господнього, с. Михайлівка Михайлівської волості Катеринославського повіту Катеринославської губернії;

Ф. 127, Церква Святого Миколая, с. Новоандріївка Оріхівської волості Бердянського повіту Таврійської губернії;

Ф.131, Маріє-Магдалинівська церква хутора-школи глухонімих, м. Запоріжжя Запорізької губернії;

Ф. 170, Церква Успіння Пресвятої Богородиці, с. Гусарка Кінсько-Роздорівської волості Олександрівського повіту Катеринославської губернії;

До бази даних «Архівні фонди України» внесено зміни та доповнення до 135 фондів.

Продовжена робота з поповнення електронної інформації про місцезнаходження та збереженість документів з особового складу сільськогосподарських підприємств, які діяли на території Запорізької області у 1943-2010 рр. та електронної версії фондового каталогу архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад.

Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На державне зберігання надійшли 7991 (10713 у 2012 році) справа по 135 (141 у 2012 році) фондах на паперовій основі (план на рік – 18100 справ).

Протягом І півріччя 2013 року проведено 12 засідань експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області, в тому числі виїзне засідання в Пологівському районі, на яких заслухано голів експертних комісій семи установ, начальника архівного відділу Пологівської райдержадміністрації та завідувача сектором з питань архівної справи Розівської райдержадміністрації про стан упорядкування, забезпечення збереженості документів, роботу експертних комісій та трудового архіву установи, погоджено 1 стандарт, 11 (19 у 2012 році) інструкцій з діловодства, 10 (6 у 2012 році) положень про експертні комісії, 20 (17 у 2012 році) положень про архівні підрозділи, 35 (9 у 2012 році) номенклатур справ, 51 акт про вилучення для знищення документів на 174353 справи та 1532 пакування виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання (у 2012 році 111 актів на 20059 справ та 2812 пакувань виборчих бюлетенів із закінченим строком зберігання), схвалено 299 описів на 9347 справ постійного зберігання (297 описів на 10858 справ у 2012 році) в т.ч. джерел комплектування держархіву – 1308 справ (1394 у 2012 році), архівних відділів – 8039 справ (9464 справи у 2012 році).

Погоджено 215 описів (267 у 2012 році) на 13551 (12175 у 2012 році) справу з особового складу, представлені 318 установами-джерелами формування Національного архівного фонду в т.ч. джерел комплектування держархіву – 6886 справ (план на рік – 5000), архівних відділів – 6665 справ (план на рік – 5910).

Погоджено чотири інструкції з діловодства, два положення про експертні комісії, два положення про архівні підрозділи, десять номенклатур справ, 19 актів про вилучення для знищення документів на 22276 справ, 10 описів справ до ліквідації на 178 справ, 12 описів на 327 справ з особового складу, представлені 32 іншими установами.

Довідки перевірок та рішення експертно-перевірної комісії направлені керівникам установ.

Надана методична та практична допомога в упорядкуванні документів власними силами працівникам діловодних служб та архівних підрозділів 13 підприємств, установ та організацій (9 - у 2012 році), які схвалили та погодили описи справ з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

Проведено 16 комплексних перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб –джерел комплектування Державного архіву Запорізької області (15 - у 2012 році); 24 тематичних перевірянь щодо забезпечення збереженості документів, про виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Запорізької області, про проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів НАФ, наявності, стану та руху документів НАФ (20 – у 2012 році), 24 контрольних перевірянь щодо виконання пропозицій комплексних перевірянь, якості упорядкування документів ( 31 - у 2012 році).

Проведено 28 перевірянь готовності підприємств, установ, організацій до передання справ постійного зберігання до Державного архіву Запорізької області (32 – у 2012 році).

Продовжено роботу з цільової комплексної експертизи цінності документів установ сільського господарства. Переглянуто 1299 справ (1203 справи у 2012 році), до знищення виділено 175 справ (126 справ у 2012 році).

Проведення семінарів з підвищення кваліфікації

Державним архівом Запорізької області та Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій 19.02.2013 проведено тематичний короткотерміновий семінар «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» з актуальних питань діяльності місцевих архівних установ щодо забезпечення збереження документів, їх обліку та використання для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів.

Взято участь у роботі курсів підвищення кваліфікації, які проводилися Запорізьким центром перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ, організацій для сільських, селищних голів, керівників апарату, структурних підрозділів райдержадміністрацій та міськрад міст обласного значення, для спеціалістів, які вперше прийняті на державну службу та службу в органи місцевого самоврядування, для працівників департаменту економічного розвитку Запорізької міської ради – проведено 12 семінарських занять.

11.06.2013 Державним архівом Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 45 слухачів.

Використання інформації документів НАФ

До пам’ятних дат подій Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у газеті Запорізької облдержадміністрації та обласної ради «Запорізька правда», на офіційному сайті ЗМІ у розділі «Історичний ракурс» розміщено статті Козлової І.В.:

− «Добровільна організація патріотів із Олексіївки Кам’янсько-Дніпровського району Запорізької області» (№ 21-22 (23251-23252) від 21.02.2013), «Слово про незабутнє» (від 09.05.2013).

− Савощенко О.Л. «Підпільники "Ревкому" теж наближали визволення» (від 09 травня 2013 р.) (http://zp-pravda.info/index.php?option=com_content&view=article&id=6199:-qq---&catid=38:2009-04-14-10-29-22&Itemid=56).

На сайті держархіву Запорізької області розміщені он-лайнові виставки документів:

− «Чорнобильська катастрофа в серцях запоріжців» (до роковин аварії на Чорнобильській АЕС), (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=119%3Al-r-25-&lang=uk);

− «Добровільна організація патріотів с. Олексіївка Кам’янсько‑Дніпровського району Запорізької області» (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=250:2013-01-04-08-00-57);

− «Т.Г.Шевченко – Великий син Великого народу», присвячена 199-річчю з його дня народження

(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=275:l-r-199-r);

− «Запоріжжя. Рік після Перемоги», що розміщена на сайті архіву (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=296%3Aq---q&lang=uk);

− «Легенда прикордонних військ Микита Карацупа» про Героя Радянського Союзу полковника Микиту Федоровича Карацупу, уродженця Запорізької області (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=300%3A95-&lang=uk);

− «90 років Запорізькому обласному товариству сприяння обороні Україні»(http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=303%3A90-&lang=uk).

14 травня 2013 р. до Дня пам’яті жертв політичних репресій Державним архівом Запорізької області на сайті держархіву розміщена інформація про заходи Державного архіву Запорізької області, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи із соціального захисту колишніх політичних в’язнів і репресованих у 2012 році та інформація Державного архіву Запорізької області про розміщення документів і матеріалів у засобах масової інформації, збірниках документів та виданнях про репресії на Запоріжжі у 1919-1951 рр. (http://www.archivzp.gov.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=299%3A19-2013-&lang=uk);

21 червня до дня початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у читальному залі Державного архіву Запорізької області відкрита книжкова виставка «Запоріжці та Запорізький край у роки Великої Вітчизняної війни».

На сайті «Комсомольская правда в Украине» (http://kp.ua/daily/210213/380846/) розміщено інформацію «Рассекретили документы «Мотор Сичи» и «Облавтодора» щодо розсекречення документів у Державному архіві Запорізької області періоду 1943-1980 рр.

На сайті газети «Мрия» (http://mriya.zp.ua/tainu-proshlogo/item/954-тайны-рассекреченных-архивов) у рубриці «Тайны рассекреченных архивов» розміщено інформацію:«Сотрудники хранилища показали «Мрии» материалы, которые более полувека были под семью замками».

На сайті «Комсомольская правда в Украине» (http://kp.ua/daily/210213/380846/) розміщено інформацію «Рассекретили документы «Мотор Сичи» и «Облавтодора» щодо розсекречення документів у Державному архіві Запорізької області періоду 1943-1980 рр.

На сайті газети «Мрия» (http://mriya.zp.ua/tainu-proshlogo/item/954-тайны-рассекреченных-архивов) у рубриці «Тайны рассекреченных архивов» розміщено інформацію:«Сотрудники хранилища показали «Мрии» материалы, которые более полувека были под семью замками».

29 квітня ц.р. за участі ЗМІ у Запорізькій обласній універсальній науковій бібліотеці імені О.М. Горького відбулося урочисте відкриття виставки «Міський голова Олександрівська Фелікс Мовчановський та його хутір для глухонімих дітей». Організатори заходу: Департамент культури, туризму, національностей та релігій Запорізької облдержадміністрації, Запорізька обласна універсальна наукова бібліотека імені О.М. Горького, Державний архів Запорізької області, Громадська організація «Вознесеновка». Начальник відділу інформації та використання документів Величко О.Г. виступила з доповіддю про документальну спадщину Запорізького краю, що зберігається в архіві, зокрема, про діяльність колишнього міського голови Ф.Ф. Мовчановського та заснування училища-хутора для глухонімих.

Запорізькими архівістами спільно із Запорізьким національним університетом підготовлено нове видання «Письма семьи Черноусовых». Выпуск 8 серии «Забытые дневники».

У І півріччі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 1820 звернень від громадян України, іноземних громадян та юридичних осіб (у І півріччі 2012 р. ‑ 1591); кількість питань, порушених у зверненнях – 2004. Виконано запитів, порушених у зверненнях – 1791, з них з позитивним результатом – 1151 (64 %); (у І півріччі 2012 р. – 1639, з них із позитивним результатом – 971 запит (59 %).

За тематикою порушених питань вони розподілились таким чином:

– про акти цивільного стану – 628;

– про майнові права – 297;

– про підтвердження стажу роботи – 242;

– тематичних – 198;

– про заробітну плату – 97;

– підтвердження родинних стосунків (родовід) – 46;

– про примусове вивезення до Німеччини – 20;

– про репресії та розкуркулення – 27;

‑ про пільговий стаж і зарплату ‑90;

– про нагородження орденами і медалями – 9;

– про підтвердження депутатської діяльності – 14 та ін.

Протягом першого півріччя 2013 року надійшло запитів від інвалідів – 8, пенсіонерів – 184.

На особистому прийомі спеціалістами відділу інформації та використання документів було прийнято 451 громадянин, керівництвом архіву – 30, всього – 481 громадянин.

У І півріччі 2013 року до Державного архіву Запорізької області надійшло 4 (чотири) звернення з Урядової телефонної «гарячої лінії».

Користувачам у читальний зал видано 6866 од. зб. на паперовій основі (6393 у 2012 році).

Методична робота

У І півріччі 2013 року проведено 5 засідань Науково-методичної ради, на яких розглянуті питання: про зміни у складі Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області, про план роботи Науково-методичної ради Державного архіву Запорізької області на 2013 рік, про план тематичного короткострокового семінару: «Робота сучасних архівів в умовах діючої нормативно-методичної бази» для працівників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад міст обласного значення та трудових архівів, про план семінару з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб і архівних підрозділів установ, організацій, підприємств-джерел формування Національного архівного фонду України у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, Про висунення на конкурс науково-методичних та науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії за 2012 рік науково-довідкового документального видання «Запорізький архів. З історії міста Олександрівська: збірник документів», Примірну номенклатуру справ сільської, селищної ради, про історичну довідку про зміни адміністративно-територіального устрою на Запоріжжі у 1770 - 2013 рр., розділи Путівника по фондах Державного архіву Запорізької області: «Постачальні, збутові організації», «Органи державної влади та управління, місцевого самоврядування», «Заготівельні організації», «Державні органи у справах національностей, міграції та релігійних культів», «Промислова і споживча кооперація».

Враховуючи зазначене, колегія Державного архіву Запорізької області

вирішила:

1. Інформацію заступника директора Пилявської О.Л. взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам відділів в межах повноважень забезпечити виконання заходів Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2011-2015 роки, реалізацію заходів Програми розвитку архівної справи у Запорізькій області на 2013-2015 роки; термін виконання – протягом кварталу.

3. Начальнику відділу інформації та використання документів Величко О.Г. у ІІІ кварталі ц.р. забезпечити активну участь Державного архіву Запорізької області у заходах, присвячених: 1025-річчю Хрещення Київської Русі; 22-й річниці незалежності України; Дню партизанської слави та ін.

4. Начальникам відділів: зберігання, обліку та довідкового апарату (Зінчик О.Ю.), організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи (Білець С.Т.), формування НАФ та діловодства (Фурсенко Т.В.) забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 рр. у ІІІ кварталі 2013 року.

5. Начальнику відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Білець С.Т. організувати проведення комплексної перевірки роботи архівного відділу Токмацької райдержадміністрації протягом ІІІ кварталу 2013 року;

6. Головному спеціалісту − керівнику режимно-секретної служби Державного архіву Запорізької області Бондарю В.О. забезпечити продовження роботи з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР.

7. Заступник директора Пилявській О.Л, начальнику фінансово-господарчого відділу − головному бухгалтеру Петренко І.І., начальнику відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Зінчик О.Ю. забезпечити підготовку до роботи в осінньо-зимовий період 2013-2014 років; термін виконання – серпень-вересень 2013 року.

8. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 19.07.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

9. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на директора Державного архіву Запорізької області Тедєєва О.С.

Заступник голови колегії О.Л. Пилявська

Секретар засідання Н.М. Турковська

РІШЕННЯ №1

Деталі

Створено: Понеділок, 22 липня 2013, 12:46

Перегляди: 5086

РІШЕННЯ

колегії Державного архіву Запорізької області

Про план роботи Державного архіву Запорізької області

на ІІІ квартал 2013 року

Заслухавши й обговоривши інформацію заступника директора Пилявської О.Л. про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2013 року, колегія відмічає, що Державним архівом Запорізької області проводиться робота, спрямована на реалізацію основних завдань, визначених чинним законодавством України та Положенням про Державний архів Запорізької області.

Проект плану роботи Державного архіву області на ІІІ квартал 2013 року було погоджено із заступником голови облдержадміністрації Гамовим А.М. у червні 2013 року. Заходи плану роботи Державного архіву області на ІІІ квартал 2013 року, як структурного підрозділу Запорізької облдержадміністрації, є частиною Плану роботи Запорізької обласної державної адміністрації на ІІІ квартал 2013 року та відповідають пріоритетам Державного архівної служби України.

Враховуючи зазначене колегія Державного архіву Запорізької області

ВИРІШИЛА:

1. Інформацію про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2013 року взяти до відома.

2. Заступнику директора Пилявській О.Л., керівникам структурних підрозділів, головному спеціалісту – керівнику режимно-секретної служби Бондарю В.О. забезпечити виконання плану роботи Державного архіву області на ІІІ квартал 2013 року.

3. Заступнику директора Пилявській О.Л. забезпечити підготовку та подання інформації про виконання плану роботи Державного архіву області на ІІІ квартал 2013 року організаційному відділу апарату Запорізької облдержадміністрації у визначені терміни.

4. Заступнику директора Пилявській О.Л. до 19.07.2013 р. забезпечити підготовку проекту наказу про оголошення рішення колегії.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Державного архіву Запорізької області Пилявську О.Л.

Заступник голови колегії О.Л. Пилявська

Секретар засідання Н.М. Турковська

Протокол № 5 засідання колегії від 17.07.2013

Деталі

Створено: Понеділок, 22 липня 2013, 12:42

Перегляди: 5126

ПРОТОКОЛ

17.07.2013 № 5

м. Запоріжжя

Засідання колегії

Порядок денний:

1. Про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2013 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

2. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2013 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

3. Про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І півріччя 2013 року.

Інформує: Білець С.Т., начальник відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи.

4. Про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2013 року.

Інформуює: Величко О.Г., начальник відділу інформації та використання документів.

5. Про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2013 року.

Інформує: Хмура Н.О, провідний спеціаліст з питань кадрової роботи відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву Запорізької області.

6. Про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2013 року.

Інформує: Пилявська О.Л., заступник директора Державного архіву Запорізької області.

У зв’язку з відпусткою секретаря колегії, головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву Запорізької області Федько А.А., заступник голови колегії, заступник директора Державного архіву Запорізької області Пилявська О.Л. запропонувала обрати секретарем засідання головного спеціаліста-архівіста відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи Державного архіву Запорізької області Турковську Н.М., з чим одноголосно погодились присутні члени колегії.

1. СЛУХАЛИ: про план роботи Державного архіву Запорізької області на ІІІ квартал 2013 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

2. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області за І півріччя 2013 року

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

3. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад, трудових архівів за І півріччя 2013 року

Білець С.Т., начальника відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

4. СЛУХАЛИ: про підсумки роботи Державного архіву Запорізької області зі зверненнями громадян за І півріччя 2013 року

Величко О.Г., начальника відділу інформації та використання документів – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

5. СЛУХАЛИ: про виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України з питань реалізації державної кадрової політики та про стан роботи з кадрами та кадровим резервом, підвищення кваліфікації кадрів у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2013 року

Хмуру Н.О., провідного спеціаліста з питань кадрової роботи та державної служби відділу організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

6. СЛУХАЛИ: про стан виконавської дисципліни та контрольної діяльності у Державному архіві Запорізької області за І півріччя 2013 року.

Пилявську О.Л., заступника директора Державного архіву Запорізької області – довідка додається.

ВИРІШИЛИ: рішення додається.

Заступник голови колегії О.Л. Пилявська

Секретар засідання Н.М. Турковська

28 червня – День Конституції. Основний Закон України

Деталі

Створено: П'ятниця, 21 червня 2013, 08:07

Перегляди: 29373

Державним архівом Запорізької області підготовлено виставку: «28 червня – День Конституції. Основний Закон України» (обговорення проекту, прийняття, заходи з пропаганди і роз’яснення положень Конституції на території Запорізької області)

Детальніше:28 червня – День Конституції. Основний Закон України

“Запоріжці та Запорізький край у роки Великої Вітчизняної війни”.

Деталі

Створено: П'ятниця, 21 червня 2013, 06:45

Перегляди: 18839

До дня початку Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. у читальному залі Державного архіву Запорізької області відкрита книжкова виставка “Запоріжці та Запорізький край у роки Великої Вітчизняної війни”.

Детальніше:“Запоріжці та Запорізький край у роки Великої Вітчизняної війни”.

В ознаменування Перемоги з’єднанням та частинам, які відзначилися у боях за визволення Запоріжжя було присвоєно найменування Запорізьких.

Деталі

Створено: П'ятниця, 21 червня 2013, 06:33

Перегляди: 18285

Детальніше:В ознаменування Перемоги з’єднанням та частинам, які відзначилися у боях за визволення Запоріжжя...

В Державному архіві Запорізької області проведено семінар для працівників діловодних служб та архівних підрозділів

Деталі

Створено: Середа, 12 червня 2013, 05:28

Перегляди: 16590

11 червня 2013 року спеціалістами відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Запорізької області проведений семінар з питань організації діловодства і архівної справи для працівників діловодних служб та архівних підрозділів установ, організацій, підприємств - джерел формування Національного архівного фонду у зоні комплектування Державного архіву Запорізької області, в якому взяли участь 45 слухачів.

Детальніше:В Державному архіві Запорізької області проведено семінар для працівників діловодних служб та...

Проведено виїзне засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області у м. Пологи

Деталі

Створено: П'ятниця, 07 червня 2013, 11:02

Перегляди: 16466

У м. Пологи Запорізької області, на базі архівного відділу Пологівської райдержадміністрації Державним архівом Запорізької області 05.06.2013 проведено виїзне розширене засідання експертно-перевірної комісії (ЕПК).

Детальніше:Проведено виїзне засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Запорізької області у м....